Qué hacer cuando un empleado utiliza la tarjeta de crédito de la empresa para uso personal
Una de las características más útiles de las tarjetas de crédito corporativas es también una de las más arriesgadas: la posibilidad de que los empleados gasten dinero de la cuenta de su empresa.
Hay varias razones comunes por las que un empleado utilizaría la tarjeta de crédito de la empresa de forma independiente, como comidas y viajes por motivos de trabajo, así como la adquisición de materiales para la fabricación o el envío. Sin embargo, los problemas surgen cuando los miembros de su equipo utilizan la tarjeta de crédito corporativa para compras personales. Esto puede clasificarse como fraude, robo o malversación, lo que puede acarrear consecuencias legales.
Sin embargo, los errores ocurren, y siempre es posible que el empleado haya sacado la tarjeta equivocada en un lapsus puntual. Por ejemplo, si la tarjeta de crédito corporativa es del mismo color que la suya, tiene una coartada bastante buena. Sin embargo, los incidentes repetidos y los cargos elevados son una señal clara de que el uso indebido es probablemente intencionado. Esto no solo conlleva sanciones severas para el empleado culpable, sino que puede costarle a la organización miles de dólares en pérdidas si no se detecta de inmediato.
Las empresas que aprovechan las ventajas de la tarjeta corporativa Slash Visa® Platinum pueden sentirse más seguras con respecto a la seguridad de sus cuentas gracias a los controles detallados que facilitan la supervisión de las transacciones y bloquean los cargos no autorizados antes de que se produzcan.¹ En esta guía, exploraremos qué hacer cuando un empleado utiliza la tarjeta de crédito de la empresa para fines personales, las consecuencias y las mejores prácticas para evitar que esto vuelva a ocurrir en el futuro.
Comprender los riesgos del uso de una tarjeta de crédito de empresa
Existen leyes claramente definidas sobre el uso indebido intencionado de las tarjetas de crédito corporativas. Por definición, las tarjetas de crédito de empresa están destinadas a la adquisición de artículos y servicios relacionados con dicha empresa, por lo que cualquier excepción que parezca personal puede infringir dichas leyes.
Estos casos suelen entrar dentro de la categoría de malversación, que la legislación estadounidense define como la apropiación fraudulenta de bienes personales por parte de alguien a quien se le habían confiado. Si usted confió a un empleado la «propiedad personal» de su tarjeta de crédito empresarial y la cuenta de su empleador, y este tomó dinero para fines personales en lugar de para gastos empresariales, por lo general se trata de un fraude con tarjeta de crédito. Si en realidad no le confió a ese empleado una tarjeta corporativa (tal vez se la robó astutamente a un colega en la oficina), entonces probablemente se trate de una excepción que entra dentro de la definición de robo.
Si esto ocurre, las consecuencias van más allá de la pérdida de confianza y la rescisión de contratos. Si su empresa tiene intención de recuperar los fondos, es posible que tenga que emprender acciones legales contra el empleado. El uso indebido repetido también puede dañar la calificación crediticia de su empresa, especialmente si el gasto imprudente del empleado ha sobrepasado sus límites de crédito.
El uso indebido de tarjetas de crédito corporativas también puede dar lugar a una auditoría, ya que el IRS puede detectar actividades sospechosas en las finanzas de su cuenta. Los gastos clasificados incorrectamente también pueden interferir con las deducciones fiscales legítimas de la empresa y causar problemas.
Cuando se produce un uso indebido: accidental frente a deliberado
Antes de tomar cualquier medida directa, el empleador debe determinar si el uso indebido de la tarjeta de crédito de la empresa fue accidental o intencionado.
Si el empleado notifica rápidamente a alguien que ha utilizado la tarjeta equivocada para una compra y muestra el recibo, es probable que se trate de un error involuntario. Si al hacer la contabilidad encuentra un cargo insignificante en la tarjeta de crédito de la empresa, como el pago de una botella de agua en una gasolinera un domingo por la noche, puede consultar con la persona en cuestión para asegurarse de que se trata de un accidente.
Al fin y al cabo, la forma en que desee responder al uso indebido accidental de las tarjetas depende de su organización. Una breve reunión y el reembolso son suficientes para animar a la mayoría de los empleados a ser más cuidadosos cuando llevan consigo su tarjeta de crédito de empresa.
Sin embargo, el uso deliberado o malicioso suele ser muy diferente. Puede consistir en cargos repetidos por todo tipo de artículos, o bien en una compra importante que un empleado poco fiable ha cargado a la cuenta de la empresa. Incluso si se trata de un error, puedes usar tu criterio para determinar la intención; por ejemplo, un empleado podría «accidentalmente» vincular la tarjeta de crédito de la empresa a uno de sus servicios de streaming domésticos, pero sabemos lo engorroso que es introducir la información de la tarjeta en el televisor. Ese pago no sería un accidente.
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Determinación de la responsabilidad por cargos no autorizados
Cuando un empleado utiliza la tarjeta de crédito de la empresa para realizar una compra importante no autorizada, ¿quién es responsable de pagar ese dinero? Pues bien... su empresa. La empresa es responsable de los cargos realizados en la cuenta de la empresa, independientemente de si la transacción es legítima o se trata de un robo.
Sin embargo, eso no significa que no pueda recuperar los fondos robados por su empleado. En determinados contextos, existen vías legales que puede seguir para exigir al empleado que reembolse el dinero.
