Die besten Ausgabenverfolgungsprogramme für Unternehmen

Ausgabenverfolgungssoftware: Die besten Tools und intelligenteren Alternativen für Unternehmen

Die Verfolgung von Geschäftsausgaben, insbesondere wenn Ihr Unternehmen noch jung ist oder gerade erst gegründet wurde, mag zunächst keine große Sache sein. Wenn Ihr Unternehmen jedoch zu wachsen beginnt und Ihre Abläufe immer komplexer werden, kann die Menge an Ausgaben und Finanzdaten, die Sie im Blick behalten müssen, schnell zu groß werden, um sie alleine zu bewältigen. Zwischen Reisebelegen, Software-Abonnements, Lieferantenrechnungen, Mitarbeitererstattungen und vielem mehr kann die Menge an Daten, die Ihr Team organisieren und überwachen muss, schnell überwältigend werden.

Aus diesem Grund ist Software zur Ausgabenverfolgung zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Geschäftsabläufe geworden. Das richtige Tool kann die Dateneingabe automatisieren, Transaktionen automatisch kategorisieren und Berichte in Sekundenschnelle erstellen. Für kleine Unternehmen bedeutet dies weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit für das Wachstum ihres Unternehmens.

Dennoch ist die Auswahl der richtigen Ausgabenmanagement-Software nicht so einfach wie das Durchblättern einer „Top 10“-Liste. Viele Plattformen bieten umständliche Benutzeroberflächen oder erfordern den Einsatz mehrerer Apps für Kreditkarten, Erstattungen und Buchhaltungsintegrationen. Sie benötigen Ergebnisse, die zu Ihrem Workflow und den Realitäten des modernen Geschäftslebens passen. Wenn Sie vor der Anmeldung wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie sich die Mühe ersparen, eine weniger als ideale Software einzuführen.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Funktionen vor, auf die Sie bei einer erfolgreichen Software zur Ausgabenverfolgung achten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen einige unserer Favoriten vor. Kurz gesagt: Wir zeigen Ihnen, warum Slash derzeit die erste Wahl auf dem Markt ist, wenn es darum geht, Karten, Echtzeit-Zahlungen und Bankgeschäfte mit einer von Experten entwickelten Software zur Ausgabenverfolgung zu kombinieren.1 Anstatt mehrere Dienste miteinander zu kombinieren, können Sie mit Slash alles an einem Ort verwalten, dank der Integration mit bekannten Tools wie QuickBooks und integrierten Finanzanalysen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren:

Was ist eine Software zur Ausgabenverfolgung und wie funktioniert sie?

Software zur Ausgabenverfolgung kann verschiedene Tools umfassen, die Ihnen dabei helfen, Ausgaben besser zu verwalten, zu protokollieren, zu kategorisieren und zu melden. Mit automatisierten Tools und digitaler Software kann dieser Prozess wie die Beauftragung eines digitalen Buchhalters sein, der direkt mit den Firmenkarten oder Bankkonten Ihres Unternehmens verbunden ist, um Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu protokollieren. Wenn die Steuerzeit kommt, können Ihnen die richtigen Tools zur Ausgabenverfolgung Zeit, Energie und Geld sparen.

So funktioniert die Ausgabenverfolgung mit Slashh:

• Ihre Mitarbeiter tätigen Einkäufe mit Firmenkreditkarten oder verbundenen Bankkonten.
• Die Software zeichnet diese Transaktionen auf.
• Buchhaltungsintegrationen können Transaktionen mit Belegen abgleichen (mithilfe von Funktionen wie Belegscannen oder Foto-Uploads) und sie automatisch den richtigen Ausgabenkategorien zuordnen.
• Synchronisierung mit Plattformen wie QuickBooks, Xero oder NetSuite für Echtzeit-Abstimmungen.

