Explicación de los pagos EDI: casos de uso y comparación con ACH y EFT
Los pagos EDI pueden prestarse a confusión. Aunque el término pueda parecer un método de transferencia alternativo poco conocido, no es así. EDI, o intercambio electrónico de datos, es un protocolo de intercambio de datos que mejora el seguimiento y la gestión de las transacciones financieras. No es un método de pago independiente, sino una forma estandarizada de intercambiar datos de pago de forma electrónica.
Comprender cómo funcionan las transacciones EDI y cómo se integran con los métodos de pago existentes puede ayudar a las empresas a optimizar el procesamiento de pagos, mejorar la visibilidad de las cuentas por cobrar y fortalecer las relaciones con los proveedores. También puede ayudar a determinar si los pagos EDI son adecuados para su negocio, ya que los sistemas EDI pueden ser costosos de implementar y complejos de mantener.
En esta guía, explicaremos todo lo que necesita saber sobre los pagos EDI, incluyendo qué son, cómo funcionan, cómo encajan en los sistemas de pago más amplios y las ventajas que ofrecen. También analizaremos cómo Slash puede servir como solución de pago alternativa, proporcionando ventajas comparables en materia de seguridad y automatización sin la complejidad de implementación del EDI.¹
Con Slash, las empresas pueden enviar fondos a través de múltiples canales de pago, compartir datos financieros entre sistemas en tiempo real utilizando la API de Slash y gestionar las cuentas por cobrar mediante herramientas integradas de gestión de facturas y análisis de flujo de caja. Siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es un pago EDI?
El EDI, o intercambio electrónico de datos, suele mencionarse junto con otros métodos de transferencia electrónica de fondos (EFT). Sin embargo, es importante aclarar que el EDI en sí mismo no es un método de pago. El EDI hace referencia a un formato de datos electrónico estandarizado que utilizan las empresas para intercambiar datos financieros y documentos comerciales, incluida la información relacionada con los pagos.
Cuando se aplica el formato EDI a un pago electrónico, se puede mejorar el seguimiento, el procesamiento y la conciliación de dicho pago. El EDI permite que los sistemas informáticos interconectados lean automáticamente los detalles del pago electrónico, lo que puede reducir la necesidad de introducir datos manualmente y acelerar la velocidad de procesamiento de los pagos entre socios comerciales.
Un pago EDI incluye elementos de datos estructurados que describen la transacción financiera. Estos elementos se organizan en segmentos, que son códigos que pueden corresponder a números de factura, detalles de remesas, referencias de órdenes de compra, información del pagador y del beneficiario, y otra información relacionada con un pago. Esos segmentos se envuelven en sobres que garantizan que las transacciones EDI se transmitan correctamente entre los sistemas EDI.
La implementación de pagos EDI puede dar lugar a transferencias más rápidas y seguras que son más compatibles con los sistemas ERP o VAN, lo que explicaremos con más detalle más adelante.
¿Cómo envían las empresas los pagos EDI?
Un punto común de confusión es dónde encaja el EDI en el proceso bancario. El dinero en sí mismo sigue moviéndose a través de pagos EFT tradicionales, como transacciones ACH, transferencias bancarias o depósitos directos. A continuación se ofrece un breve resumen de cómo funcionan los pagos EDI junto con las transferencias electrónicas de fondos:
- Un comprador aprueba el pago de una o varias facturas en su sistema contable o ERP.
- El pago se inicia a través de una cuenta bancaria mediante una transferencia electrónica, como un pago ACH, una transferencia bancaria u otros pagos EFT.
- Al mismo tiempo, el software EDI genera archivos de transacciones EDI estandarizados que contienen los detalles de la remesa.
- Estas transacciones EDI se transmiten electrónicamente al proveedor a través de un sistema EDI acordado.
- El sistema del proveedor aplica automáticamente el pago a las facturas correctas utilizando el aviso de pago integrado.
