Software de análisis de gastos: cómo elegir la mejor opción para su empresa
Para visualizar los gastos de su empresa, imagine un árbol. El tronco representa sus gastos directos, es decir, el dinero que se gasta en bienes y servicios que mantienen su negocio en funcionamiento. Cada rama es un departamento o equipo que utiliza recursos para impulsar sus propios proyectos y objetivos. Juntos, producen el fruto: los productos y servicios que su empresa ofrece a los clientes.
Pero bajo la superficie se esconde una vasta red de raíces, que representan tus gastos indirectos. Estos costes subterráneos no siempre reciben la misma atención que tus gastos directos, pero son igual de importantes para la salud de tu empresa. Incluyen todo, desde suscripciones de software y tarifas de proveedores hasta viajes, logística y mantenimiento. Dado que estos costes suelen ser menos visibles que tus gastos principales, pueden estar plagados de costosos errores y redundancias.
Un análisis exhaustivo del gasto le ayuda a examinar cada parte de este árbol (tronco, ramas y raíces) para revelar ineficiencias, optimizar el flujo de caja y fortalecer la estrategia de compras. Al comprender dónde va su dinero, puede tomar decisiones más inteligentes, mejorar el capital circulante y garantizar que cada dólar contribuya al crecimiento.
En esta guía, desglosaremos los fundamentos del análisis de gastos, lo que le ayudará a comprender dónde va su dinero, cómo se gasta y con quién lo gasta. También le mostraremos cómo una plataforma moderna como Slash, un panel de control todo en uno para el análisis de gastos y la banca empresarial, puede hacer que este proceso sea más rápido, fácil y transparente.¹
¿Qué es el análisis de gastos y por qué es importante?
El análisis del gasto, a alto nivel, es el proceso de recopilar y revisar datos de gasto para optimizar presupuestos, mejorar la estrategia de abastecimiento, mejorar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo. Puede ayudar a las empresas a obtener visibilidad sobre dónde va su dinero y determinar si el gasto se ajusta a los objetivos financieros.
Uno de los resultados clave del análisis del gasto es la capacidad de perfeccionar su estrategia de adquisición. La adquisición es el proceso estratégico de obtener los bienes y servicios que su empresa necesita para funcionar. Mientras que la compra se refiere al acto de comprar, la adquisición abarca todo el ciclo de vida: definir los requisitos, solicitar ofertas, negociar contratos y gestionar los pagos.
A continuación se ofrece un desglose más detallado de los procesos y resultados derivados del análisis del gasto:
- Análisis del gasto en compras: El análisis de los datos de compras para comprender el flujo de caja de la empresa y evaluar si el gasto respalda la estrategia comercial. La información obtenida se utiliza para fortalecer las relaciones con los proveedores, reducir los proveedores redundantes y negociar precios o condiciones de pago más favorables.
- Análisis del gasto de proveedores: Un componente del análisis de gastos que implica recopilar, limpiar y examinar datos relacionados con los proveedores. Al comparar todos los datos de sus proveedores sobre costes, plazos de entrega, categorías y perfiles de riesgo, puede encontrar formas de aprovechar mejor su relación laboral y negociar mejores condiciones, un proceso denominado gestión de las relaciones con los proveedores (SRM).
- Análisis del gasto en TI: La revisión de todos los gastos relacionados con la tecnología (infraestructura digital, suscripciones a SaaS, herramientas de ciberseguridad, proveedores de servicios gestionados y más) para identificar ineficiencias y oportunidades de reducción de costes. Este proceso combina los datos del inventario del sistema con los comentarios de los empleados para determinar qué herramientas se utilizan activamente, quién las utiliza y si existen alternativas que ofrezcan un mejor valor o seguridad.
Realizar análisis periódicos del gasto es fundamental para garantizar la solidez financiera de su empresa. Sin ellos, su empresa podría pasar por alto patrones de gasto irresponsables por parte de los empleados, seguir pagando por software que no se utiliza o que es redundante y perder oportunidades de ahorro en el abastecimiento o la negociación de contratos con proveedores. Una solución automatizada de análisis del gasto como Slash puede simplificar este proceso al optimizar la recopilación, la organización y el análisis de datos.
