Controle eficazmente los gastos de los empleados con estas 6 estrategias
En la gestión de riesgos, existe un marco conocido como la regla del 10-80-10: el 10 % de las personas siempre seguirá las reglas, el 10 % las infringirá si tiene la oportunidad y el 80 % restante se situará en algún punto intermedio. Gestionar los gastos de los empleados no consiste solo en vigilar a los malos actores, sino en establecer barreras de seguridad para que la mayoría nunca tenga la oportunidad de cometer un error costoso. En la práctica, eso comienza por establecer algunas reglas básicas.
Es posible que su empresa ya cuente con una política de gastos. Quizás se trate de un documento detallado con normas específicas para cada departamento y procedimientos formales de reembolso, o tal vez sea un conjunto de directrices informales que su equipo sigue de manera flexible. En cualquier caso, la política por sí sola no es suficiente si no se aplica.
Con la tarjeta Slash Visa® Platinum, los equipos financieros pueden poner en práctica la política de gastos.¹ Las tarjetas corporativas ofrecen hasta un 2 % de reembolso y permiten un control minucioso del gasto, lo que evita que se produzcan gastos excesivos antes de que ocurran. Establezca reglas de gasto por persona, equipo o categoría; ajuste los límites de las tarjetas para evitar gastos excesivos; y mejore la visibilidad de todas las finanzas de su empresa con análisis en tiempo real, alertas y supervisión basada en inteligencia artificial. Siga leyendo para descubrir cómo Slash ayuda a las empresas a aplicar políticas de gasto de forma coherente a medida que crecen.
¿Qué es la gestión de gastos de los empleados y por qué es importante?
La gestión de gastos de los empleados se refiere a los procesos que utilizan las empresas para realizar un seguimiento, controlar y aprobar los gastos relacionados con el trabajo.
El primer paso es establecer una política de gastos de la empresa. Estas directrices deben documentarse en un formato que sea fácil de compartir durante la incorporación y sencillo de consultar posteriormente. Una política de gastos práctica suele abordar las siguientes áreas:
- Expectativas de la dirección: Explique por qué existen las normas de gasto y cómo se aplicarán. Un contexto claro puede ayudar a los empleados a comprender los motivos que hay detrás de los controles y reducir la confusión en torno a su aplicación.
- Límites de gasto de los empleados: Si los empleados utilizan tarjetas de la empresa o solicitan el reembolso de gastos de negocios, defina cuánto pueden gastar antes de alcanzar un límite. Los límites pueden establecerse diariamente o semanalmente mediante dietas o controles de tarjetas, con diferentes umbrales en función del puesto, el equipo o el departamento.
- Políticas de viajes y gastos: Los viajes suelen ser una de las categorías de gastos discrecionales más importantes. Establezca directrices de gastos de viaje y representación que equilibren la disciplina en materia de costes con la flexibilidad que necesitan los empleados para asistir a reuniones con clientes, conferencias y otros eventos relacionados con la empresa.
- Canales de reembolso y aprobación: Algunas compras de la empresa pueden requerir una aprobación especializada. Designe a una persona encargada de aprobar (por ejemplo, un responsable financiero o un ejecutivo) para que revise y autorice los gastos más elevados o de mayor riesgo. Esto es especialmente importante para los flujos de trabajo de adquisición o los canales de reembolso que dependen de la presentación de recibos.
Una política de gastos establece los límites sobre cómo se debe utilizar el dinero de la empresa, pero su impacto va más allá de la documentación o las aprobaciones. La forma en que se gestionan los gastos afecta directamente a la previsibilidad del flujo de caja, la exposición al riesgo de incumplimiento normativo y la confianza con la que los empleados toman las decisiones de compra diarias. Slash lo hace fácil, incorporando herramientas de gestión de gastos en su plataforma integral de banca, seguimiento de gastos, tesorería y pagos globales.⁶
A continuación se indican algunos de los resultados que pueden derivarse de un proceso de gestión de gastos bien diseñado:
Mejora del control de costes
Un sistema de gestión de gastos permite a las empresas gestionar el gasto de forma proactiva, en lugar de abordar los problemas después de que se produzcan las transacciones. Los límites de gasto pueden ajustarse a las necesidades de efectivo actuales, las compras pueden restringirse a categorías aprobadas y la visibilidad a nivel de transacción ayuda a garantizar que los fondos de la empresa se utilicen de forma adecuada. Esto facilita el cumplimiento del presupuesto y la normativa a la hora de pagar por bienes o servicios.
