Cómo hacer una factura: guía para crear facturas profesionales de forma rápida y sencilla
Estás intentando crear una factura profesional para un cliente importante, pero empiezan a surgir pequeños problemas. Casi se te olvida incluir tu número de cuenta y el formato no queda del todo bien. Una vez enviada la factura, se archiva y se olvida. Semanas más tarde, te das cuenta de que el pago nunca se ha realizado y tienes que volver sobre tus pasos para averiguar por qué.
Las facturas son más importantes de lo que crees. Una buena factura no solo sirve para solicitar el pago. Crea un registro claro de tu acuerdo y te ayuda a cobrar a tiempo. A menudo, también es el primer documento oficial que ve tu cliente, lo que significa que puede influir considerablemente en la impresión que tiene de tu empresa.
En esta guía, explicaremos qué es una factura, qué información debe incluir y cómo crearla paso a paso. También explicaremos cómo el software de facturación automatizada puede simplificar la creación, el envío y el cobro de facturas. A lo largo del proceso, destacaremos la nueva función de facturación de Slash y mostraremos cómo ayuda a las empresas a generar facturas coherentes, realizar un seguimiento de los saldos pendientes y cobrar los pagos dentro de nuestra plataforma bancaria empresarial integral.¹
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que se utiliza para solicitar el pago a un cliente por bienes o servicios. Además de su finalidad explícita, las facturas también desempeñan un papel importante en la gestión de las cuentas por cobrar y en el mantenimiento de registros financieros precisos para fines fiscales y de presentación de informes.
Una factura resume los detalles de una transacción en forma de lista detallada. Cada línea representa un producto o servicio prestado, junto con la cantidad y el precio de los bienes. El subtotal refleja la suma del valor de todas las líneas. Las facturas también pueden incluir los impuestos aplicables, las tasas adicionales o los descuentos aplicados, todo lo cual se refleja en el saldo final adeudado.
Todas las facturas deben incluir identificadores clave e instrucciones de pago. Un número de factura único ayuda tanto a la empresa como al cliente a referenciar la transacción, mientras que unas condiciones de pago claramente definidas explican cómo y cuándo debe pagarse la factura. Las facturas también pueden corresponder a órdenes de compra (PO), que son documentos que los clientes envían cuando solicitan bienes o servicios. La coincidencia de los identificadores de las facturas y las PO ayuda a mantener los registros alineados dentro del software de gestión de cuentas por cobrar.
Después de crear una factura, esta se envía al cliente, normalmente por correo electrónico, software de facturación o un portal de clientes, para iniciar formalmente el proceso de pago.
Cómo crear una factura: guía paso a paso
Crear una factura no tiene por qué ser complicado, pero sí requiere algunos detalles clave para hacerlo correctamente. Los siguientes pasos explican cómo crear una factura clara y profesional que sea fácil de entender y pagar para los clientes:
1. Elija una plantilla y un formato de factura.
Empieza por seleccionar una plantilla de factura que se adapte a las necesidades de tu negocio. Utilizar una sola plantilla para todas tus facturas te ayudará a garantizar la coherencia de tus registros y evitarás omitir detalles importantes. Puedes crear tu factura como documento digital utilizando un procesador de textos, un software de contabilidad o una plataforma bancaria empresarial como Slash. Muchas empresas guardan y envían las facturas en formato PDF, lo que permite conservar el formato original y evita que se puedan editar.
2. Añade la información de tu empresa.
En la parte superior de la factura, indique claramente la información de su empresa, incluyendo el nombre, la dirección, el correo electrónico y el número de teléfono. Esto permite al cliente identificar rápidamente al remitente y saber cómo ponerse en contacto con usted si tiene alguna pregunta. Más abajo en la factura, incluya instrucciones de pago claras para el cliente, como los datos de la cuenta bancaria de depósito y cualquier nota sobre los métodos de pago aceptados.
3. Incluya los datos de su cliente.
A continuación, añada el nombre del cliente, el nombre de la empresa y la dirección de facturación en la parte superior de la factura. Incluir los datos exactos del cliente garantiza que la factura se envíe a la persona o departamento correctos, lo que también puede evitar retrasos en el procesamiento o el pago.
