Die 6 besten Ausgabenmanagement-Softwareprogramme für 2026

Ausgabenmanagement-Software erklärt: Tools, Vorteile und die besten Optionen für 2026

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr Unternehmen nur Geld ausgibt? Gehälter, Abonnements, SaaS-Tools, Lieferantenrechnungen, Miete – die Liste ist endlos.

Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht allein sind. Jedes Unternehmen, von kleinen Teams und Start-ups in der Anfangsphase bis hin zu globalen Konzernen, steht vor der Herausforderung, Ausgaben zu verwalten und mit dem Wachstum des Unternehmens in Einklang zu bringen. Die Lösung ist jedoch nicht einfach und besteht nicht darin, hier und da einfach Kosten zu senken. Intelligentes Ausgabenmanagement kann bedeuten, Softwaretools zu integrieren, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, Bereiche mit überhöhten Ausgaben zu identifizieren und intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen, um dieses Wachstum besser zu generieren.

Ausgabenmanagement-Software ist das digitale Rückgrat Ihres Unternehmens und bietet Ihnen Tools, Automatisierung und Kontrolle über den Cashflow Ihres Unternehmens. Es gibt zwar Dutzende solcher Tools, aber nur wenige Plattformen bieten Ihnen eine ausgewogene, branchenspezifische Tool-Palette, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die verschiedenen Optionen vor und helfen Ihnen dabei, Ausgabenmanagement-Software als Überwachungsinstrument zu nutzen, das sich in Ihre Finanzsysteme integrieren lässt und mit diesen zusammenarbeitet.

Zumindest ist das bei Slash der Fall:

Lesen Sie weiter, um mehr über Ausgabenmanagement-Software zu erfahren, darunter ihre Funktionsweise, die wichtigsten Vorteile und Top-Optionen wie Slash, mit denen Sie dank einheitlicher, cloudbasierter Ausgabenmanagement-Tools smarter, sauberer und schneller finanzieren können.

Was ist eine Ausgabenmanagement-Software?

Ausgabenmanagement-Software bezeichnet digitale Plattformen und Tools, die eine Übersicht, Kontrolle und potenzielle Möglichkeiten zur Optimierung der Unternehmensausgaben bieten.

Traditionell kann das Ausgabenmanagement mehrere Standorte umfassen, von Tabellenkalkulationen über Kartenabrechnungen und Rechnungen bis hin zu Papierbelegen. Für Ihren Buchhalter oder Ihr Finanzteam kann dies einen enormen Zeitaufwand für die manuelle Organisation und Verwaltung der Ausgaben bedeuten. Moderne Lösungen haben sich zu cloudbasierter Ausgabenmanagement-Software entwickelt, die eine zentralisierte Plattform für die Verfolgung und Kontrolle von Ausgaben, Erstattungen, Genehmigungen, Beschaffungen, Auszahlungen und vielem mehr bietet.

Für Finanzteams erleichtert eine Ausgabenmanagement-Software die Nachverfolgung der Ausgaben Ihres Unternehmens. Für die Buchhaltung und Steuerrückerstattungen ist dies unerlässlich. Für die Geschäftsentwicklung kann dies eine transparentere Übersicht über Ihre Finanzen bedeuten, was zu besseren Entscheidungen führt und unnötige Kosten einspart, bevor diese Ihnen zu viel Zeit und Geld kosten. Lassen Sie uns näher auf einige der Möglichkeiten eingehen, wie Ihr Unternehmen von Ausgabenmanagement-Softwaretools profitieren kann:

Die wichtigsten Vorteile von Spend-Management-Software

Moderne Tools für das Ausgabenmanagement bieten mittlerweile weit mehr als nur die Erfassung von Ausgaben. Eine gute Software für das Ausgabenmanagement hat vielmehr unzählige Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile. Hier sind einige Highlights:

1. Bessere Übersicht über die Unternehmensausgaben

Im Grunde genommen bietet Ihnen eine Ausgabenmanagement-Software eine bessere Übersicht über Ihre Ausgaben, einschließlich Einblick in das Wo, Wann und Wie der Ausgaben Ihres Unternehmens. Mit Plattformen wie Slash geht diese Ausgabenverfolgung sogar noch weiter, mit anpassbaren Optionen, die Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben nach Kategorie, Händler, Kontakt, Mitarbeiter, Abteilung oder anderen von Ihnen festgelegten Kriterien bieten.

