Wie die Automatisierung von Rechnungen Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess optimieren kann
Veraltete Workflows für die Kreditorenbuchhaltung können die Finanzabteilung eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Wenn Finanzteams auf Papierrechnungen, manuelle Dateneingabe und langwierige Genehmigungsprozesse angewiesen sind, entstehen Hindernisse und Zeit geht verloren. Diese veraltete Art der manuellen Rechnungsbearbeitung kann zu verspäteten Zahlungen führen, die die Beziehungen zu Lieferanten belasten, zu unbemerkten verlorenen Belegen und zu Fehlern bei der Dateneingabe, die Compliance-Probleme verursachen.
Diese Probleme haben reale Auswirkungen auf das Geschäft. Verspätete Zahlungen können zu Gebühren und beschädigten Lieferantenbeziehungen führen, während Fehler bei der Dateneingabe zu Alpträumen bei der Abstimmung führen. Fehlende Belege beeinträchtigen die Genauigkeit von Spesenabrechnungen und führen aufgrund inkonsistenter Finanzunterlagen zu potenziellen Prüfungen.
Die Lösung für dieses Problem ist die Rechnungsautomatisierung mit einer Software, die Rechnungen ohne manuellen Eingriff erfasst, weiterleitet, genehmigt und bezahlt. Business-Banking-Plattformen wie Slash können diese Schwachstellen durch AP-Automatisierung, sichere Zahlungsabläufe und die Integration in Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware beseitigen.¹ Das Ergebnis ist eine schnellere Bearbeitung, die Ihnen vollständige Transparenz über Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbestätigung verschafft.
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Was ist die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung?
Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung ist die Rationalisierung des gesamten Workflows der Kreditorenbuchhaltung und dessen Übertragung in den digitalen Bereich. Anstatt Rechnungsdaten manuell in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben, Papierdokumente zur Genehmigung weiterzuleiten und Belege zu zählen, übernehmen automatisierte Systeme diese Aufgaben ohne menschlichen Aufwand (oder Fehler).
Letztendlich reduziert die Rechnungsautomatisierung den Arbeitsaufwand erheblich. Wenn eine Rechnung von einem Lieferanten eingeht, extrahiert die Rechnungsbearbeitungssoftware wichtige Details wie den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer und die Zahlungsbedingungen. Diese Informationen werden dann validiert und schnell an die für die Genehmigung zuständigen Personen weitergeleitet. Slash kann diesen Prozess weiter optimieren, indem es sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert, um Transaktionsdatensätze mit Rechnungen abzugleichen, die Sie von Lieferanten erhalten haben.
Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung geht Hand in Hand mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). Wenn Ihr Unternehmen noch immer mit einem manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess zu kämpfen hat, ist die AP-Automatisierung ein schneller Weg zu schnelleren Lieferantenzahlungen und einer genaueren Buchhaltung.
Vorteile der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
Schnellere Rechnungsfreigaben und Zahlungen
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung kann zu einer schnelleren Rechnungsfreigabe führen, insbesondere im Vergleich zu Arbeitsabläufen, an denen mehrere Personen aus verschiedenen Bereichen einer Verwaltung beteiligt sind. Die Echtzeit-Zahlungs- und Krypto-Funktionen von Slash ermöglichen eine schnellere Rechnungserfassung und -abwicklung und rationalisieren so den gesamten Rechnungsstellungsprozess.
Verbesserte Cashflow-Transparenz und -Prognose
Vor der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wurden Rechnungen oft auf verschiedenen Plattformen, in unterschiedlichen Dateien und Ordnern gespeichert, sodass es für Unternehmen schwierig war, den genauen Überblick über ihre Verbindlichkeiten zu behalten. Die Rechnungsautomatisierung bietet Echtzeit-Transparenz über Ihre ausstehenden Rechnungen, deren Genehmigungsstatus und geplante Zahlungstermine. Diese Einblicke ermöglichen eine genauere Cashflow-Prognose und ein besseres Working Capital Management.5
Reduzierung manueller Fehler und doppelter Zahlungen
Bei Schreibtischen voller Papierkram ist es unvermeidlich, dass Buchhalter bei der manuellen Dateneingabe Fehler machen. Doppelte Rechnungen, fehlende Belege und Tippfehler können auftreten und später bei der Erstellung von Spesenabrechnungen zu Chaos führen.
