Cómo optimizar su proceso de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar (AP) son una pieza importante del conjunto de herramientas financieras de una empresa. Recibir las facturas de los proveedores y realizar pagos puntuales estimula el crecimiento, mejora las relaciones y mantiene el buen funcionamiento de los flujos de trabajo. Sin embargo, cuando los procesos de cuentas por pagar son ineficientes, se obtiene exactamente lo contrario.
Dada la complejidad de la gestión de cuentas por pagar, realizar un seguimiento de las órdenes de compra y las facturas puede resultar abrumador. Cuando los contables lo hacen manualmente, los procesos de cuentas por pagar pueden verse afectados por errores en la introducción de datos, facturas perdidas o simplemente lentitud. Optimizar todo el proceso de cuentas por pagar con la automatización de cuentas por pagar puede ayudar a las empresas a superar estos puntos débiles.
En esta guía, analizaremos el proceso de cuentas por pagar, sus pasos de principio a fin y cómo la automatización puede ahorrar tiempo y energía a los equipos. También destacaremos cómo las plataformas bancarias modernas, como Slash, pueden automatizar su proceso de cuentas por pagar con herramientas que automatizan los pagos, proporcionan visibilidad en tiempo real de todas las transacciones y ofrecen transferencias globales de bajo coste con criptomonedas.¹, ⁴
Comprender el proceso de cuentas por pagar
En pocas palabras, las «cuentas por pagar» son la obligación de una empresa de pagar los bienes y servicios recibidos a crédito. Si las finanzas de una organización están en constante cambio, es posible que las transacciones comerciales con los proveedores se realicen a crédito en lugar de pagarlas al contado. Sin embargo, a diferencia de la factura de la tarjeta de crédito que usted o yo recibimos mensualmente, una empresa puede pagar facturas de innumerables cuentas, momentos y departamentos diferentes. Por eso es necesario que el proceso de cuentas por pagar sea ágil y preciso.
El procesamiento de facturas, la aprobación de pagos y la elaboración de informes precisos son solo algunas de las responsabilidades que los profesionales financieros deben compaginar al gestionar las cuentas por pagar. Garantizar que se pague a los proveedores a tiempo puede ser su mayor reto, especialmente cuando los procesos de cuentas por pagar se ven ralentizados por procesos de aprobación lentos.
El proceso de cuentas por pagar: 6 pasos clave
Veamos un desglose típico paso a paso del proceso de cuentas por pagar:
Creación de órdenes de compra (PO)
Una orden de compra es un documento emitido por un comprador a un vendedor en el que se describen las condiciones de pago y los bienes o servicios esperados antes de la entrega. Por lo tanto, el primer paso es elaborar una para su pedido.
Recepción de facturas y captura de datos
Reúna las facturas de los proveedores, ya sea escaneando una copia física, descargando un PDF de un correo electrónico o cargando un archivo de factura en su sistema de contabilidad o cuentas por pagar con tecnología OCR para capturar automáticamente los detalles.
Verificación y aprobación de facturas
Manténgase al día con la contabilidad verificando la exactitud de las partidas, asegurando el cumplimiento, enviándolas a las personas adecuadas para su aprobación e introduciendo todo en el libro mayor.
Programación de pagos
Planifica las fechas de pago según los términos acordados con tu proveedor y el flujo de caja de tu empresa. La plataforma bancaria empresarial de Slash te permite programar los pagos en los momentos adecuados y automatizar su ejecución, lo que significa que nunca tendrás que preocuparte por incumplir los plazos de vencimiento.
Ejecución del pago
Pague las facturas de bienes o servicios mediante ACH, transferencia bancaria o tarjeta corporativa. Algunas tarjetas corporativas, como la tarjeta Slash Visa® Platinum, incluyen controles de gasto detallados e información en tiempo real que facilitan el seguimiento y el registro de las transacciones.¹
Mantenimiento de registros y presentación de informes
Vuelve al libro mayor para documentar los pagos con fines contables, de auditoría y para mantener buenas relaciones con los proveedores.
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Retos comunes en el proceso de cuentas por pagar
La gestión manual del proceso de cuentas por pagar puede dar lugar a diversos obstáculos y retrasos, tales como:
Descuidos y errores
Cuando los contables introducen manualmente los datos de docenas de recibos dispersos en bandejas de entrada de correo electrónico, archivadores y plataformas contables, los errores humanos pueden aumentar considerablemente. Con el tiempo, pueden acumularse números transcritos incorrectamente, entradas duplicadas y transacciones que no coinciden. Esto puede dar lugar a informes de gastos inexactos, deducciones fiscales perdidas e incluso auditorías.
Dificultad para realizar el seguimiento de los pagos
Para los equipos financieros que trabajan con una combinación de recibos digitales y físicos, obtener visibilidad en tiempo real del gasto puede ser casi imposible. Analizar el flujo de caja de su empresa y planificar los presupuestos puede requerir la conciliación manual de recibos en papel, archivos PDF digitales, confirmaciones por correo electrónico y extractos bancarios. Se trata de un proceso lento: para cuando se tiene todo reunido, es posible que ya esté desactualizado o incompleto.
Categorización de gastos inconsistente o poco clara
Una categorización deficiente de los gastos empresariales puede dificultar aún más el seguimiento de los pagos y la elaboración de informes financieros. Cuando los gastos no se clasifican adecuadamente, por ejemplo, distinguiendo entre material de oficina, suscripciones de software y gastos de viaje, es posible que usted y su equipo tengan dificultades para analizar los patrones de gasto o preparar informes precisos. Clasificar las compras con un software moderno como Slash puede ahorrar tiempo y mejorar la precisión de los informes.
Procesamiento y aprobación lentos de las facturas
Algunas empresas exigen aprobaciones secuenciales por parte de gerentes, jefes de departamento y ejecutivos antes de procesar los pagos. Estos retrasos pueden prolongarse considerablemente cuando las solicitudes de aprobación dependen de documentos físicos que deben enviarse entre diferentes oficinas o ubicaciones. Es mejor organizar las facturas en una plataforma digital centralizada en la que varios aprobadores puedan revisarlas y firmarlas simultáneamente.
Las ventajas de automatizar las cuentas por pagar
En aras de la rapidez, la precisión y la escalabilidad, los equipos financieros deberían considerar el uso de software especializado diseñado para automatizar su proceso de cuentas por pagar. Estas son algunas de las ventajas que ofrece la automatización de las cuentas por pagar frente a los métodos manuales:
Eficiencia y ahorro de tiempo
En pocas palabras, la automatización de AP ahorra tiempo a su equipo. Cuando su departamento financiero puede adelantarse a su flujo de trabajo diario, queda libre para gestionar presupuestos y prever gastos que, de otro modo, le habrían resultado demasiado abrumadores como para poder controlarlos.
Facilidad para informar
Un aspecto importante de la contabilidad es mantener tus informes de gastos conformes con la normativa fiscal en tu libro mayor y aprovechar las deducciones siempre que sea posible. Gracias a las sólidas herramientas de generación de informes y a la posibilidad de clasificar tus gastos, la automatización de las cuentas por pagar puede facilitar mucho esta tarea. Plataformas como Slash añaden la posibilidad de registrar transacciones salientes a través de ACH, transferencias bancarias e incluso a través de criptomonedas.
Escalabilidad para organizaciones con múltiples entidades
Una empresa en rápido crecimiento a menudo supera a su propia plantilla, lo que da lugar a que un puñado de contables se encarguen de montones de recibos y de una gran variedad de cuentas bancarias empresariales. La automatización de las cuentas por pagar gestiona todo ese papeleo y clasifica los pagos sin ningún esfuerzo. Para aquellas organizaciones con múltiples entidades, Slash permite a los usuarios configurar vistas de panel separadas para sus filiales, lo que permite que el software de cuentas por pagar funcione de forma limpia en cada entidad.
Precisión y coherencia
Cuando su software de automatización de cuentas por pagar se integra con su sistema de contabilidad actual, extrae los datos directamente de la fuente, lo que le permite omitir la introducción manual de datos y evitar costosos errores. Las plataformas de cuentas por pagar también pueden clasificar automáticamente los gastos empresariales, lo que ahorra tiempo y elimina el factor humano. Slash se integra con sistemas de contabilidad como Quickbooks y Xero, lo que permite a los usuarios sincronizar sus transacciones de cuentas por pagar, cuentas bancarias y otros datos financieros en ambas direcciones.
Cómo implementar la automatización de cuentas por pagar en su empresa
Estos son los pasos que debe seguir para introducir la automatización completa del ciclo de cuentas por pagar en su departamento financiero:
Revisa tu flujo de trabajo de AP.
Querrá tener una visión general de cómo es actualmente su proceso de cuentas por pagar y cómo puede cambiar. Tenga en cuenta el coste por factura, cuánto está pagando por comisiones bancarias o ACH, cuánto tiempo dura el proceso de aprobación y qué se documenta al final del proceso.
Identificar los puntos débiles
Al evaluar tu flujo de trabajo, pregúntate dos cosas: «¿Dónde se cometen errores?» y «¿Hay algo redundante?». Las tareas propensas a errores humanos pueden ser fáciles de detectar, pero también debes estar atento a los pasos que se pueden eliminar porque son repetitivos o innecesarios.