Medidas que se deben tomar cuando se utiliza una tarjeta de crédito de la empresa para fines personales
Estos son los pasos que debe seguir cuando descubra cargos no autorizados en su tarjeta corporativa:
- Confirmar el uso indebido: Tras evaluar los cargos y hablar con el empleado, determine si se trató de un error puntual o de una decisión intencionada.
- Registre todos los detalles relevantes.La hora, el lugar y los recibos de las transacciones son factores importantes que deben documentarse para ofrecer una imagen clara de lo que ocurrió y de las medidas que deben tomarse. Esto también ayuda a aclarar las finanzas a efectos de los informes de gastos.
- Determinar los siguientes pasos adecuados.: Si se trata de un caso accidental, los siguientes pasos pueden incluir reuniones y un reembolso rápido. Sin embargo, si se trata de un caso deliberado, puede optar por medidas disciplinarias severas, el despido o incluso vías legales si las transacciones son significativas y el empleado se niega a reembolsar los fondos.
- Revisar y aclarar las políticas de gastos.: Es de esperar que su organización haya desarrollado minuciosamente una política de gastos que describa las medidas de seguridad de las tarjetas de crédito empresariales y las acciones que se deben tomar si se infringen las normas. Si estas políticas ya están en vigor, revíselas con el equipo, pero si no están explícitamente recogidas en los libros, debe proceder a crearlas.
- Refuerce la supervisión con las herramientas de automatización adecuadas.Algunas tarjetas de empresa incluyen software que permite un control total, visibilidad e información sobre los gastos y los informes de gastos de los empleados. En Slash, sabemos un par de cosas sobre ese tipo de tarjetas.
Cómo prevenir el uso indebido de las tarjetas de crédito corporativas
A continuación, se indican algunas formas de mitigar el riesgo de uso indebido de las tarjetas de crédito empresariales antes de que se produzcan fraudes, robos o malversaciones:
- Seleccione tarjetas de crédito corporativas que incluyan controles que puedan bloquear las compras no autorizadas antes de que se produzcan.
- Revisar las políticas de gastos para asegurarse de que cubren exhaustivamente las directrices, las normas y las consecuencias.
- Aprovecha las tarjetas virtuales que limitan los gastos y permiten una total transparencia en el gasto.
- Utilice un sistema de gestión de gastos que admita el flujo de trabajo de aprobación y pueda restringir las compras a las categorías aprobadas.
Toma el control del gasto de tu empresa con Slash
Las políticas claras, la supervisión proactiva y las potentes herramientas ayudan a las empresas a prevenir el uso indebido de las tarjetas de crédito corporativas antes de que se produzca y a gestionarlo de forma eficaz si se da el caso. Puede que sea usted quien tenga que desarrollar las políticas de la empresa, pero puede dejar el resto en manos de la plataforma bancaria Slash.
Ofrecemos la tarjeta corporativa Slash Visa® Platinum, que proporciona acceso a un panel financiero que permite establecer límites de gasto, categorizar los gastos empresariales, restringir comercios y otros niveles de permiso personalizables que ayudan a disipar los temores de un uso indebido por parte de los empleados.
La tarjeta corporativa Slash es fácil de conseguir y está pensada para los fundadores, ya que solo necesitas un EIN (número de identificación fiscal), sin necesidad de SSN (número de la seguridad social), garantía personal ni verificación de crédito. Es segura y cuenta con asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, te da hasta un 2 % de reembolso, te ayuda a mejorar tu crédito empresarial y te ofrece transferencias ACH gratis, características que pueden hacer que tus empleados estén más motivados para usarla bien.
Además de la tarjeta corporativa, la plataforma bancaria Slash ofrece cuentas globales en dólares estadounidenses para entidades no estadounidenses, compatibilidad nativa con criptomonedas, transferencias nacionales ilimitadas y gratuitas, e integraciones con soluciones de contabilidad como Quickbooks y Xero.³ ,⁴
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Preguntas frecuentes
¿Son las tarjetas de crédito virtuales y físicas más seguras que las tarjetas de crédito tradicionales?
En la mayoría de los casos, sí. La «seguridad» de cualquier tarjeta de crédito de empresa viene definida por su visibilidad y sus controles de gasto. Aunque ambos pueden ser objeto de uso indebido, las tarjetas de empresa virtuales y físicas típicas (especialmente la tarjeta corporativa Slash Visa® Platinum) ofrecen más opciones de control, por lo que suelen ser una opción más acertada que las tarjetas tradicionales.
¿Cuál es la diferencia entre una tarjeta de crédito y una tarjeta de crédito empresarial?
Ambos tipos de tarjetas se utilizan habitualmente para gastos empresariales, pero hay una diferencia clave: las tarjetas de crédito empresariales ofrecen una línea de crédito renovable que acumula intereses con el tiempo, mientras que las tarjetas de débito requieren que se pague el saldo completo al final de cada mes. A la hora de elegir entre ambas, la decisión depende en gran medida de cómo quiera gestionar sus finanzas la organización y cuáles sean los gastos empresariales más habituales.
¿El uso de una tarjeta de crédito en lugar de una tarjeta prepago reduce el riesgo financiero para las empresas?
Las tarjetas prepagadas se cargan directamente con los fondos de la empresa que se han cargado previamente en la tarjeta, mientras que las tarjetas de crédito conceden un crédito a corto plazo que se devuelve íntegramente en cada ciclo de facturación. En lo que respecta al riesgo financiero para las empresas, este puede depender simplemente de la cantidad de dinero que el empleador confía a un empleado en una tarjeta prepagada.
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