Mejores prácticas para la incorporación de proveedores: creación de un flujo de trabajo de proveedores conforme y escalable
Muchos equipos financieros pueden identificar el momento exacto en el que la incorporación de proveedores se convierte en un problema: cuando la red de proveedores crece más allá de lo que pueden gestionar las hojas de cálculo y las cadenas de correo electrónico. Lo que comienza como un proceso manejable para cinco o diez proveedores se vuelve caótico cuando llegan a cincuenta, y se hacen más comunes problemas potenciales como la falta de documentos de cumplimiento, registros de proveedores inconsistentes y plazos de activación prolongados.
Las empresas que crean de forma proactiva flujos de trabajo estructurados para la incorporación pueden evitar por completo estos problemas iniciales. Pueden incorporar nuevos proveedores de forma rápida y coherente, mantener registros de cumplimiento organizados que resistan cualquier escrutinio, crear una responsabilidad clara entre los equipos de compras, finanzas y jurídico, y establecer procesos de pago que funcionen de forma fiable a gran escala. La diferencia entre una red de proveedores que funciona y otra que no suele reducirse a si la incorporación se trató como una prioridad o como algo secundario.
En esta guía, analizaremos en detalle lo que implica la incorporación de proveedores, identificaremos los retos más comunes a los que se enfrentan las empresas y proporcionaremos las mejores prácticas aplicables para crear un flujo de trabajo de proveedores conforme y escalable. También descubrirá cómo la plataforma de banca empresarial de Slash puede agilizar los pagos a proveedores mediante transferencias transfronterizas más rápidas, vías de pago flexibles y una mayor visibilidad de las finanzas de la empresa, lo que le ayudará a mejorar el proceso de gestión de proveedores de principio a fin, desde la incorporación hasta las operaciones de pago continuas.¹
¿Qué es la incorporación de proveedores? Aspectos clave y su importancia
La incorporación de proveedores es el proceso estructurado de integrar nuevos proveedores en las operaciones de su empresa, desde el contacto inicial hasta la primera transacción. El proceso de incorporación suele abarcar:
- Recopilación de la documentación necesaria
- Verificación de credenciales
- Investigación sobre las regulaciones del sector
- Configuración de la información de pago
- Establecimiento de contratos y acuerdos de nivel de servicio (SLG)
- Configuración del acceso a cualquier sistema o portal necesario.
La incorporación de proveedores es solo una fase del ciclo de vida de los proveedores, que también incluye la selección, la contratación, la gestión del rendimiento, la renovación y la salida. Cada fase se basa en la anterior, pero la incorporación marca la pauta para toda la colaboración. Una experiencia de incorporación fluida demuestra la profesionalidad y la madurez operativa de una organización, mientras que un proceso desorganizado puede erosionar la confianza incluso antes de que comience la colaboración.
La importancia de una incorporación eficaz de los proveedores va más allá de la eficiencia. Una incorporación adecuada puede garantizar mejor el cumplimiento normativo, reducir el riesgo financiero, mejorar la precisión de los pagos y crear una responsabilidad clara entre los equipos. Para las empresas que gestionan docenas o cientos de proveedores, un flujo de trabajo de incorporación estandarizado puede sentar las bases para el éxito a largo plazo.
4 Retos comunes en el proceso de incorporación de proveedores
Gestión de las relaciones con los proveedores
Para gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores es necesario coordinar múltiples puntos de contacto a lo largo de todo el ciclo de vida del proveedor. Una sólida gestión de las relaciones con los proveedores implica negociar condiciones contractuales favorables, establecer expectativas de rendimiento claras, mantener canales de comunicación abiertos durante la incorporación y fomentar la colaboración a lo largo del tiempo. Cuando los procesos de incorporación no están claros, la relación con el proveedor puede verse perjudicada desde el principio; los proveedores pueden sentirse frustrados por las repetidas solicitudes de información, las respuestas tardías o la falta de claridad sobre los siguientes pasos, lo que puede dar lugar a relaciones tensas o incluso a la pérdida de oportunidades con proveedores de alta calidad.
