Erfassung von Geschäftsausgaben: Tools und Tipps für Kleinunternehmer
Die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist wie ein Fenster, durch das Sie Einblick in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens, die Geldflüsse und die Investitionen erhalten, die das größte Wachstum bewirken. Eine ineffiziente Verwaltung Ihrer Ausgaben kann jedoch dazu führen, dass Ihnen wichtige Erkenntnisse aus Ihren Spesenabrechnungen entgehen, die Ihnen ein tieferes Verständnis vermitteln.
Wenn Unternehmen wachsen und ihre Aktivitäten sich ausweiten, wird die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben schwieriger – und wichtiger. Deshalb ist es für Kleinunternehmer und Erstgründer sinnvoll, ein reibungsloses System zur Nachverfolgung von Ausgaben einzurichten. Damit können Sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und wichtige Erkenntnisse gewinnen, bevor diese in einer Flut von archivierten Dateien untergehen.
Die Business-Banking-Plattform Slash kann die Kategorisierung von Ausgaben und die Dateneingabe für Sie automatisieren, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler minimieren können.¹ Bevor wir dazu kommen, wollen wir uns zunächst einmal ansehen, warum es wichtig ist, Geschäftsausgaben zu erfassen, welche praktischen Strategien es gibt, um diesen Prozess zu optimieren, welche Software dabei helfen kann – und was Geschäftsausgaben überhaupt sind.
Kostenverfolgung für kleine Unternehmen – Grundlegende Konzepte
Geschäftskosten sind Zahlungen, die Sie tätigen, um Materialien zu erwerben, Mitarbeiter und Teams einzustellen und Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Kleinunternehmer, die sich kopfüber in den Geschäftsbetrieb stürzen, stellen oft fest, dass es aufgrund von Nebenkosten, Warenkosten, Personalkosten, Versicherungskosten und vielem mehr schnell schwierig werden kann, die Finanzen ihres Unternehmens im Blick zu behalten.
Die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist eine hervorragende Möglichkeit, alles vor Augen zu haben und den Überblick zu behalten. Darüber hinaus bietet sie Ihrem Unternehmen noch viele weitere Vorteile:
Steuerabzüge optimieren
Recherchieren Sie, welche Ihrer Geschäftsausgaben steuerlich absetzbar sind, um Steuern zu sparen, da die Steuerbehörde IRS mehr Steuerabzüge zulässt, als Sie vielleicht erwarten.
Entdeckung von Versäumnissen
Ob es sich um eine Änderung der Versicherungsprämien, eine verdächtige Nutzung der Firmenkreditkarte oder ein Abonnement handelt, von dem Sie dachten, es handele sich um eine einmalige Zahlung – wenn Sie Ihre Spesenabrechnungen und Rechnungen genauer unter die Lupe nehmen, können Sie unerwartete Kosten aufdecken, die geklärt werden müssen.
Prognose zukünftiger Ausgaben
Wenn Sie wissen, wohin Ihre Gelder fließen und wie oft zyklische Zahlungen anfallen, können Sie viel leichter in die Zukunft blicken und bestimmen, welche Ausgaben Ihnen später bevorstehen.
Verbesserung der Budgetplanung
Ein tieferer Einblick in den Cashflow Ihres Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, Bereiche mit potenziellem Kosteneinsparungspotenzial zu identifizieren, sodass Sie ein realistischeres Budget aufstellen können.
Die Bedeutung der Ausgabenkategorisierung
Der erste Schritt, um diese Erkenntnisse zu gewinnen, ist die Entwicklung von Ausgabenkategorien, also eindeutigen Kategorien, die alle geschäftlichen Einkäufe, Kosten und Gebühren umfassen. Es gibt eine Vielzahl von Ausgabenkategorien, die Ihr Unternehmen erstellen kann. Einige der gängigsten Beispiele sind:
- Marketing und Werbung
- Lohnabrechnung
- Bürobedarf (in allen Größenordnungen)
- Nebenkosten und Miete
- Abonnements und Lizenzen
- Bankgebühren und Bearbeitungsgebühren
Angesichts der Vielzahl potenzieller Ausgabenkategorien, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt, wird das Entschlüsseln und Sortieren unzähliger Belege oft zu einer mühsamen Angelegenheit. Aus diesem Grund automatisiert die Ausgabenverfolgungssoftware von Slash die Dateneingabe und kategorisiert Transaktionen automatisch.
