Cómo encontrar su EIN y por qué es importante para su negocio

Tu número de identificación patronal (EIN) es una parte esencial de la identidad de tu empresa, literalmente.

Tu EIN es el número de identificación fiscal oficial que identifica tu negocio ante el IRS, el gobierno, los bancos, los prestamistas y muchas de las empresas con las que trabajas. Si eres propietario de un negocio y te estás preguntando dónde encontrar tu EIN, es hora de averiguarlo. Tu EIN es absolutamente esencial, ya que a menudo se requiere para presentar declaraciones de impuestos, abrir una cuenta bancaria comercial o enviar transacciones a proveedores.

Su EIN puede considerarse como el equivalente empresarial del número de la Seguridad Social (SSN), pero adaptado a las empresas en lugar de a las personas físicas. Al igual que el SSN de una persona física es proporcionado por el gobierno como identificación para fines de seguimiento fiscal, el EIN de una empresa se utiliza para realizar el seguimiento y supervisar el cumplimiento fiscal de la misma. Sin su EIN, su empresa no puede funcionar correctamente, por lo que es esencial que sepa qué es y dónde encontrarlo.

En esta guía, le explicaremos qué es un EIN, por qué es importante, cómo encontrar el suyo, cómo encontrar el de otra empresa y cómo solicitar uno nuevo si acaba de empezar. También le mostraremos cómo Slash ayuda a las empresas a obtener y gestionar los EIN con un software de gestión empresarial y financiera creado por expertos.

¿Qué es un EIN y por qué lo necesita?

Si las funciones de su empresa incluyen obtener ingresos, contratar empleados o presentar declaraciones de impuestos, entonces necesita un EIN.

El EIN o número de identificación del empleador es un número único de nueve dígitos asignado por el IRS o Servicio de Impuestos Internos para identificar a una empresa a efectos fiscales federales. Su EIN está muy relacionado con la declaración de impuestos de su empresa y, en ocasiones, se denomina número de identificación fiscal federal o identificación fiscal de la empresa.

Aunque tu EIN es esencial como identificación fiscal de tu empresa, esta no es su única función. Tu EIN es un dato de identificación necesario por varios motivos y en diversas situaciones:

Presentación de declaraciones de impuestos. El IRS exige que se incluyan los EIN en las declaraciones de impuestos de su empresa.
Gestión de nóminas y retención de impuestos. Se requiere su EIN al informar sobre salarios y enviar formularios W-2 o 1099.
Abrir una cuenta bancaria comercial. Casi todos los bancos y cooperativas de crédito requieren el EIN de su empresa para verificar su identidad.
Solicitar un préstamo comercial o una tarjeta de crédito. Los prestamistas pueden consultar informes crediticios asociados a su EIN.
Obtención de licencias o permisos. Desde licencias federales y estatales hasta permisos específicos del sector, su EIN actúa como su identificador.
Proteja su número de la Seguridad Social. Para los propietarios únicos, utilizar un EIN en lugar del número de la Seguridad Social reduce el riesgo de robo de identidad al rellenar un formulario W-9 u otros documentos.

Es necesario obtener un EIN para que su empresa pueda operar plenamente dentro del sistema financiero estadounidense. Asegurarse de que comprende los aspectos básicos de su EIN ayudará a su empresa a estar preparada para la contratación, las transacciones o la presentación de impuestos.

Diferencia entre EIN y TIN

El EIN a menudo se confunde con el TIN o número de identificación fiscal. Tanto el EIN como el TIN se refieren a métodos de identificación con fines fiscales, siendo el TIN el término más general para cualquier identificación que utiliza el IRS para realizar un seguimiento de los contribuyentes. El EIN es un tipo específico de número de identificación fiscal diseñado para empresas. A continuación se ofrece un desglose:

NIF (Número de Identificación Fiscal): Cualquier número que utilice el IRS para identificar a los contribuyentes. Esto puede incluir el EIN para empresas, el SSN (número de la Seguridad Social) para particulares o el ITIN (número de identificación fiscal individual) para particulares que no dispongan de un SSN.
EIN (Número de identificación del empleador): un número de identificación fiscal o tipo de TIN específico para entidades comerciales.