4. Enumere los bienes o servicios prestados.
Cree una lista detallada de los bienes o servicios que ha proporcionado. Cada línea debe describir el producto o servicio, la cantidad o las horas facturadas y el precio.
5. Calcular totales, impuestos y ajustes.
Una vez que se hayan enumerado todas las partidas, calcule el subtotal y, a continuación, aplique los impuestos, tasas o descuentos necesarios. Indique claramente cómo afecta cada ajuste al total final, de modo que el cliente pueda comprender fácilmente cómo se ha calculado el importe a pagar.
6. Revise, guarde y envíe la factura.
Antes de enviarla, revise la factura para asegurarse de que sea correcta y esté completa. Una vez finalizada, envíela a su cliente por correo electrónico, software de facturación o un portal de clientes para iniciar el proceso de pago.
Cómo generar una factura con Slash
El generador de facturas integrado de Slash te permite crear, realizar un seguimiento y enviar facturas directamente desde tu panel de control. Los datos de los clientes, los importes de las facturas y las fechas de vencimiento se almacenan en un solo lugar, lo que simplifica la facturación y reduce la introducción manual de datos o el seguimiento. Las facturas se pueden generar y enviar en solo unos pasos, con un registro automático para tus libros contables. A continuación te explicamos cómo utilizarlo:
- Navega hasta la página Facturación dentro del panel de control de Slash, donde podrás ver todas tus facturas pendientes y pagadas, junto con los importes y las fechas de vencimiento.
- Para crear una factura, haz clic en Nueva factura en la esquina superior derecha. Primero se te pedirá que selecciones un destinatario. Puedes elegir un destinatario utilizando su información de contacto y bancaria guardada, o añadir manualmente los datos de un nuevo cliente.
- A continuación, se le pedirá que añada partidas a las facturas, incluyendo cantidades y precios. Slash asigna automáticamente un número de factura único para mantenerlo organizado en sus registros. Durante este paso, también puede aplicar impuestos sobre las ventas o descuentos según sea necesario.
- A continuación, elija una fecha de vencimiento y una cuenta de depósito. Opcionalmente, puede introducir una nota con una descripción de la factura o cualquier instrucción de pago adicional.
- Una vez introducida toda la información, puede revisar una muestra de su factura antes de crearla y enviarla. Después de hacer clic en «Crear factura», se almacena una copia de la factura en su panel de control de Slash y se envía automáticamente a la dirección de correo electrónico del destinatario.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Facturación manual frente a software de facturación: ventajas, desventajas y compensaciones
Las secciones siguientes explican cómo el software de facturación gestiona el formato, la entrega, el pago y el seguimiento de formas que los métodos manuales simplemente no pueden:
Las facturas digitales pueden agilizar los pagos.
Las facturas digitales simplifican el proceso de facturación al reducir la fricción entre el envío de una factura y la recepción del pago. Algunas herramientas, como Slash, permiten a los destinatarios iniciar el pago directamente desde la propia factura, con una opción clara para pagar en la parte inferior del documento. Mantener todas las facturas registradas en un solo lugar también facilita ver qué pagos están pendientes, lo que ayuda a los equipos a gestionar las cuentas por cobrar de manera más eficiente.
Las plantillas de facturas se pueden generar automáticamente.
Cuando se crea una factura en un procesador de textos o una hoja de cálculo, es fácil que se rompa el formato. Los logotipos pueden desplazarse, el espaciado puede volverse inconsistente y los totales pueden no calcularse correctamente. Slash elimina este paso al capturar los detalles necesarios de la factura por adelantado e introducirlos automáticamente en una factura profesional con un formato coherente y en el correo electrónico que la acompaña.
Integración con su software de banca empresarial y cuentas por cobrar.
Si su proceso de facturación no está conectado a su plataforma bancaria, probablemente esté comprobando manualmente su cuenta bancaria para confirmar los pagos y, a continuación, registrando la actividad en sistemas independientes. Con Slash, todos los documentos de facturación se muestran en el panel de control y los pagos entrantes se incluyen automáticamente en sus análisis para obtener una visión en tiempo real del flujo de caja.
Los números de factura y las órdenes de compra se pueden emparejar automáticamente.
