Contabilidad del comercio electrónico: una guía práctica para negocios online
La contabilidad es un proceso agotador, y si eres propietario de un negocio de comercio electrónico con una gestión de inventario compleja, una base de clientes global o planes de crecimiento ambiciosos, es posible que estés buscando soluciones contables que alivien tu estrés financiero.
La contabilidad del comercio electrónico es esencial, pero puede resultar complicado crear un sistema contable, contratar a un contable y garantizar que los libros estén correctos. En esta guía, destacaremos los pasos que puede seguir para que su contabilidad sea más fácil y eficiente. También haremos hincapié en cómo se puede facilitar todo el proceso con Slash, la herramienta de gestión financiera todo en uno que le permite a usted y a su equipo realizar operaciones bancarias¹, realizar un seguimiento de los gastos, gestionar libros contables precisos y manejar transacciones complejas, todo ello en un solo panel de control.
¿Qué es la contabilidad del comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico es una forma especializada de contabilidad adaptada a los equipos y empresas de comercio electrónico. El comercio electrónico, al igual que otras industrias, tiene necesidades, flujos financieros y complejidades específicas. En el comercio electrónico, esto significa que los equipos venden productos y servicios a través de Internet, a menudo de forma transfronteriza y con sistemas de inventario complicados, herramientas y plataformas de terceros, y una mayor complejidad en materia de ciberseguridad.
La contabilidad del comercio electrónico se diferencia de la contabilidad tradicional u otras formas por su enfoque particular en la gestión de ventas, gastos, inventario e impuestos para negocios en línea, digitales y, a menudo, transfronterizos. Slash está diseñado específicamente teniendo en cuenta los estándares, las normas y las necesidades de la industria del comercio electrónico. A continuación, se explica en qué se diferencia la contabilidad del comercio electrónico de Slash de la contabilidad tradicional:
En qué se diferencia la contabilidad del comercio electrónico de la contabilidad tradicional
Las diferencias clave entre la contabilidad empresarial tradicional y la del comercio electrónico pueden desglosarse en varios aspectos fundamentales:
- Gestión de inventario. La gestión de inventarios para la elaboración de informes correctos es necesaria en la contabilidad basada en inventarios, que es habitual entre las empresas de comercio electrónico como método para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con los inventarios.
- Plataformas de terceros. Shopify, Amazon, Plaid y otras plataformas de comercio electrónico pueden suponer una contabilidad complicada y entre distintos sitios web. La sincronización entre plataformas y el mantenimiento de una contabilidad precisa son esenciales para elaborar estados de flujo de caja y registros financieros fiables.
- Impuestos sobre las ventas y más. La presentación de declaraciones de impuestos para un negocio de comercio electrónico se complica debido a la naturaleza transfronteriza del comercio electrónico. Es necesario asegurarse de que su contable conozca las obligaciones fiscales relacionadas con el nexo fiscal, así como los requisitos de los canales de venta globales.
- Canales de ventas globales. Las capacidades transfronterizas globales de los mercados de comercio electrónico pueden complicar aún más la gestión fiscal y financiera. Los contables y contadores deben supervisar el complejo flujo de caja a través de numerosos canales de venta y rutas tributarias, incluidas las obligaciones internacionales en materia de IVA/GST.
- Crecimiento extenso. Las empresas de comercio electrónico pueden experimentar un gran crecimiento. Gestionar el salto de una pequeña empresa a una empresa global implica una mayor complejidad en el flujo de caja, la nómina y la gestión de la contabilidad, las finanzas y los estados financieros.
Métodos contables clave para empresas de comercio electrónico
El comercio electrónico es una forma amplia de negocio, que a menudo se caracteriza por su presencia en línea y su alcance global. Dentro del comercio electrónico, hay una gran variedad de empresas con estructuras y flujos financieros más específicos, que requieren diferentes enfoques para la contabilidad del comercio electrónico. Estos son los principales métodos contables para las empresas de comercio electrónico:
Contabilidad basada en el principio de caja
La contabilidad basada en el principio de caja para las transacciones de comercio electrónico puede ser un método contable relativamente más sencillo para las empresas, especialmente útil para aquellas que acaban de empezar con la contabilidad. Según el método de contabilidad basado en el principio de caja, los ingresos y los gastos solo se registran cuando el dinero entra o sale realmente de la cuenta de la empresa. Eso significa que las facturas pendientes o los pagos no abonados a los proveedores no se registran en los libros contables; en cambio, la contabilidad basada en el principio de caja ofrece una imagen en tiempo real de su situación de tesorería.