Die Rechnungsautomatisierung wird häufig mit einer optischen Zeichenerkennungstechnologie (OCR) kombiniert, die Rechnungsdaten präzise und schnell extrahiert. Da die OCR-Technologie die Daten direkt aus der Quelle kopiert, sind manuelle Fehler nahezu ausgeschlossen.
Stärkere Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen
Sie möchten das Vertrauen Ihrer Lieferanten nicht durch verspätete Rechnungszahlungen gefährden. Wenn Lieferanten sich nicht auf pünktliche Zahlungen verlassen können, verlangen sie möglicherweise ungünstigere Konditionen oder bevorzugen andere Kunden. AP-Automatisierungsplattformen wie Slash bieten automatisierte Zahlungsplanung, sodass Ihre Abläufe besser organisiert sind und Ihre Lieferanten zufrieden sind.
Echtzeit-Berichterstattung für Finanzteams
Für Unternehmen ist es wichtig, auf der Grundlage aktueller Informationen flexibel zu handeln, aber manuelle AP-Prozesse erschweren die zeitnahe Erstellung von Berichten zu Ausgaben und Budgetprognosen. Finanzteams verbringen oft Stunden damit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen, nur um grundlegende Fragen zur Buchhaltung zu beantworten. Automatisierte Kreditorenbuchhaltungssysteme wie Slash bieten Echtzeit-Dashboards und Berichte, die Finanzteams einen klaren Überblick über wichtige Analysen verschaffen. Funktionen wie die automatisierte Ausgabenkategorisierung und die Integration von Buchhaltungssoftware ermöglichen eine strategischere Entscheidungsfindung auf der Grundlage aktueller Daten.
Wichtige Funktionen der Software zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
Ihre AP-Automatisierungssoftware sollte einen umfassenden Funktionsumfang bieten, der alle Phasen des Kreditorenbuchhaltungsprozesses abdeckt. Achten Sie bei der Suche nach einer Lösung auf folgende wesentliche Funktionen:
Automatisierte Rechnungserfassung und Datenextraktion
Dank ihrer Fähigkeit, Informationen sowohl aus PDF- als auch aus Papierrechnungen hochzuladen, ist die OCR-Technologie einer der hilfreichsten Bestandteile eines guten Rechnungsautomatisierungssystems. OCR kann stundenlange manuelle Dateneingaben und die meisten damit verbundenen Fehler überflüssig machen.
Workflow-Weiterleitung und mehrstufige Genehmigungen
Die AP-Automatisierung stellt sicher, dass Rechnungen so schnell wie möglich die richtigen Genehmiger erreichen. Die Software beschleunigt nicht nur den Prozess und zentralisiert Dokumente an einem Ort, sondern erleichtert durch ihre Funktionen zur Ausgabenkategorisierung auch die Zuordnung der Rechnungen zu den jeweiligen Personen.
Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware
Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem sollte mit Ihrer Rechnungsautomatisierungssoftware zusammenarbeiten. Dank Echtzeit-Synchronisierung haben Sie neue Rechnungen, aktualisierte Berichte und abgestimmte Zahlungen an einem Ort. Halten Sie Ausschau nach Plattformen wie Slash, die sich mit beliebten Apps wie QuickBooks verbinden lassen.
Zahlungsplanung und -ausführung
Sobald eine Rechnung genehmigt wurde, sollte Ihr System die Transaktion automatisch planen und später die Zahlungen am Fälligkeitstag über die von Ihnen gewählte Methode (ACH, Überweisung oder virtuelle Karte) ausführen.