Algunos programas de contabilidad y facturación pueden cotejar automáticamente los números de factura con las órdenes de compra correspondientes mediante el cotejo bidireccional (factura con orden de compra) o el cotejo tridireccional (factura, orden de compra y pago o recibo). Cuando las facturas y los pagos se sincronizan desde una herramienta como Slash a QuickBooks, su sistema de contabilidad puede mantener vinculados los registros de la orden de compra, la factura y el pago, lo que reduce la necesidad de realizar conciliaciones manuales.
Mejora la precisión utilizando la información guardada del destinatario.
La facturación manual a menudo requiere buscar en correos electrónicos o registros anteriores para encontrar los datos correctos del cliente. El software de facturación como Slash almacena la información de contacto y de pago del destinatario, por lo que cada nueva factura se genera a partir de datos verificados. Esto puede reducir la posibilidad de errores de entrada, garantizar mejor que las facturas se envíen al destino correcto y ayudar a mantener la coherencia del proceso de facturación a medida que crece su lista de clientes.
¿Cuál es el mejor generador de facturas gratuito?
Los generadores de facturas gratuitos difieren significativamente en cuanto a su alcance y funcionalidad. A continuación, comparamos las principales opciones gratuitas y describimos qué herramientas ofrecen las funciones de facturación más completas:
Mejor en general: Slash
Slash ofrece una plataforma financiera unificada que combina facturación, banca empresarial y gestión de gastos en un solo sistema. Su plan gratuito incluye acceso a funciones básicas como tarjetas corporativas, sistemas de pago globales, seguimiento de gastos, análisis financiero e integraciones contables directas, capacidades que a menudo son de pago con otros proveedores.
Las facturas creadas en Slash admiten el procesamiento de pagos integrado, lo que permite a los destinatarios pagar directamente desde la factura, mientras que los pagos se registran automáticamente en su panel de control. Las empresas pueden supervisar las cuentas por cobrar pendientes y realizar un seguimiento del estado de las facturas junto con otras transacciones de la empresa. Con la próxima compatibilidad con los pagos criptográficos directamente desde las facturas a una cuenta Slash, se amplían las opciones de pago sin cambiar la forma en que se crean o gestionan las facturas.
Microsoft Word
Microsoft Word es un editor de documentos, no un software de facturación, lo que significa que las facturas deben crearse y gestionarse manualmente. Su principal ventaja es la flexibilidad de diseño, especialmente para los usuarios que ya están familiarizados con Microsoft Office y desean tener un control total sobre el diseño y el formato. Sin embargo, no ofrece automatización, seguimiento de pagos, recordatorios, cálculos ni integraciones con procesadores de pagos, lo que puede hacer que sea menos eficiente y más propenso a errores para la facturación habitual.
Ola
Wave combina la facturación con herramientas básicas de contabilidad, lo que puede resultar útil para autónomos y pequeñas empresas que gestionan finanzas sencillas. La pega es que Wave obtiene beneficios a través de elevadas comisiones por procesamiento de pagos: 2,9 % + 60 centavos por transacciones con tarjeta y 1 % por transferencias ACH. Además, la función de escaneo de recibos de Wave es un complemento de pago que cuesta 8 $ al mes. La atención al cliente para los usuarios gratuitos se limita a artículos de ayuda y un chatbot, lo que puede resultar restrictivo cuando surgen problemas.
Facturación PayPal
La facturación de PayPal está diseñada principalmente como una herramienta de cobro de pagos, más que como un sistema integral de facturación. Los clientes pueden pagar utilizando saldos de PayPal, tarjetas de crédito, Venmo u opciones de pago aplazado, pero las empresas quedan atrapadas en el ecosistema de pagos y la estructura de comisiones de PayPal. Las comisiones de procesamiento son relativamente altas, del 3,49 % + 49 centavos para la mayoría de las transacciones comerciales, y los pagos internacionales cuestan un 4,49 % más comisiones fijas adicionales, lo que puede aumentar significativamente los costes con el tiempo.
