Guía completa para seleccionar el mejor software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Mantener un control exhaustivo tanto de las cuentas por pagar (AP) como de las cuentas por cobrar (AR) es fundamental para la salud financiera y la contabilidad de una empresa. Sin embargo, las empresas de todos los tamaños se enfrentan a procesos manuales obsoletos, retrasos en los pagos entrantes y salientes, y datos fragmentados e incorrectos. Es increíblemente difícil mantenerse al día con las operaciones en expansión y la multitud de cuentas bancarias y proveedores cuando el equipo financiero sigue realizando el seguimiento de las transacciones a mano.
Las organizaciones modernas han eliminado la mayoría de estos obstáculos mediante la adopción de software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Elegir la plataforma adecuada agiliza los flujos de trabajo, mejora la visibilidad del flujo de caja, reduce los errores y libera a los equipos financieros para que se centren en cuestiones que antes no podían abordar por estar demasiado ocupados.
Esta guía desglosa todo lo que necesita saber sobre el software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar: características esenciales, ventajas principales, criterios de evaluación y comparativas entre plataformas. También analizaremos las formas en que Slash proporciona una infraestructura bancaria integrada junto con funciones de automatización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, lo que ayuda a los equipos financieros a ejecutar los pagos de forma más eficiente y obtener una mejor visibilidad del gasto.1
Tanto si desea sustituir procesos manuales obsoletos como actualizar sistemas heredados, esta guía le ayudará a tomar decisiones informadas adaptadas a las necesidades de su negocio y a su trayectoria de crecimiento.
¿Qué es el software de cuentas por pagar y por cobrar?
Antes de profundizar en la selección de software, es importante comprender las diferencias fundamentales entre AP y AR:
Las cuentas por pagar (AP) representan el dinero que su empresa debe a proveedores, distribuidores y prestadores de servicios. Esto incluye todo, desde compras de inventario y pagos a contratistas hasta facturas de servicios públicos y suscripciones de software. Los pasos del proceso de AP implican recibir las facturas de los proveedores, verificar su exactitud, obtener las aprobaciones, programar los pagos y conciliar dichos pagos con sus registros contables.
Las cuentas por cobrar (AR), también denominadas cuentas a cobrar, representan el dinero que los clientes deben a su empresa. Esto incluye las facturas de los clientes, el seguimiento de los pagos, los cobros y la conciliación de los pagos recibidos. El proceso de AR incluye la generación y el envío de facturas, el seguimiento del estado de los pagos, el seguimiento de las cuentas vencidas y el registro de los pagos cuando se reciben.
El software de AR y AP automatiza estos flujos de trabajo financieros críticos, sustituyendo los procesos manuales y en papel por sistemas digitales que reducen los errores y proporcionan visibilidad en tiempo real del flujo de caja.
Mientras que las grandes empresas suelen tener departamentos dedicados a las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, los propietarios de pequeñas empresas suelen gestionar estos procesos ellos mismos o con personal limitado. Esto puede dar lugar a errores en la introducción de datos, extravío de recibos y facturas, e informes financieros poco precisos.
Para las pequeñas empresas, el software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar ofrece ventajas especialmente significativas. La automatización elimina horas de trabajo manual cada semana, lo que permite a los propietarios centrarse en el crecimiento en lugar de en las tareas administrativas. Estas herramientas también pueden adaptarse al crecimiento de su negocio, ya que el software está diseñado para recibir y gestionar grandes cantidades de papeleo sin sufrir calambres en las muñecas por escribir todo el día.
Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar: cómo funciona el software de AP y AR
Aunque las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar representan lados opuestos del flujo de caja, las plataformas de software modernas suelen integrar ambas funciones en sistemas unificados. Comprender cómo funciona cada flujo de trabajo le ayuda a evaluar qué características son más importantes para sus necesidades específicas.
