¿Qué es el software de pago a contratistas y cómo simplifica los pagos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales?
La gestión de los pagos puede convertirse en una de las partes más complicadas de la gestión de una empresa contratista. Las empresas de construcción, los proveedores de servicios domésticos, las agencias de empleo y otras operaciones basadas en proyectos pueden depender diariamente de docenas, o incluso cientos, de contratistas independientes. Pero cada nuevo contratista supone nuevos pagos, facturas, informes de gastos y documentación fiscal que gestionar.
Depender de cheques en papel y hojas de cálculo manuales para gestionar las nóminas de los contratistas puede provocar retrasos en los pagos, errores en la introducción de datos y horas de trabajo administrativo que se podrían evitar. Sin embargo, el software moderno de pago a contratistas puede eliminar gran parte de esos inconvenientes al reunir los pagos, las aprobaciones y el seguimiento de gastos en un único sistema unificado.
En esta guía, compartiremos nuestras opciones favoritas de software de pago para contratistas y explicaremos cómo estas herramientas pueden ayudarle a optimizar los pagos a sus empleados. También le mostraremos cómo Slash ofrece una alternativa moderna para gestionar los gastos y los pagos in situ. Con Slash, puede emitir tarjetas de crédito empresariales ilimitadas, establecer límites de gasto personalizables y controlar dónde utilizan los contratistas los fondos de la empresa, al tiempo que obtiene hasta un 2 % de reembolso en efectivo por las compras.¹ Cada transacción se sincroniza automáticamente en el panel de control de Slash, lo que le ofrece una visión clara y organizada del flujo de caja, independientemente del número de contratistas que tenga sobre el terreno.
¿Qué es la clasificación de contratistas y por qué es importante para mi negocio?
Los contratistas independientes no forman parte de la nómina habitual de su empresa, por lo que son responsables de gestionar sus propios impuestos, prestaciones y seguros. Dado que operan de forma independiente, es esencial clasificarlos adecuadamente para determinar cómo se les contrata, remunera y gestiona según las normas laborales y fiscales de los Estados Unidos.
En los Estados Unidos, los contratistas se clasifican según el alcance del proyecto y las calificaciones financieras del contratista. Esta clasificación determina el tipo de trabajo que pueden realizar, el valor máximo del contrato por el que pueden licitar y los requisitos que deben incluirse en su acuerdo. Si un contrato no cumple con las directrices del IRS y del estado, es posible que el contratista esté mal clasificado. La clasificación errónea se refiere al tratamiento de un contratista independiente como empleado o como trabajador contratado indebidamente, lo que puede exponer a su empresa a multas, impuestos atrasados y posibles acciones legales.
Además, los contratistas pueden clasificarse según cómo fueron contratados. A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Contratista independiente: También llamados autónomos o trabajadores por cuenta propia, los contratistas independientes se representan a sí mismos y son contratados directamente por su empresa. Por lo general, controlan sus propios horarios, tarifas y métodos de trabajo. Pueden prestar servicios a varios clientes a la vez.
- Contratista general: Contratista que supervisa un proyecto y contrata a subcontratistas para realizar tareas especializadas. Actúa como principal punto de contacto para la empresa o agencia contratante.
- Subcontratista: Un contratista independiente contratado por un contratista general en lugar de directamente por su empresa. Contribuyen al proyecto, pero operan a un paso de distancia de la empresa contratante.
- Contratista de la agencia: Un contratista proporcionado por una agencia de contratación o de personal. La agencia se encarga de la contratación, la asignación y, a menudo, las tareas administrativas, lo que permite al contratista prestar los servicios solicitados sin que el cliente tenga que gestionarlos directamente.
Tu relación con un contratista determina qué métodos de pago son los adecuados. Si contratas a subcontratistas que operan con tus licencias y en tus lugares de trabajo, es posible que puedas gestionar sus pagos mediante procesos estructurados y recurrentes similares a los de la nómina. Sin embargo, cuando se trabaja con contratistas independientes o agencias, los pagos suelen gestionarse a través de tus cuentas por pagar (AP), y no de tu nómina habitual. Añadir un contratista a la nómina de tus empleados puede aumentar el riesgo de clasificación errónea.