Factura de Zoho
Zoho Invoice ofrece una amplia gama de funciones para ser un producto gratuito, incluyendo el seguimiento de gastos y el procesamiento de pagos. Sin embargo, el plan gratuito tiene algunas limitaciones importantes: cada cuenta de Zoho Invoice solo puede tener un máximo de tres usuarios, está limitado a 1000 facturas al año y la versión gratuita tampoco cuenta con funciones más avanzadas, como flujos de trabajo de aprobación y personalización ampliada de facturas.
Facturas Square
Square Invoices se integra directamente con el sistema POS de Square, lo que resulta muy práctico para las empresas que ya operan dentro del ecosistema Square. El plan gratuito incluye procesamiento de pagos nativo y gestión básica de proyectos, pero las comisiones por procesamiento pueden ser elevadas: 1 % para transferencias bancarias ACH y 3,5 % + 15 centavos para entradas manuales o tarjetas registradas. La atención al cliente también es limitada, ya que no hay asistencia telefónica disponible a menos que se actualice a Square Premium (149 $ al mes).
Simplifica tu proceso de facturación con Slash.
La mayoría de las herramientas de facturación gratuitas se limitan a la creación de documentos. Algunas permiten a los clientes pagar a través de un portal en línea, pero solo con un alto coste de procesamiento. Otras se centran en la personalización, pero dejan de lado las herramientas necesarias para gestionar las facturas a lo largo del tiempo.
Slash adopta un enfoque diferente al vincular la facturación directamente con la forma en que su empresa gestiona el dinero. Sin ningún coste, puede generar facturas ilimitadas en Slash y gestionarlas junto con tarjetas corporativas, cuentas bancarias, pagos y mucho más. Al tener todas sus finanzas en un solo lugar, le resultará más fácil ver lo que se ha facturado, lo que se ha pagado y lo que aún está pendiente.
Más allá de la facturación, Slash ofrece un conjunto completo de herramientas diseñadas para facilitar la gestión financiera diaria y el crecimiento:
- Banca empresarial diseñada para ofrecer flexibilidad: Abra varias cuentas virtuales para separar los fondos operativos, las reservas o los presupuestos de los proyectos, lo que proporcionará a los equipos una visibilidad más clara del flujo de caja. Gestione varias entidades empresariales, ubicaciones o filiales desde un único panel de control, con informes consolidados y una visibilidad clara de todas las cuentas.
- Tarjeta Slash Visa® Platinum: Una tarjeta de crédito corporativa que ofrece hasta un 2 % de reembolso en efectivo por los gastos de la empresa, con reglas de gasto configurables, controles de la tarjeta, supervisión basada en inteligencia artificial y protección contra el fraude con cifrado de grado militar.
- Métodos de pago dinámicos: Slash admite una amplia gama de pagos, incluyendo gastos con tarjeta, ACH global, transferencias bancarias internacionales a más de 180 países a través de SWIFT y pagos nacionales en tiempo real a través de RTP y FedNow.
- Integraciones contables: Sincroniza las transacciones directamente con QuickBooks para mantener los libros contables actualizados automáticamente. Slash también se conecta a través de Plaid y admite la importación de datos desde herramientas como Xero, lo que facilita su integración en los flujos de trabajo contables existentes.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Convierta los fondos en monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDT o USDC, para enviar transferencias en la cadena de bloques, lo que ofrece un método de pago alternativo que puede reducir los costes y los tiempos de liquidación.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Preguntas frecuentes
¿Google tiene un generador de facturas?
Google no ofrece un generador de facturas específico, pero puedes crear facturas utilizando plantillas de Google Docs o Google Sheets. Estas requieren una configuración manual y no incluyen funciones integradas de seguimiento de pagos ni flujos de trabajo de facturación.
¿Puede ChatGPT generar una factura?
ChatGPT puede ayudar a redactar una plantilla de factura o generar el texto de una factura, pero no puede enviar facturas, aceptar pagos ni realizar un seguimiento del estado de las facturas. Además, confiar en ChatGPT para introducir partidas o información de pago puede resultar poco fiable.
¿Necesito una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) para crear una factura?
No, no necesitas una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) para crear o enviar facturas. Los propietarios únicos, autónomos y contratistas independientes pueden emitir facturas siempre que incluyan información comercial y fiscal precisa. Las personas físicas también pueden enviar facturas para crear un registro documental de los pagos entre particulares, como el alquiler o los servicios públicos.