Mayor eficiencia operativa
La automatización elimina gran parte de la coordinación manual que implica la aplicación de una política de gastos. Los equipos financieros pueden definir por adelantado las normas de gasto y los flujos de trabajo de aprobación, lo que permite que los gastos rutinarios de la empresa se tramiten sin necesidad de revisión manual. Las transacciones que no se ajustan a la política se marcan o bloquean automáticamente, lo que reduce el tiempo dedicado a la comprobación de recibos y al seguimiento, al tiempo que se mantiene una supervisión adecuada.
Fomentar la confianza y la cultura empresarial
Abordar los gastos que no se ajustan a la política después de que se producen puede crear tensiones innecesarias. Unas directrices claras, junto con unos sistemas coherentes, establecen expectativas comunes en toda la organización y reducen las conjeturas en torno a la toma de decisiones. Cuando los empleados comprenden los límites y confían en que las normas se aplican de manera uniforme, la gestión de gastos puede contribuir a una cultura empresarial más saludable.
Cómo controlar los gastos de los empleados: 6 estrategias para el éxito
Documentar las políticas de la empresa es un primer paso importante, pero las normas escritas por sí solas tienen un alcance limitado. Una vez establecidas las expectativas, las empresas necesitan sistemas que apliquen esas normas de manera coherente en las decisiones diarias sobre gastos. Las estrategias que se indican a continuación se centran en convertir las políticas de gastos en controles prácticos que funcionen a gran escala:
Establecer y hacer cumplir los presupuestos.
Crear un presupuesto requiere equilibrio. El gasto debe ser lo suficientemente conservador como para proteger el flujo de caja, pero lo suficientemente flexible como para apoyar el crecimiento. El seguimiento de los ingresos y gastos recurrentes, la evaluación de la liquidez y la gestión de las cuentas por pagar y por cobrar pueden contribuir a una presupuestación más precisa. Herramientas como el panel de análisis de Slash ayudan a revelar las tendencias de gasto en las cuentas, los pagos, las tarjetas de la empresa y la actividad de tesorería, lo que puede facilitar la detección de patrones que contribuyen al gasto excesivo.
Limitar las compras a proveedores autorizados.
Limitar los gastos a una lista reducida de proveedores autorizados puede reducir el riesgo de fraude y simplificar la supervisión. Los empleados con acceso a los pagos pueden desviar fondos a destinatarios no verificados o inadecuados, ya sea de forma intencionada o por error. Slash permite a los equipos financieros desviar los pagos salientes a través de rutas de aprobación predefinidas, lo que garantiza que los pagos a los proveedores se revisen, validen y sean coherentes con las políticas de la empresa antes de enviarse.
Emitir tarjetas corporativas con controles de gasto integrados.
Las tarjetas corporativas modernas permiten a los equipos financieros predefinir reglas de gasto que se ajustan a las políticas de la empresa. Con la tarjeta Slash Card, las reglas se pueden configurar por categoría de gasto, tipo de comercio, importe de la transacción o función del empleado, lo que ayuda a garantizar que el uso de la tarjeta se ajuste a los usos aprobados. Además, no será necesario reembolsar a los empleados mediante el seguimiento de los recibos en papel; su equipo podrá tener acceso directo a los fondos de la empresa, con controles que evitan el gasto excesivo.
Implementar la supervisión en tiempo real.
Muchas tarjetas de crédito ofrecen alertas básicas contra el fraude, pero estas alertas suelen funcionar de forma aislada del resto de la actividad financiera de la empresa. La supervisión en tiempo real es más eficaz cuando los gastos con tarjeta, las transferencias ACH, las transferencias bancarias y otros tipos de pago se pueden ver en un solo lugar. Slash centraliza las remesas y las transacciones con tarjeta en un único panel de control, lo que proporciona a los equipos financieros una visión inmediata de la actividad de gasto a medida que se produce, con controles de notificación.
Utilice la información de los informes para ajustar los controles a lo largo del tiempo.
A medida que aumenta la plantilla y los ingresos, cambian los patrones de gasto. Los informes periódicos de gastos ayudan a los equipos financieros a identificar dónde es necesario endurecer, ampliar o reequilibrar las políticas. Los informes, como las cuentas de resultados, los resúmenes de gastos por categoría y los análisis de gastos de proveedores, proporcionan el contexto necesario para perfeccionar los controles. Con la integración de Slash en QuickBooks, los datos de gastos se transfieren directamente a su sistema de contabilidad, lo que reduce la introducción manual de datos y garantiza la precisión de los informes.