Para las pequeñas empresas de comercio electrónico que se encuentran en sus primeras etapas, la simplicidad de la contabilidad basada en el efectivo puede suponer una gran ventaja, ya que permite a los equipos pequeños con tiempo limitado gestionar la forma más sencilla de contabilidad disponible. Además, esto puede ser necesario para los equipos que se encuentran en las primeras etapas de crecimiento del comercio electrónico, en las que los ingresos son irregulares y a menudo se prevén en función de las campañas y los lanzamientos de productos.
Sin embargo, la contabilidad basada en el efectivo no es una solución contable válida para todos los negocios de comercio electrónico. Dado que no realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar ni de las cuentas por pagar, a menudo solo ofrece una visión parcial de sus finanzas. Es posible que hoy vea un saldo de caja saludable, pero pase por alto facturas impagadas o pagos pendientes de plataformas como Shopify o Amazon que aún no se han depositado en su cuenta. Este punto ciego es la razón por la que el IRS limita la contabilidad basada en el efectivo a las empresas más pequeñas y por la que los operadores de comercio electrónico en crecimiento a menudo la superan rápidamente.
Contabilidad de devengo
La contabilidad de devengo es un método alternativo a la contabilidad de caja para los negocios de comercio electrónico. La contabilidad de devengo se distingue por un reconocimiento de ingresos más complejo, que implica registrar las transacciones a medida que se producen, independientemente de si se ha realizado y recibido realmente un pago. Esto significa que la contabilidad de devengo implica el registro de deudas y pasivos pendientes; por lo tanto, los pagos pendientes de Shopify o los pasivos futuros se registran en tu contabilidad.
Desde la mayoría de las pequeñas empresas hasta las grandes empresas de comercio electrónico, la contabilidad de devengo es una práctica habitual que permite obtener una visión clara de los ingresos y gastos al registrar las transacciones cuando se obtienen o se incurren, y no solo cuando se recibe el efectivo. Sin embargo, la contabilidad de devengo puede resultar complicada para las empresas que se encuentran en sus primeras etapas.
Contabilidad basada en el inventario (o método del coste de los productos vendidos)
Muchas empresas de comercio electrónico dependen de complejos sistemas de inventario que requieren una contabilidad basada en el inventario. A diferencia de la contabilidad basada en el efectivo o en el devengo, este método contable se basa en el flujo de mercancías desde su creación, almacenamiento y compra por parte de los consumidores.
La contabilidad basada en el inventario es un método contable fundamental para el comercio electrónico, ya que registra no solo los ingresos de una venta, sino también el coste de los productos vendidos. Esto significa que, cuando vendes a través de una plataforma de terceros como Shopify o Amazon, tus libros reflejan los ingresos y gastos relacionados con el inventario de ese producto.
La contabilidad basada en el inventario ofrece varias ventajas para una contabilidad precisa y también proporciona una visión más completa en tiempo real de sus márgenes y rentabilidad. Sin embargo, este método puede ser bastante complejo y difícil de gestionar para las empresas en fase inicial con equipos de contabilidad reducidos.
Si su negocio de comercio electrónico está creciendo, es posible que sus necesidades contables aumenten más rápido de lo que usted puede seguir el ritmo. Es fundamental asegurarse de estar al día con sus libros contables, y encontrar una solución a través del apoyo contable puede ayudarle a gestionar su negocio y sus finanzas de forma precisa, eficiente y beneficiosa para su éxito continuo:
Cómo un contable especializado en comercio electrónico puede beneficiar a su negocio
Un contable especializado en comercio electrónico puede ofrecer innumerables servicios de apoyo para la contabilidad de su empresa, especialmente a medida que su equipo crece. Estas son algunas de las razones principales por las que debería considerar contratar a un contable especializado en comercio electrónico para su empresa:
Garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
Los impuestos pueden ser complicados, especialmente para las empresas de comercio electrónico. Ya sea que gestione ventas transfronterizas, inventarios extensos o áreas más nuevas como activos digitales y criptomonedas, las normas cambian constantemente. Intentar mantenerse al día con las regulaciones fiscales por su cuenta puede consumir tiempo y energía que podría dedicar mejor al crecimiento, y los errores pueden exponerlo a riesgos innecesarios. Por eso, contratar a un contable o a un contable público certificado con experiencia directa en comercio electrónico puede ser muy valioso. Se asegurarán de que su empresa cumpla con las últimas normativas, al tiempo que optimizan la parte fiscal de las operaciones para que usted pueda centrar su energía en hacer crecer su negocio.
