Seguimiento de gastos empresariales: herramientas y consejos para propietarios de pequeñas empresas
Hacer un seguimiento de los gastos empresariales es como abrir una ventana al funcionamiento de tu empresa, al flujo de dinero y a las inversiones que más impulsan el crecimiento. Sin embargo, una gestión ineficaz de los gastos puede hacer que pierdas información valiosa de tus informes de gastos que te proporcionan una visión más profunda.
A medida que las empresas crecen y sus operaciones se diversifican, el seguimiento de los gastos empresariales se vuelve más difícil, pero también más importante. Por eso, para los propietarios de pequeñas empresas y los fundadores noveles, es aconsejable establecer un sistema eficaz para el seguimiento de los gastos. Esto puede ayudarle a ahorrar tiempo, evitar errores y capturar esa información antes de que se pierda en un mar de archivos archivados.
La plataforma bancaria empresarial Slash puede automatizar la categorización de gastos y la introducción de datos por usted, lo que le permite ahorrar tiempo y minimizar los errores.¹ Antes de llegar a eso, analicemos las razones por las que es importante realizar un seguimiento de los gastos empresariales, las estrategias prácticas para agilizar el proceso, el software que puede ayudar y qué son los gastos empresariales en primer lugar.
Seguimiento de gastos de pequeñas empresas: conceptos clave
Los gastos empresariales son los pagos que realizas para adquirir materiales, contratar a personas y equipos, y mantener tu organización en funcionamiento. Los propietarios de pequeñas empresas que se lanzan de cabeza a las operaciones a menudo descubren que, entre los servicios públicos, el coste de los productos, la contratación, los seguros y mucho más, las finanzas de la empresa pueden volverse difíciles de controlar rápidamente.
Hacer un seguimiento de los gastos empresariales es una forma estupenda de tenerlo todo claro y evitar que te dé vueltas la cabeza. Además, también aporta muchas otras ventajas a tu empresa:
Optimización de las deducciones fiscales
Investiga un poco para ver cuáles de tus gastos empresariales son deducibles a efectos de ahorro fiscal, ya que el IRS permite más deducciones fiscales de lo que podrías esperar.
Descubriendo descuidos
Ya sea un cambio en las tarifas del seguro, un uso sospechoso de la tarjeta de crédito corporativa o una suscripción que pensabas que era un pago único, examinar más detenidamente tus informes de gastos y facturas puede revelar algunos cargos inesperados que deben abordarse.
Proyección de gastos futuros
Saber dónde van los fondos y con qué frecuencia se producen los pagos cíclicos puede facilitar mucho la previsión del futuro y la determinación de lo que se gastará más adelante.
Mejorar la planificación presupuestaria
Obtener una visión más detallada del flujo de caja de su empresa puede ayudarle a identificar áreas de ahorro potencial, lo que le permitirá establecer un presupuesto más realista.
La importancia de la categorización de gastos
El primer paso para acceder a esta información es desarrollar categorías de gastos, que son categorías distintas que abarcan todas las compras, cargos y tarifas de la empresa. Hay un gran número de categorías de gastos que su organización puede crear, pero algunos de los ejemplos más comunes son:
- Marketing y publicidad
- Nómina
- Material de oficina (de todos los tamaños)
- Servicios públicos y alquiler
- Suscripciones y licencias
- Comisiones bancarias y tramitación
Con la variedad de categorías de gastos potenciales que su empresa puede necesitar, descifrar y clasificar innumerables recibos a menudo se convierte en una tarea tediosa. Por eso, el software de seguimiento de gastos de Slash automatiza la introducción de datos y clasifica las transacciones automáticamente.
¿Cómo puedo llevar un control de los gastos de una pequeña empresa?
Antes de desarrollar un plan para realizar un seguimiento de los gastos empresariales, es aconsejable crear una cuenta bancaria dedicada exclusivamente a la empresa. Esto no solo consolida su flujo de caja en un solo lugar, sino que muchas cuentas bancarias empresariales ofrecen características y ventajas que le permitirán sacar el máximo partido a su capital.
Al mismo tiempo, también querrás seleccionar una tarjeta de crédito corporativa para separar los gastos personales de los empresariales y facilitar el seguimiento de los gastos. Slash ofrece tarjetas de crédito corporativas que incluyen controles de gasto detallados, seguimiento automatizado de gastos y la posibilidad de asignar tarjetas físicas y virtuales ilimitadas a los miembros del equipo. También puedes obtener hasta un 2 % de reembolso en todos los gastos empresariales, lo que te permite ahorrar capital y reinvertirlo cuando lo necesites.