Verificación de las certificaciones de los proveedores
Dependiendo de su sector, es posible que los proveedores necesiten certificaciones o credenciales específicas antes de poder hacer negocios con usted. Las normas ISO, como la ISO 9001 para la gestión de la calidad o la ISO 27001 para la seguridad de la información, son requisitos comunes en muchos sectores. Las credenciales específicas del sector pueden incluir el cumplimiento de la norma SOC 2 para los proveedores de tecnología, las certificaciones OSHA para los proveedores de la construcción, los registros de la FDA para los proveedores de alimentos y productos farmacéuticos, o el cumplimiento de la ITAR para los contratistas de defensa. Además, llevar un control de las fechas de caducidad o los requisitos de renovación puede añadir otra capa de complejidad.
Para las empresas que buscan una infraestructura de pago altamente compatible con los estándares de sus proveedores, Slash cumple con normativas como KYC, KYB y AML, y mantiene la certificación SOC 2 Tipo II para proteger los fondos de los clientes y garantizar la seguridad de las transacciones.
Gestión de proveedores extranjeros
La adquisición de productos en el extranjero a veces puede permitirle acceder a mejores precios o materiales especializados que no están disponibles en su región. Sin embargo, esto conlleva requisitos más complejos en materia de cumplimiento normativo, transferencias de divisas y gestión de las relaciones con los proveedores, que deben ajustarse a las normativas, los idiomas y las culturas de ambos países. Los proveedores internacionales pueden exigir documentación fiscal diferente, cumplir con distintas leyes de privacidad de datos, operar en diferentes zonas horarias y esperar el pago en su moneda local.
Slash puede simplificar las transacciones transfronterizas gracias a su compatibilidad con diversos sistemas de pago, incluidas las transferencias bancarias a través de la red SWIFT a más de 180 países o la compatibilidad nativa con transferencias rápidas y rentables de monedas estables en USD.⁴
Adquisiciones
La adquisición suele ser la acción inicial del ciclo de vida del proveedor. La adquisición se refiere al proceso estratégico integral de abastecimiento y adquisición de bienes y materiales para su negocio. Para las empresas más pequeñas, la adquisición de bienes a los proveedores puede ser tan sencilla como llamar a un almacén de la ciudad. Las grandes empresas, por su parte, suelen recurrir a sistemas ERP para ayudarles a abastecerse de materiales de todo el mundo de una manera que sea conforme, eficiente y fiable.
Los retos que se plantean en materia de compras durante la incorporación pueden incluir la coordinación entre múltiples partes interesadas, cada una con prioridades diferentes, la integración de nuevos proveedores en los sistemas de compras existentes sin interrumpir los flujos de trabajo, la gestión de jerarquías de aprobación que pueden retrasar la activación de los proveedores o el mantenimiento de datos precisos sobre los proveedores en plataformas desconectadas.
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Cómo mejorar el proceso de incorporación de proveedores: 6 mejores prácticas
Para crear un flujo de trabajo de incorporación de proveedores que cumpla con las normas y sea escalable, se requiere una combinación de procesos claros, tecnología moderna y colaboración dinámica. Las siguientes prácticas recomendadas pueden ayudarle a crear un sistema que funcione para todo tipo de proveedores y distribuidores, al tiempo que mantiene el control y la supervisión que necesita su empresa:
1. Crear una lista de verificación estandarizada para la incorporación de nuevos empleados.
Una lista de verificación exhaustiva para la incorporación garantiza la coherencia en todas las relaciones con los proveedores y reduce el riesgo de omitir pasos críticos. Su lista de verificación debe incluir:
- Información básica sobre el proveedor: Nombre legal de la empresa, número de identificación fiscal, dirección comercial, datos de contacto para cuentas por pagar y cualquier otra información relevante para la sociedad.
- Documentación legal y de cumplimiento normativo: Formularios 1099, W-9 o W-8 a efectos fiscales, certificados de seguro, licencias comerciales, certificaciones específicas del sector y pruebas de cumplimiento de la normativa pertinente.
- Configuración financiera y de pago: Información de la cuenta bancaria para ACH, transferencias electrónicas u otros métodos de transferencia, condiciones y métodos de pago preferidos, y preferencias de divisa para proveedores internacionales. Si utiliza Slash para los pagos, considere la posibilidad de implementar monedas estables para los pagos en esta fase, especialmente si trata con proveedores en el extranjero.
- Acuerdos contractuales: Borradores de órdenes de compra, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de nivel de servicio.
- Acceso al sistema e integración: Organizar las credenciales del portal, la configuración del sistema ERP o de compras, las preferencias de comunicación y los contactos de escalamiento.
2. Garantizar el cumplimiento de las normativas pertinentes del sector.
Los requisitos de cumplimiento varían significativamente según el sector, pero todas las empresas deben verificar que los proveedores cumplan con las normas reglamentarias aplicables antes de comenzar a trabajar. Las instituciones financieras deben confirmar que los proveedores cumplen con las regulaciones bancarias y los requisitos contra el lavado de dinero; por ejemplo, Slash es una plataforma que cumple con la norma Soc 2 Tipo II y sigue todas las regulaciones KYC, KYB y AML necesarias para los pagos nacionales e internacionales. Las empresas de atención médica deben verificar el cumplimiento de la HIPAA para cualquier proveedor que maneje información médica protegida. Los contratistas gubernamentales pueden asegurarse de que los proveedores cumplan con las regulaciones federales de adquisición y los requisitos de autorización de seguridad, cuando corresponda.
3. Establecer un sistema de gestión de proveedores.
Un sistema centralizado de gestión de proveedores puede transformar la incorporación de un proceso manual y propenso a errores en un flujo de trabajo optimizado que se adapta al crecimiento de su negocio. Algunos sistemas modernos de gestión de proveedores ofrecen funciones como portales multilingües para proveedores que dan cabida a proveedores internacionales, cumplimiento automático de las normas con controles integrados, asistencia en la adquisición a través de herramientas integradas de solicitud y aprobación, y mucho más.
4. Hacer hincapié en la clara atribución de responsabilidades entre las partes interesadas.
La incorporación de nuevos proveedores puede implicar a varios equipos diferentes: compras, finanzas, jurídico, seguridad, TI, operaciones. Es importante definir la relación de cada equipo con los nuevos proveedores estableciendo flujos de trabajo de aprobación y centralizando la comunicación, de modo que varios equipos puedan gestionar a los proveedores sin duplicar esfuerzos.
5. Redactar acuerdos de nivel de servicio exhaustivos.
Los acuerdos de nivel de servicio describen las expectativas en cuanto al rendimiento, el tiempo de actividad, los plazos de entrega y la responsabilidad. Un SLA bien elaborado protege a ambas partes al establecer normas cuantificables que rigen la colaboración y proporcionan un marco para la resolución de disputas. Los elementos clave de un SLA eficaz pueden incluir:
- Métricas y objetivos de rendimiento específicos
- Calendarios de entrega y plazos de entrega
- Normas de calidad y criterios de aceptación
- Tiempos de respuesta para solicitudes de asistencia o resolución de problemas
- Consecuencias por no cumplir con los estándares acordados
- Procedimientos para la notificación, escalamiento y revisión.
6. Automatizar los flujos de trabajo manuales
Una vez incorporados los proveedores, depender de procesos manuales para enviar pagos, registrar transacciones y documentar facturas puede aumentar la probabilidad de que se produzcan errores en la cadena de gestión de proveedores y ralentizar procesos que, de otro modo, podrían optimizarse.
Slash permite a las empresas acceder a una serie de automatizaciones para gestionar los pagos a proveedores, al tiempo que proporciona herramientas para aumentar la precisión de los registros de transacciones y mejorar la visibilidad de sus operaciones financieras. Algunas de las funciones que ofrece Slash y que pueden optimizar la gestión de sus proveedores son:
- Automatización de pagos programados: Para los pagos recurrentes a proveedores, puede programar transferencias en cualquiera de los canales disponibles de Slash para eliminar el procesamiento manual y garantizar pagos puntuales en cada ciclo.
- Cuentas virtuales: Separe los diferentes canales de flujo de caja entre los distintos equipos y entidades utilizando múltiples cuentas virtuales, lo que permite separar los fondos comunes para mejorar la visibilidad y el control sobre los gastos relacionados con los proveedores.
- Seguimiento de pagos en tiempo real: Supervise todos los pagos salientes a proveedores en tiempo real, realice un seguimiento del estado de los pagos y mantenga una visibilidad completa del flujo de caja para evitar sorpresas y mejorar las previsiones.
- Gestión de facturas: Ya disponible, Slash permitirá a los usuarios generar facturas a partir de su información de contacto almacenada y gestionar los pagos pendientes de facturas desde el panel de control de Slash.
Descubra soluciones más inteligentes para la gestión de proveedores con Slash.
Aunque Slash no es una herramienta independiente para la incorporación de proveedores o la gestión de compras, es una plataforma bancaria empresarial integral que puede mejorar significativamente la parte de pagos de la gestión de proveedores. Una vez incorporados los proveedores, Slash facilita el pago rápido y rentable, y ofrece una mayor visibilidad del flujo de caja saliente de su empresa.
Slash ofrece diversas opciones de pago y herramientas financieras diseñadas para simplificar las operaciones de pago a proveedores:
- Diversos métodos de pago: Acceda a transferencias ACH globales, transferencias internacionales a proveedores en más de 180 países y pagos en tiempo real a través de RTP o FedNow. Controle sus gastos diarios con la tarjeta Slash Visa Platinum, que puede generar hasta un 2 % de reembolso en los gastos. Elija la vía más eficiente para cada proveedor en función de la ubicación, la urgencia y el coste.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Acceda a las transferencias más eficientes y rentables posibles con transferencias que utilizan monedas estables vinculadas al dólar estadounidense (USDC o USDT). Esto puede resultar especialmente valioso para las empresas que gestionan una base de proveedores global con diferentes requisitos de pago. La compatibilidad nativa con criptomonedas evita las comisiones tradicionales por procesamiento y cambio de divisas, al tiempo que ofrece tiempos de liquidación más rápidos.
- Análisis en tiempo real: La información de pagos sincronizada permite a los equipos financieros realizar un seguimiento del gasto de los proveedores, supervisar el estado de los pagos y mantener un control más estricto sobre las finanzas de la empresa gracias a nuestro completo panel de análisis.
- Contabilidad integrada: Conéctese sin problemas con QuickBooks, reduciendo el trabajo de conciliación manual y garantizando registros financieros precisos en todas las transacciones con proveedores.
- Cuentas del Tesoro de alto rendimiento: Aproveche el dinero ocioso mediante fondos del mercado monetario integrados de BlackRock y Morgan Stanley, con los que obtendrá hasta un 4,1 % de rendimiento anualizado y seguirá teniendo acceso a él para pagar a los proveedores cuando sea necesario.⁶
Al agilizar el proceso de pago y mejorar la visibilidad financiera, Slash ayuda a las empresas a mejorar sus operaciones de gestión de proveedores. Para obtener más información, visite slash.com hoy.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo simplifican las herramientas de incorporación de proveedores el proceso de incorporación?
Las herramientas de incorporación de proveedores suelen ofrecer herramientas para centralizar la documentación, automatizar las comprobaciones de cumplimiento y proporcionar visibilidad a todas las partes interesadas. Pueden reducir el trabajo manual y crear coherencia entre los diferentes equipos de la empresa.
¿Cuánto tiempo suele tardar la incorporación de nuevos proveedores?
Los plazos de incorporación varían en función de la complejidad y los requisitos de cumplimiento, y pueden oscilar entre unos pocos días para relaciones sencillas y varias semanas para proveedores complejos.
¿Qué métodos de pago funcionan mejor para los pagos a proveedores internacionales?
Los pagos a proveedores internacionales funcionan mejor cuando se dispone de múltiples opciones de pago entre las que elegir. Las transferencias bancarias SWIFT ofrecen un amplio alcance global, mientras que las monedas estables en USD, como USDC o USDT, pueden proporcionar alternativas más rápidas y rentables que evitan las comisiones bancarias tradicionales y los recargos por cambio de divisas. Plataformas como Slash admiten ambos métodos, lo que le ofrece flexibilidad para seleccionar la forma de pago óptima para cada proveedor en función de su ubicación, moneda preferida y requisitos de urgencia.
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