Optimización del flujo de caja y seguimiento de gastos
Un contable tiene una visión general de todas tus finanzas. Esto le permite ver áreas de crecimiento potencial, como un gasto excesivo en un área, pasivos en otra o ineficiencias en el flujo de caja en general. Contratar a un contable para que realice un seguimiento de tus gastos y tu historial financiero te proporcionará una herramienta para crear flujos financieros mejores, más optimizados y eficientes.
Mejorar la precisión de los informes
Contratar a un contable con experiencia en contabilidad de comercio electrónico te ayudará a garantizar que estás informando correctamente sobre las finanzas de tu empresa. Con experiencia contable específica en el sector, los contables de comercio electrónico estarán familiarizados con las fuentes de ingresos, incluidas plataformas de terceros como Shopify y PayPal, la gestión de inventario, las transacciones en divisas, los reembolsos y la gestión de transacciones más complejas. Con estos conocimientos, un contable de comercio electrónico puede garantizar que estás informando con precisión sobre tus flujos financieros y que no incurres en sanciones.
Apoyo a las decisiones estratégicas
Más allá de las decisiones cotidianas, los contables pueden dar forma a las estrategias comerciales del comercio electrónico gracias a su amplio conocimiento de los datos financieros de su empresa. Mediante el análisis de los datos sobre ingresos y ganancias, como los flujos de caja, las estructuras de costes y las tendencias de los clientes, los contables pueden identificar las áreas en las que su empresa puede reforzar su rendimiento y mejorar su salud financiera. Encontrar un contable con experiencia en comercio electrónico puede ayudarle aún más a tomar decisiones estratégicas informadas y adaptadas al sector, como las obligaciones fiscales sobre las ventas, las comisiones por transacción o los informes de inventario.
Obligaciones fiscales del comercio electrónico
Las empresas de comercio electrónico a menudo deben lidiar con transacciones digitales transfronterizas, lo que exige que las empresas cumplan con múltiples leyes estatales y federales. Para mitigar los posibles efectos negativos de una declaración y presentación de impuestos inexactas, su empresa debería considerar la posibilidad de contratar a un contable con experiencia en comercio electrónico y un conocimiento profundo del proceso para optimizarlo y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Para las empresas de comercio electrónico que operan en varios estados, los impuestos sobre las ventas y el nexo fiscal están relacionados con las obligaciones fiscales designadas por los diferentes estados en los que se vende a los consumidores. Incluso si no se encuentra físicamente en el estado, las obligaciones fiscales sobre las ventas le siguen a través del nexo y requieren sistemas sólidos de información precisa.
Las empresas de comercio electrónico que operan en varios países no solo deben hacer frente a obligaciones fiscales relacionadas con el impuesto sobre las ventas, como el nexo fiscal, sino también al IVA/GST internacional. Esto se refiere a las obligaciones nacionales que exigen a las empresas registrarse, recaudar y declarar los impuestos sobre las ventas realizadas a los residentes de ese país. Es importante tener en cuenta los impuestos del estado, país o lugar donde se venden los productos. Es necesario cumplir con los requisitos de presentación y declaración para garantizar que su empresa no se enfrente a riesgos legales y financieros.
Elegir el software de contabilidad adecuado para el comercio electrónico
Con los gastos, el inventario y las obligaciones fiscales geográficas con las que hay que lidiar, la contabilidad del comercio electrónico puede resultar complicada, incluso si se ha contratado a un contable interno. Afortunadamente, existen numerosas herramientas de software de contabilidad que ofrecen soluciones de gestión financiera y contabilidad, como el seguimiento de gastos, la gestión del balance y la integración con herramientas de terceros como Shopify, Amazon y Plaid.
Cuando busque software para respaldar su negocio, tenga en cuenta las integraciones de plataformas de comercio electrónico disponibles, la automatización y la inteligencia artificial, la generación de informes y las funciones de seguimiento. Slash es un ejemplo de software financiero que le permite automatizar su contabilidad mediante integraciones con paquetes de terceros, pagos criptográficos,³ banca y cuentas bancarias, y herramientas de contabilidad para su negocio. A continuación, le ofrecemos un desglose del software de contabilidad que puede ayudar a su negocio de comercio electrónico:
QuickBooks
QuickBooks y QuickBooks Online son soluciones de software de contabilidad muy populares que ofrecen una visión completa de tus informes financieros, incluyendo balances, cuentas de resultados, estados de pérdidas y ganancias, seguimiento de gastos, herramientas para facturas y recibos, e incluso gestión de inventario. Slash se integra con QuickBooks, por lo que puedes acceder a todas sus útiles herramientas de software de contabilidad y, al mismo tiempo, acceder a la plataforma bancaria de Slash, que incluye soporte para cuentas corrientes y de ahorro, pagos globales en tiempo real y reembolsos por los gastos de tu tarjeta.²
Xero
Xero es otro popular software de contabilidad con numerosas integraciones con otras herramientas de software financiero. Slash se integra con Xero, lo que permite a los usuarios de Slash acceder a sus funciones e integraciones a través del panel de control de Slash, donde también pueden gestionar sus otras herramientas, incluyendo banca empresarial, tesorería, criptomonedas y pagos globales.