Otro paso es establecer un proceso de aprobación de gastos. Las empresas con una gran cantidad de tarjetas de crédito corporativas pertenecientes a diferentes empleados suelen encontrar que llevar un control de las transacciones es todo un reto. Los procesos de aprobación de gastos implican verificar los recibos y obtener la autorización de más de una persona antes de confirmar definitivamente una compra. Es una forma inteligente de controlar los gastos y, al mismo tiempo, obtener una mayor visibilidad de determinadas categorías de gastos.
En última instancia, la mejor manera de llevar un control de tus gastos es utilizar un software específico. Antiguamente, los contables se sentaban y revisaban facturas, recibos y otros documentos para registrar y clasificar manualmente los gastos. Eso ya es cosa del pasado. Hoy en día, existen diversas soluciones para automatizar el control de gastos que son más rápidas y precisas que cualquier otro método.
Por qué la automatización es la mejor forma de realizar un seguimiento de los gastos empresariales
Automatizar el seguimiento de los gastos empresariales no es solo el método «fácil». Bueno, lo es, pero hay mucho más que eso. La automatización puede proporcionar las siguientes ventajas:
- Menos erroresEl método manual y humano para el seguimiento de los gastos es propenso a errores, especialmente cuando las empresas crecen y los recibos comienzan a acumularse. La captura automática de la información de las transacciones y la sincronización con la contabilidad reducen al mínimo esos errores.
- Controles de cumplimiento más estrictos: Cumplir con las obligaciones fiscales es una prioridad para los contables. Cuando su software automatiza la introducción de datos, no tendrá que preocuparse por los errores tipográficos y las equivocaciones al conciliar, que podrían dar lugar a una declaración de impuestos incorrecta. También podrá mantener la coherencia en sus declaraciones fiscales durante todo el año, lo que significa que ya no tendrá que esperar hasta la temporada de impuestos para reunir todo.
- Protecciones de seguridad mejoradasLos datos financieros de su empresa deben estar totalmente protegidos en todo momento. La mayoría de los sistemas automatizados ofrecen controles de acceso seguros y métodos de cifrado que cumplen con las normativas de protección de datos, lo que garantiza la seguridad de su información más importante.
- Construido a escalaA diferencia del contable tradicional, que pasa más horas trabajando a medida que crece su empresa, el software de seguimiento de gastos gestiona 10 recibos con la misma facilidad que 1000. Las plataformas que admiten la introducción instantánea de datos y tarjetas virtuales ilimitadas permiten una rápida ampliación sin los ajustes que ello conlleva.
- Mayor eficiencia operativaPor último, y quizás lo más importante, la automatización ahorra mucho tiempo y esfuerzo. Esto le permite moverse con mayor agilidad, reasignar recursos e incluso relajarse un poco.
Es fácil ver cómo la adopción de un software de seguimiento de gastos puede dar una ventaja a los propietarios de pequeñas empresas. Pero ahora que sabes lo importante que es este software, es hora de elegir el que mejor se adapte a tu empresa.
¿Cuál es el mejor software para realizar un seguimiento de los gastos empresariales?
Las herramientas de seguimiento de gastos se pueden encontrar en diversos programas de contabilidad y plataformas financieras, pero no suelen ser válidas para todos los casos. A la hora de elegir una solución para realizar el seguimiento de los gastos de tu empresa, debes tener en cuenta el tamaño de tu empresa, el presupuesto y los casos de uso habituales.
Estas son algunas de nuestras opciones favoritas para el mejor software de seguimiento de gastos en 2026:
Barra
La plataforma bancaria empresarial Slash ofrece a las empresas una forma potente e integrada de clasificar y gestionar sus gastos. Nuestro software no solo admite la introducción automática de datos y la clasificación de gastos, sino que también le permite realizar un seguimiento en tiempo real de los pagos ACH, electrónicos y criptográficos.⁴ Por fin podrá emitir tarjetas, aprobar gastos y realizar un seguimiento de los mismos de forma automática en un panel de control integral.
Incluso cuando varias aplicaciones de contabilidad y gestión de gastos están perfectamente integradas, trabajar con un conjunto de ellas puede seguir siendo complicado. Gracias a su solución de gestión única y su panel de control intuitivo, Slash elimina la necesidad de utilizar varias herramientas diferentes.
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Freshbooks
Aunque se utiliza más a menudo como sistema de contabilidad, FreshBooks también ofrece funciones integradas de seguimiento de gastos que funcionan de forma natural para las pequeñas empresas y los emprendedores noveles. Se sincroniza con tu tarjeta de crédito y tus cuentas bancarias para realizar importaciones automáticas, y su combinación de herramientas de escaneo de recibos y gestión de facturas hace que el seguimiento de los gastos sea más cómodo.