Ventajas del análisis automatizado del gasto
El análisis de gastos se basa en la recopilación y el análisis de grandes volúmenes de datos empresariales. Por lo general, el proceso de organizar, limpiar y utilizar los datos de remesas era lento y tedioso. Una plataforma digital de análisis de gastos como Slash puede simplificar este trabajo capturando y organizando automáticamente los datos de gastos, generando desgloses detallados de las tendencias de gasto a largo plazo y sincronizando la información de remesas con sus sistemas de contabilidad y ERP. A continuación se indican algunas ventajas adicionales que puede aportar el uso de un sistema automatizado de análisis de gastos:
Visibilidad en tiempo real del gasto
Los paneles de control como los que ofrece Slash proporcionan información en tiempo real sobre tus transacciones, cuentas y actividad con tarjetas de visita, lo que te permite realizar potentes análisis de gastos sin necesidad de recopilar datos manualmente. Al utilizar una plataforma automatizada de gestión de gastos, tu empresa puede mantener la visibilidad de los patrones de gasto, realizar un seguimiento del rendimiento de los distintos departamentos y tomar decisiones financieras basadas en datos.
Ahorro de tiempo
Las herramientas automatizadas de análisis de gastos ahorran tiempo al eliminar la limpieza manual de datos y el trabajo con hojas de cálculo, que pueden ralentizar el análisis de gastos y el trabajo de los equipos de compras. En lugar de rastrear facturas o corregir inconsistencias, los sistemas de compras modernos y las plataformas de gestión de gastos limpian, estandarizan y organizan automáticamente los datos financieros. Estos sistemas utilizan taxonomías coherentes (categorías estructuradas para gastos, proveedores y departamentos) para que las transacciones se clasifiquen con precisión sin necesidad de realizar tareas manuales. El resultado son datos más limpios, análisis más rápidos y una visión financiera más fiable.
Reducción de costes
Si bien el objetivo principal del análisis de gastos es reducir los costes, la optimización de los procesos de análisis de gastos y de adquisición también puede generar ahorros adicionales al minimizar la necesidad de supervisión manual o de personal dedicado. Identificar oportunidades de ahorro de costes mediante el análisis automatizado de gastos y eliminar gastos redundantes puede fortalecer significativamente su capital circulante, lo que se traduce en ahorros a largo plazo, una mayor eficiencia en el flujo de trabajo y una mejor salud financiera general.
Controles de cumplimiento reforzados
Sin un análisis exhaustivo de sus gastos, es posible que esté pasando por alto comportamientos de gasto de los empleados que reducen innecesariamente sus resultados finales. El análisis automatizado de gastos puede mejorar la visibilidad de los gastos al identificar tanto los gastos no autorizados como las actividades de TI en la sombra. Los gastos no autorizados se refieren a compras realizadas fuera de los canales de adquisición aprobados o sin seguir las políticas de cumplimiento, mientras que las actividades de TI en la sombra describen el software o la tecnología comprados con fondos de la empresa sin la autorización del departamento de TI. Con herramientas para señalar automáticamente las compras erróneas, el software de análisis automatizado de gastos ayuda a hacer cumplir las políticas.
Mejora de la gestión de las relaciones con los proveedores
Realizar análisis de proveedores y gastos de adquisición puede revelar oportunidades para fortalecer su estrategia de abastecimiento de proveedores, consolidar su cadena de suministro y aprovechar las relaciones existentes para negociar mejores precios o condiciones contractuales. El panel de control de gestión financiera de Slash automatiza este proceso organizando todos los pagos a proveedores, socios comerciales o proveedores de SaaS y generando análisis comparativos detallados y resúmenes de gastos a largo plazo. Esta información puede proporcionarle la ventaja que necesita para negociar de forma más eficaz en las conversaciones sobre la gestión de contratos.
Qué buscar en un software de análisis de gastos
Hoy en día, las empresas disponen de numerosas herramientas de análisis de compras y gastos entre las que elegir, pero no todas las plataformas ofrecen el mismo nivel de visibilidad o control. Estas son algunas de las características que conviene buscar:
- Herramientas basadas en inteligencia artificial: La inteligencia artificial está transformando la forma en que las empresas gestionan los gastos. Las plataformas que utilizan IA o agentes de aprendizaje automático para automatizar los flujos de trabajo de adquisición pueden reducir drásticamente la necesidad de introducir datos manualmente o crear informes.