Libros de Zoho
Zoho Books es un software de contabilidad integrado con otros productos de Zoho, incluyendo herramientas de ventas, marketing y comercio. Zoho Books ofrece acceso a numerosas funciones; sin embargo, puede resultar más complicado trabajar con terceros, como Slash, en comparación con la competencia.
Optimiza las finanzas de tu comercio electrónico con Slash.
Tu negocio de comercio electrónico tiene necesidades financieras únicas. Desde pagos digitales que a menudo traspasan múltiples fronteras hasta la gestión exhaustiva del inventario, el seguimiento de gastos y las complejas obligaciones fiscales, la contabilidad del comercio electrónico es un proceso complejo que requiere equipos contables con conocimientos y experiencia, así como un apoyo integral.
Slash está especialmente diseñado para proporcionar apoyo a las empresas de comercio electrónico. Con herramientas verticales específicas adaptadas a las necesidades reales de gestión financiera de su empresa y a la presentación precisa de declaraciones fiscales, Slash está impulsando a algunas de las empresas más importantes del comercio electrónico en la actualidad.
Solicite hoy mismo una cuenta Slash y obtenga acceso a la integración contable con QuickBooks, QuickBooks Online y Xero, además de un panel de control todo en uno para banca empresarial, seguimiento de gastos, gestión financiera, pagos con monedas estables y mucho más. Slash también se integra con Plaid, lo que le permite sincronizar sus cuentas de Shopify, Amazon, PayPal u otras cuentas bancarias con las funciones de Slash. Obtenga más información sobre cómo su negocio de comercio electrónico puede mejorar su contabilidad y finanzas con Slash en slash.com/industrias/comercio-electronico.
Preguntas frecuentes
¿Cómo configurar la contabilidad del comercio electrónico?
Configure la contabilidad del comercio electrónico realizando un seguimiento de su flujo de caja mediante estados de flujo de caja, llevando a cabo la gestión del inventario y manteniendo balances y libros contables precisos. Herramientas de software como QuickBooks Online y Xero pueden ayudarle con la contabilidad del comercio electrónico. Slash se integra con ambas herramientas, proporcionando acceso de sincronización directa entre la contabilidad, las cuentas bancarias empresariales y otros estados financieros y datos de transacciones.
¿Por qué financiar con Slash?
Slash es una empresa de tecnología financiera que te da acceso a todas tus finanzas, contabilidad, soporte bancario, criptomonedas y más en un solo panel. Puedes ver tus estados financieros, extractos bancarios, hacer un seguimiento de los pagos en línea y los gastos de tu negocio. Con integraciones con QuickBooks y Xero, puedes sincronizar fácilmente con herramientas de contabilidad que ya conoces.
¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad del comercio electrónico y la contabilidad financiera?
La contabilidad y la teneduría de libros pueden ser similares; sin embargo, la contabilidad suele ser más compleja, ya que implica la declaración adecuada de impuestos sobre las ventas y la presentación de declaraciones de impuestos, así como la gestión del flujo de caja.
¹ Slash Financial, Inc. es una empresa de tecnología financiera y no es un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Column N.A., miembro de la FDIC.
² La tarjeta Slash Platinum es una tarjeta de crédito Visa® emitida por Column N.A., conforme a una licencia de Visa U.S.A. La aprobación está sujeta a elegibilidad. El pago del saldo de la cuenta debe realizarse en su totalidad diariamente. Pueden aplicarse cuotas mensuales de membresía. Las compras con tarjeta pueden ser elegibles para reembolsos en efectivo. Para obtener más información, visite https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.
³ Los servicios de conversión, transferencia y custodia de criptomonedas son prestados por Bridge, no por Column, N.A. o Slash. Las criptomonedas no están custodiadas por ningún banco, no están aseguradas por la FDIC, pueden fluctuar en su valor y están sujetas a pérdidas. Se aplican términos y condiciones; consulte https://www.slash.com/legal/global-usd-terms.