Esta distinción puede resultar especialmente importante si eres un empresario individual. Los empresarios individuales pueden presentar sus declaraciones de impuestos con su número de la Seguridad Social (SSN); sin embargo, si registras tu empresa como sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o sociedad anónima, deberás solicitar un nuevo número de identificación fiscal (EIN) al Servicio de Impuestos Internos (IRS) mediante una solicitud de EIN. Si no solicitas correctamente un EIN para tu LLC, podrías incurrir en sanciones fiscales.

¿Cómo puedo encontrar mi EIN?

Si ya ha solicitado y obtenido un EIN, hay varias formas de localizarlo. Afortunadamente, los EIN se comparten y se hacen públicos con mayor frecuencia, por lo que hay varias opciones y documentos comerciales disponibles donde puede localizar su número de identificación fiscal.

Aquí hay algunos documentos recomendados para consultar:

Carta de confirmación del EIN. Cuando se confirme su EIN, el IRS le enviará un formulario CP 575, su carta de confirmación del EIN, que incluye su EIN. Este formulario puede ser digital, dependiendo de cómo haya realizado la solicitud.
Declaraciones de impuestos. Necesitarás tu EIN para presentar tus impuestos, por lo que aparecerá en cualquier documento relacionado con la declaración de impuestos de tu empresa. Por lo general, tu EIN debe aparecer en la parte superior de estos documentos.
Formularios de nómina. En los formularios de nómina, como el W-2 o el 1099, se requiere su EIN y, por lo tanto, debe figurar en ellos.
Extractos bancarios. Si ha abierto una cuenta bancaria empresarial, es muy probable que se le solicite su EIN. Este número quedará registrado en los documentos y, a menudo, aparecerá en su sitio web bancario.
Solicitudes de préstamo o licencia. Los expedientes de préstamos comerciales, las solicitudes de crédito y los trámites de permisos requieren un EIN. También pueden aparecer otras licencias y préstamos; compruebe cualquier documento reciente para ver si figura un EIN.

Si no puede encontrar su EIN en un documento comercial, puede ponerse en contacto directamente con el IRS. Si opta por esta opción, esté preparado para proporcionar su nombre legal, la dirección de su empresa y los datos sobre la propiedad de la misma.

Slash te ayuda a encontrar tu EIN fácilmente. Si usas Slash, solo tienes que iniciar sesión en tu plataforma e ir a Configuración de la entidad en la esquina inferior izquierda. Haga clic en Configuración de la entidad → Pestaña General → Información comercial.

Listado en Información comercialEncontrará su EIN junto al nombre de su entidad jurídica y el código NAICS.

Cómo encontrar el EIN de una empresa (si no es el suyo)

Es posible que necesite localizar el número de identificación fiscal de otra empresa cuando:

Presentación de formularios 1099-NEC para informar sobre pagos a contratistas superiores a 600 dólares.
Rellenar los formularios W-9 cuando se trabaja con proveedores o autónomos.
Verificar la legitimidad de una empresa antes de iniciar relaciones comerciales o realizar transacciones financieras importantes.
(Si eres un particular) Solicitar prestaciones por desempleo, para lo cual es posible que se requiera el EIN de tu empleador.
Cumplimiento normativo en sectores como los seguros, los préstamos o la asistencia sanitaria.

Puede haber varias razones por las que necesite el EIN de una empresa, pero localizarlo a veces puede resultar complicado. Aunque los EIN son más fáciles de encontrar que los SSN, el IRS no permite realizar una simple búsqueda del EIN de todas las empresas. Afortunadamente, hay muchas formas de localizar el EIN de otra empresa:

Pregunte directamente a la empresa. Las empresas suelen compartir la información del EIN a través de documentos como el W-9. Dependiendo de su relación B2B, es posible que pueda ponerse en contacto directamente con la empresa.
Documentos presentados ante la SEC. Las empresas públicas incluyen los EIN en los documentos presentados ante la SEC, incluidos los formularios 10-K o 20-F.
Base de datos de organizaciones sin ánimo de lucro del IRS. La búsqueda de organizaciones exentas de impuestos del IRS puede ayudarle a encontrar los EIN de las organizaciones sin ánimo de lucro.
Informes de crédito empresarialAlgunos informes disponibles de las agencias de crédito pueden incluir los números EIN.
Plataformas de búsqueda de EIN de terceros. Servicios como Middesk ofrecen búsquedas de EIN, aunque estos sitios no están verificados.

