Wie die Automatisierung des Ausgabenmanagements Ausgaben und Compliance vereinfacht
Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Verwaltung der täglichen Ausgaben Ihres Teams kompliziert werden. Immer mehr Mitarbeiter tätigen immer mehr Einkäufe: Reisen, Software, Verbrauchsmaterialien, Verpflegung, kundenbezogene Kosten. Bald sind die Transaktionsdetails über Kreditkartenabrechnungen, E-Mail-Posteingänge und Papierbelege verstreut, sodass es schwierig wird, den Überblick darüber zu behalten, wie das Geld Ihres Unternehmens tatsächlich ausgegeben wird.
Ohne ein Spesenmanagementsystem muss Ihr Team Abrechnungen durchkämmen, in Posteingängen versteckte Belege aufspüren und Transaktionsdetails manuell in Tabellen kopieren. Wichtige Genehmigungen können übersehen werden, Belege können nicht eingereicht werden; mit der Zeit wird das Spesenmanagement eher reaktiv als proaktiv.
Automatisierte Spesenmanagement-Software kann Struktur in diesen Prozess bringen. Anstatt sich auf eine Mischung aus unzusammenhängenden Tools und manuellen Schritten zu verlassen, können Unternehmen Erstattungen, Firmenkreditkarten, die Durchsetzung von Spesenrichtlinien und Genehmigungsworkflows in einem einzigen System zentralisieren. In diesem Leitfaden gehen wir auf bewährte Verfahren für die Implementierung eines automatisierten Spesenmanagementsystems ein. Wir erklären die Tools, die zur Automatisierung manueller Prozesse beitragen, und zeigen praktische Möglichkeiten auf, wie sich deren Wirksamkeit im Laufe der Zeit verfolgen lässt.
Plattformen wie Slash wenden diese Prinzipien durch ein einheitliches System zur Verwaltung der täglichen Ausgaben an. Mit der Slash Card können Unternehmen detaillierte Ausgabenkontrollen festlegen, Belege automatisch am Kaufort erfassen und Transaktionen in Echtzeit kategorisieren.¹ Alle Aktivitäten fließen in das Slash-Dashboard ein, wodurch Finanzteams einen besseren Überblick über die Ausgaben erhalten und strukturierte Daten erzeugt werden, die direkt mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert werden können. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was ist die Automatisierung des Ausgabenmanagements?
Das Ausgabenmanagement umfasst eine Reihe von Prozessen innerhalb eines Unternehmens, darunter Spesenabrechnungen, Genehmigungen, Erstattungen, die Durchsetzung von Richtlinien und vieles mehr. Die Automatisierung des Ausgabenmanagements vereint diese Aktivitäten in einer Software, die die Ausgabenkanäle des Unternehmens mit integrierten Kontrollfunktionen verbindet und so eine schnellere und konsistentere Überwachung ermöglicht.
In der Praxis umfasst die Automatisierung des Ausgabenmanagements mehr als nur Software. Sie kombiniert miteinander verbundene Tools wie Firmenkreditkarten, Bankgeschäfte und Finanzwesen in einem einzigen System, um das Finanzmanagement von Anfang bis Ende zu vereinfachen. Beispielsweise kann ein mit einer Firmenkarte getätigter Kauf anhand voreingestellter Ausgaberegeln überprüft werden. Nach der Genehmigung werden die Belege und Transaktionsdetails automatisch in ein Dashboard für das Ausgabenmanagement hochgeladen, wo sie automatisch kategorisiert werden. Anschließend kann diese Transaktion in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden, ohne dass die Details neu formatiert werden müssen.
Zu den Vorteilen der Einführung eines gut strukturierten Ausgabenmanagementsystems gehören:
- Reduzierte manuelle Dateneingabe: Durch automatisierte Kategorisierung und das Scannen von Belegen entfällt das Übertragen von Transaktionsdaten aus Belegen und Firmenkarten in Tabellenkalkulationen. Dies kann viele Stunden manueller Arbeit einsparen und das Risiko von Fehlern wie doppelten Einträgen verringern.