Los 3 tipos de pagos EDI
Los datos de los pagos EDI pueden intercambiarse de varias maneras, dependiendo del tamaño de la empresa, los requisitos de integración y los recursos técnicos disponibles. A continuación se enumeran las tres formas más comunes de transmitir los pagos EDI, ordenadas de mayor a menor complejidad:
Red de valor añadido EDI
Una red de valor añadido (VAN) es una red privada que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos comerciales y transacciones financieras. Las VAN actúan como intermediarios que pueden enrutar transacciones EDI entre empresas, validar formatos de datos seguros (por ejemplo, ANSI X12, EDIFACT), proporcionar registros de auditoría y confirmaciones de entrega, y gestionar grandes volúmenes de órdenes de compra y facturas.
Las grandes empresas pueden utilizar VAN para integrar el EDI más profundamente en sus sistemas internos; sin embargo, las VAN pueden ser costosas de implementar y técnicamente exigentes de mantener.
EDI directo
El EDI directo, también denominado EDI punto a punto, establece una conexión directa entre los sistemas internos de dos empresas mediante un protocolo de formato de datos compartido. Establecer una conexión EDI directa entre dos empresas no requiere necesariamente una red de valor añadido (VAN), sino que puede bastar con una interfaz web o un software EDI.
El EDI directo funciona mejor para los pagadores y proveedores que mantienen una relación comercial constante y duradera. Los protocolos de comunicación más comunes utilizados en las transferencias EDI punto a punto son AS2, SFTP y FTPS.
EDI web
El EDI web permite a las empresas enviar y recibir transacciones EDI a través de una interfaz basada en navegador, en lugar de un sistema totalmente integrado. El EDI web puede ser utilizado por proveedores más pequeños que necesitan participar en pagos EDI sin invertir en una infraestructura compleja.
Aunque es más fácil de adoptar, suele carecer de las capacidades de automatización, escalabilidad e integración de los sistemas EDI basados en VAN.
¿Cuáles son las diferencias entre los pagos EDI y otros tipos de pagos electrónicos?
La distinción más importante que hay que tener en cuenta es que el EDI en sí mismo no es una forma de pago. Más bien, se utiliza junto con determinados métodos de pago para estructurar los datos de las transacciones. Los métodos que se describen a continuación son los mecanismos a través de los cuales los fondos se transfieren realmente entre cuentas bancarias:
Transferencias electrónicas de fondos (EFT)
Una EFT se refiere a cualquier pago electrónico que no implique dinero en efectivo ni cheques en papel. Esto incluye pagos ACH, depósitos directos, transacciones con tarjetas de débito y crédito, retiradas en cajeros automáticos, transferencias bancarias y mucho más. El EDI y el EFT pueden confundirse debido a su terminología similar, pero tienen funciones diferentes.
Transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH)
Un pago ACH es una transferencia electrónica con sede en EE. UU. que se procesa a través de la red Automated Clearing House. Por lo general, las transferencias ACH son más económicas que otros métodos de transferencia bancaria y pueden tardar entre un día y una semana en completarse, dependiendo del destino.
ACH es una red bancaria específica de Estados Unidos, pero existen equivalentes en otros países, como SEPA en la Unión Europea, BACS en el Reino Unido o BECS en Australia. Global ACH, una opción de transferencia ofrecida por Slash, se origina en el sistema ACH y se liquida en redes extranjeras equivalentes. ACH se puede utilizar para enviar pagos en formato EDI.
Transferencias bancarias
Las transferencias bancarias son transferencias electrónicas entre bancos que suelen liquidarse más rápido que las ACH, pero conllevan comisiones más elevadas. Las transferencias bancarias internacionales suelen utilizar la red SWIFT, que proporciona un sistema de mensajería estandarizado entre instituciones financieras de todo el mundo. Al igual que las ACH, las transferencias bancarias pueden combinarse con datos EDI. Con Slash, puedes enviar transferencias bancarias a través de la red SWIFT a más de 180 países en más de 135 divisas diferentes.