Die besten Systeme erledigen dies fast ohne manuelle Dateneingabe. Sie beziehen die Daten automatisch aus Ihren Karten-Feeds, kennzeichnen potenzielle Compliance-Probleme und erstellen Berichte, die zur Genehmigung oder Prüfung bereitstehen.

Slash vereinfacht dies noch weiter. Ausgaben werden automatisch kategorisiert, sobald sie anfallen. Einkäufe mit Firmenkreditkarten, Reisekosten und Geschäftsausgaben werden mit Buchhaltungstools wie QuickBooks und Xero synchronisiert. Anstatt zwischen mehreren Tracker-Apps hin- und herzuwechseln, erhalten Sie einen einheitlichen Überblick über den Cashflow Ihres Unternehmens.

Wichtige Funktionen einer Software zur Ausgabenverfolgung

Wenn Sie verschiedene Plattformen zur Ausgabenverfolgung vergleichen, machen einige Funktionen den Unterschied zwischen einem manuellen Arbeitsablauf und einem wirklich automatisierten System aus:

• Automatisierte Erfassung von AusgabenEine Tracking-Software, die Transaktionen von Firmenkreditkarten und Bankkonten automatisch protokolliert und gleichzeitig das Scannen von Belegen für alle Auslagen ermöglicht. Dies reduziert Fehler und stellt sicher, dass jede Transaktion erfasst wird.
• Intelligente KategorisierungHilfreiche Tools nutzen maschinelles Lernen oder regelbasierte Automatisierung, um Ausgaben ohne Eingaben seitens der Mitarbeiter den richtigen Kategorien wie Reisen, Verpflegung, Abonnements usw. zuzuordnen. Kartengruppen können Ihnen auch dabei helfen, Ausgaben zu kategorisieren, bevor sie überhaupt getätigt werden.
• Mobile FunktionalitätMit Ausgaben-Tracker-Apps wie QuickBooks können Mitarbeiter Fotos von Belegen machen, Spesenabrechnungen einreichen und sich die Ausgaben direkt über ihr Smartphone erstatten lassen.
• Integrationen. Ihre Software kann mehr als nur eine Funktion erfüllen, sondern sich nahtlos mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware und Ihren ERP-Systemen verbinden und mit QuickBooks, Xero oder NetSuite synchronisieren. Durch diese Integration werden Ausgaben automatisch in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen angezeigt, was den manuellen Aufwand reduziert und die Genauigkeit verbessert.

Weitere wertvolle Funktionen sind:

• Genehmigungsworkflows für schnellere Compliance und Managementkontrolle
• Unterstützung mehrerer Unternehmenseinheiten für Unternehmen, die abteilungs- oder unternehmensübergreifend tätig sind
• Tools zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien, die ungewöhnliche Ausgaben kennzeichnen.
• Ausgabenverfolgung für Echtzeit-Transparenz des Cashflows.
• Tools zur Budgetverfolgung und -prognose

All diese Funktionen tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand für Finanzteams zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeuten sie den Unterschied zwischen mühsamer Arbeit mit Tabellenkalkulationen und einem übersichtlichen Betrieb.

Beste Software zur Ausgabenverfolgung 2025

Derzeit gibt es mehrere Tools zur Ausgabenverfolgung auf dem Markt, aber nicht alle bieten die vollständige Kontrolle, die für eine klare Ausgabenübersicht erforderlich ist. Nachfolgend haben wir einige der besten Optionen für Unternehmen im Jahr 2025 zusammengestellt:

Schrägstrich

Die meisten Tools zur Ausgabenverfolgung sind darauf ausgelegt, Transaktionen zu verwalten, nicht die dahinterstehenden Systeme. Slash hat dieses Modell neu konzipiert, indem es Ausgabenmanagement, Firmenkreditkarten, Echtzeit-Zahlungen und Buchhaltungsintegrationen in einer vernetzten Plattform vereint.

