Ist eine Telefonrechnung eine Nebenkostenabrechnung?

Telefonrechnungen werden im Allgemeinen als Betriebskosten betrachtet, da sie wiederkehrende Kommunikationskosten darstellen, die für den täglichen Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Ob für Festnetzanschlüsse, Mobilfunkverträge oder internetbasierte Telefondienste – diese Ausgaben dienen der Aufrechterhaltung der Konnektivität und sind für eine korrekte Buchführung und Steuererklärung wichtig.

Was sind Telefonkosten?

Telefonkosten umfassen die Kosten, die Ihr Unternehmen für Telefon- und Kommunikationsdienste im täglichen Betrieb aufwendet. Dazu können Festnetzanschlüsse, Mobilfunkverträge, VoIP-Dienste und internetbasierte Telefonsysteme gehören. Diese Kosten tragen dazu bei, den Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, und sind somit ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensinfrastruktur.

Wie man Telefonkosten kategorisiert

Als Betriebsausgaben in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfassen.
Fügen Sie dies unter dem Konto „Versorgungsunternehmen“ in Ihrem Kontenplan ein oder erstellen Sie eine separate Unterkategorie „Telefon und Internet“.
Teilen Sie die Kosten gegebenenfalls zwischen geschäftlicher und privater Nutzung auf.
Bei gemeinsam genutzten oder privaten Telefonanschlüssen ist nur der geschäftlich genutzte Anteil abzuziehen.
Wenn Telefondienste mit Internet gebündelt sind, verteilen Sie die Kosten proportional, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

Beispiele für Telefonkosten

Geschäftliche Festnetznummer: Monatliche Servicegebühren für Bürotelefonsysteme.
Mobilfunkverträge: Geschäftliche Mobilfunkverträge oder Telefonzulagen für Mitarbeiter.
VoIP-Dienste: Internetbasierte Telefonsysteme wie Zoom Phone, RingCentral oder Google Voice.
Internet-Pakete: Kombinierter Internet- und Telefondienst für die Kommunikation.
Ausrüstung & Einrichtung: Headsets, Mobilteile oder Router, die für die Kommunikation verwendet werden.

Steuerliche Auswirkungen von Telefonkosten

Telefonrechnungen, die für geschäftliche Zwecke verwendet werden, sind in der Regel zu 100 % steuerlich absetzbar.
Bei Heimunternehmen ist nur der Teil abzugsfähig, der ausschließlich für die Arbeit genutzt wird.
Führen Sie detaillierte Abrechnungen, um geschäftliche von privaten Anrufen zu unterscheiden.
Wenn Mitarbeiter ihre privaten Telefone für geschäftliche Zwecke nutzen, können die Erstattungen ebenfalls als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten.
Gebündelte Servicepakete (Telefon + Internet) sollten bei der Steuererklärung entsprechend zugeordnet werden.
Bewahren Sie Unterlagen und Abrechnungen für den Fall einer Steuerprüfung durch die IRS stets auf.

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