Wie man Geschäftsausgaben im Blick behält: Bewährte Strategien für kleine Unternehmen
Zwischen der Bearbeitung von Rechnungen, dem Durchsehen von Belegen und der Sicherstellung zeitnaher Erstattungen ist es für Unternehmen oft eine Herausforderung, ihre Ausgaben effizient zu verwalten. Diese Aufgaben können für kleine Unternehmen noch schwieriger sein, deren Buchhaltungsteam eigentlich aus einer einzigen Person mit einem überfüllten Schreibtisch besteht, die Ausgabenberichte erstellt und Geschäftsausgaben von Hand erfasst.
Die Erfassung von Ausgaben ist ein wichtiger Schritt, um die Steuervorschriften einzuhalten, die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens zu planen und die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten. Eine der besten Möglichkeiten für kleine Unternehmen, all dies zu verwalten, ist der Einsatz einer Software für das Ausgabenmanagement.
Mit Tools zur Erfassung von Geschäftsausgaben lassen sich Fehler minimieren und die Arbeit von Buchhaltern kleiner Unternehmen erleichtern. Wer die Funktionen zur Ausgabenverwaltung der Slash-Business-Banking-Plattform nutzt, profitiert von detaillierten Ausgabenkontrollen, automatisierter Dateneingabe und der Integration mit einer Reihe gängiger Buchhaltungstools.¹
In diesem Artikel gehen wir auf die Grundlagen von Spesenmanagement-Software ein, darunter wichtige Funktionen, die Sie beachten sollten, die Vorteile der Kategorisierung von Ausgaben und bewährte Verfahren für die Implementierung. Außerdem vergleichen wir einige der beliebtesten Plattformen für die Spesenabrechnung, darunter Freshbooks, Slash, Quickbooks und Expensify.
Was ist eine Spesenmanagement-Software? Wichtige Erkenntnisse für kleine Unternehmen
Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, Compliance-Vorgaben einzuhalten, das Cashflow-Management zu verbessern und strategische Finanzentscheidungen mit Zuversicht zu treffen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden der Ausgabenverfolgung automatisiert speziell entwickelte Software oft mühsame Prozesse und ermöglicht durch die Zusammenfassung von Transaktionen auf einem Dashboard einen besseren Überblick über die Ausgaben.
Mit einem Tool zur Erfassung von Geschäftsausgaben müssen sich kleine Unternehmen keine Sorgen mehr über verlegte Belege, langsame Erstattungen und lange Nächte machen, in denen sie Zahlen auswerten. Möglicherweise haben Sie Ihre Geschäftstätigkeit mit Buchhaltungstools wie QuickBooks oder Xero begonnen, die einige Aspekte der Ausgabenverfolgung abdecken, andere jedoch nicht. Spezielle Software zur Ausgabenverfolgung lässt sich direkt in diese Buchhaltungstools integrieren, schließt Lücken und ermöglicht Echtzeit-Einblicke in den Cashflow.
Viele Plattformen zur Ausgabenverfolgung, wie beispielsweise Slash, bieten Firmenkarten und virtuelle Konten an, die die Kategorisierung direkt automatisieren.
Wichtige Funktionen einer Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Die meisten Tools zur Erfassung von Geschäftsausgaben wurden entwickelt, um dieselben Probleme zu lösen, doch nicht alle bieten dieselben Funktionen. Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Erfassung von Ausgaben auf diese Lösungen und überlegen Sie, wie sie sich in Ihre aktuellen Prozesse und Ziele einfügen lassen:
Integration von Firmenkreditkarten
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenkreditkarten zur Verfügung, mit denen sie Ausgaben für Materialien, Büromaterial, Mittagessen und Fitnessstudio-Mitgliedschaften tätigen können. Die Verwaltung all dieser Ausgaben ist ein Problem, das gelöst werden kann, indem man die Firmenkreditkarten nach Kategorien trennt und auf einem Dashboard zusammenfasst.
Echtzeit-Ausgabenüberwachung und Berichterstattung
Die Möglichkeit, eingehende und ausgehende Zahlungen in Echtzeit zu verfolgen, ermöglicht es Ihnen, detailliertere Spesenabrechnungen zu erstellen und regelwidrige Transaktionen sofort zu erkennen.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Ohne ein Programm, das Transaktionen automatisch kategorisiert und digitale Belege speichert, ist es schwierig, den Überblick über eine Vielzahl von geschäftlichen Ausgaben zu behalten, insbesondere für ein kleines Buchhaltungsteam. Die automatisierte Ausgabenverfolgung löst dieses Problem und sorgt dafür, dass Ihre Buchhaltung stets korrekt und auf dem neuesten Stand ist.