Sin embargo, algunos pueden considerar Freshbooks como un «software para principiantes», ya que es más adecuado para equipos pequeños, en contraposición a organizaciones con múltiples departamentos que tienen que hacer malabarismos con informes de gastos intensivos mientras mantienen el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Expensify
Con herramientas como el escaneo de recibos y la gestión de reembolsos, Expensify es otra opción para el seguimiento de gastos. También se integra con plataformas de contabilidad como Xero y Netsuite, lo que significa que es una solución plug-and-play para algunas organizaciones que están comprometidas con su software actual.
Sin embargo, al igual que Freshbooks, las empresas más grandes no siempre son las más adecuadas para Expensify. Las organizaciones que utilizan tarjetas de crédito corporativas en particular pueden verse afectadas por el hecho de que la plataforma sigue requiriendo sistemas separados para la gestión de tarjetas y los pagos.
Intuit Quickbooks
Quickbooks es uno de los programas de contabilidad más utilizados del mercado, gracias a sus sólidas capacidades y su versatilidad. Una de sus características clave es su apertura a las integraciones: Quickbooks se integra con datos de docenas de servicios bancarios y se adapta a una gran variedad de herramientas financieras.
El éxito de Quickbooks puede variar según el caso, ya que las organizaciones pueden utilizarlo para diferentes fines y con muchas aplicaciones de terceros. Pueden surgir problemas cuando estas plataformas funcionan de forma aislada, lo que lleva a que los contables supervisen las tarjetas en un sistema, los análisis en otro y los pagos en un tercero. Afortunadamente, Quickbooks se integra con su sistema de seguimiento de gastos en Slash, por lo que puede sincronizar fácilmente los gastos y mantenerse al día con su contabilidad.
Descubre lo fácil que puede ser llevar un control de tus gastos con Slash.
Tanto las pequeñas empresas como las grandes pueden beneficiarse de las herramientas de seguimiento de gastos de Slash. Una de las ventajas de nuestra plataforma es su facilidad de uso; al fin y al cabo, serán tus empleados quienes más la utilicen, por lo que la accesibilidad es importante. Veamos el proceso paso a paso:
- Tu empleado realiza una compra con una tarjeta corporativa o a través de una cuenta Slash conectada, y nuestro software registra la transacción.
- Su software de contabilidad actual puede utilizar herramientas como escáneres de recibos para clasificar automáticamente los recibos en las categorías de gastos adecuadas a medida que se capturan.
- Con controles de gasto granulares, puede establecer barreras de protección y garantizar que los posibles problemas de cumplimiento se señalen de inmediato.
- También puede asignar tarjetas virtuales ilimitadas y vincularlas a diferentes categorías de gastos, lo que le permite realizar un seguimiento de cualquier número de tipos de transacciones en una sola pantalla.
La adopción de nuestro software de seguimiento de gastos reduce las fricciones, proporciona a los equipos información útil y ayuda a los empresarios a tomar decisiones financieras proactivas que pueden ahorrarles capital a largo plazo. Con transferencias nacionales ilimitadas y gratuitas, un seguimiento exhaustivo de los gastos, múltiples monedas estables y acceso a cuentas de tesorería de alto rendimiento que ganan hasta un 3,93 % anual, la plataforma Slash puede ser exactamente lo que está buscando para llevar su pequeña empresa al siguiente nivel.⁶
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Preguntas frecuentes
¿Qué gastos puedo reclamar sin recibos?
Al presentar la declaración de impuestos y solicitar deducciones fiscales por los gastos de su negocio, el IRS normalmente necesitará ver los recibos de los gastos. Sin embargo, no siempre es así, ya que ciertas transacciones no vienen acompañadas de recibos que puedan registrarse como las compras diarias. Las donaciones benéficas, los gastos de vehículos, los impuestos por trabajo por cuenta propia, las primas de seguro médico y las aportaciones a planes de jubilación son algunos de los gastos empresariales que no requieren recibos para incluirlos en sus deducciones fiscales.
¿Cuáles son los errores más comunes en la categorización de gastos para las LLC?
Hay algunos descuidos fáciles que los propietarios de pequeñas empresas pueden cometer al desarrollar sus categorías de gastos empresariales. Por ejemplo, los seguros son una categoría habitual, pero es importante asegurarse de que el seguro médico de los empleados no se registre en el mismo lugar que los seguros de la empresa, como los seguros de propiedad.
Otros posibles errores contables incluyen ignorar las pequeñas compras de material de oficina, combinar los pagos a los trabajadores contratados con los salarios de los empleados y olvidar hacer un seguimiento del coste total de la contratación.