2. Strengere Haushaltskontrollen

Mit einer Ausgabenmanagement-Software verfügen Sie über Tools, mit denen Sie Ausgaben verwalten können, bevor sie überhaupt anfallen. Vorab festgelegte Kartenlimits, Genehmigungsworkflows und Kategoriebeschränkungen können Ihrem Team dabei helfen, den Überblick zu behalten und unangemessene oder unnötige Ausgaben zu vermeiden, bevor sie entstehen. Mit Slash können Sie unbegrenzt virtuelle Karten ausstellen und benutzerdefinierte Regeln festlegen, um zu beschränken, wie, wofür und wo Ihre Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben.

3. Reduzierung manueller Arbeit durch Automatisierung

Automatisierte Ausgabenverfolgung, Kontenabstimmung, Rechnungserfassung und vieles mehr bedeuten weniger manuelle Arbeit: Sie müssen keine Stunden mehr damit verbringen, Zeilen aus Papierbelegen abzuschreiben. Stattdessen scannen und importieren Automatisierungstools wie OCR (Optical Character Recognition) Transaktionsdaten automatisch, wodurch die Steuererklärung und Audits etwas erträglicher werden. Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Slash können Sie auf alle Ihre Tools zur Ausgabenverfolgung zugreifen und diese automatisch mit integrierten Buchhaltungstools wie QuickBooks und Xero synchronisieren, um einen einheitlichen, automatisierten Workflow für die Finanzberichterstattung zu erzielen.

4. Verbesserte Compliance und Rechenschaftspflicht

Mit einer Ausgabenmanagement-Software werden alle Zahlungen, Erstattungen, Lieferantentransaktionen und mehr automatisch in Ihrer Plattform protokolliert. Das bedeutet, dass Ihr Prüfpfad für Sie erstellt und in Echtzeit aktualisiert wird.

5. Skalierbar für Wachstum

Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen, neue Unternehmenseinheiten oder Währungen hinzufügen oder Ihr Betriebsvolumen vergrößern – Ihr Ausgabenmanagementsystem sollte Sie nicht einschränken. Mit Plattformen wie Slash, die Unterstützung für mehrere Unternehmenseinheiten, globale Zahlungen und vieles mehr bieten, kann Ihre Ausgabenmanagement-Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten und bleibt nicht zurück, sodass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, später einmal auf ein neues Tool umsteigen zu müssen.

6. Nahtlose Integrationen

Die besten Plattformen lassen sich mit ERP-Systemen, Buchhaltungstools, Bankkonten und vielem mehr integrieren. Mit diesen Tools können Sie alle Ihre Tools miteinander verknüpfen und Ihr Ausgabenmanagement intelligent an einem Ort verwalten. Mit Slash können Sie Plaid, QuickBooks und Xero integrieren oder mit der API von Slash noch einen Schritt weiter gehen, sodass Sie Ihr Slash-Dashboard nie mehr verlassen müssen.

7. Echtzeit-Einblicke

Mit Analyse-Dashboards und Prognosen bedeutet Ausgabenmanagement nicht nur, dass Sie Ihre Ausgaben verfolgen, sondern auch, dass Sie daraus lernen. Mit Slash Analytics können Sie Ausgabentrends nach Kategorie, Händler und sogar Zahlungsart aufschlüsseln und einen Überblick über die jährlichen, monatlichen und vierteljährlichen Ausgaben- und Einnahmetrends gewinnen. Mit diesen Tools kann Ihr Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen Effizienzsteigerungen möglich sind, und übermäßige Ausgaben begrenzen.

So wählen Sie die beste Software für das Ausgabenmanagement aus

Die Wahl des richtigen Tools hängt von der Größe, Struktur und den Zielen Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl der besten Ausgabenmanagement-Software für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:

1. Procure-to-Pay (P2P)-Funktionen

Der Procure-to-Pay-Zyklus umfasst alles von der Ermittlung eines Geschäftsbedarfs bis zur Zahlungsausführung an einen Lieferanten oder Partner. Wenn Sie ein E-Commerce- oder ein Unternehmen mit hohen Ausgaben sind, das häufig Waren und Dienstleistungen einkauft, sollten Sie nach einer Software suchen, die Folgendes verwaltet:

• Bestellungen
• Genehmigungen
• Rechnungsstellung
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
• Zahlungsplan

Ein leistungsstarkes P2P-System verbindet Beschaffungs- und Ausgabenverfolgung, sodass jeder Kauf im Blick bleibt. Mit Slash können Sie eine Integration mit der Buchhaltung vornehmen und gleichzeitig in händlerspezifische Zahlungen eintauchen, sodass die P2P-Überwachung zum Kinderspiel wird.