Wie kann ich die Ausgaben für ein kleines Unternehmen im Blick behalten?
Bevor Sie einen Plan zur Erfassung Ihrer Geschäftsausgaben entwickeln, sollten Sie ein spezielles Geschäftskonto einrichten. Dadurch wird nicht nur Ihr Cashflow an einem Ort konsolidiert, sondern viele Geschäftskonten bieten auch Funktionen und Vorteile, mit denen Sie Ihr Kapital optimal nutzen können.
Gleichzeitig sollten Sie eine Firmenkreditkarte auswählen, um private und geschäftliche Ausgaben zu trennen und die Nachverfolgung von Ausgaben zu vereinfachen. Slash bietet Firmenkreditkarten mit detaillierten Ausgabenkontrollen, automatischer Nachverfolgung von Ausgaben und der Möglichkeit, Teammitgliedern eine unbegrenzte Anzahl physischer und virtueller Karten zuzuweisen. Außerdem können Sie bis zu 2 % Cashback auf alle Geschäftsausgaben erhalten, wodurch Sie Kapital sparen und bei Bedarf wieder investieren können.
Ein weiterer Schritt ist die Einrichtung eines Genehmigungsprozesses für Ausgaben. Unternehmen mit einer Vielzahl von Firmenkreditkarten, die verschiedenen Mitarbeitern gehören, stellen oft fest, dass es eine Herausforderung ist, den Überblick über die Transaktionen zu behalten. Genehmigungsprozesse für Ausgaben umfassen die Überprüfung von Belegen und die Einholung der Zustimmung von mehr als einer Person, bevor ein Kauf endgültig bestätigt wird. Dies ist eine clevere Methode, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig zusätzliche Transparenz in bestimmten Ausgabenkategorien zu schaffen.
Letztendlich ist der beste Weg, Ihre Ausgaben zu verfolgen, die Verwendung einer speziellen Software. Früher saßen Buchhalter da und durchforsteten Rechnungen, Quittungen und andere Unterlagen, um Ausgaben manuell zu erfassen und zu kategorisieren. Das haben wir längst hinter uns gelassen. Heute gibt es eine Vielzahl von Lösungen zur Automatisierung der Ausgabenverfolgung, die sowohl schneller als auch genauer sind als alle anderen Methoden.
Warum Automatisierung der beste Weg ist, um Geschäftsausgaben zu verfolgen
Die Automatisierung der Erfassung von Geschäftsausgaben ist nicht nur die „einfachste“ Methode. Nun, das ist sie zwar auch, aber sie bietet noch viel mehr Vorteile. Die Automatisierung kann folgende Vorteile bieten:
- Weniger FehlerDie manuelle, manuelle Methode zur Erfassung von Ausgaben ist fehleranfällig, insbesondere wenn Unternehmen wachsen und sich die Belege häufen. Durch die automatische Erfassung von Transaktionsdaten und die Synchronisierung mit der Buchhaltung lassen sich solche Fehler auf ein Minimum reduzieren.
- Strengere Compliance-KontrollenDie Einhaltung der Steuervorschriften hat für Buchhalter höchste Priorität. Wenn Ihre Software die Dateneingabe automatisiert, müssen Sie sich beim Abgleich keine Gedanken mehr über Tippfehler und Fehler machen, die zu einer nicht konformen Steuererklärung führen könnten. Außerdem können Sie Ihre Steuerberichte das ganze Jahr über konsistent erstellen – das bedeutet, dass Sie nicht mehr bis zur Steuersaison warten müssen, um alles zusammenzustellen.
- Verbesserte SicherheitsvorkehrungenDie Finanzdaten Ihres Unternehmens müssen jederzeit vollständig geschützt sein. Die meisten automatisierten Systeme bieten sichere Zugriffskontrollen und Verschlüsselungsmethoden, die den Datenschutzbestimmungen entsprechen und Ihre wichtigsten Informationen schützen.