- Seguimiento de gastos personalizable y automatizado: No todos los sistemas de compras ofrecen visibilidad en tiempo real del gasto. Algunas herramientas solo organizan los datos de gastos después de que se hayan realizado las compras, lo que puede limitar su capacidad para detectar problemas de forma temprana o hacer cumplir las políticas de cumplimiento. Busque un sistema como Slash que le permita supervisar las transacciones y controlar el gasto de los empleados por adelantado.
- Paneles financieros detallados y fáciles de usar: Algunos programas de análisis de gastos están diseñados para equipos de compras profesionales de grandes empresas. Aunque estas plataformas pueden ofrecer herramientas potentes, pueden resultar difíciles de configurar y utilizar. Para las empresas más pequeñas, elija un programa que ofrezca análisis potentes sin necesidad de una configuración o formación complejas.
- Integraciones de datos: Las herramientas de análisis de gastos que se conectan con sus sistemas de contabilidad o ERP pueden ahorrarle mucho tiempo. Slash, por ejemplo, le permite exportar datos de gastos directamente a QuickBooks y Xero, utilizando taxonomías estandarizadas que funcionan en todas las plataformas financieras SaaS y ERP.
- Información y alertas en tiempo real: En lugar de esperar los informes mensuales, busque un software que proporcione actualizaciones en tiempo real sobre los gastos de la empresa. Las alertas en tiempo real pueden ayudarle a detectar rápidamente fraudes, TI paralela o gastos no autorizados, lo que garantiza que los fondos de la empresa se utilicen de forma responsable.
Plataformas de análisis de gastos para tu empresa
Existen numerosas herramientas de análisis de gastos y compras en el mercado, cada una con diferentes características y niveles de complejidad. A continuación se ofrece una descripción general de algunas plataformas destacadas y su enfoque respecto a los gastos empresariales y la gestión de proveedores:
Lo mejor para el análisis integral de gastos: Barra
Para las empresas que desean visibilidad y control inmediatos sin una configuración compleja, Slash ofrece la vía más rápida hacia un ahorro real y unas operaciones financieras simplificadas. A diferencia de las suites de análisis de gastos que solo informan sobre los gastos a posteriori, Slash le permite establecer reglas preestablecidas y controlar el uso de las tarjetas dentro del mismo sistema. Esto significa que su equipo financiero no solo puede ver cómo se gasta el dinero, sino también gestionar activamente los gastos a medida que se producen. Además, con las herramientas de supervisión basadas en inteligencia artificial, sus gastos se clasifican y recopilan automáticamente para generar información en tiempo real sobre los hábitos de gasto de la empresa.
Lo mejor para la automatización de IA: Zycus Adquisición electrónica
Zycus ofrece software para revisar y organizar los gastos de las empresas. Utiliza inteligencia artificial para clasificar datos sobre proveedores, productos y costes, y crea paneles de control para mostrar dónde se gasta el dinero. La plataforma también puede agrupar compras más pequeñas, a veces denominadas «gastos menores», y ayudar a las empresas a identificar áreas en las que podrían ahorrar dinero o mejorar sus decisiones de compra. La mayor parte de lo que ofrece Zycus se centra en optimizar la actividad de gasto, más que en gestionar las compras en tiempo real.
Lo mejor para la funcionalidad dentro de la suite: Oracle Nube de compras
Oracle Procurement Cloud ofrece un panel de control configurable que realiza un seguimiento de las compras, la facturación, las solicitudes y la gestión de proveedores en todos los departamentos. Proporciona herramientas de análisis y gestión de catálogos para garantizar que los compradores utilicen proveedores y precios aprobados. La fortaleza de la plataforma radica en su integración con la suite Oracle Cloud más amplia, lo que la convierte en una buena opción para las empresas que ya están integradas en el ecosistema de Oracle. Sin embargo, esa es también su principal limitación: Oracle Procurement Cloud puede ser complejo de implementar, ya que requiere una formación específica y familiarizarse con los productos de Oracle para utilizarlo de forma eficaz.
Lo mejor para la gestión de las relaciones con los proveedores: Ivalua
Ivalua utiliza herramientas de inteligencia artificial para analizar el gasto y mejorar las relaciones con los proveedores. Se centra en mapear los gastos de toda la empresa y apoyar las decisiones de abastecimiento, pero no es una plataforma integral para gestionar los comportamientos de gasto diarios. Aunque es útil para las compras estratégicas, ofrece menos funcionalidades para el seguimiento de gastos en tiempo real o el control directo del gasto.
