Betrugsprävention im Geschäftsleben: Unverzichtbare Kontrollmechanismen, die jedes Unternehmen im Jahr 2025 benötigt
Betrug ist kein Risiko, das nur auf große Unternehmen oder risikoreiche Branchen beschränkt ist. Es handelt sich um eine anhaltende, unauffällige Bedrohung, die Unternehmen jeder Größe betreffen kann. Betrüger suchen in der Regel nach Schwachstellen in Finanzabläufen, wie z. B. unzureichende interne Kontrollen, eingeschränkte Transparenz bei Transaktionen und veraltete Sicherheitsvorkehrungen. Kleine Unternehmen können besonders attraktive Ziele sein, da ihnen möglicherweise spezielle Ressourcen zur Betrugsbekämpfung oder formelle Kontrollmechanismen fehlen.
Die finanziellen Auswirkungen von Betrug gehen in der Regel weit über den ursprünglichen Verlust hinaus. Betrügerische Aktivitäten können den täglichen Betrieb unterbrechen, die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden belasten und für Unternehmer rechtliche oder Compliance-Risiken mit sich bringen. In vielen Fällen wird Betrug erst Wochen oder Monate nach seinem Auftreten entdeckt, insbesondere wenn Abstimmungsprozesse langsam oder weitgehend manuell erfolgen.
Häufig können die größten Risiken aus der fortgesetzten Verwendung veralteter Arbeitsabläufe resultieren. E-Mail-basierte Genehmigungen, Schecks in Papierform, Tabellenkalkulationen und nicht vernetzte Bankkonten können es erschweren, verdächtige Aktivitäten sofort zu erkennen. Darüber hinaus können Verzögerungen bei der Erkennung Betrügern mehr Zeit geben, Gelder zu transferieren oder ihre Spuren zu verwischen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen praktische Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen vor Betrug schützen können. Wir erläutern wichtige regulatorische Konzepte wie KYC, KYB und AML, analysieren gängige Betrugsmaschen und skizzieren Schutzmaßnahmen, die Sie realistisch umsetzen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie ein modernes Bankensystem wie Slash dazu beitragen kann, die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu verringern, indem es Echtzeit-Transaktionssichtbarkeit, KI-gestützte Betrugserkennung, detaillierte Kartenkontrollen und konforme Identitätsprüfungen bietet – ohne Unternehmen zur Verwendung komplexer, nur für Unternehmen geeigneter Systeme zu zwingen.¹
Was ist Betrugsprävention? Grundlegende Konzepte und Bedeutung
Betrugsprävention bezieht sich auf die Strategien, Kontrollen und Prozesse, die Unternehmen einsetzen, um sowohl die Wahrscheinlichkeit als auch die Auswirkungen betrügerischer Aktivitäten zu verringern. Dazu können interne Kontrollen, Identitätsprüfungen, Transaktionsüberwachung, Mitarbeiterschulungen, klare Verfahren für den Umgang mit verdächtigen Aktivitäten und vieles mehr gehören.
Anstatt zu versuchen, Betrug vollständig zu beseitigen, was selten realistisch ist, konzentriert sich die Betrugsprävention darauf, Gelegenheiten zu reduzieren, die Aufdeckung zu verbessern und schneller zu reagieren, wenn etwas schief geht. In der Praxis bedeutet dies eine Kombination aus präventiven Kontrollen, detektiven Kontrollen und Reaktionsprotokollen. Präventive Kontrollen sollen Gelegenheiten für Betrug reduzieren, detektive Kontrollen helfen bei der Identifizierung verdächtiger Aktivitäten und Reaktionsprotokolle legen fest, was zu tun ist, wenn Betrug vermutet oder bestätigt wird.
Unternehmen stützen sich bei ihren Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung auch auf regulatorische Rahmenbedingungen, darunter:
- Kenne deinen Kunden (KYC): Verfahren zur Überprüfung der Identität von Kunden vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung.
- Kennen Sie Ihr Geschäft (KYB): Ähnliche Überprüfungen wurden bei Unternehmen, Anbietern und Gegenparteien durchgeführt, um deren Legitimität und Eigentumsverhältnisse zu bestätigen.
- Bekämpfung der Geldwäsche (AML): Laufende Überwachungs- und Meldepflichten zur Aufdeckung und Verhinderung illegaler Finanzaktivitäten.
Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus unterstützt die Betrugsprävention umfassendere operative Ziele. Sie kann dazu beitragen, Einnahmen zu schützen, das Vertrauen von Lieferanten und Kunden zu bewahren, Verluste durch Diebstahl oder Veruntreuung zu begrenzen und die allgemeine Finanzdisziplin zu verbessern.
So funktioniert Betrugsprävention: Alles, was Sie wissen müssen
Die Betrugsbekämpfung funktioniert je nach Art des Risikos unterschiedlich. Nachfolgend sind einige der häufigsten Arten von Betrug aufgeführt, von denen Unternehmen heute betroffen sind, sowie die Gründe, warum für jede Art ein etwas anderer Ansatz erforderlich ist:
Bankbetrug
Bankbetrug kann unbefugte ACH-Überweisungen, Überweisungsbetrug oder Kontoübernahmen umfassen. Diese Vorfälle treten häufig auf, nachdem Zugangsdaten durch Phishing-Angriffe oder schwache Authentifizierungsverfahren kompromittiert wurden. Sobald Gelder ein Bankkonto verlassen haben, kann die Rückforderung schwierig und äußerst zeitkritisch sein, insbesondere bei Überweisungen.
Bilanzbetrug
Buchhaltungsbetrug kann manipulierte Jahresabschlüsse, versteckte Verbindlichkeiten oder falsch klassifizierte Ausgaben umfassen. Diese Art von Betrug tritt häufig intern auf und kann mit unzureichender Aufsicht, seltenen Prüfungen oder einer mangelnden Aufgabentrennung innerhalb der Finanzteams zusammenhängen.
Kreditkartenbetrug
Unternehmen können durch unbefugte Kartennutzung, betrügerische Rückbuchungen oder den Missbrauch von Mitarbeiterkarten Opfer von Kreditkartenbetrug werden. Auch durch das Skimming von Karten am Point of Sale können sensible Finanzdaten offengelegt werden. Ohne Kontrollen auf Transaktionsebene und Tokenisierung, beides Standardfunktionen der Charge Cards von Slash, können diese Probleme unentdeckt bleiben.
Anlagebetrug
Investitionsbetrug kann auftreten, wenn Unternehmen mit falschen oder irreführenden Angeboten wie Schneeballsystemen, Pyramidensystemen oder nicht registrierten Wertpapierangeboten konfrontiert werden. Einige Systeme basieren auf sozialen Beziehungen, während andere die Vortäuschung einer Identität als Aufsichtsbehörde oder Finanzinstitut beinhalten.
Identitätsdiebstahl
Betrüger können gestohlene oder gefälschte Identitäten verwenden, um Konten zu eröffnen, Transaktionen zu initiieren oder Zahlungen umzuleiten. Die strikte Einhaltung von KYC-, KYB- und Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden ist entscheidend, um dieses Risiko zu verringern. Unternehmen sollten Ausweisdokumente überprüfen, Informationen mit vertrauenswürdigen Datenbanken abgleichen und Antragsdaten auf Unstimmigkeiten überprüfen. Mehrstufige Verifizierungsprozesse erschweren es Betrügern erheblich, mit gefälschten oder gestohlenen Identitäten erfolgreich zu sein.
Scheckbetrug
Obwohl die Verwendung von Schecks insgesamt zurückgegangen ist, hat der Scheckbetrug in den letzten Jahren zugenommen. Zu den gängigen Betrugsmethoden zählen gefälschte Schecks, gefälschte Unterschriften und Scheckbetrug, bei dem Betrüger die Zeitspanne zwischen Einzahlung und Abrechnung ausnutzen. Unternehmen, die weiterhin auf Schecks ohne Sicherheitsvorkehrungen wie Positive Pay setzen, sind einem erhöhten Risiko ausgesetzt. Aus diesem Grund stellen viele Unternehmen auf digitale Zahlungsmethoden mit strengeren Sicherheitsprotokollen um.