- Maßstabsgetreu gebautIm Gegensatz zu einem altmodischen Buchhalter, der mit dem Wachstum seines Unternehmens immer längere Nächte durcharbeitet, verarbeitet eine Software zur Ausgabenverfolgung 10 Belege genauso einfach wie 1000 Belege. Plattformen, die eine sofortige Dateneingabe und unbegrenzte virtuelle Karten unterstützen, ermöglichen eine schnelle Skalierung ohne die damit verbundenen Anpassungen.
- Höhere betriebliche EffizienzSchließlich, und das ist vielleicht das Wichtigste, spart die Automatisierung viel Zeit und Mühe. Dadurch können Sie flexibler agieren, Ressourcen neu zuweisen und sich sogar ein wenig entspannen.
Es ist leicht zu erkennen, wie die Einführung einer Software zur Ausgabenverfolgung Kleinunternehmern einen Vorteil verschaffen kann. Aber jetzt, da Sie wissen, wie wichtig diese Software ist, ist es an der Zeit, diejenige auszuwählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Was ist die beste Software zur Erfassung von Geschäftsausgaben?
Tools zur Ausgabenverfolgung sind in verschiedenen Buchhaltungsprogrammen und Finanzplattformen zu finden, aber sie sind in der Regel nicht universell einsetzbar. Bei der Auswahl einer Lösung zur Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben sollten Sie die Größe Ihres Unternehmens, Ihr Budget und die gängigen Anwendungsfälle berücksichtigen.
Hier sind einige unserer Favoriten für die besten Optionen für Ausgabenverfolgungssoftware im Jahr 2026:
Schrägstrich
Die Slash-Business-Banking-Plattform bietet Unternehmen eine leistungsstarke, integrierte Möglichkeit, ihre Ausgaben zu kategorisieren und zu verwalten. Unsere Software unterstützt nicht nur die automatisierte Dateneingabe und Ausgabenkategorisierung, sondern ermöglicht Ihnen auch die Verfolgung von ACH-, Überweisungs- und Kryptopayments in Echtzeit.⁴ Endlich können Sie Karten ausstellen, Ausgaben genehmigen und Ausgaben automatisch auf einem umfassenden Dashboard verfolgen.
Selbst wenn mehrere Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Apps reibungslos integriert sind, kann die Arbeit mit mehreren dieser Apps immer noch mühsam sein. Dank seiner zentralen Verwaltungslösung und seinem intuitiven Dashboard macht Slash mehrere verschiedene Tools überflüssig.
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Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Freshbooks
FreshBooks wird zwar häufiger als Buchhaltungssystem verwendet, bietet aber auch integrierte Funktionen zur Ausgabenverfolgung, die sich besonders für kleine Unternehmen und Jungunternehmer eignen. Es synchronisiert sich mit Ihren Kreditkarten- und Bankkonten für automatische Importe, und die Kombination aus Tools zum Scannen von Belegen und zur Rechnungsverwaltung macht die Ausgabenverfolgung noch komfortabler.
Manche mögen Freshbooks jedoch als „Einsteiger-Software“ bezeichnen, da sie sich eher für kleinere Teams eignet als für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die umfangreiche Spesenabrechnungen jonglieren und gleichzeitig die Steuervorschriften einhalten müssen.
Expensify
Mit Tools wie dem Scannen von Belegen und der Verwaltung von Erstattungen ist Expensify eine weitere Option für die Ausgabenverfolgung. Es lässt sich auch in Buchhaltungsplattformen wie Xero und Netsuite integrieren, was bedeutet, dass es für einige Unternehmen, die an ihrer aktuellen Software festhalten, eine Plug-and-Play-Lösung darstellt.
Ähnlich wie bei Freshbooks sind jedoch größere Unternehmen nicht immer die beste Wahl für Expensify. Insbesondere Unternehmen, die Firmenkreditkarten verwenden, könnten daran scheitern, dass die Plattform nach wie vor separate Systeme für die Kartenverwaltung und Zahlungen erfordert.
Intuit QuickBooks
Quickbooks ist dank seiner robusten Funktionen und Vielseitigkeit eine der am häufigsten verwendeten Buchhaltungssoftwarelösungen auf dem Markt. Eine seiner wichtigsten Eigenschaften ist seine Integrationsfähigkeit – Quickbooks lässt sich mit Daten aus Dutzenden von Bankdienstleistungen integrieren und passt zu einer Vielzahl von Finanztools.
Der Erfolg von Quickbooks kann von Fall zu Fall variieren, da Unternehmen es für unterschiedliche Zwecke und mit vielen Apps von Drittanbietern verwenden können. Probleme können auftreten, wenn diese Plattformen in separaten Silos betrieben werden, was dazu führt, dass Buchhalter Karten in einem System, Analysen in einem anderen und Zahlungen in einem dritten System überwachen. Glücklicherweise lässt sich Quickbooks in Ihr Ausgabenverfolgungssystem in Slash integrieren, sodass Sie Ausgaben einfach synchronisieren und Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand halten können.
Sehen Sie, wie einfach die Nachverfolgung von Ausgaben mit Slash sein kann
Sowohl kleine als auch große Unternehmen können von den Tools zur Spesenabrechnung von Slash profitieren. Einer der Vorteile unserer Plattform ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Da Ihre Mitarbeiter sie letztendlich am häufigsten nutzen werden, ist die Zugänglichkeit von großer Bedeutung. Sehen wir uns den Prozess Schritt für Schritt an:
- Ihr Mitarbeiter tätigt einen Kauf mit einer Firmenkarte oder über ein verbundenes Slash-Konto, und unsere Software zeichnet die Transaktion auf.
- Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware kann Tools wie Belegscanner verwenden, um Belege bei der Erfassung automatisch in die entsprechenden Ausgabenkategorien zu sortieren.
- Mit granularen Ausgabenkontrollen können Sie Leitplanken einrichten und sicherstellen, dass potenzielle Compliance-Probleme sofort gemeldet werden.
- Sie können auch eine unbegrenzte Anzahl virtueller Karten zuweisen und diese mit verschiedenen Ausgabenkategorien verknüpfen, sodass Sie beliebig viele Transaktionsarten auf einem einzigen Bildschirm verfolgen können.
Die Einführung unserer Software zur Ausgabenverfolgung reduziert Reibungsverluste, liefert Teams umsetzbare Erkenntnisse und hilft Unternehmern, proaktive finanzielle Entscheidungen zu treffen, mit denen sie langfristig Kapital sparen können. Mit unbegrenzten kostenlosen Inlandsüberweisungen, detaillierter Ausgabenverfolgung, mehreren Stablecoins und Zugang zu hochverzinslichen Treasury-Konten mit bis zu 3,93 % Jahreszins ist die Slash-Plattform möglicherweise genau das, was Sie suchen, um Ihr kleines Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.⁶
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Häufig gestellte Fragen
Welche Ausgaben kann ich ohne Belege geltend machen?
Bei der Steuererklärung und der Geltendmachung von Steuerabzügen für Ihre Geschäftsausgaben verlangt die Steuerbehörde IRS in der Regel die Vorlage von Ausgabenbelegen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, da für bestimmte Transaktionen keine praktischen Belege vorliegen, die wie alltägliche Einkäufe erfasst werden können. Spenden für wohltätige Zwecke, Fahrzeugkosten, Steuern für Selbstständige, Krankenversicherungsbeiträge und Beiträge zur Altersvorsorge sind einige der Geschäftsausgaben, für die keine Ausgabenbelege erforderlich sind, um sie in Ihren Steuerabzügen anzugeben.
Was sind häufige Fehler bei der Kategorisierung von Ausgaben für LLCs?
Es gibt einige einfache Fehler, die Kleinunternehmer bei der Entwicklung ihrer Geschäftsausgabenkategorien leicht übersehen können. Beispielsweise sind Versicherungen eine gängige Kategorie, aber es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Krankenversicherung der Mitarbeiter nicht an derselben Stelle erfasst wird wie Unternehmensversicherungen wie beispielsweise Sachversicherungen.
Weitere mögliche Buchhaltungsfehler sind das Nichtberücksichtigen kleinerer Anschaffungen von Büromaterial, das Zusammenfassen von Zahlungen an Vertragsarbeiter mit den Gehältern der Mitarbeiter und das Vergessen, die Kosten für die Einstellung insgesamt zu erfassen.