¿Sigues sin poder resolverlo? Ponte en contacto directamente con la empresa; los correos electrónicos y las notificaciones pueden pasarse por alto, y la forma más fiable de confirmar el EIN de una organización es directamente con la propia empresa.

¿Puedo cambiar o eliminar un EIN?

Una vez asignado, su EIN es permanente. No puede eliminarlo, pero puede cerrar la cuenta del IRS vinculada a él si su negocio ya no está activo.

Si desea dejar de utilizar su EIN

Envíe una solicitud de cierre (normalmente una carta) al IRS.
Incluya su nombre legal, EIN, dirección comercial y motivo del cierre.
Adjunte su declaración de impuestos final marcada como presentación definitiva.

Si desea cambiar su negocio sin modificar ni volver a crear un EIN, deberá lidiar con algunas limitaciones. Por ejemplo, algunos cambios en el negocio requerirán que cree un nuevo EIN. A continuación, le ofrecemos un desglose:

Deberá solicitar un nuevo EIN si:

Cambia la estructura de su negocio (por ejemplo, de empresa unipersonal a sociedad anónima).
Cambios significativos en la propiedad.
Usted inicia una nueva sociedad anónima o sociedad colectiva.

Puede conservar su EIN si:

Cambias el nombre de tu empresa.
Cambias la dirección de tu empresa.

Incluso cuando realice cambios menores que no afecten a su EIN, debe notificarlo al IRS. Si tiene más de una empresa, el uso de las herramientas multientidad de Slash puede ayudarle a gestionar varios EIN para cada entidad.

Cómo solicitar un EIN

Si aún no tiene un EIN, solicitarlo es muy sencillo si es una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima registrada. Estos son los sencillos pasos que debe seguir:

Solicítelo en línea a través del sitio web del IRS. La solicitud de EIN en línea del IRS es la opción más sencilla, y recibirás tu carta de confirmación de EIN inmediatamente una vez que sea aprobada.
Envíe el formulario SS-4 por fax o correo postal. Rellene y envíe un formulario SS-4. Dado que depende del correo postal, este método puede ser más lento.
Llame al IRS (para solicitantes internacionales). Si no tiene un número de la Seguridad Social de EE. UU. o un número de identificación fiscal individual (ITIN), puede solicitarlo llamando directamente al IRS. Consulte los números locales en el sitio web del IRS.

Obtenga su EIN rápidamente con Slash

Para muchas empresas, obtener un EIN a través del IRS puede resultar complicado. Slash simplifica el proceso.

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Integración bancariaUna vez que se establece tu EIN, Slash lo integra en tu cuenta bancaria comercial, el seguimiento de gastos y la presentación de informes. También puedes acceder a tarjetas virtuales ilimitadas con hasta un 2 % de reembolso a través de Slash.¹
Integraciones contables. Tu EIN te resultará especialmente útil durante la temporada de declaración de impuestos. Afortunadamente, Slash también te será de gran ayuda. Slash se integra con el software de contabilidad para optimizar, automatizar y reducir el riesgo de errores manuales en la contabilidad y la presentación de impuestos.

Tanto si estás solicitando tu primer EIN empresarial como si gestionas varias entidades, Slash te ofrece herramientas que simplifican la configuración financiera y el cumplimiento normativo continuo.

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Preguntas frecuentes

¿Los propietarios únicos necesitan un EIN?

No siempre. Un empresario individual puede utilizar su número de la Seguridad Social, pero a menudo se requiere un EIN para abrir una cuenta bancaria empresarial o solicitar un préstamo comercial. Tendrás que crear un EIN si te conviertes en una sociedad anónima o te registras como sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

¿Necesita un EIN diferente si tiene varias LLC?

Sí. Cada entidad comercial necesita su propio EIN. Slash ofrece soporte para la gestión de múltiples entidades, lo que ayuda a los propietarios de negocios a optimizar la gestión de múltiples negocios en un solo panel de control.

¿Se puede ocultar el EIN de su empresa?

No. Los números EIN aparecen en muchos documentos públicos, especialmente en los de empresas y organizaciones sin ánimo de lucro. No se consideran información confidencial como los números SSN.