¿Se capitalizan las licencias de software?

Las licencias de software que proporcionan valor comercial a largo plazo se capitalizan como activos intangibles y se amortizan a lo largo del tiempo. Sin embargo, las licencias a corto plazo o basadas en suscripciones se tratan como gastos operativos y se deducen inmediatamente.

Licencias de software

Las licencias de software pueden capitalizarse o contabilizarse como gastos, dependiendo de su naturaleza y duración. Las licencias que proporcionan valor a largo plazo (normalmente con una duración superior a un año) se capitalizan como activos intangibles, mientras que las licencias a corto plazo o por suscripción se contabilizan inmediatamente como costes operativos.

¿Qué son las licencias de software?

Una licencia de software otorga a una empresa el derecho legal de utilizar el software bajo condiciones específicas. Las licencias pueden ser perpetuas (de propiedad indefinida) o temporales (renovables periódicamente). El tratamiento contable depende de si la licencia representa un activo a largo plazo o un contrato de servicio continuo.

Cómo clasificar las licencias de software

Capitalizar El coste de la licencia:
- ¿Es? perpetuo o válido por más de un año.
- Proporciona beneficios a largo plazo para el negocio.
- Cumple con el umbral de capitalización de su empresa (normalmente más de 2500 dólares).
- Incluye importantes costes de implementación o configuración que amplían su uso.
Gasto El coste de la licencia:
- Es por suscripción (SaaS) o se renueva anualmente.
- No transfiere la propiedad ni los derechos a largo plazo.
- Forma parte de las actividades operativas habituales.
Las licencias de software capitalizadas deben registrarse en Activos intangibles en el balance y amortizados a lo largo de su vida útil (normalmente entre 3 y 5 años).

Ejemplos de licencias de software capitalizadas frente a licencias de software contabilizadas como gastos

En mayúsculas:

Licencias de software perpetuas adquiridas directamente (por ejemplo, versión perpetua de Microsoft Office, sistema ERP personalizado).
Licencias empresariales plurianuales con derechos de uso a largo plazo.
Plataformas de software desarrolladas internamente o personalizadas.

Gastado:

Suscripciones mensuales o anuales a SaaS (por ejemplo, Slack, QuickBooks Online, Adobe Creative Cloud).
Acceso a la nube basado en el usuario o derechos de uso temporales.
Renovaciones de licencias o actualizaciones menores de software.

Implicaciones fiscales de las licencias de software

Software capitalizado debe amortizarse o depreciarse a lo largo de su vida útil.
Software gastado (suscripciones o licencias a corto plazo) es totalmente deducible en el año en que se incurre.
El software capitalizado puede acogerse a la Sección 179 o a la amortización acelerada, lo que permite el gasto inmediato de determinados activos intangibles.
Solo la parte de uso comercial de cualquier licencia de software es deducible si se comparte con el uso personal.
Mantener los acuerdos de licencia, las facturas y los registros de pago para justificar las deducciones o la capitalización.

Realiza un seguimiento automático y clasifica los gastos con Slash Analytics.

Obtenga visibilidad automatizada en tiempo real del gasto en todos los departamentos o ubicaciones, sincronice todo con QuickBooks y mantenga sus libros listos para la declaración de impuestos.