Sie können Karten ausstellen, Ausgaben genehmigen und Ausgaben automatisch verfolgen, wobei jede Transaktion direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert wird. Slash macht mehrere Apps überflüssig, indem es sie in einer einzigen Verwaltungslösung auf einem intuitiven Dashboard zusammenfasst.

Das bedeutet weniger Integrationen, die gewartet werden müssen, weniger manuelle Aufgaben und mehr Transparenz hinsichtlich der Ausgaben Ihres Unternehmens.

Expensify

Expensify ist ein bekannter Name im Bereich der Spesenabrechnung und bietet leistungsstarke Tools für die Spesenabrechnung, das Scannen von Belegen und die Verwaltung von Erstattungen. Es ist einfach, intuitiv und lässt sich in gängige Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, Xero und NetSuite integrieren.

Expensify eignet sich zwar gut für kleine Unternehmen und Privatpersonen, für größere Organisationen kann es jedoch bei der Verwaltung von Firmenkreditkarten oder Budgets mehrerer Unternehmen eingeschränkt sein. Die Plattform erfordert weiterhin separate Systeme für die Kartenverwaltung und Zahlungen, was zusätzliche Schritte in Ihren Arbeitsabläufen verursachen kann.

FreshBooks

FreshBooks ist in erster Linie als Buchhaltungssoftwareplattform bekannt, bietet aber auch integrierte Funktionen zur Ausgabenverfolgung, die für Freiberufler und kleine Unternehmen interessant sind. Die Tools zum Scannen von Belegen und zur Rechnungsverwaltung sind einfach zu bedienen und lassen sich nahtlos mit Kreditkarten- und Bankkonten integrieren, um Daten automatisch zu importieren.

Der Nachteil? Es eignet sich am besten für kleinere Teams. Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder höheren Ausgabenvolumina benötigen möglicherweise eine leistungsfähigere Verwaltungssoftware für Compliance und mehrstufige Genehmigungen.

Rampe

Ramp kombiniert Firmenkreditkarten mit automatisierter Ausgabenverfolgung. Die Plattform konzentriert sich auf Automatisierung und bietet Finanzteams Echtzeit-Einblick in die Ausgaben aller Kategorien. Sie ist besonders beliebt bei Start-ups und Technologieunternehmen, die automatisierte Finanztools schätzen.

Zu den Funktionen von Ramp gehören automatische Kategorisierung, Genehmigungskontrollen und Buchhaltungsintegrationen. Dennoch könnten einige Nutzer die Prämienoptionen im Vergleich zu höheren Cashback-Optionen als begrenzt empfinden.

Ausgabenwellen

Rippling Spend wurde für Unternehmen entwickelt, die Rippling bereits für die Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung nutzen, und integriert die Ausgabenverfolgung in HR-Workflows und Kartenprogramme.

Es ist eine praktische Option, wenn Ihr Unternehmen bereits Rippling verwendet, aber weniger ideal als eigenständiger Kosten-Tracker für Unternehmen.

Payhawk

Payhawk ist eine gute Wahl für mittelständische und große Unternehmen, die globale Funktionen benötigen. Es unterstützt mehrere Währungen, Firmenkreditkarten und automatisierte Spesenabrechnungen und ist tief in SAP Concur und NetSuite integriert.

Da Payhawk sich auf Unternehmen und Großunternehmen konzentriert, sind einige seiner umfassenden Funktionen und Preise möglicherweise für kleinere Unternehmen und Start-ups ungeeignet.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Software zur Ausgabenverfolgung: Was es zu beachten gilt

Wie bei den meisten Dingen können kostenlose Tools sehr attraktiv sein, decken jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen ab, die Sie benötigen. Kostenlose Tools eignen sich oft hervorragend für Start-ups oder kleine Unternehmen, bieten jedoch nur begrenzte Funktionen, sodass Sie letztendlich mehr manuelle Arbeit leisten müssen.