¿Cómo puedo pagar a los contratistas? 8 métodos de pago
A continuación se presentan ocho métodos de pago habituales para contratistas, cada uno con consideraciones sobre la facilidad de uso, el cumplimiento normativo y su idoneidad para la remuneración de personal no asalariado:
Cheques en papel
Aunque los cheques en papel pueden parecer una forma sencilla de pagar a los contratistas, a menudo son la menos eficiente. La emisión de cheques requiere la redacción manual, la distribución y el mantenimiento de registros. Los cheques enviados por correo pueden perderse o retrasarse, y los cheques sin fondos pueden dañar su relación con los contratistas. Si trabaja con varios contratistas o opera en diferentes lugares de trabajo, vale la pena dejar de utilizar los cheques en papel siempre que sea posible y optar por una opción de pago unificada vinculada a un software de mantenimiento de registros y conciliación.
ACH y depósitos directos
Los pagos enviados a través de la red Automated Clearing House (ACH) son una de las formas más comunes de transferencia electrónica. Los pagos ACH pueden iniciarse a través de su banco y suelen tardar unos días hábiles en procesarse y liquidarse. El depósito directo también utiliza los canales ACH, pero generalmente está destinado a servicios de nómina y pagos recurrentes a empleados a tiempo completo, en lugar de a contratistas independientes.
Transferencias bancarias
Las transferencias bancarias funcionan de manera similar a los pagos ACH, pero suelen tener comisiones más altas y tiempos de procesamiento más rápidos. Dado que las transferencias bancarias permiten mover grandes sumas de dinero rápidamente, suelen ser una mejor opción para pagar a los contratistas al completar hitos o entregas importantes de un proyecto.
Pagos en tiempo real
Los nuevos sistemas de pago en tiempo real permiten ahora a las empresas enviar dinero a todo el país de forma casi instantánea, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluidos fines de semana y festivos. El primero es RTP, una red privada operada por The Clearing House, y el segundo es FedNow, un sistema público en tiempo real desarrollado por la Reserva Federal. Con Slash, puedes iniciar y automatizar pagos a contratistas a través de FedNow y RTP directamente desde tu panel de control.
Pagos con monedero digital
Las carteras digitales pueden ser una forma rápida y accesible de pagar a los contratistas. Sin embargo, plataformas como PayPal, Wise o Cash App pueden causar problemas. Una vez enviado el pago, recuperar los fondos de una transferencia incorrecta puede resultar difícil. Y si su empresa depende de varias cuentas de cartera, el seguimiento de los pagos y la preparación de registros fiscales precisos se complica aún más. Slash simplifica este proceso al integrarse con Plaid para importar datos de cuentas por pagar y por cobrar de múltiples fuentes, incluidas las carteras digitales.
Criptomonedas y monedas estables
El uso de pagos basados en blockchain puede ofrecer ventajas significativas para los pagos a contratistas, especialmente cuando se trabaja con equipos internacionales. Las plataformas con rampas de entrada y salida de stablecoins integradas, como Slash, permiten enviar pagos denominados en USD a nivel mundial sin incurrir en comisiones por conversión de divisas o transacciones en el extranjero.4 Slash admite transferencias a través de USDC, USDT y su propia stablecoin vinculada al USD, USDSL.
Plataformas de pago en línea
Los sistemas de pago digitales adoptan muchas formas, incluyendo plataformas de facturación automatizadas, sistemas ERP y herramientas bancarias empresariales modernas. Las soluciones más eficaces son aquellas que admiten múltiples métodos de pago en un solo lugar, automatizan los flujos de trabajo de aprobación y ejecución, y se integran perfectamente con el software de contabilidad y los sistemas de cuentas por pagar para mejorar la gestión financiera.
Servicios de depósito en garantía
El depósito en garantía puede ser una forma útil de garantizar que tanto su empresa como el contratista cumplan los términos de un acuerdo. En un acuerdo de depósito en garantía, un tercero neutral retiene los fondos hasta que se cumplan unas condiciones específicas. En el caso de los trabajos de contratistas, los pagos suelen liberarse una vez que se completan los hitos o entregables acordados.
