Prevención del fraude empresarial: controles esenciales que toda empresa necesita en 2025
El fraude no es un riesgo limitado a las grandes empresas o a los sectores de alto riesgo. Se trata de una amenaza persistente y discreta que puede afectar a empresas de cualquier tamaño. Los estafadores suelen buscar puntos débiles en las operaciones financieras, como controles internos deficientes, visibilidad limitada de las transacciones y medidas de seguridad obsoletas. Las pequeñas empresas pueden ser objetivos especialmente atractivos, ya que pueden carecer de recursos específicos para la prevención del fraude o de controles y equilibrios formales.
El impacto financiero del fraude suele ir mucho más allá de la pérdida inicial. Las actividades fraudulentas pueden interrumpir las operaciones diarias, tensar las relaciones con proveedores y clientes, y generar riesgos legales o de cumplimiento normativo para los propietarios de las empresas. En muchos casos, el fraude solo se descubre semanas o meses después de producirse, especialmente cuando los procesos de conciliación son lentos o muy manuales.
A menudo, los mayores riesgos pueden derivarse de la dependencia continua de flujos de trabajo obsoletos. Las aprobaciones por correo electrónico, los cheques en papel, las hojas de cálculo y las cuentas bancarias desconectadas pueden dificultar la detección de actividades sospechosas en el momento en que se producen. Además, los retrasos en la detección pueden dar a los estafadores más tiempo para mover fondos u ocultar lo que han hecho.
En esta guía, te mostraremos formas prácticas de proteger tu negocio contra el fraude. Explicaremos conceptos normativos clave como KYC, KYB y AML, analizaremos los esquemas de fraude más comunes y describiremos las medidas de seguridad que puede implementar de forma realista. También mostraremos cómo un sistema bancario moderno como Slash puede ayudar a reducir la dependencia de los procesos manuales al ofrecer visibilidad de las transacciones en tiempo real, detección de fraudes asistida por IA, controles granulares de tarjetas y verificación de identidad conforme a la normativa, sin obligar a las empresas a utilizar sistemas complejos y exclusivos para grandes empresas.¹
¿Qué es la prevención del fraude? Conceptos clave e importancia
La prevención del fraude se refiere a las estrategias, controles y procesos que utilizan las empresas para reducir tanto la probabilidad como el impacto de las actividades fraudulentas. Esto puede incluir controles internos, verificación de identidad, supervisión de transacciones, formación de los empleados, procedimientos claros para responder a actividades sospechosas y mucho más.
En lugar de intentar eliminar el fraude por completo, lo cual rara vez es realista, la prevención del fraude se centra en reducir las oportunidades, mejorar la detección y responder más rápidamente cuando algo sale mal. En la práctica, esto significa combinar controles preventivos, controles de detección y protocolos de respuesta. Los controles preventivos están diseñados para reducir las oportunidades de fraude; los controles de detección ayudan a identificar actividades sospechosas; y los protocolos de respuesta describen qué hacer una vez que se sospecha o se confirma un fraude.
Las empresas también se basan en marcos normativos para configurar sus iniciativas de prevención del fraude, entre los que se incluyen:
- Conozca a su cliente (KYC): Procesos utilizados para verificar la identidad de los clientes antes de establecer relaciones financieras.
- Conozca su negocio (KYB): Se aplicaron controles similares a empresas, proveedores y contrapartes para confirmar su legitimidad y propiedad.
- Lucha contra el blanqueo de capitales (AML): Requisitos de supervisión y notificación continuas diseñados para detectar y prevenir actividades financieras ilícitas.
Más allá del cumplimiento normativo, la prevención del fraude contribuye a objetivos operativos más amplios. Puede ayudar a proteger los ingresos, preservar la confianza con los proveedores y clientes, limitar las pérdidas por robo o malversación y mejorar la disciplina financiera general.
Cómo funciona la prevención del fraude: todo lo que necesitas saber
La prevención del fraude funciona de manera diferente dependiendo de dónde se produzca el riesgo en la empresa. A continuación se enumeran algunos de los tipos de fraude más comunes que afectan a las empresas en la actualidad, junto con las razones por las que cada uno de ellos requiere un enfoque ligeramente diferente:
Fraude bancario
El fraude bancario puede incluir transferencias ACH no autorizadas, fraude electrónico o apropiación de cuentas. Estos incidentes suelen producirse después de que las credenciales se vean comprometidas por ataques de phishing o prácticas de autenticación deficientes. Una vez que los fondos salen de una cuenta bancaria, su recuperación puede resultar difícil y ser muy urgente, especialmente en el caso de las transacciones electrónicas.