Ausgabenkontrolle und Politikmanagement
Ob es sich nun um unkonventionelle Ausgaben eines Mitarbeiters oder überraschende Abonnementgebühren handelt – manche nicht autorisierten Transaktionen können unbemerkt bleiben. Mit einem Tool zur Erfassung von Geschäftsausgaben, das strenge Ausgabenkontrollen umfasst, können Sie Schutzmaßnahmen einrichten und sicherstellen, dass potenzielle Compliance-Probleme sofort gemeldet werden.
Rechnungsverwaltung
Mit der richtigen Software zur Ausgabenverfolgung können Sie Rechnungen an derselben Stelle erstellen, versenden und verfolgen, an der Sie auch Ihre übrigen Finanzvorgänge verwalten. Die Bearbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen ist eine weitere Aufgabe, die zu Ihrer Arbeitslast hinzukommt – es sei denn, Sie nutzen eine Plattform wie Slash, die alle diese Aufgaben miteinander verbindet.
Integrationen mit Buchhaltungssoftware
Apropos Zusammenführung: Es ist ratsam, mit einem Buchhaltungssystem und einem Tool zur Erfassung von Geschäftsausgaben zu arbeiten, die miteinander synchronisiert sind. Unabhängig davon, ob Sie Freshbooks, Expensify oder ein anderes Tool verwenden, sollte Ihre Lösung zur Erfassung von Ausgaben in der Lage sein, vollständige Datensätze aus Ihren aktuellen Buchhaltungstools abzurufen.
Was sind die Vorteile der Verwendung einer Kostenmanagement-Software?
Kleine Unternehmen, die sich für die Nutzung eines Tools zur Erfassung von Geschäftsausgaben entscheiden, werden feststellen, dass sie dadurch Zeit sparen, ihre Finanzabläufe optimieren und ihren gesamten Buchhaltungsaufwand reduzieren können. Durch einen tieferen Einblick in den Cashflow Ihres Unternehmens erhalten Sie Zugriff auf Finanzdaten in Echtzeit und können Ihre Steuererklärungen optimieren.
Ohne Automatisierung müssen Buchhalter Ausgaben manuell erfassen, was zu menschlichen Fehlern und verlorenen Belegen führen kann. Die automatische Dateneingabe und die vollständige Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware minimieren diese Fehler.
Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Datensicherheit. Die meisten Spesenmanagementsysteme bieten Verschlüsselungsmethoden und sichere Zugriffskontrollen, um Ihre sensibelsten Finanzdaten sicher zu verwahren. Dank Echtzeit-Updates zu den Ausgaben mit Firmenkreditkarten sind auch Ihre eigenen Geschäftskonten besser vor unbefugten Ausgaben oder Kreditkartendiebstahl geschützt.
Wie kann ich eine Kostenmanagement-Software effektiv implementieren?
Ihre neue Software kann Prozesse nur dann richtig optimieren, wenn Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter damit zusammenarbeiten. Durch effiziente Schulungen und Implementierung können Sie das Beste aus Ihrem Business Expense Tracker herausholen. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten:
- Bewerten Sie die bestehenden Prozesse und Anforderungen Ihres Kleinunternehmens, um zu ermitteln, auf welche Funktionen Sie achten sollten.
- Wählen Sie das Tool aus, das am besten zum Arbeitsablauf Ihres Teams passt (mehr zu bestimmten Plattformen erfahren Sie gleich).
- Beziehen Sie wichtige Finanzverantwortliche und Buchhalter ein und informieren Sie sie über bevorstehende Änderungen.
- Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung der Plattform und in Bezug auf Änderungen der Richtlinien oder Vorgaben für Firmenkreditkarten.
- Legen Sie klare und transparente KPIs fest, die mit den Ausgabenrichtlinien übereinstimmen.
- Synchronisierung von Buchhaltungssoftware-Integrationen
- Überwachen Sie den Fortschritt und sammeln Sie Feedback von Buchhaltern und Mitarbeitern, die häufig ihre Firmenkreditkarten verwenden.