Trotz der Vielzahl von Betrugsmaschen gibt es mehrere Schutzmaßnahmen, die den Schutz insgesamt verbessern können:
- Klare interne Kontrollen und Genehmigungsabläufe
- Identitätsprüfung durch KYC und KYB
- Laufende Transaktionsüberwachung und Warnmeldungen
- Eingeschränkter Systemzugriff und rollenbasierte Berechtigungen
- Festgelegte Verfahren für die Reaktion auf verdächtige Aktivitäten
Wie können Sie Ihr Unternehmen vor Betrug schützen: 6 Möglichkeiten zur Risikominimierung
Um Ihr Unternehmen vor Betrug zu schützen, benötigen Sie weder ein großes Budget noch ein spezielles Sicherheitsteam. Der effektivste Ansatz kombiniert proaktive Kontrollen, konsequente Überwachung und die richtigen Tools, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Hier sind sechs praktische Möglichkeiten, um Ihre Strategie zur Betrugsbekämpfung zu stärken:
1. Interne Kontrollen stärken und manuelle Prozesse reduzieren
Interne Kontrollen funktionieren am besten, wenn sie konsequent angewendet werden. Wenn Genehmigungen, Zahlungen und Abstimmungen in getrennten Systemen erfolgen, können betrügerische Aktivitäten leichter unbemerkt bleiben. Durch die Zentralisierung der Finanzaktivitäten lassen sich Unregelmäßigkeiten leichter erkennen.
Eine Plattform wie Slash bietet Geschäftsinhabern Echtzeit-Einblick in den Cashflow über Bankkonten, Karten und Zahlungsmethoden hinweg. Detaillierte Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf das haben, was sie benötigen, während konfigurierbare Ausgaberegeln unbefugte Transaktionen verhindern. Die digitale Erfassung von Transaktionsdaten verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen versteckt oder verändert werden, insbesondere wenn sie mit Buchhaltungstools wie QuickBooks synchronisiert werden.
2. Überprüfen Sie Informationen über Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.
Ohne strenge KYC- und KYB-Prozesse können Unternehmen sich Identitätsdiebstahl, betrügerischen Anbietern oder Überweisungs- und Scheckbetrug aussetzen. Die Überprüfung der Gegenpartei einer Transaktion ist besonders wichtig, wenn es sich um große, dringende oder ungewöhnliche Zahlungen handelt.
Vor der Gewährung des Zugriffs auf Finanzsysteme oder sensible Informationen sollten Hintergrundüberprüfungen der Mitarbeiter durchgeführt werden. Nehmen Sie sich bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Zeit, um deren Legitimität über mehrere Kanäle zu überprüfen: Ein Anruf unter einer bekannten Telefonnummer, die Überprüfung der Geschäftsadresse und die Einsichtnahme in Gründungsdokumente können dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen, bevor Geld den Besitzer wechselt.
3. Sichern Sie Bankkonten und den Zugang zum Online-Banking
Bankkonten sind ein häufiges Ziel für Betrüger. Die Beschränkung der Personen, die Transaktionen initiieren können, die Durchsetzung einer Multi-Faktor-Authentifizierung und die regelmäßige Überprüfung der Zugriffsberechtigungen können dazu beitragen, das Risiko zu verringern.
Mit Slash können Unternehmen rollenbasierte Zugriffsrechte verwalten, Berechtigungen sofort widerrufen und Transaktionslimits auf Kontoebene festlegen. Virtuelle Karten bieten zusätzlichen Schutz, indem sie Informationen am Point of Sale tokenisieren und so das Risiko von Kartenskimming während Transaktionen verringern. Die native Stablecoin-Unterstützung von Slash bietet zusätzlichen Schutz bei Überweisungen gegenüber herkömmlichen Banküberweisungen, da On-Chain-Transaktionen nach ihrer Abwicklung schwieriger zu fälschen oder zu verändern sind.³
4. Transaktionen überwachen und verdächtige Aktivitäten frühzeitig melden
Früherkennung ist eine der wirksamsten Methoden, um Betrugsverluste zu begrenzen. Durch die Überwachung von Transaktionen in Echtzeit können Unternehmen Anomalien – wie unerwartete Zahlungsbeträge, neue Lieferanten oder ungewöhnliche Zeitpunkte – erkennen, bevor Gelder vollständig vom Konto abgebucht werden.
Slash nutzt KI-gestützte Transaktionsüberwachung, um potenziell verdächtige Aktivitäten zu identifizieren und eine schnellere Überprüfung zu ermöglichen. Konfigurierbare Genehmigungsabläufe und sofortige Benachrichtigungen helfen Unternehmen, fragwürdige Transaktionen zu stoppen, bevor sie abgeschlossen werden, anstatt Probleme erst später zu entdecken.