Elija un software de automatización de cuentas por pagar
La solución AP adecuada complementará su flujo de trabajo y se integrará con su software de contabilidad actual. La plataforma bancaria empresarial Slash es un buen ejemplo de un sistema que automatiza el seguimiento de pagos, la gestión de gastos y los pagos a proveedores, al tiempo que se sincroniza con muchas aplicaciones de contabilidad populares.
Forma y capacita a tu equipo
Si bien estas plataformas pueden automatizar los procesos de cuentas por pagar, no pueden automatizar la incorporación de sus propios empleados. Asegúrese de contar con las personas adecuadas a cargo de su software de cuentas por pagar y de que estén plenamente equipadas con los conocimientos necesarios para utilizarlo de manera eficiente.
Supervisar y optimizar
Querrá revisar su nuevo flujo de trabajo de la misma manera que lo hacía con el anterior. Compare su proceso automatizado de cuentas por pagar con el método anterior, asegurándose de que se hayan resuelto los problemas anteriores y estando atento a los contratiempos que puedan surgir a medida que su equipo se adapta a las nuevas herramientas.
Optimice su proceso de cuentas por pagar con Slash
Un sistema de cuentas por pagar moderno y automatizado puede cambiar por completo el flujo de trabajo financiero de una empresa. Nuestras herramientas de automatización de cuentas por pagar ayudan a los equipos financieros a procesar los pagos más rápidamente, mejorar la presentación de informes, reducir los errores y mantener relaciones sólidas con los proveedores.
Slash permite a los usuarios automatizar los pagos a proveedores y la organización de facturas, lo que le permite minimizar los pagos pendientes y obtener una mayor visibilidad de aquellos que deben abordarse. Gracias a las capacidades de pago global de nuestra plataforma y al soporte nativo de criptomonedas, estas transacciones pueden realizarse a cualquier lugar sin las elevadas comisiones que suelen conllevar.
Gracias a nuestras integraciones con sistemas de contabilidad como Quickbooks y otros, sus datos financieros actuales se pueden sincronizar y centralizar en un solo lugar. Nuestras herramientas de automatización proporcionan a las empresas acceso a datos transparentes sobre facturas y pagos, seguimiento e informes en tiempo real y un mejor control financiero. Disfrutarás de las ventajas de la automatización sin tener que lidiar con múltiples sistemas.
La plataforma de banca empresarial Slash también ofrece acceso a:
- La tarjeta Slash Visa Platinum: Automatice la categorización de gastos y aproveche los controles de gasto detallados, al tiempo que obtiene hasta un 2 % de reembolso.
- Pagos globales optimizados: Envíe y reciba pagos a más de 180 países en más de 35 divisas.
- Canales de pago en tiempo real: La compatibilidad con RTP y FedNow permite realizar transferencias nacionales casi instantáneas, lo que aporta mayor rapidez y flexibilidad a su negocio.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es un ejemplo del proceso de cuentas por pagar?
A continuación, se muestra un ejemplo típico paso a paso de un proceso completo de cuentas por pagar desde la perspectiva de una empresa imaginaria dedicada a la fabricación de lámparas:
- Fantastic Lamps Inc. crea una orden de compra (PO) para adquirir pantallas de lino a su proveedor de lino.
- No pagan inmediatamente, sino que introducen la factura de la orden de compra en su sistema.
- Los responsables financieros de Fantastic Lamps verifican la exactitud y el cumplimiento de las facturas.
- Los contables determinan que la empresa podrá pagar la ropa de cama en un plazo de 60 días.
- Transcurridos 60 días, envían los pagos a través de su método preferido.
- Registran los detalles de esta compra y el flujo de trabajo resultante en su libro mayor.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar son simplemente lo contrario de las cuentas por pagar. Mientras que las cuentas por pagar son el dinero que usted debe a los proveedores por los bienes o servicios recibidos, las cuentas por cobrar son el importe que las empresas le deben a usted por los bienes o servicios entregados. Dependiendo de las operaciones de su empresa, es posible que dependa más de un flujo de trabajo que del otro.
¿Cómo ha cambiado la automatización el proceso de cuentas por pagar?
Si bien hemos analizado cómo la automatización ha mejorado las tareas diarias de cuentas por pagar y ha fortalecido las relaciones con los proveedores, también podemos mencionar cómo ha cambiado las cuentas por pagar en todos los sectores. Gracias a la automatización, muchas organizaciones gestionan su contabilidad general y el procesamiento de facturas de forma más rápida y eficiente que nunca. La automatización de las cuentas por pagar solía ser la forma de adelantarse a la competencia; ahora es la forma de evitar quedarse atrás.
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