Prüfpfade und Berichterstattung
Aus Gründen der Steuerkonformität sollten alle Vorgänge, von der Erstellung der Bestellung bis zur Zahlung, mit Zeitstempeln und wichtigen Informationen protokolliert werden. So entsteht eine vollständige Aufzeichnung für Audits, und Unstimmigkeiten lassen sich leicht aufspüren. Eine Software für die Kreditorenbuchhaltung wie Slash bietet detaillierte Transparenz und Berichtstools, mit denen Finanzteams ihre Rechnungsbearbeitung kontinuierlich optimieren können.
Mit Slash erhalten Sie automatisierte Rechnungsbearbeitung, Genehmigungsworkflows und Zahlungsausführung, die alle mit Ihren Geschäftskonten und -karten verbunden sind. Durch diese Integration entfällt die Notwendigkeit, Daten über mehrere Systeme hinweg abzugleichen, und Sie erhalten einen unvergleichlichen Überblick über Ihren gesamten Cashflow. Die Spesenabrechnung und Steuererklärung werden zum Kinderspiel, wenn Finanzteams den Rechnungsstatus, den Genehmigungsfortschritt und die Zahlungsausführung in Echtzeit von einem einzigen Dashboard aus verfolgen können.
Häufige Herausforderungen bei der automatisierten Rechnungsbearbeitung
Die Automatisierung der Rechnungsstellung bringt zwar oft erhebliche Vorteile mit sich, doch die Implementierung und Optimierung dieser Systeme kann mit Anlaufschwierigkeiten verbunden sein. Hier sind einige Hindernisse, auf die Ihr Unternehmen stoßen könnte, sowie Möglichkeiten, diese zu überwinden:
Fehlerhafte Dateneingabe oder minderwertige Rechnungsdaten
Selbst die beste OCR-Technologie kann mit schlecht formatierten Rechnungen, handschriftlichen Notizen oder Scans mit niedriger Auflösung Probleme haben. Unordentliche Rechnungen erschweren die Datenextraktion erheblich, was zu ungenauen Uploads führt und den Zweck der Software zunichte macht.
Beheben Sie das Problem wie folgt: Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Rechnungsformate zu standardisieren und elektronische Dokumente nach Möglichkeit zu priorisieren. Es ist auch hilfreich, daran zu erinnern, dass handschriftliche Dokumente sauber und leserlich sein sollten, so wie wir es aus der Schule kennen, als wir standardisierte Tests ausfüllten.
Komplexe Genehmigungsworkflows
Genehmigungsworkflows können übermäßig kompliziert sein. Wenn jede Rechnung unabhängig vom Betrag mehrere Genehmigungen erfordert, kommt es häufig zu Verzögerungen und Staus im gesamten Prozess.
Beheben Sie das Problem wie folgt: Entwicklung effizienterer Genehmigungsworkflows, die Kontrolle und Effizienz in Einklang bringen. Wenn Sie Zahlungen nach Dollarbetrag und Ausgabenkategorie sortieren, können Sie im Idealfall Ihre Überweisungen auf eine Person pro Rechnung statt auf zwei reduzieren.
Komplexität von Zahlungen zwischen mehreren Unternehmen oder grenzüberschreitenden Zahlungen
Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder internationalen Kunden stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Bei grenzüberschreitenden Zahlungen kommen Wechselkurse und längere Bearbeitungszeiten hinzu, und Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften müssen verschiedene Bankkonten und Steuerpflichten unter einen Hut bringen.
Beheben Sie das Problem wie folgt: Entscheiden Sie sich für eine Plattform zur Rechnungsautomatisierung, die für diese Komplexität ausgelegt ist. Slash vereinfacht grenzüberschreitende Zahlungen durch niedrige Überweisungsgebühren, Unterstützung von Kryptowährungen und Stablecoins sowie Echtzeit-Transparenz bei Wechselkursen.⁴ Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften können außerdem das One-Stop-Dashboard von Slash nutzen, um Finanzaktivitäten über verschiedene Unternehmen und Konten hinweg zu verfolgen und zu dokumentieren.
Widerstand gegen die Einführung neuer Technologien
Nicht jeder kann gut mit Veränderungen umgehen, vor allem, wenn man ein erfahrenes Team hat, das seit Jahren „seine eigene Methode“ anwendet. Manche Leute sind technisch nicht so versiert, während andere gar kein Interesse daran haben, automatisierte Tools auszuprobieren.