Transferencias de criptomonedas
A diferencia de los demás métodos de pago de esta sección, las transferencias con criptomonedas no dependen de redes de mensajería interbancaria. En su lugar, las transacciones con criptomonedas se envían a través de la cadena de bloques, una red descentralizada de intercambio de datos que utiliza algoritmos criptográficos para registrar y transferir pagos de forma segura.
Las criptomonedas están ganando popularidad como método de transferencia digital, ya que permiten evitar algunas de las comisiones, intermediarios y retrasos en el procesamiento asociados a los sistemas bancarios tradicionales. Slash admite el almacenamiento, envío y recepción de monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC y USDT, lo que permite realizar transferencias más rápidas y económicas a nivel mundial.⁴
Ventajas de los pagos EDI
Cuando el formato EDI se adjunta a un pago, permite que los datos del pago se sincronicen directamente con los sistemas financieros internos. Para aprovechar todas las ventajas de los pagos EDI, normalmente se necesita una red de valor añadido (VAN) u otro sistema EDI integrado capaz de procesar y validar los formatos de datos estandarizados. A continuación se enumeran algunas de las ventajas más comunes de utilizar pagos EDI junto con una VAN:
- Seguridad mejorada: Los pagos EDI se basan en protocolos de transmisión seguros, como AS2 y SFTP, lo que reduce la exposición de datos financieros confidenciales.
- Eliminación de procesos manuales: Las órdenes de compra, las facturas y los pagos se pueden generar e intercambiar electrónicamente sin necesidad de introducir los datos repetidamente.
- Cumplimiento reforzado mediante la captura de datos: Los sistemas EDI crean registros de auditoría claros al vincular los pagos con las facturas y las órdenes de compra.
- Interconectividad entre sistemas: Los pagos, las facturas y los datos de remesas se pueden cotejar automáticamente entre sus sistemas front-end y back-end, incluido el software para la gestión de cuentas por cobrar, contabilidad, procesamiento de pagos, adquisiciones y mucho más.
Sin embargo, implementar y mantener una VAN u otra infraestructura EDI puede resultar costoso y técnicamente complejo. Muchas de las mayores ventajas de los pagos EDI, como la automatización y la integración entre sistemas de terceros, son difíciles de lograr sin la compatibilidad con VAN. Para las empresas más pequeñas, estos requisitos pueden hacer que los pagos EDI resulten poco prácticos en comparación con otros métodos de transferencia electrónica de fondos (EFT).
Cuándo los pagos EDI son la opción adecuada para su negocio
Si su empresa ya utiliza una red de valor añadido (VAN), ya sea gestionada internamente o externalizada, la implementación de datos EDI junto con sus pagos puede mejorar el seguimiento de los pagos, su vinculación con las facturas y su sincronización con los sistemas de gestión financiera interconectados.
Si su empresa gestiona una red compleja de proveedores y cuenta con los recursos necesarios para soportar la infraestructura VAN, los pagos EDI pueden aportar mejoras significativas en materia de automatización, cumplimiento normativo y eficiencia operativa. O bien, si mantiene una relación estrecha y continua con un único proveedor o comprador, un sistema EDI punto a punto entre sus dos empresas puede ofrecer muchas de las mismas ventajas con una menor complejidad.
Alternativas a los pagos EDI
Sin embargo, para las empresas más pequeñas, los pagos EDI no siempre son viables. Requieren conocimientos técnicos especializados y los sistemas de apoyo pueden ser costosos de implementar. Las herramientas alternativas de gestión financiera, como Slash, pueden ofrecer capacidades de seguridad y automatización comparables con unos gastos generales mucho menores.
Por un lado, las criptomonedas y las monedas estables son métodos de pago muy seguros que a menudo se pueden implementar más fácilmente que el EDI. Slash permite el uso de monedas estables para transferencias B2B y sincroniza los detalles de la transferencia directamente en el panel de control de Slash. Con el soporte de monedas estables de Slash, las empresas pueden obtener una mejor visibilidad de las cuentas por cobrar, beneficiarse de plazos de procesamiento más rápidos y reducir los costes en comparación con los pagos EDI bancarios.