Las mejores formas para que los contratistas accedan a los fondos de la empresa
Otra parte fundamental de la gestión de los contratistas es proporcionarles un acceso controlado a los fondos de la empresa. Sin embargo, el dinero en efectivo y los cheques pueden ser ineficaces a la hora de distribuirlos, mientras que entregar tarjetas de la empresa sin restricciones puede dar lugar a un gasto excesivo o a un uso indebido. A continuación se indican varias formas en que los contratistas pueden acceder a los fondos de la empresa, junto con orientación sobre cómo cada método puede contribuir a un gasto más responsable.
- Efectivo y cheques: Sencillo pero ineficaz, ya que el dinero en efectivo puede ser difícil de controlar y los cheques requieren su emisión manual, entrega y conciliación. Ideal para reembolsos ocasionales, no para gastos regulares de contratistas.
- Tarjetas de crédito para empresas: Ofrezca poder adquisitivo y recompensas flexibles, pero exija controles estrictos para evitar gastos excesivos. Funciona mejor cuando se combina con políticas claras y herramientas de gestión de gastos.
- Tarjetas de débito prepagadas: Proporciona acceso controlado a los fondos de la empresa con límites de gasto predecibles basados en importes precargados. Útil para la supervisión, aunque no genera recompensas ni reembolsos.
- Tarjetas de crédito para empresas: Exigen el pago completo en cada ciclo de facturación y no están limitadas por los fondos precargados, lo que ofrece a los contratistas flexibilidad con disciplina financiera integrada. Ideales para empresas que desean tener control sin restringir el poder adquisitivo.
El Tarjeta Slash Visa Platinum es una tarjeta de crédito empresarial que ofrece hasta un 2 % de reembolso en efectivo e incluye potentes controles de gasto y límites personalizables. Al sincronizarse directamente con el panel financiero de Slash, obtienes visibilidad en tiempo real de los gastos, análisis detallados y seguimiento automatizado de los gastos de cada compra.
Las mejores opciones: 6 Los mejores programas de nóminas para pagos a contratistas
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La infraestructura de pago unificada y el panel de control de Slash proporcionan las herramientas necesarias para satisfacer las necesidades de los contratistas y mantener la supervisión de sus finanzas. Con Slash, envíe transferencias ACH y electrónicas nacionales gratuitas, acceda a sistemas en tiempo real como RTP y FedNow, o emita pagos denominados en USD a través de rampas de entrada y salida de monedas estables, lo que le ofrece opciones flexibles para cada contratista. Las tarjetas de crédito Slash pueden simplificar el acceso de los contratistas a los fondos de la empresa, al tiempo que generan hasta un 2 % de reembolso por las compras del proyecto. Desde el panel de control, los gerentes pueden emitir tarjetas virtuales ilimitadas, establecer reglas de gasto personalizadas, agrupar tarjetas por equipo y realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real. Slash también se integra con QuickBooks y Xero, lo que le da acceso a la gestión de facturas basada en inteligencia artificial y a funciones que ayudan a mantener el cumplimiento de las normas fiscales del IRS.
Ondulación
Rippling ofrece servicios de nómina para contratistas dentro de su amplia plataforma de gestión de personal y recursos humanos. Las empresas pueden gestionar la incorporación de nuevos empleados, calcular los impuestos sobre la nómina y procesar los pagos con datos sincronizados de contabilidad y nóminas. La plataforma de Rippling consolida los recursos humanos, la nómina, el acceso a TI y los permisos del personal en un solo panel de control, aunque algunas funciones requieren módulos adicionales. La dependencia de Rippling de múltiples módulos adicionales puede hacer que resulte más caro y complejo de lo necesario para los equipos que solo necesitan pagos a contratistas.
Gusto
Gusto es un sistema de nóminas diseñado para empresas que desean pagos sencillos y gestión integrada de formularios fiscales y 1099. Los contratistas pueden darse de alta, actualizar su información y configurar depósitos directos. Gusto prepara y presenta automáticamente los formularios 1099-NEC cada año, lo que puede reducir el trabajo administrativo de los equipos pequeños. Sin embargo, Gusto es más caro que muchas alternativas; su plan solo para contratistas tiene una cuota base mensual de 35 dólares, más 6 dólares adicionales por persona al mes.