Flujos de trabajo de cuentas por pagar
El software AP transforma la forma en que las empresas gestionan los pagos salientes, automatizando el proceso desde la recepción de la factura hasta la ejecución del pago:
- Captura de facturasLos sistemas AP modernos recopilan automáticamente las facturas de los proveedores de múltiples fuentes, incluyendo archivos adjuntos de correo electrónico, portales de proveedores y cargas directas.
- Enrutamiento automatizado de aprobaciones: Una vez capturadas, las facturas pasan por flujos de trabajo de aprobación basados en directrices sobre el importe del cargo y la categoría de gasto.
- Pagos programados a proveedores: Tras la aprobación, el sistema programa los pagos en sus fechas de vencimiento. Con Slash, las empresas pueden pagar a sus proveedores a través de múltiples métodos: transferencias ACH, pagos electrónicos, tarjetas corporativas y criptomonedas.4
- Conciliación con los libros: Muchos ejemplos de software de AP y AR pueden integrarse con su sistema de contabilidad, contabilizando las facturas aprobadas en el libro mayor, actualizando los saldos de los proveedores y cotejando los pagos ejecutados con las facturas pendientes. Por ejemplo, Slash se integra con aplicaciones populares como Quickbooks, Xero y otras.
Flujos de trabajo de cuentas por cobrar
El software de RA agiliza el proceso de cobro a los clientes, automatizando todo, desde la generación de facturas hasta los cobros:
- Facturación y entrega digitalesLos sistemas de cuentas por cobrar pueden generar facturas basadas en el trabajo completado, los calendarios de facturación periódicos o los hitos alcanzados, y luego enviarlas directamente a los clientes.
- Recordatorios de pago automáticosEn lugar de realizar un seguimiento manual de las fechas de vencimiento (y olvidarlas manualmente), el software de AR envía automáticamente recordatorios de pago basados en los calendarios acordados.
- Seguimiento y presentación de informes sobre los pagos de los clientes: Su sistema puede realizar un seguimiento del estado de pago de cada factura, lo que proporciona visibilidad en tiempo real de los saldos pendientes y genera informes que muestran qué clientes tienen saldos vencidos. La conciliación de pagos de esta manera también se conoce como aplicación de efectivo.
- Flujos de trabajo de cobros: En el caso de las cuentas vencidas, el software de cuentas por cobrar puede automatizar los procesos de cobro escalonado, tanto para los pagos que se retrasan un poco como para aquellos que parecen haberse olvidado.
Con el software adecuado, los flujos de trabajo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar pueden sincronizarse con diversos sistemas contables, lo que garantiza que todos los datos financieros se incorporen automáticamente a su libro mayor. Integraciones como esta ayudan a garantizar una contabilidad limpia y unas previsiones financieras precisas.
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Cómo el software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar transforma los negocios: casos de uso reales
Como suele decirse, ver para creer. A continuación se presentan un par de situaciones hipotéticas del mundo real que demuestran cómo puede ayudar el software de cuentas por pagar y por cobrar:
Las pequeñas empresas reducen el tiempo del ciclo de facturación
Una agencia de marketing boutique dedicaba más de 15 horas a la semana al procesamiento de pagos, ya que introducía manualmente las facturas de los proveedores y solicitaba las aprobaciones por correo electrónico.
Tras implementar la automatización de cuentas por pagar, el tiempo de procesamiento de facturas se redujo a menos de dos horas semanales. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) capturaba automáticamente los datos de las facturas, los flujos de trabajo de aprobación enviaban las facturas a las personas adecuadas al instante y los pagos ACH se ejecutaban automáticamente en las fechas de vencimiento. El propietario pudo recuperar 13 horas semanales para centrarse en el trabajo con los clientes y el desarrollo del negocio.
Los equipos financieros capturan los pagos más rápidamente.
Una empresa de comercio electrónico tenía problemas con la lentitud en el cobro de las cuentas por cobrar; las facturas enviadas por correo electrónico eran inconsistentes o se ignoraban, y el seguimiento de los pagos adeudados requería horas de trabajo con hojas de cálculo cada semana.
