¿El software es un activo fijo?

El software como activo fijo

El software puede tratarse como un activo fijo cuando aporta valor a largo plazo a una empresa, se utiliza normalmente durante más de un año y es de propiedad exclusiva, en lugar de accederse a través de una suscripción. En estos casos, el software es capitalizado en el balance general y su costo se expende gradualmente a lo largo del tiempo mediante amortización o depreciación.

¿Cuándo se considera que un software es un activo fijo?

El software se considera un activo fijo (o intangible) si:

• Se compra directamente o se desarrolla internamente, no se licencia a corto plazo.
• Tiene una vida útil superior a un año.
• Proporciona beneficios cuantificables a largo plazo para la empresa.
• Cumple con el umbral de capitalización de su empresa (a menudo 2500 $ o más).

El software desarrollado internamente o hecho a medida suele cumplir estos criterios y debe registrarse como un activo en lugar de como un gasto inmediato.

Cómo clasificar el software como un activo fijo

• Registrar bajo Activos intangibles o Activos fijos en su balance general.
• Utilice una cuenta «Activos intangibles - Software» o «Software capitalizado» en su plan contable.
• Amortizar el coste a lo largo de su vida útil (normalmente entre 3 y 5 años) en lugar de contabilizarlo inmediatamente como gasto.
• Incluya todos los costes directamente relacionados (desarrollo, implementación y pruebas) en el importe capitalizado.
• En el caso de las actualizaciones o mejoras, solo se contabilizarán como inversión si amplían la funcionalidad o la vida útil del software.
• El mantenimiento rutinario o las actualizaciones menores deben contabilizarse como gastos a medida que se produzcan.

Ejemplos de software tratado como activos fijos

• Software personalizado desarrollado para uso interno.
• Licencias de software perpetuas adquiridas para operaciones comerciales.
• Sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) instalados en los servidores de la empresa.
• Principales plataformas de CRM o contabilidad adquiridas directamente.
• Costes capitalizados para equipos internos de desarrollo de software.

Implicaciones fiscales del software como activo fijo

• Software capitalizado debe amortizarse o depreciarse a lo largo de su vida útil.
• El IRS generalmente permite un período de amortización de 3 años para la mayoría de los programas informáticos, aunque algunos pueden acogerse a la Sección 179 o a la amortización acelerada para su gasto inmediato.
• El software adquirido con el hardware (por ejemplo, los sistemas preinstalados) puede amortizarse como parte del coste total del equipo.
• El software basado en la nube o por suscripción (SaaS) normalmente no se considera un activo fijo y debe contabilizarse como gasto anual.
• Mantener las facturas, los registros de desarrollo y la documentación de implementación para justificar la capitalización y la depreciación.