2. ERP- und Buchhaltungsintegrationen

Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist die zentrale Drehscheibe Ihres Unternehmens. Eine Ausgabenmanagement-Software sollte daher mit Ihren ERP-Tools kompatibel sein und direkt mit diesen verbunden werden können, um die Datensynchronisation zwischen Abteilungen, Unternehmenseinheiten oder Einkaufspunkten sicherzustellen. Durch die Integration mit Buchhaltungstools wie QuickBooks und Xero sowie Plaid-Integrationen, die auf Bankkonten, Storefronts und mehr ausgeweitet werden können, kann Slash eine Verbindung zu Ihrem gesamten ERP-System herstellen, ohne dass Sie Ihr Dashboard verlassen müssen. Wenn Sie bereits ein Dashboard haben, das Ihnen gefällt, integrieren Sie es einfach mit der API von Slash. Suchen Sie nach Tools, die sich mit Ihrem System verbinden lassen.

3. Rechnungs- und Abstimmungswerkzeuge

Wenn Sie Anforderungen an die Rechnungsstellung und den Abgleich haben, was wahrscheinlich der Fall ist, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Ausgabenmanagement-Software diese Anforderungen erfüllen kann, anstatt Sie zu zwingen, Umwege zu gehen. Slash Accounting bietet automatisierte Rechnungserfassung mithilfe von KI und OCR, Rechnungsabgleich mit Bestellungen, automatische Kennzeichnung von Unstimmigkeiten und Nachverfolgung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung über ein einziges Dashboard. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software mit Ihren Tools kompatibel ist.

4. Kontrollniveau

Überlegen Sie, wer Zugriff benötigt und wie detailliert die Berechtigungen sein sollen. Können Sie Ausgabenlimits nach Rolle oder Anbieter zuweisen? Können Sie Transaktionen nach Merchant Category Code (MCC) einschränken? Mit Tools wie Slash können Sie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows festlegen, damit Ihr Team die Ausgabenverwaltung im Griff hat, bevor Ausgaben getätigt werden.

5. Globale vs. inländische Nutzung

Wenn Sie mit internationalen Anbietern zusammenarbeiten, sollten Sie Plattformen bevorzugen, die mehrere Währungen, grenzüberschreitende Zahlungen oder sogar Stablecoin-Transaktionen unterstützen (Slash unterstützt USDC, USDT und USDSL). So vermeiden Sie herkömmliche Devisengebühren und halten Ihre globalen Ausgaben konsistent.

6. Bank- und Kartenfunktionen

Wenn Sie Ihre Ausgaben verwalten möchten, können Sie auch Ihre Bankgeschäfte intelligent gestalten. Plattformen wie Slash kombinieren Bankgeschäfte, Karten und Buchhaltung, sodass jede Transaktion automatisch mit Ihrer Bilanz abgeglichen wird.

Die besten Optionen für Ausgabenmanagement-Software für 2026

Es gibt keinen Mangel an Plattformen in diesem Bereich, aber sie lassen sich im Allgemeinen in zwei Kategorien einteilen:

1. Vertikale Banking-Plattformen. Kombinieren Sie Business Banking und Ausgabenmanagement.
2. Spezielle Software für das Ausgabenmanagement. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Ausgabenverfolgung.