Bezahlte Software hingegen bietet Ihnen Zugang zu komplexeren Funktionen wie Automatisierung, bessere Integration, Einhaltung von Richtlinien und Echtzeitdaten, mit denen Sie Ihre Geschäftsausgaben proaktiv verwalten können. Zwar fallen zunächst Kosten an, doch die Zeitersparnis und die höhere Genauigkeit können diese mehr als ausgleichen.

Viele Dienste, wie beispielsweise Slash, bieten sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen mit klaren Konturen für jedes Angebot. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Einige Plattformen können versteckte Kosten enthalten, darunter Gebühren für Fehler, Synchronisierung oder Datenabruf. Ziehen Sie Optionen wie Slash für langfristige Lösungen in Betracht, die Vorabpreise und die Möglichkeit zur Skalierung mit Automatisierung und erweiterten Funktionen bieten. Alternativ können Sie mit einem kostenlosen Tarif beginnen, der dennoch ein robustes Toolset für ein erfolgreiches Ausgabenmanagement bietet.

So wählen Sie die richtige Software zur Ausgabenverfolgung für Ihr Unternehmen aus

Die richtige Tracking-Software zu finden, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet und wie viel Kontrolle Sie benötigen. Hier ist eine praktische Methode, um die Auswahl einzugrenzen:

• Legen Sie Ihre Größe und Ihren Umfang fest. Ein Einzelunternehmer benötigt keine Tools auf Unternehmensebene wie SAP Concur, während ein schnell wachsendes Start-up innerhalb kurzer Zeit aus einer einfachen App zur Erfassung von Ausgaben herauswachsen könnte.
• Identifizieren Sie unverzichtbare Funktionen. Entscheiden Sie, ob dies das Scannen von Belegen, mobiler Zugriff, automatisierte Spesenabrechnungen, Karten oder andere Funktionen sind. Wenn Ihr Unternehmen auf Reisen angewiesen ist, suchen Sie nach leistungsstarken Reise- und Spesenmodulen.
• Überprüfen Sie die Integrationen. Vergewissern Sie sich, dass das Tool mit Ihrer vorhandenen Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System wie QuickBooks, Xero oder NetSuite kompatibel ist.
• Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit. Ihre Mitarbeiter werden das System am häufigsten nutzen, daher ist die Benutzerfreundlichkeit von großer Bedeutung. Die besten Systeme machen die Spesenabrechnung intuitiv und sind auf die Bedürfnisse realer Menschen zugeschnitten.
• Berücksichtigen Sie den ROI und die Skalierbarkeit. Kostenlose Tools mögen derzeit funktionieren, aber eine skalierbare Verwaltungslösung wie Slash wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Dank der integrierten Bank- und Firmenkarten sparen Sie Zeit, da Sie später nicht mehrere Systeme miteinander verbinden müssen.

Slash erfüllt alle diese Anforderungen: eine einzige Plattform, die Zahlungen, Ausgaben und Berichterstellung automatisch integriert.

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Häufig gestellte Fragen

Warum sollten Kleinunternehmer ihre Ausgaben nachverfolgen?

Die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben hilft Unternehmern, den Cashflow zu verstehen, bei der Steuererklärung die Vorschriften einzuhalten und bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen. Mit automatisierter Nachverfolgungssoftware wie Slash Expense Tracking können Sie genaue Aufzeichnungen führen, ohne Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden zu müssen.

Was sind die Trends bei Software zur Ausgabenverfolgung?

Automatisierung ist ein aktueller Trend in der Ausgabenverfolgung. Unternehmen verzichten zunehmend auf manuelle Eingaben und setzen stattdessen auf Systeme, die Bankgeschäfte, Kartenzahlungen und Buchhaltung integrieren. Tools wie Slash sind Vorreiter dieser Entwicklung, indem sie Echtzeit-Zahlungen, Ausgabenkategorisierung und Analysen in einer Verwaltungsplattform vereinen.