Beheben Sie das Problem wie folgt: Einführung, Schulung und Fokus auf die positiven Aspekte. Zeigen Sie Ihrem Finanzteam, wie Automatisierung mühsame manuelle Arbeit überflüssig macht, die Zahlungsabwicklung beschleunigt und es Ihnen ermöglicht, sich auf dringlichere Angelegenheiten zu konzentrieren. Wenn sie sehen, wie die OCR-Technologie Daten in Sekundenschnelle extrahiert und hochlädt, ändern sie möglicherweise ihre Meinung.
Optimieren Sie die Rechnungsautomatisierung mit Slash
Die Rechnungsstellung sollte mit allen anderen Bereichen Ihrer Finanzverwaltung abgestimmt sein. Mit der Slash-Business-Banking-Plattform können Sie Rechnungen an denselben Ort senden und verfolgen, an dem Sie Ihre Kartenausgaben, grenzüberschreitenden Zahlungen und andere finanzielle Aspekte verwalten. Unsere Plattform zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kombiniert Echtzeit-Transparenz mit detaillierten Kontrollfunktionen, sodass Sie die volle Kontrolle über Ihren Cashflow haben und die bisher so aufwändigen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung optimieren können.
Mit Slash können Sie jede Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung in Echtzeit verfolgen. Sehen Sie, wann Bestellungen erstellt wurden, welche Rechnungen noch zur Genehmigung ausstehen und wann Zahlungen ausgeführt werden sollen. Dank unserer Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie Quickbooks können Sie Ihre Buchhaltungsdaten in beide Richtungen synchronisieren, OCR-Technologie nutzen und Rechnungen aus externen Quellen an einem Ort verwalten.
Mit unserer Automatisierungslösung werden auch die von Ihnen verfolgten grenzüberschreitenden Zahlungen optimiert. Slash unterstützt globale ACH-Zahlungen, internationale Überweisungen in über 180 Länder und inländische Echtzeit-Zahlungen über RTP und FedNow. Unternehmen, die mit Kryptowährungen arbeiten, können Gelder auch in an den US-Dollar gekoppelte Stablecoins wie USDT oder USDC umwandeln, um Überweisungen schnell und kostengünstig durchzuführen.
Sparen Sie Ihrem Finanzteam Zeit, Geld und Kopfzerbrechen, indem Sie Ihre Rechnungsbearbeitung mit Slash modernisieren.
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Häufig gestellte Fragen
Welche ERP-/Buchhaltungssysteme eignen sich am besten für kleine Unternehmen?
Die Größe Ihres Unternehmens kann oft ein wichtiger Faktor dafür sein, welche Automatisierungslösung am besten geeignet ist. Quickbooks ist eine Buchhaltungssoftware, die einen Preisplan für Einsteiger anbietet, mit dem kleinere Teams die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Spesenabrechnung automatisieren können. Im Gegensatz dazu eignet sich eine Plattform wie Sage Intacct mit Tools für mehrere Unternehmenseinheiten und erweiterten Berichtsfunktionen eher für größere Unternehmen.
Was sind Bestellungen und wie fügen sie sich in den Rechnungsworkflow ein?
Bestellungen sind rechtsverbindliche Dokumente, die von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt werden und die Zahlungsbedingungen sowie die erwarteten Waren oder Dienstleistungen vor der Lieferung festlegen. Eine Bestellung ist der erste Schritt im Rechnungsworkflow: Ein Unternehmen initiiert den Kauf, woraufhin die Rechnung erstellt und erfasst wird.
Gibt es einen Unterschied zwischen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst in der Regel einen größeren Umfang an Arbeitsabläufen als die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung. Die Rechnungsbearbeitung konzentriert sich speziell auf automatisierte Schritte im Zusammenhang mit Rechnungen, während die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auch Maßnahmen wie die Kategorisierung von Ausgaben und die Zahlungsplanung umfassen kann.