En segundo lugar, las API se están convirtiendo en una alternativa cada vez más habitual a las VAN. Las VAN surgieron por primera vez en la década de 1970, y gran parte de la infraestructura subyacente puede estar obsoleta en comparación con los sistemas API modernos.
La API Slash permite compartir datos en tiempo real entre herramientas de terceros y ofrece una mayor configurabilidad dentro de los flujos de trabajo de gestión financiera. Las empresas pueden automatizar el intercambio de datos con plataformas de contabilidad como QuickBooks o sistemas ERP sin necesidad de contar con los conocimientos técnicos de nivel empresarial necesarios para implementar y mantener una red de valor añadido (VAN).
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- Sincronizar los pagos con sistemas más amplios: Slash permite a las empresas enviar pagos a través de ACH global, transferencias bancarias a más de 180 países, transferencias en tiempo real a través de RTP y FedNow, y transferencias de monedas estables. Los detalles de los pagos se almacenan en el panel de control de Slash, donde los usuarios pueden revisar las tendencias de pago, identificar fácilmente los patrones de flujo de caja y exportar los datos directamente a plataformas de contabilidad como QuickBooks.
- Compatibilidad con múltiples entidades: Una de las ventajas de los sistemas VAN es la gestión centralizada de datos. Slash admite la gestión de cuentas de múltiples entidades desde un único panel de control, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento de los gastos, gestionar las cuentas y descargar extractos de todas las filiales en un solo lugar.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Las monedas estables ofrecen una alternativa a las monedas fiduciarias tradicionales y pueden permitir transferencias globales más rápidas y de menor coste. Slash permite a los usuarios mantener, enviar y recibir pagos en USDC y USDT a través de ocho cadenas de bloques compatibles.
- Tarjeta Slash Visa Platinum: La tarjeta de crédito corporativa Slash ofrece controles detallados del gasto de los empleados, incluyendo reglas de gasto configurables, agrupaciones de tarjetas por equipos y límites personalizables. La tarjeta Slash también ofrece hasta un 2 % de reembolso en efectivo por los gastos de la empresa.
- Financiación flexible: Slash Working Capital ofrece una línea de crédito personalizada a la que las empresas pueden recurrir para satisfacer sus necesidades de liquidez a corto plazo. Se puede acceder a los fondos directamente a través del panel de control de Slash, con opciones de reembolso flexibles de 30, 60 o 90 días.⁵
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son algunos ejemplos de EDI?
Entre los ejemplos más comunes de EDI se incluyen las órdenes de compra electrónicas, las facturas, los avisos de pago y las notificaciones de pago intercambiadas entre socios comerciales. Estas transacciones EDI permiten compartir datos financieros y operativos de forma electrónica en un formato estandarizado.
¿El pago EDI es lo mismo que el depósito directo?
No, el EDI no es lo mismo que el depósito directo. El depósito directo es un tipo de pago ACH que transfiere fondos entre cuentas bancarias, mientras que el EDI proporciona datos estandarizados que pueden acompañar a ese pago.
¿Los pagos EDI son enviados por los bancos?
Los bancos gestionan el movimiento de fondos para los pagos EDI a través de métodos EFT, como ACH o transferencias bancarias. Los sistemas EDI operan junto con los bancos transmitiendo los datos de pago y remesa de forma electrónica entre el pagador y el beneficiario.
¿Qué tipo de portal online necesito para realizar un pago EDI?
Las empresas suelen utilizar software EDI, una red de valor añadido (VAN) o un portal EDI basado en la web que se integra con sus sistemas contables y bancarios. El pago real sigue iniciándose a través de un banco o una plataforma de pago, y el EDI se encarga del intercambio de datos de la transacción.
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