Tras implementar la automatización de las cuentas por cobrar, el promedio de días de cobro (DSO) se redujo de 42 a 28 días. La facturación automatizada con enlaces de pago facilitó a los clientes el pago inmediato, los recordatorios programados mejoraron las tasas de cobro y los paneles de control de cuentas por cobrar en tiempo real ayudaron al equipo financiero a priorizar los esfuerzos de cobro. Esta mejora en el flujo de caja permitió una reposición más rápida del inventario y el lanzamiento de nuevos productos.
Características principales del software de cuentas por pagar y por cobrar
Captura de facturas y reconocimiento óptico de caracteres (OCR): la tecnología OCR es un software que escanea y extrae datos de facturas de proveedores en formato PDF, imagen, correo electrónico o papel.
Flujos de trabajo de aprobación
El software AP puede dirigir las facturas a través de las cadenas de aprobación adecuadas basándose en las reglas de negocio que usted defina.
Controles de gastos
Algunas tarjetas corporativas, como la tarjeta Slash Visa® Platinum Card, incluyen controles de gasto detallados que proporcionan barreras de seguridad para compras específicas y señalan las transacciones sospechosas para su revisión.
Facturación digital y portales de clientes
Las plataformas de RA incluyen la generación de facturas profesionales con plantillas personalizables, así como el envío automático por correo electrónico. Algunas también ofrecen portales de clientes con la marca que agilizan la comunicación con los clientes y hacen que las transferencias de fondos sean más seguras.
Pagos programados y automatizados a proveedores
Una vez aprobadas las facturas, el sistema programa automáticamente los pagos en las fechas de vencimiento.
Paneles de control e informes en tiempo real
Los paneles financieros pueden proporcionar visibilidad instantánea de métricas clave, incluyendo cuentas por pagar pendientes, previsiones e informes de flujo de caja y tiempos medios de ciclo de pago. El panel todo en uno de Slash también es compatible con organizaciones multientidad, ya que les permite supervisar cada una de sus cuentas en una única ubicación.
Conciliación de pagos y sincronización contable
La integración perfecta con los sistemas de contabilidad garantiza que todas las transacciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se contabilicen automáticamente en el libro mayor, se actualicen los saldos de proveedores y clientes, y se concilien los pagos con las facturas. Esto elimina la necesidad de realizar asientos contables manuales, reduce el tiempo de conciliación de días a minutos y garantiza que sus registros financieros estén siempre actualizados y sean precisos.
Integración con sistemas ERP y de contabilidad
Las integraciones preconfiguradas con plataformas populares como QuickBooks, Xero, NetSuite y Sage Intacct permiten una implementación rápida sin tener que manejar varias herramientas. Cuando su software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se conecta con sus aplicaciones de contabilidad, las transacciones se pueden contabilizar automáticamente en el libro mayor, actualizar los saldos de proveedores y clientes, y conciliar los pagos con las facturas.
Informes y análisis para obtener información sobre el flujo de caja
Los análisis avanzados transforman los datos transaccionales en información estratégica. Realice un seguimiento de métricas como los días de pago pendientes (DPO), los días de ventas pendientes (DSO), el comportamiento de pago de los clientes y las tendencias del capital circulante. Los sistemas de gestión financiera como Slash ofrecen paneles de control completos en los que se pueden ver las obligaciones financieras actuales y futuras, los plazos de pago y los análisis. Esta visibilidad le ofrece una imagen más clara de dónde se encuentra su efectivo ahora y dónde estará en el futuro.
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¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Reduzca la introducción manual de datos y los errores
La introducción manual de datos lleva mucho tiempo, es propensa a errores y resulta muy molesta. La automatización de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar elimina los errores tipográficos y la pérdida de tiempo al capturar y validar automáticamente los datos de las facturas, lo que elimina casi todos los errores y libera al personal de las tareas repetitivas de introducción de datos.
Acelere los ciclos de facturación a pago
Los procesos de aprobación manuales ralentizan los ciclos de pago, especialmente cuando hay demasiados «cocineros» metafóricos en la cocina. La automatización agiliza estos flujos de trabajo con enrutamiento instantáneo, recordatorios automáticos y ejecución programada de pagos.
Mejora la visibilidad y la previsión del flujo de caja
Cuando los datos financieros están dispersos en cadenas de correos electrónicos, archivos en papel y múltiples sistemas, resulta casi imposible gestionar las cuentas y obtener una visión precisa de la situación financiera de su empresa. La automatización de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar consolida todos los datos financieros en paneles unificados que proporcionan visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes, las obligaciones de pago próximas y los cobros previstos. Esto también facilita y consolida la elaboración de informes para los equipos financieros.
Fortalecer el cumplimiento normativo y los registros de auditoría
Con correos electrónicos desestructurados y registros en papel desorganizados, los procesos manuales crean riesgos de incumplimiento normativo y dificultan las auditorías. El software de procesamiento de pagos crea registros de auditoría completos que registran cada acción y relacionan los pagos con marcas de tiempo y la atribución de usuarios.
Mejorar las relaciones con proveedores y clientes
En el caso de las cuentas por pagar, los retrasos en los pagos a los proveedores dañan las relaciones con ellos y pueden provocar interrupciones en la cadena de suministro o condiciones de pago menos favorables. En cuanto a las cuentas por cobrar, los procesos inconsistentes de facturación y cobro frustran a los clientes y pueden suponer un coste económico. La automatización de las cuentas por pagar y por cobrar garantiza pagos fiables y puntuales a los proveedores, así como una facturación profesional y coherente a los clientes.
He aquí otro ejemplo real: pensemos en un distribuidor mayorista regional con 25 empleados que dedicaba la mayor parte de la semana a tareas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, procesando manualmente más de 100 facturas de proveedores al mes, generando y enviando más de 200 facturas a clientes y persiguiendo los pagos atrasados.
Tras implementar la automatización integrada de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, el tiempo de procesamiento de facturas se redujo a menos de 5 horas por semana. La directora financiera, que antes dedicaba la mayor parte de su tiempo a tareas administrativas, ahora se centra en iniciativas estratégicas como negociar mejores condiciones con los proveedores, implementar programas de descuento por pronto pago y analizar la rentabilidad por línea de productos. La satisfacción de los clientes también mejoró gracias a una facturación más coherente y una mejor comunicación sobre el estado de los pagos.
Las mejores plataformas recomendadas para cuentas por pagar y por cobrar
El mercado del software AP/AR incluye desde plataformas empresariales integrales hasta soluciones puntuales especializadas. A continuación se ofrece una descripción general de las principales opciones de software de automatización para diferentes tamaños y necesidades empresariales:
Oracle NetSuite
Netsuite es una sólida plataforma de gestión empresarial que ofrece automatización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, amplias integraciones ERP y capacidades de personalización avanzadas. Sin embargo, su tamaño y escala también pueden ser una debilidad; a veces se considera demasiado compleja y difícil de adoptar rápidamente para el usuario medio. Es más adecuada para empresas medianas y grandes que buscan un ERP completo.
Quadient
El punto fuerte de Quadient es el procesamiento de facturas, ya que incluye herramientas específicas para el seguimiento de facturas y una potente tecnología OCR. También incluye portales de pago que simplifican la visualización de facturas y el seguimiento de pagos. Sin embargo, Quadient no es la opción más personalizable y no ofrece la amplia gama de funciones que ofrecen otras soluciones del sector.
Tipalti
Tipalti funciona como un ERP que se centra principalmente en el procesamiento de facturas y los flujos de trabajo de aprobación. Al igual que Quadient, ofrece portales de pago para clientes que permiten a los proveedores enviar la información de las facturas directamente y canalizarlas a través de flujos de trabajo. También se considera una excelente opción para transacciones globales, aunque las herramientas de pago internacional solo están disponibles en su nivel Advanced.