- Regelmäßig überprüfen und optimieren, während Sie mit Software-Updates Schritt halten
Die gute Nachricht für Kleinunternehmer ist, dass die Einführung eines Ausgaben-Trackers in einer frühen Phase des Unternehmenslebenszyklus den Onboarding-Prozess beschleunigt. Es ist ratsam, sich auf komplexe Finanzprozesse in der Zukunft vorzubereiten, indem Sie neue Software einführen, wenn Ihr Team noch eng zusammenarbeitet.
Was sind die besten Tools zur Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen?
Es gibt eine Vielzahl von Tools, die kleinen Unternehmen bei der Ausgabenverfolgung und Buchhaltung helfen können, wobei jedes Tool unterschiedliche Spezialgebiete abdeckt. Hier sind einige unserer Top-Empfehlungen:
Schrägstrich
Slash ist eine Single-Plattform-Lösung, die Zahlungen, Firmenkarten mit hohem Cashback, Spesenmanagement und vieles mehr vereint. Dank Echtzeit-Berichten und automatisierten Spesenfreigaben behalten Sie den Cashflow Ihres Unternehmens stets im Blick. Durch die Integration von Buchhaltungssoftware lassen sich alle Ihre Finanzdaten mit nur einem Klick synchronisieren.
Rampe
Ramp ist eine beliebte Wahl unter Tech-Startups, die ihren Workflow automatisieren möchten, da die Plattform auf automatische Kategorisierung, Genehmigungskontrollen und Firmenkarten spezialisiert ist. Wer jedoch nach Karten mit hohem Cashback für alltägliche Einkäufe sucht, könnte von den Angeboten enttäuscht sein.
Xero
Xero bietet zahlreiche wichtige Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungsstellungstools und Echtzeitberichte, aber kleine Unternehmen könnten sich durch die Preisstufen eingeschränkt fühlen. Die Xero-Funktion „Spesenabrechnung” ist nur in der teuersten Stufe „Established” verfügbar, was für kleine Unternehmen, die Spesen abrechnen möchten, ein Hindernis darstellt.
Sap Concur Ausgaben
Sap Concur verfügt über ein starkes Portfolio an Buchhaltungsintegrationen und Funktionen zum Scannen von Belegen, ist jedoch auch für seine umständliche Benutzeroberfläche bekannt. Eine unintuitive Benutzeroberfläche ist mehr als nur ärgerlich: Sie kann die Akzeptanz der Software durch Ihr Team beeinträchtigen und zu Fehlern bei der Spesenabrechnung führen. Concur Expense gilt außerdem als besser geeignet für Großunternehmen als für kleine Betriebe.
Freshbooks
Freshbooks bietet neben soliden Tools zur Ausgabenverfolgung auch das Scannen von Belegen und eignet sich gut für kleine Unternehmen. In gewisser Weise ist es vielleicht etwas zu sehr auf kleine Unternehmen zugeschnitten – die Preise für Freshbooks steigen stetig, wenn Sie weitere Teammitglieder hinzufügen, sodass Sie mit zunehmender Größe Ihres Unternehmens nicht viel Geld sparen werden.
Expensify
Expensify bietet viele einzigartige Vorteile, darunter die Integration mit HR-Plattformen und eine mobile App zur Erfassung von Ausgaben. Allerdings ist Ihr Workflow mit der Expensify-Plattform möglicherweise nicht ganz reibungslos, da separate Systeme für die Kartenverwaltung und Zahlungen erforderlich sind.
Zoho-Ausgaben
Die Funktionen zur Ausgabenverfolgung von Zoho Expense sind cloudbasiert, d. h. sie sind sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop-Computern gleichermaßen verfügbar. Die Software bietet außerdem ungewöhnliche Funktionen wie Bargeldvorschüsse und Budgetierungstools. Wie Sap Concur wird jedoch auch Zoho Expense von vielen Nutzern als schwer zu bedienen und nicht intuitiv beschrieben.
Intuit QuickBooks
Quickbooks ist eine der am häufigsten verwendeten Plattformen zur Erfassung von Geschäftsausgaben und bietet einen klaren Überblick über den Cashflow, nützliche Integrationen, das Scannen von Belegen und Lösungen für die Einhaltung von Steuervorschriften. Allerdings ist es eher teuer, und Nutzer können sich in verschiedenen Silos wiederfinden, wenn sie versuchen, mit Karten, Analysen und Zahlungen zu arbeiten.
Welche Faktoren sollten bei der Auswahl einer Kostenmanagement-Software berücksichtigt werden?