Nómina de Quickbooks
QuickBooks Payroll se integra directamente con QuickBooks Online, lo que lo convierte en una opción conveniente para las empresas que gestionan su contabilidad en el mismo ecosistema. Los contratistas se pueden añadir rápidamente y pagar mediante depósitos directos; además, los administradores pueden simplificar el cumplimiento normativo con la posibilidad de crear y enviar electrónicamente los formularios 1099-NEC. Dado que los datos de los contratistas se introducen directamente en el libro mayor, la conciliación es muy sencilla para los equipos que ya utilizan QuickBooks. Sin embargo, al estar estrechamente vinculado al ecosistema de QuickBooks, ofrece poca flexibilidad a las empresas que utilizan otras herramientas de contabilidad o que necesitan opciones de pago más sofisticadas.
Deel
Deel es una plataforma de nóminas, recursos humanos y acceso a TI especializada en la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo de contratistas internacionales, que ayuda a las empresas a contratar trabajadores más allá de las fronteras. La plataforma admite pagos en más de 20 divisas locales y puede ayudar a gestionar la incorporación de nuevos empleados con contratos localizados. Deel puede ser muy útil para empresas con plantillas distribuidas que necesitan ayuda para navegar por las normas laborales y fiscales internacionales. Aunque ofrece capacidades de pago globales, las herramientas de Deel pueden ser más complejas de lo necesario para las empresas que trabajan exclusivamente con contratistas con sede en Estados Unidos.
Nómina cuadrada
Square Payroll ofrece funciones sencillas para el pago a contratistas, diseñadas principalmente para pequeñas empresas y equipos del sector servicios. Los pagos se pueden realizar mediante depósito directo automático, los contratistas pueden registrar su propia información y los formularios 1099-NEC se preparan y presentan automáticamente. Las herramientas para contratistas de Square se integran con la amplia gama de productos de punto de venta y facturación de Square, lo que las convierte en una opción conveniente para las empresas que ya utilizan Square para sus operaciones diarias. Sin embargo, su funcionalidad sigue centrada en la gestión de pagos, en lugar de en controles de gasto avanzados u opciones de pago multirrail.
Qué hay que tener en cuenta al seleccionar un software de nóminas para contratistas
Dado que la contratación de contratistas independientes conlleva consideraciones específicas, como requisitos de incorporación, restricciones basadas en la ubicación y preferencias de pago, puede resultar útil plantear las preguntas adecuadas antes de elegir un software de nóminas:
¿Cómo debo gestionar los impuestos de los contratistas?
A diferencia de los empleados a tiempo completo, los contratistas independientes pagan sus propios impuestos y proporcionan a la empresa contratante un formulario W-9 (o un W-8 para los trabajadores extranjeros) en lugar de rellenar un W-4. Al final del año, la empresa contratante debe generar y enviar un formulario 1099-NEC a cualquier contratista al que haya pagado 600 dólares o más. La empresa es responsable de presentar este formulario ante el IRS y de entregar una copia al contratista. Para las empresas que gestionan múltiples contratistas, el uso de software que crea y presenta automáticamente los formularios 1099-NEC puede hacer que la temporada de impuestos sea más eficiente y reducir los errores de presentación de informes.
¿Cuántos contratistas necesita mi empresa?
Para determinar cuántos contratistas necesita su empresa, primero hay que comprender la complejidad del trabajo que hay por delante. Añadir más contratistas puede aumentar la capacidad y ayudar a que los proyectos avancen más rápido, pero también aumenta el procesamiento de pagos, la supervisión y la carga de trabajo administrativo, especialmente si se depende de herramientas que no están diseñadas para escalar. Slash ayuda a su empresa a gestionar una plantilla de contratistas en crecimiento sin estrés adicional, automatizando los pagos a través de múltiples vías, proporcionando visibilidad de los gastos en tiempo real y agilizando la contabilidad y la preparación de impuestos mediante integraciones con QuickBooks y Xero.
¿Con qué frecuencia debo pagar a los contratistas?
Los contratistas independientes suelen negociar sus condiciones de pago con el cliente durante el proceso de acuerdo. Es importante cumplir con estas condiciones, ya que así se genera confianza y se evitan disputas contractuales. Las estructuras de pago más comunes incluyen pagos recurrentes (por ejemplo, semanales o mensuales), pagos basados en hitos, anticipos y facturación por tiempo y materiales. El uso de un sistema de pago con opciones de transferencia flexibles y automatizadas, como Slash, facilita el cumplimiento de los métodos de pago preferidos por los contratistas y evita la pérdida de talento debido a las limitadas capacidades de pago.
¿Cómo afecta la ubicación del contratista al pago?
Al contratar contratistas a nivel nacional, es importante seguir las directrices estatales y las normativas del IRS para garantizar el cumplimiento. Los sistemas de pago automatizados y las funciones fiscales integradas pueden ayudar a ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. Contratar contratistas internacionales puede ser más complejo, ya que los pagos transfronterizos suelen conllevar comisiones adicionales y presentar retos operativos. Tu empresa debe asegurarse de estar al día y cumplir con las normas laborales y fiscales tanto de tu país como del del contratista. Para obtener un análisis más detallado de estos requisitos y saber cómo Slash admite los pagos globales a través de transferencias internacionales y criptomonedas, consulta nuestra guía reciente sobre el pago a contratistas internacionales.
Optimice hoy mismo los pagos a sus contratistas con Slash.
Slash ayuda a las empresas contratistas a simplificar los pagos, reducir los gastos administrativos y eliminar las ineficiencias que conlleva la gestión de múltiples herramientas de pago.
Con soporte para ACH, transferencias bancarias, RTP, FedNow, monedas estables y transferencias internacionales, Slash te ofrece todos los métodos de pago que necesitas en un panel de control unificado. Al integrar tus datos de transacciones con QuickBooks, tu empresa puede simplificar la contabilidad, automatizar la gestión de facturas y reforzar tus procedimientos de cumplimiento normativo.
Con las tarjetas de crédito corporativas Slash, obtienes la flexibilidad y las recompensas de una tarjeta de crédito con los controles de gasto predecibles de una solución de débito. Gana hasta un 2 % de reembolso, emite tarjetas virtuales y físicas ilimitadas, establece límites de gasto detallados y supervisa cada transacción en tiempo real, lo que te ayuda a mantener los proyectos dentro del presupuesto y garantiza que los contratistas siempre dispongan de los fondos que necesitan.
Tanto si pagas a dos contratistas como a doscientos, Slash te facilita el envío de pagos, el control de los gastos y la organización. Visita slash.com hoy mismo para obtener más información sobre nuestras soluciones de nómina y herramientas de banca empresarial.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de pagos puedo realizar a través de Slash?
Slash ofrece pagos nacionales ilimitados y gratuitos a través de ACH, transferencia bancaria, RTP y FedNow. Para pagos internacionales, puede enviar transferencias internacionales a través de la red SWIFT a más de 160 países. Slash también incluye rampas de entrada y salida de monedas estables integradas, lo que le permite enviar pagos en USD utilizando USDC, USDT o USDSL. Y para las compras diarias, Slash ofrece tarjetas de crédito corporativas con controles personalizables para empleados y gastos.
¿Cómo pueden las empresas garantizar el cumplimiento normativo al gestionar diversos métodos de pago?
Las empresas pueden cumplir con la normativa recopilando los formularios fiscales adecuados, estandarizando los procedimientos de pago y utilizando software que automatiza la generación y presentación del formulario 1099-NEC. Los registros centralizados de pagos, aprobaciones y facturas facilitan el cumplimiento de los requisitos del IRS y del estado.
¿Cómo pueden las empresas realizar un seguimiento y conciliar los pagos a los contratistas de manera eficiente?
La forma más fácil de realizar un seguimiento de los pagos a los contratistas es utilizar una plataforma financiera que consolide los pagos, las facturas y las transacciones con tarjeta en un solo lugar. La categorización automatizada y la generación de informes en tiempo real eliminan gran parte del trabajo manual asociado a la conciliación.