Intuit Quickbooks
Quickbooks es un popular software de contabilidad con tecnología OCR y sólidas herramientas de gestión de facturas para pequeñas empresas y grandes compañías. Se integra completamente con Slash, por lo que puede exportar datos de transacciones sin problemas entre ambos. Entre sus integraciones y su gran capacidad de configuración, es una de las opciones más flexibles disponibles para cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Xero
Xero es un software de contabilidad basado en la nube que también se integra con Slash. Sus soluciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar incluyen útiles recordatorios de pago que se pueden enviar por correo electrónico y SMS, y viene con integraciones de pago en línea con Paypal, Stripe y los principales procesadores de tarjetas de crédito. Xero también ofrece la divertida posibilidad de aplicar marcas y combinaciones de colores personalizadas a tus plantillas de facturas.
Cómo Slash complementa los flujos de trabajo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Mientras que las plataformas anteriores se centran específicamente en la automatización de AP y AR, Slash opera como una plataforma bancaria empresarial complementaria que refuerza esos flujos de trabajo mediante la gestión integrada de cuentas bancarias y gastos.
Slash ofrece visibilidad de las transacciones en tiempo real, tarjetas corporativas con controles de gasto detallados e integraciones contables fluidas con aplicaciones como QuickBooks y Xero. Esta combinación ayuda a los equipos financieros a gestionar la ejecución de los pagos de las cuentas por pagar de forma más eficiente, al tiempo que supervisan toda la actividad financiera en un panel de control todo en uno.
Elegir el software adecuado para cuentas por pagar y cuentas por cobrar: criterios clave
Con docenas de plataformas compitiendo por su atención, ¿cómo seleccionar la solución adecuada para sus necesidades específicas? Céntrese en estos criterios prácticos para guiar su evaluación:
Facilidad de uso e implementación
El software solo tiene valor si tu equipo realmente lo utiliza. ¿La interfaz de usuario es intuitiva o requiere una formación exhaustiva? Busca plataformas con procesos de configuración guiados, un servicio de atención al cliente receptivo y buenas opiniones de los usuarios.
Integración con herramientas de contabilidad
La integración perfecta con su sistema de contabilidad actual puede ser de gran ayuda. Si utiliza QuickBooks, Xero, NetSuite u otra plataforma, compruebe que el software de cuentas por pagar/cuentas por cobrar ofrezca una integración sólida y bien mantenida.
Escalabilidad y automatización en profundidad
Evalúa si la plataforma puede ampliarse para gestionar un volumen creciente de facturas, admitir múltiples entidades o ubicaciones y adaptarse a flujos de trabajo más complejos. Busca plataformas que puedan crecer contigo, en lugar de aquellas que te quedarán pequeñas.
Compatibilidad con múltiples métodos de pago
Los diferentes proveedores y clientes prefieren diferentes métodos de pago. Asegúrese de que la plataforma admita los métodos de pago relevantes para su negocio: transferencias ACH, pagos electrónicos, tarjetas de crédito, tarjetas virtuales e incluso criptomonedas. La plataforma bancaria Slash ofrece cada uno de estos métodos con comisiones bajas y total visibilidad.
Informes y paneles de control en tiempo real
Las mejores plataformas de AP y AR ofrecen visibilidad instantánea de métricas clave, facturas activas, paneles personalizables y potentes herramientas de generación de informes. Los análisis solo pueden influir en la previsión presupuestaria si son fácilmente accesibles y están actualizados.
Modelo de costes y precios
El software AP/AR no tiene un precio único, sino que su precio varía mucho en función de las características, el volumen de facturación y el número de usuarios. Averigüe si el precio es mensual o por usuario, si hay gastos de instalación y contratos a largo plazo, y si hay niveles con diferentes características.