Die Überprüfung all dieser Tools zur Erfassung von Geschäftsausgaben kann überwältigend sein, insbesondere wenn Sie sie mit den Arbeitsabläufen Ihres eigenen Unternehmens abgleichen. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen, die Sie beachten sollten:
- Benutzerfreundlichkeit
- Automatisierungsfunktionen
- Integration von Buchhaltungssoftware
- Kompatibilität mit Firmenkreditkarten
- Mobiler Zugriff
- Skalierbarkeit
- Preisgestaltung
- Starke Datensicherheit
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Organisieren Sie Ihre Ausgaben mit der Slash Business Banking-Plattform
Kleine Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, die verstreuten Ausgabendaten auf Karten, Rechnungen und Bankkonten zu verstehen. Slash ist eine hervorragende Lösung, um das Ausgabenmanagement zu optimieren, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen und gleichzeitig die Steuervorschriften einzuhalten.
Unsere Tools zur Ausgabenkategorisierung helfen Teams dabei, Transaktionen automatisch nach Art (z. B. Reisen, Büromaterial, Software) zu organisieren, sodass sich ohne manuelles Sortieren leichter nachverfolgen lässt, wohin das Geld fließt. Dies kann zu einer übersichtlicheren Buchhaltung, einer schnelleren Steuerberichterstattung und klareren Einblicken in die Einhaltung des Budgets führen. Durch die Kategorisierung der Ausgaben an der Quelle unterstützt unsere Plattform die Echtzeit-Transparenz des Cashflows und vereinfacht die Abstimmung mit Buchhaltungssystemen.
Die Firmenkreditkarten von Slash sind Teil unserer Lösung für das Ausgabenmanagement. Dank der detaillierten Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Einblicken unserer Plattform können Sie die Kartenausgaben überwachen und potenzielle Compliance-Probleme oder nicht autorisierte Käufe melden. Mit Limits pro Händler und Genehmigungsbeschränkungen müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, was auf Ihrem Geschäftskonto ein- und ausgeht.
Noch etwas? Diese Karten bieten bis zu 2 % Cashback und bieten Ihnen und Ihrem Team bei jedem geschäftlichen Einkauf branchenführende Vorteile.
Mit der Slash-Business-Banking-Plattform müssen Sie keine langen Nächte mehr damit verbringen, Belege zu sammeln und Zahlen einzugeben. Unsere Ausgabenmanagement-Software automatisiert alles und spart Ihnen Zeit, Kapital und eine Menge unnötigen Stress.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Buchhaltungssoftware lässt sich am besten in Slash integrieren?
Der Business Expense Tracker von Slash lässt sich gut mit verschiedenen Buchhaltungsplattformen kombinieren, wobei wir vor allem Quickbooks und Xero empfehlen. Mit Quickbooks können Sie detaillierte Transaktionsdaten einsehen, regelmäßige Synchronisierungen mit Quickbooks Online einrichten und die Slash-API für den plattformübergreifenden Datenaustausch in Echtzeit nutzen. Xero-Nutzer können ihre Konten vollständig auf dem neuesten Stand halten und gleichzeitig ihr Cash-Management automatisieren und ihr Betriebskapital optimieren.
Wie lautet die IRS-Regelung zu Ausgabenbelegen?
Gemäß den Vorschriften der US-Steuerbehörde IRS müssen Arbeitnehmer Belege einreichen für:
1. Alle Ausgaben über 75 $, bei denen die Art der Ausgabe aus dem elektronischen Beleg nicht eindeutig hervorgeht.
2. Alle Übernachtungsrechnungen, für die das Kreditkartenunternehmen keine elektronische Aufstellung der einzelnen Ausgaben des Händlers bereitstellt.
3. Alle Ausgaben, die vom Mitarbeiter ohne Verwendung der Firmenkreditkarte bezahlt wurden.
Viele Zahlungen werden nicht mit Belegen versehen, wie beispielsweise bei der Erfassung von Kilometerständen, aber diejenigen, bei denen dies sinnvoll ist, sollten protokolliert werden.
Was sollte in Ihrer Spesenabrechnung enthalten sein?
Eine vollständige Spesenabrechnung sollte das Datum jedes Kaufs, die Ausgabenkategorie, den Betrag, den Verkäufer, einen geschäftlichen Zweck (die Begründung, warum der Kauf notwendig war) und Quittungen oder relevante Unterlagen enthalten. Eine klare Kategorisierung und Dokumentation beschleunigt die Erstattung und sorgt dafür, dass Ihre Buchhaltung steuerkonform ist.