Fraude contable
El fraude contable puede implicar la manipulación de los estados financieros, pasivos ocultos o gastos clasificados erróneamente. Este tipo de fraude suele producirse a nivel interno y puede estar relacionado con una supervisión limitada, auditorías poco frecuentes o una falta de segregación de funciones dentro de los equipos financieros.
Fraude con tarjetas de crédito
Las empresas pueden sufrir fraudes con tarjetas de crédito a través del uso no autorizado de tarjetas, devoluciones fraudulentas o el uso indebido de tarjetas de empleados. El skimming de tarjetas en el punto de venta también puede exponer información financiera confidencial. Sin controles a nivel de transacción y tokenización, ambas características estándar en las tarjetas de crédito de Slash, estos problemas pueden persistir sin ser detectados.
Fraude de inversión
El fraude de inversiones puede producirse cuando las empresas son objeto de oportunidades falsas o engañosas, como esquemas Ponzi, esquemas piramidales u ofertas de valores no registrados. Algunos esquemas se basan en las relaciones sociales, mientras que otros implican la suplantación de identidad de reguladores o instituciones financieras.
Robo de identidad
Los estafadores pueden utilizar identidades robadas o falsificadas para abrir cuentas, iniciar transacciones o redirigir pagos. El estricto cumplimiento de los procedimientos KYC, KYB y de diligencia debida con los clientes es fundamental para reducir este riesgo. Las empresas deben verificar los documentos de identificación, cotejar la información con bases de datos fiables y supervisar las inconsistencias en los datos de las solicitudes. Los procesos de verificación en varias capas dificultan considerablemente que los estafadores tengan éxito con identidades sintéticas o robadas.
Fraude con cheques
El fraude con cheques ha aumentado en los últimos años, a pesar de que el uso generalizado de los cheques ha disminuido. Entre las estafas más comunes se encuentran los cheques falsificados, las firmas falsificadas y el «cheque sin fondos», en el que los estafadores se aprovechan del tiempo que transcurre entre el depósito y la liquidación. Las empresas que siguen utilizando cheques sin medidas de seguridad como el «pago positivo» pueden verse expuestas a un mayor riesgo, por lo que muchas empresas están pasando a métodos de pago digitales con protocolos de seguridad más estrictos.
A pesar de la amplia gama de estafas, hay varias medidas de seguridad que suelen mejorar la protección en general:
- Controles internos claros y flujos de trabajo de aprobación
- Verificación de identidad mediante KYC y KYB
- Supervisión continua de transacciones y alertas
- Acceso restringido al sistema y permisos basados en roles
- Procedimientos definidos para responder a actividades sospechosas.
¿Cómo puede proteger su negocio contra el fraude?: 6 formas de minimizar el riesgo
Proteger su negocio contra el fraude no requiere un presupuesto empresarial ni un equipo de seguridad dedicado. El enfoque más eficaz combina controles proactivos, supervisión constante y las herramientas adecuadas para detectar los problemas a tiempo. A continuación, le presentamos seis formas prácticas de reforzar su estrategia de prevención del fraude:
1. Fortalecer los controles internos y reducir los procesos manuales.
Los controles internos funcionan mejor cuando se aplican de manera coherente. Cuando las aprobaciones, los pagos y la conciliación se realizan en sistemas desconectados, es más fácil que se produzcan actividades fraudulentas. Centralizar la actividad financiera facilita la detección de irregularidades.
Una plataforma como Slash ofrece a los propietarios de negocios visibilidad en tiempo real del flujo de caja en cuentas bancarias, tarjetas y métodos de pago. Los permisos granulares garantizan que los empleados solo tengan acceso a lo que necesitan, mientras que las reglas de gasto configurables evitan transacciones no autorizadas. La captura digital de los datos de las transacciones también reduce la posibilidad de que la información se oculte o se altere, especialmente cuando se sincroniza con herramientas de contabilidad como QuickBooks.
2. Verificar la información sobre empleados, clientes y proveedores.
Sin unos procesos sólidos de KYC y KYB, las empresas pueden exponerse al robo de identidad, a proveedores fraudulentos o al fraude con transferencias bancarias y cheques. Verificar quién está al otro lado de una transacción es especialmente importante cuando los pagos son elevados, urgentes o fuera de lo habitual.
