Gastos de oficina frente a material de oficina

Los suministros de oficina son artículos consumibles y de corta duración que se utilizan a diario, mientras que los gastos de oficina incluyen costes administrativos y operativos más amplios que permiten el funcionamiento de la oficina. Ambos son deducibles como gastos comerciales ordinarios cuando se utilizan con fines comerciales.

Gastos de oficina frente a material de oficina

Aunque suenan parecido, gastos de oficina y material de oficina Se refieren a diferentes tipos de gastos empresariales. Los suministros de oficina son artículos consumibles a corto plazo que se utilizan en las operaciones diarias, mientras que los gastos de oficina cubren costes más amplios relacionados con el funcionamiento y el mantenimiento de una oficina, como software, gastos de envío o pequeños equipos.

¿Qué son los suministros de oficina?

Los suministros de oficina incluyen materiales tangibles y consumibles que se utilizan habitualmente en el lugar de trabajo. Por lo general, se trata de artículos de bajo coste que se agotan rápidamente y se gastan de inmediato. Dado que no aportan valor a largo plazo, se consideran gastos operativos corrientes.

Ejemplos de material de oficina:

Bolígrafos, papel y cuadernos.
Tinta y tóner para impresoras
Sobres, cinta adhesiva y grapas.
Notas adhesivas y carpetas
Productos de limpieza y suministros para la sala de descanso
Pequeños accesorios de escritorio

¿Qué son los gastos de oficina?

Los gastos de oficina se refieren a costes más amplios y, a menudo, menos frecuentes que respaldan las operaciones comerciales, pero que no están vinculados a la producción directa. Estos pueden incluir pequeños equipos, software y herramientas administrativas que ayudan al funcionamiento de la oficina. Algunos gastos de oficina duran más que los suministros habituales, pero siguen estando por debajo del umbral de capitalización de los activos fijos.

Ejemplos de gastos de oficina:

Accesorios informáticos, teclados y cables
Mobiliario de oficina por debajo del límite de capitalización (por ejemplo, <2500 $)
Gastos de envío, mensajería y entrega
Suscripciones y software relacionado con la oficina
Servicio de Internet y teléfono para uso de oficina.
Reparaciones menores o suministros de mantenimiento

Cómo clasificarlos en contabilidad

Graba ambos como Gastos operativos en su cuenta de resultados.
Utilice cuentas separadas en su plan de cuentas para «Material de oficina» y «Gastos de oficina».
Los suministros se contabilizan como gastos inmediatamente después de su compra.
Los gastos de oficina que proporcionan beneficios durante varios meses pueden registrarse como gastos anticipados y se contabilizan como gastos a lo largo del tiempo.
Para mayor claridad, establezca un umbral de capitalización (por ejemplo, 2500 $); cualquier cantidad superior a ese umbral podrá tratarse como un activo fijo.

Implicaciones fiscales

Tanto los gastos de oficina como los suministros de oficina son totalmente deducible de impuestos si se utiliza con fines comerciales.
Los suministros son deducibles en el año en que se compran (en efectivo) o se utilizan (en devengo).
El mobiliario o el equipo de oficina que supere su límite de capitalización debe amortizarse con el tiempo.
Los negocios que operan desde el hogar también pueden deducir los suministros de oficina y una parte proporcional de los gastos de oficina relacionados con el área de uso comercial.
Guarde los recibos detallados y clasifique los artículos correctamente para evitar problemas en las auditorías.

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