5. Schützen Sie sich vor Kompromittierung geschäftlicher E-Mails und Phishing
Viele Betrüger nehmen Mitarbeiter ins Visier, indem sie sich als Führungskräfte des Unternehmens ausgeben. Ein cleverer, überzeugender Betrüger kann einen Mitarbeiter leicht dazu bringen, wichtige Geschäftsinformationen preiszugeben. Es ist wichtig, regelmäßig Schulungen für Mitarbeiter zu den Gefahren von Phishing-Betrug und dessen Erkennung durchzuführen. Bei neuen Mitarbeitern sollten Sie dieses Thema frühzeitig ansprechen, da sie sowohl einem höheren Risiko ausgesetzt sind, ins Visier genommen zu werden, als auch eher auf den Trick hereinfallen. Größere Unternehmen sollten die Einführung von Phishing-Test-E-Mails in Betracht ziehen, um zu sehen, wie ihre Mitarbeiter auf einen möglichen Betrugsversuch reagieren.
6. Führen Sie regelmäßige Audits und Abstimmungen durch.
Audits und Abstimmungen sind am effektivsten, wenn sie routinemäßig durchgeführt werden. Wenn Sie warten, bis etwas nicht stimmt, kann sich der Betrug länger als nötig fortsetzen. Mit einer integrierten Bank- und Buchhaltungslösung – wie Slash in Verbindung mit QuickBooks – können die Überprüfung von Transaktionen, die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Finanzberichten zu einem festen Bestandteil des Betriebs werden, anstatt eine störende vierteljährliche Belastung darzustellen.
Was tun, wenn Ihr Unternehmen Opfer eines Betrugs geworden ist?
Wenn ein Betrugsverdacht besteht oder ein Betrug bestätigt wurde, ist es wichtig, schnell mit Ihrer Bank zusammenzuarbeiten. Die Zeit kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, ob Gelder eingefroren oder zurückgewonnen werden können. Hier erfahren Sie, was zu tun ist:
- Wenden Sie sich umgehend an Ihre Bank: Melden Sie verdächtige Aktivitäten so schnell wie möglich Ihrem Finanzdienstleister. Ihr Finanzdienstleister kann möglicherweise Transaktionen sperren, betroffene Konten einfrieren oder Wiederherstellungsverfahren einleiten. Banken können manchmal Überweisungen oder ACH-Überweisungen zurückrufen, wenn sie innerhalb weniger Stunden nach der Transaktion benachrichtigt werden, bevor die Gelder vollständig abgewickelt sind.
- Sichern Sie alle Zugangspunkte: Setzen Sie alle relevanten Anmeldedaten zurück, widerrufen Sie Benutzerberechtigungen, aktivieren Sie eine stärkere Authentifizierung und überprüfen Sie die letzten Änderungen an den Kontodaten. Ihr Bankdienstleister kann Ihnen oft dabei helfen, die letzten Anmeldeaktivitäten und den Transaktionsverlauf zu überprüfen.
- Dokumentieren Sie alles: Führen Sie Aufzeichnungen über betrügerische Transaktionen, Kommunikationen, Zeitstempel und interne Erkenntnisse. Banken und Zahlungsnetzwerke verlangen in der Regel detaillierte Unterlagen, um Betrugsvorwürfe zu untersuchen.
- Steuerungen für die Zukunft anpassen: Überprüfen und verstärken Sie nach dem Vorfall Ihre Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung. Aktualisieren Sie Genehmigungsabläufe, ändern Sie Ausgabenlimits und führen Sie bei Bedarf zusätzliche Überwachungsmaßnahmen ein, um künftige Risiken zu verringern.
Anstatt Zeit mit Telefonaten mit Ihrer Bankfiliale zu verschwenden, können Unternehmen mit Plattformen wie Slash sofortige Maßnahmen ergreifen, sobald erste Anzeichen für Betrug auf dem Dashboard erkennbar sind. Da Slash detaillierte Transaktionsaufzeichnungen und Zugriffsprotokolle führt, sind Unternehmen besser in der Lage, betrügerische Aktivitäten schnell zu dokumentieren und bei Bedarf mit Zahlungsnetzwerken oder Behörden zusammenzuarbeiten.
Mit Slash erhalten Sie vollständige Transparenz über Zahlungen und Transaktionen.