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Preguntas que debe plantearse antes de comprar
Antes de tomar una decisión definitiva, analice estas preguntas fundamentales:
- ¿Qué puntos débiles concretos estamos tratando de resolver? Ten claro si te vas a centrar principalmente en las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar o ambas. Este enfoque te ayudará a evitar pagar por funciones que no necesitas.
- ¿Cuántas facturas procesamos al mes y cómo se prevé que crezca esta cifra? El volumen influye significativamente en los precios y en la selección de la plataforma. Elija una solución que gestione cómodamente su volumen actual y le permita crecer.
- ¿Qué nivel de complejidad de aprobación necesitamos? Las aprobaciones simples de un solo nivel requieren capacidades diferentes a las de los flujos de trabajo complejos que pasan por varios niveles administrativos.
- ¿Necesitamos capacidades multientidad o internacionales ahora o en un futuro próximo? Estas características añaden complejidad y costes, por lo que solo debe optar por ellas si su empresa realmente las necesita.
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Las plataformas modernas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar automatizan los flujos de trabajo manuales, eliminan errores, aceleran los ciclos de pago y proporcionan visibilidad en tiempo real, lo que permite una gestión financiera estratégica. Slash ofrece a las empresas un enfoque complementario para la gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, proporcionando una infraestructura bancaria integrada junto con estas funciones. En lugar de competir directamente con las plataformas dedicadas a cuentas por pagar y cuentas por cobrar, Slash trabaja junto a ellas y ayuda a los equipos financieros a ejecutar los pagos de forma más eficiente y a obtener una mejor visibilidad del gasto.
Nuestra plataforma ofrece integraciones contables con QuickBooks y Xero, lo que permite una conciliación más fluida y unos informes más precisos. Las funciones de seguimiento de facturas ayudan a los equipos a supervisar el estado de los pagos, mientras que la compatibilidad con múltiples métodos de pago ofrece flexibilidad a la hora de pagar a los proveedores. Nuestro panel de control consolida la actividad financiera en un solo lugar, lo que ayuda a los equipos a identificar cuellos de botella, gestionar cuentas e implementar la automatización donde sea conveniente para sus flujos de trabajo particulares. Los equipos financieros pueden enviar y cobrar pagos, supervisar las tendencias de gasto y acceder a los datos necesarios para tomar decisiones financieras informadas.
La categorización automática de gastos, la sincronización de transacciones en tiempo real y la programación de pagos de Slash son compatibles con los procesos de cuentas por pagar y por cobrar. Tanto si trabajas con docenas como con miles de facturas al mes, te ofrecemos las herramientas necesarias para gestionar tus operaciones financieras de forma más eficiente y ahorrar tiempo al hacerlo.
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Preguntas frecuentes
¿El software de cuentas por cobrar se puede integrar con los sistemas contables existentes?
Sí, la mayoría de las soluciones modernas de automatización de cuentas por cobrar ofrecen integraciones con plataformas de contabilidad populares como QuickBooks, Xero, NetSuite y Sage Intacct. Estas integraciones suelen sincronizar automáticamente entre sistemas la información sobre cuentas por cobrar, como datos de facturas, información de pagos y registros de clientes, aunque varía según el caso.
¿Qué es la aplicación de efectivo?
La aplicación de efectivo es el proceso de cuentas por cobrar que consiste en cotejar los pagos de los clientes con las facturas pendientes correspondientes en los sistemas ERP. Sin un proceso de aplicación de efectivo fluido, el cobro de pagos puede desorganizarse y es posible que las facturas olvidadas no se encuentren hasta una conciliación posterior.
¿Qué es el período medio de cobro (DSO)?
El período medio de cobro (DSO) es una fórmula que mide el tiempo medio que tarda una empresa en cobrar un pago tras una venta a crédito. Para las empresas que operan más con cuentas por cobrar, el DSO ilustra cuánto tiempo permanecen flotando en el aire los beneficios potenciales. Es cierto que sus clientes suelen depender del crédito para realizar transacciones, pero es aconsejable estar atento y asegurarse de que el DSO se mantenga bajo.
