¿Cómo clasificar el efectivo para gastos menores?

¿Qué es el fondo de caja chica?

Efectivo para gastos menores Es una pequeña cantidad de dinero físico que una empresa mantiene a mano para pagar gastos menores y cotidianos que no resulta práctico pagar con cheque o tarjeta. Se registra como un activo corriente en el balance general y se gestiona a través de un fondo de caja chica con un estricto control de registros para realizar un seguimiento de los pequeños desembolsos.

Cómo clasificar el efectivo para gastos menores

• Grabar como Activo corriente en el balance general, en la partida «Efectivo» o «Pequeña caja».
• Utilice una cuenta separada denominada «Efectivo para gastos menores» en su plan contable.
• Cuando se utilicen los fondos, registre los gastos individuales (por ejemplo, material de oficina, franqueo, aparcamiento) en las cuentas de gastos correspondientes.
• Reponga el fondo mediante un cheque o una transferencia desde la cuenta principal de la empresa.
• El total del efectivo disponible más los ingresos siempre debe ser igual al saldo original de la caja chica.

Ejemplos de usos del fondo para gastos menores

• Comprar pequeños artículos de oficina (bolígrafos, blocs de notas, sobres).
• Pago de gastos de envío local o mensajería.
• Cubrir los gastos de estacionamiento, peajes o taxis para recados cortos de negocios.
• Comprar aperitivos o café para la oficina.
• Pagar los gastos de pequeñas reparaciones o mantenimiento.
• Gastos de envío o sellos postales.

Tratamiento contable del fondo de caja chica

• Creación del fondo:
  Débito Fondo para gastos menores y crédito Efectivo/Cuenta bancaria.
• Gasto de grabación:
  Cargar a las cuentas de gastos correspondientes (por ejemplo, Material de oficina) y abonar a Fondo para gastos menores.
• Reposición del fondo:
  Extienda un cheque por el importe gastado (cargue los gastos, abone Efectivo/Cuenta bancaria.)
• Reconciliación:
  Verifique periódicamente que el efectivo restante más los recibos equivalgan al saldo total del fondo.