Wenn Betrug auftritt, zählt jede Minute. Mit dem Slash-Dashboard dauert das, was früher Stunden dauerte, jetzt nur noch Minuten. Beim ersten Anzeichen eines Problems erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung. Sie öffnen die App und sperren Konten mit einem einzigen Klick. Sie navigieren zu Ihrem Analyse-Dashboard, um eine unternehmensweite Übersicht aller Transaktionen zu erhalten, aufgeschlüsselt nach Team, Empfänger, Zahlungsart und mehr. Alle Transaktionsdetails werden automatisch aufgezeichnet und sind jederzeit verfügbar. Sobald Sie das Problem identifiziert haben, können Sie Benutzerberechtigungen widerrufen und kompromittierte Konten sofort schließen – ohne einen Anruf tätigen zu müssen.
Slash bietet außerdem eine umfassende Palette an Finanztools, die Unternehmen mehr Kontrolle, Transparenz und Sicherheit bieten:
- Slash Visa Platinum Card: Eine Kreditkarte mit 2 % Cashback, die eine detaillierte Ausgabenkontrolle, anpassbare Kartengruppen und Echtzeit-Transaktionsübersichten ermöglicht. Speichern Sie alle Transaktionsdaten Ihrer Teams für mehr Transparenz und passen Sie die Berechtigungen für Mitarbeiter, die ihre Firmenkarte missbrauchen, ganz einfach an.
- Native Krypto-Unterstützung: Kryptowährungszahlungen profitieren von der Blockchain-Technologie, die es extrem schwierig macht, Transaktionen zu fälschen, zu duplizieren oder zu verändern. Das liegt daran, dass sie in einem dezentralen Netzwerk stattfinden, das kryptografische Schlüssel verwendet, um Zahlungsinformationen zu sichern. Mit Slash können Nutzer Stablecoins wie USDC und USDT über 8 verschiedene Blockchains hinweg halten, senden und empfangen.
- Hochverzinsliche Sparkonten: Zentralisieren Sie Ihre Unternehmenskonten noch weiter mit hochverzinslichen Konten, die direkt in das Slash-Dashboard integriert sind. Erzielen Sie eine annualisierte Rendite von bis zu 4,1 % mit Geldmarktkonten von Morgan Stanley oder BlackRock, die an US-Staatsanleihen gekoppelt sind.⁶
- Virtuelle Konten: Trennen Sie verschiedene Zahlungspools nach Anbietern, Kategorien und mehr, je nach Ihren Anforderungen, mit einfach konfigurierbaren virtuellen Bankkonten.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die 10-80-10-Regel für Betrug?
Die 10-80-10-Regel lässt sich auf viele verschiedene Bereiche anwenden, aber in Bezug auf Wirtschaftsbetrug bedeutet sie Folgendes: 10 % der Menschen werden wahrscheinlich niemals Betrug begehen, 10 % der Menschen werden bei Gelegenheit immer Betrug begehen, und die restlichen 80 % liegen irgendwo dazwischen. Die Betrugsbekämpfung konzentriert sich in der Regel darauf, die Möglichkeit für die mittleren 80 % zu begrenzen, Betrug zu begehen, da geeignete Sicherheitsvorkehrungen im Allgemeinen gute Menschen wirksam davon abhalten können, unehrliche Handlungen zu begehen.
Was sind die 4 „Ps“ des Betrugs?
Die 4 „Ps” beziehen sich auf die gängige Vorgehensweise von Betrügern, um ihre Opfer zu manipulieren. Die 4 „Ps“ stehen für „pretend“ (vorgeben), „problem“ (Problem), „pressure“ (Druck) und „pay“ (bezahlen): Ein Betrüger gibt sich als jemand anderes aus, stellt Ihnen ein Problem vor, das mit einer finanziellen Entschädigung gelöst werden kann, setzt Sie unter Druck, indem er eine Dringlichkeit vortäuscht oder Sie mit falschen Versprechungen betrügt, und schließlich bezahlen Sie ihn, woraufhin eine autorisierte Transaktion nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Kann ich eine Betrugswarnung für meine EIN-Nummer einrichten?
Es gibt kein zentrales Betrugswarnsystem für EINs. Die engmaschige Überwachung von Bankkonten und die Einführung einer strengen Identitätsprüfung sind die wirksamsten Schutzmaßnahmen. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre EIN für Betrug missbraucht wurde, reichen Sie das IRS-Formular 14039-B ein und wenden Sie sich an die großen Kreditauskunfteien, um eine Warnmeldung zu Ihren Profilen und Ihrer Identität zu hinterlegen.