Revisar y auditar los gastos con regularidad.
Las revisiones periódicas ayudan a confirmar que los controles funcionan según lo previsto y que las políticas siguen estando en consonancia con las necesidades empresariales. Las auditorías internas pueden descubrir excepciones recurrentes, normas de aprobación obsoletas o categorías de gastos que requieren una supervisión más estrecha. Con Slash, la documentación necesaria para la revisión interna se captura y centraliza automáticamente, incluidos los recibos, los detalles de las transacciones B2B, las facturas y los datos de gastos que se sincronizan con QuickBooks para la elaboración de informes formales.
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Controle los gastos que no cumplen con la política antes de que se produzcan con Slash.
La regla del 10-80-10 explica por qué las políticas escritas y las buenas intenciones por sí solas no son suficientes para gestionar los gastos de los empleados. Incluso los empleados bienintencionados que se encuentran en el 80 % intermedio pueden realizar compras que incumplan las políticas cuando los sistemas se basan en revisiones manuales o en la aplicación de medidas a posteriori.
Con Slash, los controles de gasto se aplican en el momento de la transacción, lo que significa que el 100 % del gasto de la empresa se rige por el mismo conjunto de normas, aprobaciones y visibilidad. En lugar de reaccionar ante las excepciones, los equipos financieros deciden por adelantado lo que está permitido y dejan que el sistema lo aplique de forma coherente.
Al reunir las tarjetas y la actividad de pago en un único panel de control, Slash facilita la aplicación de políticas sin aumentar su carga de trabajo. Los equipos financieros pueden dirigir los pagos salientes a través de rutas de aprobación predefinidas, aplicar controles de gasto granulares en las tarjetas corporativas y mantener la documentación de las transacciones organizada para su revisión. Cuando llega el momento de cerrar los libros, la integración de Slash con QuickBooks le permite exportar los datos de gastos sin necesidad de introducirlos manualmente, de modo que la elaboración de informes y la preparación de auditorías se pueden realizar con mayor precisión y eficiencia.
Slash hace mucho más que supervisar los gastos empresariales. A continuación se enumeran varias funciones adicionales que facilitan las operaciones financieras cotidianas:
- Métodos de pago dinámicos: Acceso a la liquidación ACH global, transferencias bancarias a más de 180 países y sistemas de pago nacionales en tiempo real.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Envíe y reciba monedas estables a través de ocho cadenas de bloques compatibles para liquidar pagos en cuestión de minutos y reducir los costes de procesamiento bancario.⁴ Rampas de entrada y salida para USDC, USDT y USDSL con comisiones de conversión inferiores al 1 %.
- Cuentas del Tesoro de alto rendimiento: Obtenga hasta un 3,87 % de rendimiento anualizado sobre los fondos inactivos a través de los fondos del mercado monetario de Morgan Stanley o BlackRock respaldados por bonos del Tesoro de EE. UU.
- Tarjeta Slash Visa® Platinum: Emita tarjetas virtuales ilimitadas, organícelas por equipo, establezca límites de gasto individuales y restrinja las categorías no aprobadas, al tiempo que obtiene hasta un 2 % de reembolso.
- Cuenta global en USD: Permite a los propietarios de empresas extranjeras acceder a los sistemas de pago y criptomonedas de Slash sin necesidad de constituir una sociedad limitada registrada en EE. UU., lo que permite realizar pagos en dólares estadounidenses en todo el mundo.³
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se registran los gastos por prestaciones sociales?
Los gastos por prestaciones a los empleados suelen registrarse como gastos operativos en la categoría correspondiente, como nóminas, seguros o prestaciones a los empleados, en función del tipo de prestación proporcionada. Estos costes se controlan mediante software de nóminas, recursos humanos o contabilidad para garantizar la precisión de los informes y el cumplimiento normativo.
¿Cómo se auditan los gastos de los empleados?
La auditoría de los gastos de los empleados consiste en revisar las transacciones según las políticas de la empresa, verificar la documentación justificativa, como recibos o facturas, e identificar patrones o excepciones que requieran un seguimiento.
¿Con qué frecuencia deben revisarse los gastos de los empleados?
Las revisiones de gastos pueden realizarse semanalmente, mensualmente o trimestralmente, dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de gastos. La implementación de un software de gestión de gastos como Slash, que supervisa los gastos en tiempo real, puede ayudar a detectar problemas de forma temprana y ajustar los controles a medida que cambian los patrones de gasto.