Sehen wir uns die Spitzenreiter in jeder Kategorie an:

Vertikales Banking / Banking + Ausgabenmanagement-Plattformen

Spezielle Plattformen für das Ausgabenmanagement

Warum Slash die intelligentere Lösung für das Ausgabenmanagement ist

Slash geht über eine typische Ausgabenmanagement-Software hinaus und vereint alle Elemente Ihres Finanzmanagements, von Karten über Multi-Entity-Banking bis hin zu vielem mehr. Hier sind einige Highlights:

• Einheitliches Banking + Ausgabenmanagement. Slash ist nicht nur eine App zur Ausgabenverfolgung, sondern ein komplettes Finanzbetriebssystem. Mit Slash können Sie Girokonten, ACH- und Überweisungen sowie weltweite Zahlungen direkt neben Ihren Firmenkarten, Ausgabenanalysen oder Ihrer Buchhaltung verwalten.
• Firmenkarten mit Echtzeitkontrollen. Geben Sie unbegrenzt viele virtuelle Karten (oder auf Wunsch auch physische Karten) mit detaillierten Kontrollfunktionen aus:
  • Nach Händler, Kategorie oder Land einschränken
  • Karten nach Abteilung oder Projekt zu Gruppen zuordnen
  • Legen Sie Limits pro Transaktion oder monatliche Limits fest.
  • Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen für jeden Wisch.
  • Außerdem erhalten Sie bis zu 2 % Cashback auf Ihre Ausgaben.
• Integrierte Analysen und Dashboards. Die Analysefunktion von Slash schlüsselt die Ausgaben nach Händler, Kontakt oder Kartengruppe auf. Sie können Datenpunkte genauer untersuchen, Trends erkennen und Maßnahmen zur Behebung von Ineffizienzen ergreifen.
• Integrationen, die tatsächlich funktionierenSynchronisieren Sie direkt mit QuickBooks, Xero und Plaid für eine nahtlose Buchhaltung. Mit der API von Slash können Sie sogar die Kartenausgabe, Benachrichtigungen und Datenexporte automatisieren.
• Globale Zahlungsoptionen. Müssen Sie einen Lieferanten in Tokio oder Berlin bezahlen? Slash unterstützt Transaktionen in mehreren Währungen, einschließlich Stablecoins (USDC, USDT und USDSL), und hilft Unternehmen so, überhöhte Devisengebühren zu vermeiden und Transaktionen schnell abzuwickeln.
• Unterstützung mehrerer Entitäten. Verwalten Sie mehrere EINs oder Tochtergesellschaften? Mit dem Multi-Entity-Dashboard von Slash können Sie sofort zwischen ihnen wechseln – mit einer FDIC-Versicherung von bis zu 200 Millionen US-Dollar, die sich auf alle Unternehmen verteilt.
• IRL-Kundenhilfe. Slash versteckt sich nicht hinter einem KI-Chatbot. Stattdessen bieten wir rund um die Uhr echten Support durch erfahrene Mitglieder unseres Teams.

Die Zukunft des Ausgabenmanagements

Die nächste Generation von Tools für das Ausgabenmanagement wird „Bankgeschäfte“ und „Management“ nicht mehr voneinander trennen, sondern beide Bereiche vereinen und Ihrem Unternehmen alle Tools, Transparenz und Übersicht bieten, die es benötigt, um fundierte und intelligente Entscheidungen zu treffen.

Bei Slash entwickeln wir eine Finanzplattform, die über Transaktionen hinausgeht und Ihnen Echtzeit-Einblicke, Kontrolle und die Tools bietet, die Sie für ein erfolgreiches Wachstum benötigen.

Erfahren Sie mehr unter slash.com.

Häufig gestellte Fragen

Was sind gängige Kategorien für Geschäftsausgaben?

Zu den üblichen Ausgabenkategorien für Unternehmen zählen Bürobedarf, SaaS-Abonnements, Gehaltsabrechnungen, Reisen, Marketing und Lieferantenzahlungen. Weitere Kategorien können von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen abhängen.

Wie unterscheiden sich Ausgabenmanagement und Ausgabenverwaltung?

Das Ausgabenmanagement erfasst Geschäfts- und Mitarbeiterausgaben, während das Ausgabenmanagement alle Unternehmensausgaben abdeckt, einschließlich Lieferanten-, Beschaffungs- und Betriebskosten.

Was ist ein Beispiel für Ausgabenmanagement in der Praxis?

Ein Marketingmanager stellt eine Slash-Karte für Kampagnenausgaben aus, die auf bestimmte Händler wie Adobe beschränkt ist. Wenn der Marketingmitarbeiter den Kauf tätigt, wird dieser in Ihrem Dashboard angezeigt, ist in den Analysen (zusammen mit Ihren anderen Käufen) sichtbar und wird mit nur einem Klick mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert.