Cómo los sistemas de pago automatizados mejoran el flujo de caja y reducen los errores
Te estás preparando para el trimestre más ajetreado del año: abasteciéndote de suministros, coordinando horarios y preparando a tu equipo para un aumento de la demanda. Todo parece ir sobre ruedas. Entonces descubres que nunca se envió un cheque a uno de tus principales proveedores. La producción se paraliza, los proveedores están frustrados y corres el riesgo de perder clientes durante tu temporada más importante.
Este tipo de contratiempos pueden producirse cuando las empresas dependen de procedimientos de pago obsoletos. El dinero en efectivo y los cheques en papel dejan demasiado margen para el error. Las facturas pueden extraviarse. Las aprobaciones pueden retrasarse. La presentación manual de informes de gastos y el seguimiento de los mismos pueden resultar abrumadores cuando el equipo financiero se ve obligado a rellenar libros de contabilidad y hojas de cálculo a mano.
Estas dificultades pueden evitarse con un sistema de pago automatizado moderno. Las empresas con visión de futuro han dejado atrás el trabajo propenso a errores que supone clasificar manualmente las facturas, aprobar los pagos a los proveedores y enviar cheques en papel. Al actualizar su sistema de pago, puede automatizar las tareas que más tiempo le llevan y acceder a herramientas que mejoran la visibilidad del flujo de caja, fortalecen las relaciones con los proveedores y mejoran el control financiero general.
En este artículo, analizaremos cómo funcionan los sistemas de pago automatizados y explicaremos cómo ayudan a los empresarios a ahorrar tiempo, reducir errores y mantener el buen funcionamiento de sus operaciones. También destacaremos las soluciones de pago de vanguardia de Slash, que incluyen pagos automatizados a proveedores, gestión del flujo de caja en tiempo real, acceso a la red SWIFT para pagos internacionales, opciones de transferencia flexibles a través de ACH, transferencias bancarias, RTP y FedNow, y mucho más.¹ Con Slash, acceda a una plataforma integral de gestión financiera y banca empresarial que le permitirá gestionar su dinero sin estrés y le devolverá tiempo para hacer crecer su empresa.
¿Qué es la automatización de pagos?
La automatización de pagos abarca una amplia gama de herramientas y funciones, pero su objetivo principal es automatizar y optimizar la gestión de las cuentas por pagar (AP), es decir, las obligaciones a corto plazo que su empresa tiene con proveedores, vendedores y prestadores de servicios. Las funciones principales suelen incluir el procesamiento de facturas, la tramitación de aprobaciones, los pagos electrónicos, la conciliación y la detección de fraudes.
Tradicionalmente, la gestión de cuentas por pagar consistía en introducir manualmente las facturas, aprobar los gastos y emitir los pagos. Los sistemas de pago automatizados sustituyen estos flujos de trabajo manuales por herramientas digitales que mejoran la precisión, reducen los costes administrativos y proporcionan visibilidad en tiempo real de los gastos de la empresa.
Otro aspecto importante es la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), que se centra en mantener y negociar sólidas alianzas comerciales. Los sistemas de pago automatizados pueden fortalecer las relaciones con los proveedores al acelerar los ciclos de pago, garantizar pagos puntuales y ofrecer información basada en datos sobre los gastos. Esta información puede agilizar sus cadenas de suministro y dar a su empresa una mayor ventaja en las negociaciones.
Un sistema de pago automatizado como Slash reúne todos estos procesos en un panel de control unificado. Puede transferir fondos automáticamente a los proveedores mediante ACH, transferencia bancaria o pagos en tiempo real; optimizar la presentación de informes de gastos mediante la categorización automática; gestionar la contabilidad integrando sus datos financieros con QuickBooks y Xero; y protegerse contra el fraude o el uso indebido mediante controles de gasto personalizables y supervisión basada en inteligencia artificial que señala las transacciones irregulares.
¿Cómo funciona un sistema de pago automatizado?
En lugar de explicar cómo funcionan los pagos automatizados de arriba abajo, analicemos más detenidamente cada proceso relacionado con los pagos y las adquisiciones. Al desglosar estos sistemas internos, podemos comprender mejor cómo contribuye cada uno de ellos al flujo de trabajo financiero general:
Captura de facturas
Cuando se envían o reciben facturas, un sistema de pago automatizado puede ayudar en el procesamiento de las mismas extrayendo y digitalizando los datos de cada documento, ya sea un PDF, un archivo adjunto de correo electrónico o una copia escaneada. Las funciones de contabilidad integradas de Slash, impulsadas por QuickBooks y Xero, utilizan tecnología de inteligencia artificial y OCR para emparejar las facturas con sus correspondientes órdenes de compra, señalar automáticamente las discrepancias y eliminar la introducción manual de datos.
Enrutamiento automatizado de aprobaciones
Es importante que las solicitudes de aprobación y las facturas sean revisadas por las personas adecuadas. El enrutamiento automatizado de aprobaciones puede garantizar que el proceso se ejecute de forma rápida y coherente. Por ejemplo, su sistema de pago podría reenviar automáticamente cualquier factura superior a 5000 dólares para su aprobación; mientras tanto, las compras recurrentes de proveedores de confianza pueden preaprobarse dentro de los límites de gasto establecidos. Este nivel de control elimina los cuellos de botella, favorece el cumplimiento normativo y mantiene su dinero en movimiento.
Ejecución del pago
Los pagos electrónicos pueden programarse a través de varios canales diferentes, incluyendo transferencias ACH (Automated Clearing House), transferencias bancarias y redes de pago en tiempo real como RTP y FedNow. Dependiendo de las preferencias de cada proveedor, puede automatizar los pagos a los proveedores utilizando el método que mejor se adapte a sus necesidades. Para las transacciones internacionales, las empresas suelen recurrir a la red SWIFT para facilitar las transferencias transfronterizas. Slash permite utilizar cada uno de estos métodos de transferencia, además de la posibilidad de realizar pagos con monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC, USDT y USDSL, que no están sujetas a las comisiones tradicionales por transacciones en el extranjero.⁴
Reconciliación
Cuando se producen transacciones, su software de contabilidad puede importar automáticamente los datos de sus cuentas bancarias, tarjetas y sistemas de pago conectados. Slash se integra con QuickBooks y Xero, que utilizan inteligencia artificial y lógica basada en reglas para emparejar los pagos con sus correspondientes facturas o recibos, comparando detalles como los importes de las transacciones, los proveedores y las fechas. A continuación, el sistema clasifica automáticamente cada transacción en la cuenta de gastos o ingresos correcta y actualiza sus informes financieros en tiempo real. Al eliminar la introducción manual de datos y mantener una sincronización continua de los datos financieros, estas integraciones permiten a los equipos financieros cerrar los libros más rápidamente y garantizar que todas las cuentas por pagar y por cobrar sean precisas, cumplan con la normativa y estén actualizadas.
5 Ventajas de la automatización de pagos para las empresas
Desde la gestión de cuentas por pagar hasta la finalización de transacciones, cada paso en la gestión de pagos ofrece oportunidades de mejora. Estas son algunas de las ventajas que la automatización de pagos puede aportar a su empresa:
Menores costes operativos y ahorro de tiempo.
Los métodos obsoletos de seguimiento de facturas, aprobación de pagos y gestión de cuentas pueden costarle a su empresa un tiempo y unos recursos valiosos. La introducción manual de datos y las revisiones constantes de hojas de cálculo ralentizan sus operaciones y, a menudo, requieren la contratación de personal contable adicional. Una plataforma de pagos como Slash automatiza la categorización de gastos, acelera las transferencias de fondos y simplifica la gestión de facturas, de modo que su equipo puede dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo a centrarse en el crecimiento.
Reducción del riesgo de fraude y uso indebido
A medida que su negocio crece, supervisar manualmente cada transacción se vuelve cada vez más difícil y aumenta el riesgo de uso indebido. Slash simplifica la supervisión y la detección de fraudes al permitirle emitir métodos de pago con reglas y límites de gasto preestablecidos. Las opciones de pago electrónico, como las tarjetas virtuales, también pueden mejorar la seguridad mediante el cifrado y la tokenización de datos, lo que protege su información financiera contra el robo durante las transacciones. Además, la información sobre los gastos en tiempo real y la supervisión basada en inteligencia artificial ayudan a detectar actividades irregulares en el momento en que se producen, lo que le permite hacer frente a posibles fraudes antes de que causen daños graves.
Mayor visibilidad del flujo de caja y los presupuestos
Para tomar decisiones financieras informadas, es esencial comprender claramente cómo se mueve el dinero en tu empresa. Con Slash, puedes analizar el flujo de caja y los presupuestos a través de un completo panel de análisis que desglosa los gastos por proveedor, método de pago y equipo. En un instante, puedes comprobar la eficiencia de tu flujo de caja y dónde se asignan la mayor parte de tus fondos. Esta información transforma los datos financieros en orientaciones prácticas, lo que te ayuda a identificar las tendencias de gasto, ajustar los presupuestos de forma proactiva y reforzar tu estrategia financiera a largo plazo.
Mayor cumplimiento normativo y preparación para auditorías
Prepararse para las auditorías y mantener el cumplimiento normativo puede resultar estresante cuando los datos financieros están dispersos en múltiples fuentes. Las funciones de contabilidad integradas de Slash pueden organizar y registrar transacciones en segundos, manteniendo sus libros contables precisos y actualizados. La conciliación automatizada y el análisis de gastos facilitan la verificación de la información financiera, refuerzan los controles internos y garantizan que su empresa esté siempre preparada para una revisión.
Cómo automatizar los pagos de forma eficaz
Un sistema de pago automatizado puede gestionar una amplia gama de tareas financieras complejas, pero su uso no tiene por qué ser complicado. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para implementar con éxito un sistema de pago automatizado en tu negocio.
- Planifica tus flujos de trabajo de pago actuales: En primer lugar, establezca una base de referencia para la mejora e identifique las áreas que necesitan optimización. Inspeccione cada etapa de su proceso de adquisición, desde la redacción de las órdenes de pago hasta la facturación y la ejecución del pago. En cada etapa, tome nota de lo que ocurre y de los métodos de pago que se utilizan. Además, compruebe si hay retrasos, datos duplicados o gastos innecesarios que puedan estar causando problemas.
- Elija un software que se integre con sus herramientas actuales: Para sacar el máximo partido a tu sistema de pago, asegúrate de que se integra con tus plataformas de contabilidad, banca y ERP. Para mayor flexibilidad, busca soluciones de pago como Slash con conectividad API, que permite compartir datos en tiempo real entre sistemas.
- Establecer políticas de aprobación claras: Defina las políticas de cumplimiento normativo de su empresa en materia de facturación, compras y gastos corporativos. Una vez establecidas todas las normas, puede utilizar la plataforma Slash para fijar límites de gasto, crear grupos de tarjetas y asignar niveles de aprobación por niveles. Una vez que esté todo en marcha, el proceso de aprobación automatizado se encargará del resto.
- Implementar protocolos de seguridad: Utilice alertas en tiempo real para supervisar los pagos; habilite permisos basados en roles para que solo los gerentes autorizados puedan aprobar o ejecutar pagos; aplique controles de gasto para limitar el gasto de los empleados y departamentos; y utilice métodos de pago como tarjetas virtuales para proteger la información confidencial de las cuentas o separar los gastos por proveedor.
- Reconciliar automáticamente y auditar periódicamente: Con Slash, puedes conectar tu plataforma de pago a tu software de contabilidad para que las transacciones se asignen automáticamente a las facturas o recibos. La optimización de la gestión de gastos y la contabilidad te incentiva a tomar decisiones financieras más inteligentes, como realizar auditorías internas periódicas, análisis de gastos o conciliaciones.
- Perfecciona continuamente tu sistema: A medida que la automatización se integra cada vez más en los flujos de trabajo de su empresa, debe dedicar tiempo a formar a sus empleados sobre cómo aprovechar al máximo estas funciones. Revise periódicamente las plataformas de gestión de pagos, realice análisis de compras y recopile comentarios de su equipo financiero para mejorar continuamente su sistema. Slash puede simplificar la forma en que realiza mejoras con alertas en tiempo real y análisis detallados.
Cómo elegir un software de automatización de pagos
La elección de una solución de pago depende del tamaño de su empresa, el volumen y la cuantía de sus transacciones, los empleados de los que dispone para gestionar un sistema de pago automatizado complejo, y otros factores. Independientemente de la fase de crecimiento en la que se encuentre su empresa, aquí tiene algunas características universales que puede tener en cuenta y que le ayudarán a tomar una decisión:
Integración con software bancario y contable
La automatización de pagos funciona mejor cuando su sistema se conecta directamente a sus plataformas bancarias y contables. Al integrarse con herramientas como QuickBooks o Xero, Slash sincroniza transacciones, facturas y gastos, lo que reduce la introducción manual de datos y los errores de conciliación. El intercambio de datos en tiempo real mantiene la precisión de sus registros financieros y la visibilidad de su flujo de caja en todos los sistemas.
Sólidas funciones de seguridad
Dado que los sistemas de pago manejan datos financieros confidenciales, es mejor elegir una plataforma con características como cifrado de extremo a extremo, tokenización o autenticación multifactorial. El cumplimiento de las normas PCI DSS garantiza la protección adecuada de los datos tanto en el almacenamiento como en el tránsito, al tiempo que se aplican protocolos de gestión de riesgos continuos. Slash incorpora estas medidas de seguridad con protecciones adicionales, como la supervisión basada en inteligencia artificial y un equipo de asistencia disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para ayudarle a detectar rápidamente cualquier actividad irregular antes de que pueda causar un daño significativo.