Lo mejor para compras a nivel empresarial: SAP Ariba
SAP Ariba, que sustituyó a IBM Emptoris, realiza un seguimiento de lo que compran los empleados, cuánto gastan en cada categoría y si utilizan proveedores autorizados. Puede ayudar a identificar posibles oportunidades de ahorro y a consolidar los datos de compras en informes más claros y fáciles de usar. También cuenta con sistemas de adquisición integrados que ayudan a optimizar el gasto, la gestión de contratos y el abastecimiento de su empresa. Sin embargo, la complejidad de Ariba puede hacer que resulte menos ágil para los equipos que desean una implementación rápida o controles de gasto flexibles.
Lo mejor para una facturación más inteligente: Basware
Basware es conocida principalmente por sus herramientas de procesamiento automatizado de facturas y gestión de cuentas por pagar. Ayuda a las empresas a digitalizar las facturas de los proveedores y a estandarizar las aprobaciones de pagos, pero se centra principalmente en los flujos de trabajo financieros internos, más que en la gestión directa de los gastos. Por lo tanto, Basware puede complementar los sistemas existentes, pero puede que no sirva como solución independiente para gestionar los gastos de toda la empresa.
Obtenga información financiera en tiempo real con Slash.
Slash es una plataforma integral para el análisis de gastos y la banca empresarial diseñada para proporcionar a las empresas una visibilidad completa de sus operaciones financieras. Mientras que otras plataformas pueden especializarse en funciones limitadas, como la gestión de proveedores o la facturación, Slash combina múltiples capacidades de análisis de gastos en un único sistema conectado.
El panel financiero de Slash organiza las transacciones, los pagos a proveedores y los pagos con tarjetas corporativas en tiempo real. Automatiza el seguimiento de gastos, agiliza la generación de informes y sincroniza los datos de remesas directamente con software de contabilidad como QuickBooks y Xero. Además, los análisis y las tendencias claros pueden ayudar a los propietarios de negocios a identificar ineficiencias, descubrir ahorros y obtener ventaja en las negociaciones con los proveedores.
Pero Slash es más que una simple herramienta de análisis de gastos. La tarjeta Slash Visa® Platinum se integra directamente con la plataforma, lo que permite a las empresas establecer límites de gasto personalizados, supervisar las compras y obtener hasta un 2 % de reembolso en efectivo por las compras. Slash también admite transferencias ACH y electrónicas rápidas, junto con opciones de pago en tiempo real a través de RTP y FedNow. Y para las empresas fuera de los Estados Unidos, la moneda estable vinculada al dólar estadounidense de Slash, USDSL, permite realizar pagos transfronterizos sin comisiones por transacciones en el extranjero a través de nuestra cuenta Global USD, lo que ofrece una forma más rápida y rentable de transferir dinero a todo el mundo.⁴
Los sistemas de adquisición complejos pueden requerir equipos especializados para su funcionamiento, pero Slash hace que la gestión financiera sea accesible.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las métricas y los KPI del análisis del gasto?
Las métricas de análisis del gasto y los KPI (indicadores clave de rendimiento) son los parámetros medibles que se utilizan para realizar un seguimiento de la eficiencia con la que una empresa gestiona sus gastos. Estas métricas ayudan a las empresas a comprender no solo cuánto están gastando, sino también si ese gasto se ajusta a los objetivos de la empresa y a las prioridades presupuestarias.
¿Cómo pueden las herramientas de análisis de gastos ayudar a garantizar el cumplimiento normativo en sectores altamente regulados?
En sectores altamente regulados, como la sanidad, las finanzas o la administración pública, las herramientas de análisis del gasto desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento del cumplimiento normativo. Las plataformas pueden realizar un seguimiento automático de las transacciones, los datos de los proveedores y los registros de pagos, creando un rastro documental que cumple con las normas de información reglamentarias. También pueden señalar las compras realizadas fuera de los canales autorizados, identificar a los proveedores que carecen de las certificaciones adecuadas y garantizar que el gasto se ajusta a la política de la empresa o a los requisitos legales.