Se deben realizar verificaciones de antecedentes de los empleados antes de concederles acceso a los sistemas financieros o a información confidencial. Al incorporar nuevos empleados, dedique tiempo a confirmar su legitimidad a través de múltiples canales: una llamada telefónica a un número conocido, la verificación de las direcciones comerciales y la revisión de los documentos de constitución pueden ayudar a establecer la confianza antes de que se produzca el intercambio de dinero.
3. Proteja sus cuentas bancarias y el acceso a la banca en línea.
Las cuentas bancarias son un objetivo frecuente para los estafadores. Limitar quién puede iniciar transacciones, aplicar la autenticación multifactorial y revisar periódicamente los permisos de acceso puede ayudar a reducir la exposición.
Slash permite a las empresas gestionar el acceso basado en roles, revocar permisos al instante y establecer límites de transacción a nivel de cuenta. Las tarjetas virtuales pueden añadir otra capa de protección al tokenizar la información en el punto de venta, lo que reduce el riesgo de clonación de tarjetas durante las transacciones. La compatibilidad nativa de Slash con las stablecoins puede proporcionar una protección adicional durante las transferencias frente a las transferencias bancarias tradicionales, ya que las transacciones en cadena pueden ser más difíciles de falsificar o alterar una vez liquidadas.³
4. Supervisar las transacciones y señalar las actividades sospechosas de forma temprana.
La detección temprana es una de las formas más eficaces de limitar las pérdidas por fraude. La supervisión de las transacciones en tiempo real permite a las empresas detectar anomalías, como importes de pago inesperados, nuevos proveedores o momentos inusuales, antes de que los fondos salgan completamente de una cuenta.
Slash utiliza un sistema de supervisión de transacciones basado en inteligencia artificial para identificar actividades potencialmente sospechosas y agilizar su revisión. Los flujos de aprobación configurables y las alertas instantáneas ayudan a las empresas a detener las transacciones dudosas antes de que se completen, en lugar de descubrir los problemas más adelante.
5. Protéjase contra el compromiso del correo electrónico empresarial y el phishing.
Muchos estafadores se dirigen a los empleados haciéndose pasar por directivos de la empresa; un estafador inteligente y convincente puede engañar fácilmente a un empleado para que le revele información comercial importante. Es importante impartir formación periódica a los empleados sobre los peligros de las estafas de phishing y cómo detectarlas. Y, en el caso de los nuevos empleados, asegúrese de abordar este tema desde el principio, ya que son los que corren mayor riesgo de ser objeto de estas estafas y de caer en la trampa. En el caso de las empresas más grandes, considere la posibilidad de implementar correos electrónicos de prueba de phishing para ver cómo reaccionan sus empleados ante una posible estafa.
6. Realizar auditorías y conciliaciones periódicas.
Las auditorías y conciliaciones son más eficaces cuando se realizan de forma rutinaria. Esperar hasta que algo parezca sospechoso puede permitir que el fraude continúe durante más tiempo del necesario. Con una configuración integrada de banca y contabilidad, como Slash junto con QuickBooks, la revisión de transacciones, la conciliación de cuentas y la preparación de estados financieros pueden convertirse en una parte estándar de las operaciones, en lugar de una molestia trimestral disruptiva.
¿Qué hacer si su empresa es víctima de un fraude?
Si se sospecha o se confirma un fraude, es fundamental actuar rápidamente con su proveedor bancario. El tiempo puede influir significativamente en la posibilidad de congelar o recuperar los fondos. Esto es lo que debe hacer:
- Póngase en contacto con su banco inmediatamente: Informe de cualquier actividad sospechosa a su proveedor financiero lo antes posible. Es posible que su proveedor pueda retener las transacciones, congelar las cuentas afectadas o iniciar procedimientos de recuperación. En ocasiones, los bancos pueden revocar las transferencias electrónicas o ACH si se les notifica en las horas siguientes a la transacción, antes de que los fondos se hayan liquidado por completo.
- Asegure todos los puntos de acceso: Restablezca todas las credenciales de inicio de sesión relevantes, revoque los permisos de usuario, habilite una autenticación más segura y revise los cambios recientes en los detalles de la cuenta. Su proveedor bancario también puede ayudarle a auditar la actividad reciente de inicio de sesión y el historial de transacciones.
- Documenta todo: Mantenga registros de transacciones fraudulentas, comunicaciones, marcas de tiempo y hallazgos internos. Los bancos y las redes de pago suelen exigir documentación detallada para investigar las denuncias de fraude.