Múltiples métodos de pago admitidos
Un sistema de pago debe admitir diversos métodos de pago para satisfacer las necesidades de los proveedores y las empresas. Las transferencias ACH son fiables para los pagos recurrentes, las transferencias bancarias son adecuadas para transacciones grandes o urgentes, y las tarjetas virtuales o físicas permiten controlar y realizar un seguimiento de los gastos diarios. Las opciones más recientes, como RTP y FedNow, permiten realizar pagos casi instantáneos, lo que mejora el flujo de caja y la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM).
Escalabilidad y flexibilidad
Un sistema de pago potente debe ser capaz de gestionar el crecimiento de su negocio. A medida que sus operaciones se expanden, es posible que se enfrente a nuevos retos: gestionar nuevas divisas, realizar pagos transfronterizos o aceptar pagos de múltiples filiales y entidades. Con Slash, puede realizar y recibir pagos a nivel mundial con transferencias rápidas y gestionar fácilmente múltiples fuentes de pago gracias a nuestra compatibilidad con múltiples entidades.
Precios y tarifas transparentes
Hay muchas soluciones de pago disponibles a distintos precios. Sin embargo, pagar más por tu plataforma no significa necesariamente que tengas acceso a más funciones. Slash ofrece precios flexibles para empresas de todos los tamaños, con un plan gratuito que incluye herramientas básicas de automatización y un plan Platinum que ofrece tarifas más bajas y mayores recompensas.
Optimiza los pagos y el flujo de caja con Slash.
Los procedimientos de pago obsoletos pueden ralentizar sus operaciones, generar costes innecesarios y dificultar el mantenimiento de la visibilidad financiera. Slash puede eliminar esos problemas automatizando sus pagos, lo que le proporcionará más visibilidad y confianza en la gestión de las finanzas de su empresa.
Con Slash, puedes supervisar los gastos en tiempo real y mantener tus libros contables al día gracias a las integraciones contables incorporadas. El seguimiento automatizado de los gastos reduce la introducción manual de datos, mientras que los controles de tarjetas personalizables y las transferencias programadas simplifican los pagos a los proveedores. Además, gracias a la compatibilidad con múltiples entidades, nuestro panel de control puede gestionar el flujo de caja de varias entidades o filiales en un único panel unificado, lo que te ofrece capacidades de procesamiento de pagos que pueden ayudar a tu empresa a crecer.
Aquí hay otras formas en las que Slash puede mejorar la automatización de los pagos y la banca empresarial:
- Con el Tarjeta Slash Visa® Platinum, puede ofrecer a sus empleados un poder de gasto flexible con una tarjeta de crédito que permite obtener hasta un 2 % de reembolso en efectivo por las compras de la empresa.
- Ya sea que gestione pagos ACH, transferencias bancarias o pagos en tiempo real, todo fluye a través de un panel de control conectado, lo que le ofrece una visión completa de la actividad financiera de su empresa.
- Realice pagos a más de 160 países de todo el mundo con acceso a transferencias en el Red SWIFT, y evite las comisiones tradicionales por transacciones en el extranjero con Monedas estables vinculadas al dólar estadounidense como USDC, UDST y USDSL.
Descubra cómo Slash puede ayudar a su empresa a automatizar, organizar y ampliar sus operaciones financieras en slash.com.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es un ejemplo de pago automático?
Un ejemplo de pago automático es programar una transferencia electrónica de fondos. Mediante su sistema de pago, puede elegir a través de qué canal se procesará el pago y cuándo se entregará al proveedor. Una vez programado el pago, su sistema de pago lo aprobará y ejecutará automáticamente.
¿Pueden las pequeñas empresas beneficiarse de la automatización de los pagos?
Por supuesto. A menudo, los propietarios de pequeñas empresas asumen tareas de gestión financiera que les distraen de dar prioridad a las operaciones principales de su negocio. Y, sin un equipo financiero a su disposición, procesos como la conciliación y la auditoría pueden resultar más difíciles. Un sistema de automatización de pagos puede reducir drásticamente el tiempo y los conocimientos necesarios para crear hábitos financieros saludables y mantener un flujo de caja estable.
¿Cuáles son los retos que plantea la implementación de plataformas de automatización de pagos?
Sin una planificación adecuada, la implementación de pagos automatizados puede dar lugar a problemas como interrupciones en el flujo de caja, cuellos de botella o errores en las reglas de automatización. También es importante elegir un software que se integre con sus herramientas de gestión financiera, como servicios bancarios o de contabilidad de terceros.