- Ajuste los controles para el futuro: Después del incidente, revise y refuerce sus medidas de prevención del fraude. Actualice los flujos de trabajo de aprobación, modifique los límites de gasto e implemente controles adicionales según sea necesario para reducir el riesgo en el futuro.
En lugar de perder tiempo al teléfono con su sucursal bancaria, plataformas como Slash permiten a las empresas tomar medidas inmediatas ante el primer indicio de fraude desde el panel de control. Dado que Slash mantiene registros detallados de las transacciones y los registros de acceso, las empresas pueden estar en mejores condiciones para documentar rápidamente las actividades fraudulentas y colaborar con las redes de pago o las autoridades según sea necesario.
Obtenga una visibilidad completa de los pagos y las transacciones con Slash.
Cuando se produce un fraude, cada minuto cuenta. Con el panel de control de Slash, lo que antes llevaba horas ahora se hace en minutos. A la primera señal de que algo va mal, recibes una alerta instantánea. Abres la aplicación y congelas las cuentas con un solo clic. Accede a tu panel de control analítico para ver una visión global de todas las transacciones de la empresa, desglosadas por equipo, destinatario, tipo de pago y mucho más. Todos los detalles de las transacciones se registran automáticamente y están fácilmente disponibles. Una vez que hayas identificado el problema, puedes revocar los permisos de los usuarios y cerrar las cuentas comprometidas al instante, sin necesidad de llamar por teléfono.
Slash también ofrece un conjunto completo de herramientas financieras diseñadas para proporcionar a las empresas un mayor control, visibilidad y seguridad:
- Tarjeta Slash Visa Platinum: Una tarjeta de crédito con un 2 % de reembolso que permite un control detallado de los gastos, agrupaciones de tarjetas personalizables e información sobre las transacciones en tiempo real. Guarde todos los datos de las transacciones de sus equipos para obtener una mayor visibilidad y ajuste fácilmente los permisos de los empleados que hagan un uso indebido de la tarjeta de la empresa.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Los pagos con criptomonedas se benefician de la tecnología blockchain, que hace que las transacciones sean extremadamente difíciles de falsificar, duplicar o alterar. Esto se debe a que se realizan en una red descentralizada que utiliza claves criptográficas para proteger la información de pago. Slash permite a los usuarios mantener, enviar y recibir monedas estables como USDC y USDT en 8 blockchains diferentes.
- Cuentas de ahorro de alto rendimiento: Centralice aún más las cuentas de su empresa con cuentas de alto rendimiento que se integran directamente en el panel de control de Slash. Obtenga hasta un 4,1 % de rendimiento anualizado con las cuentas del mercado monetario de Morgan Stanley o BlackRock vinculadas a los bonos del Tesoro de EE. UU.⁶
- Cuentas virtuales: Separe los diferentes fondos de pago por proveedores, categorías y otros criterios según sus necesidades con cuentas bancarias virtuales fácilmente configurables.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la regla 10-80-10 para el fraude?
La regla 10-80-10 se aplica a muchos contextos diferentes, pero cuando se refiere al fraude empresarial significa lo siguiente: el 10 % de las personas probablemente nunca cometerán fraude, el 10 % de las personas siempre cometerán fraude si tienen la oportunidad y el 80 % restante se encuentra en un punto intermedio. La prevención del fraude se centra generalmente en limitar la posibilidad de que el 80 % intermedio cometa fraude, ya que las medidas de protección adecuadas pueden disuadir eficazmente a las personas generalmente buenas de cometer actos deshonestos.
¿Cuáles son las 4 «P» del fraude?
Las 4 «P» se refieren a la forma habitual en que los estafadores manipulan a sus víctimas. Las 4 «P» son fingir, problema, presión y pagar; un estafador fingirá ser otra persona, le presentará un problema que puede resolverse con una compensación monetaria, le presionará inventando una urgencia o engañándole con falsas promesas y, finalmente, es posible que usted le pague, momento en el que una transacción autorizada no puede revertirse.
¿Puedo poner una alerta de fraude en mi número EIN?
No existe un sistema centralizado de alerta de fraude para los EIN. La supervisión minuciosa de las cuentas bancarias y la implementación de una verificación de identidad rigurosa son las medidas de protección más eficaces. Si sospecha que su EIN ha sido comprometido por fraude, envíe el formulario 14039-B del IRS y póngase en contacto con las principales agencias de crédito para que activen una alerta en sus perfiles e identificaciones.