- Schnellere Einreichung von Spesenabrechnungen: Mitarbeiter können ihre aus eigener Tasche bezahlten Geschäftsausgaben einreichen, indem sie Belege hochladen, die dann gescannt und in die umfassendere Aufzeichnung der Unternehmenstransaktionen übernommen werden.
- Bessere Einhaltung und Durchsetzung von Richtlinien: Automatisierte Systeme setzen Unternehmensrichtlinien am Point of Sale durch Firmenkarten mit integrierten Kontrollfunktionen durch. Nicht konforme Ausgaben können im Voraus blockiert werden, während ungewöhnliche Transaktionen zur Überprüfung markiert werden, wodurch sowohl die Compliance als auch die Betrugsbekämpfung gestärkt werden.
- Verbesserte Ausgabentransparenz und Berichterstattung: Transaktionen werden kanalübergreifend vereinheitlicht, von Karten bis hin zu ausgehenden Banküberweisungen. Ausgaben werden automatisch kategorisiert, nach Zahlungsmethode aufgeschlüsselt und einfach organisiert, um sie in Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für die regelmäßige Finanzprüfung aufzunehmen.
- Zeitersparnis für Finanz- und Buchhaltungsteams: Durch die Synchronisierung von Finanzdaten mit integrierten Buchhaltungs- oder ERP-Systemen können Unternehmen die Abstimmung, Berichterstattung, Steuererklärung und Prüfungsvorbereitung optimieren.
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6 Wichtige Komponenten der Automatisierung des Ausgabenmanagements
Die vollständige Automatisierung des Spesenmanagements erfordert den Einsatz mehrerer miteinander verbundener Tools. Zusammen können sie den gesamten Lebenszyklus der Spesen abdecken, vom Kauf über die Genehmigung bis hin zum Abgleich, und gleichzeitig den manuellen Aufwand für Mitarbeiter und Finanzteams reduzieren. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Funktionen und Tools eines automatisierten Spesenmanagementsystems aufgeführt:
Digitale Erfassung von Belegen und OCR
Die optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert Details aus Belegen und gibt sie direkt in Ihr Spesenmanagementsystem ein. Wenn Mitarbeiter einen Beleg hochladen, liest das System automatisch Händlernamen, Daten und Beträge aus, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist. Die Ausgaben können dann anhand vordefinierter Regeln kategorisiert und zur Genehmigung weitergeleitet werden, sodass sich die Finanzteams auf Ausnahmen statt auf Routinetransaktionen konzentrieren können.
Automatisierte Durchsetzung von Richtlinien und Ausgabenkontrollen
Wenn Firmenkreditkarten in eine Spesenmanagement-Software integriert sind, können Ausgabenkontrollen bereits beim Kauf durchgeführt werden. Mit Slash können virtuelle Karten mit voreingestellten Limits, genehmigten Händlerkategorien und Einschränkungen auf Kategorieebene ausgestellt werden. Transaktionen, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen, können vorab blockiert werden, sodass regelwidrige Ausgaben verhindert werden, anstatt sie später bei der Abrechnung zu kennzeichnen.
Genehmigungsworkflows und bedingte Weiterleitung
Genehmigungsworkflows legen fest, wie Transaktionen zur Überprüfung durch Ihr Unternehmen geleitet werden. Automatisierte Systeme können Ausgaben basierend auf Betragsgrenzen, Ausgabenkategorien, Abteilungen oder Projektcodes an den zuständigen Genehmiger weiterleiten. Ein Kauf von Büromaterial im Wert von 50 Dollar wird möglicherweise automatisch genehmigt, während eine Geräteanmietung im Wert von 5.000 Dollar an einen Abteilungsleiter weitergeleitet wird. Die gleiche Logik gilt auch für andere Finanzvorgänge wie ausgehende Banküberweisungen, Lastschriften und andere Transaktionen, um eine einheitliche Durchsetzung der Richtlinien bei verschiedenen Transaktionen sicherzustellen.
Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Tools
Ausgabenmanagement-Software kann in Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks oder Xero sowie in ERP-Systeme wie Oracle NetSuite integriert werden. Durch diese Integrationen werden kategorisierte Ausgabendaten automatisch mit dem Hauptbuch synchronisiert, wodurch manuelle Abstimmungen reduziert werden und die Finanzunterlagen stets auf dem neuesten Stand sind. Slash lässt sich in führende Plattformen wie QuickBooks und Xero integrieren und ermöglicht so einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Ihren Finanz- und Buchhaltungssystemen.
Echtzeit-Dashboards und Analysen
Dashboards für das Ausgabenmanagement können Daten von Firmenkreditkarten, Banküberweisungen, Erstattungen und anderen Zahlungsmethoden in einer einzigen Ansicht zusammenfassen. Da alle Ihre Finanzaktivitäten an einem Ort gespeichert sind, können Sie mithilfe integrierter Analysetools Ausgabemuster verfolgen, um Ihre wertvollsten Händler zu identifizieren, Kostensteigerungen zu erkennen und festzustellen, welche Mitarbeiter oder Teams sich dem Budgetlimit nähern. Diese Transparenz des Cashflows unterstützt proaktivere, datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Budgetierung, Richtlinienaktualisierungen und Kostenkontrolle.
Erstattungssysteme
Mitarbeiter bezahlen geschäftliche Ausgaben manchmal aus eigener Tasche. Ein strukturierter Workflow für die Kostenerstattung erleichtert die Überprüfung dieser Ausgaben anhand der Unternehmensrichtlinien und optimiert die Rückzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Mit der Kostenerstattungsfunktion von Slash können Mitarbeiter ihre persönlichen Bankkonten direkt mit dem Dashboard verknüpfen. Wenn Belege hochgeladen werden, erfasst OCR die Transaktionsdetails und füllt automatisch die Spesenabrechnungen aus. Administratoren können dann ausstehende Erstattungen überprüfen und Rückzahlungen für die direkte Überweisung auf die Konten der Mitarbeiter genehmigen.
Bewährte Verfahren für die Implementierung der Ausgabenautomatisierung
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements erfordert mehr als nur die Einführung einer neuen Software. Unternehmen, die die besten Ergebnisse erzielen, nehmen sich oft Zeit, um klare Richtlinien festzulegen, Systeme entsprechend ihren Arbeitsabläufen zu konfigurieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, wie sie die neuen Tools effektiv nutzen können. Diese Best Practices können dazu beitragen, die Vorteile der Automatisierung zu maximieren und gleichzeitig Störungen während der Umstellung zu minimieren:
Standardisierung von Ausgabenkategorien und Richtlinien
Klar definierte Ausgabenkategorien können die Analyse von Ausgabengewohnheiten, die Durchsetzung von Budgets und die Vorbereitung der Steuererklärung erleichtern. Die Kategorien sollten mit Ihrem Kontenplan und den steuerlichen Anforderungen übereinstimmen und zwischen abzugsfähigen Ausgaben wie Geschäftsreisen und Verpflegung, Investitionsausgaben für Ausrüstung und nicht abzugsfähigen Kosten unterscheiden. Standardisierte Kategorien tragen auch dazu bei, die Konsistenz zwischen den Abteilungen sicherzustellen, wodurch es einfacher wird, Ausgaben zu vergleichen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren.
Automatisierte Regeln und Grenzen im Voraus festlegen
Automatisierte Systeme funktionieren am besten, wenn die Regeln von Anfang an sorgfältig konfiguriert werden. Nehmen Sie sich Zeit, um Ausgabenkontrollen, Genehmigungsschwellen und Weiterleitungsverfahren festzulegen, bevor Sie Karten ausgeben oder das System einführen. Klare Regeln reduzieren den Bedarf an manueller Überwachung und können dazu beitragen, Verstöße gegen Richtlinien zu verhindern, bevor sie auftreten.
Mitarbeiter in Automatisierungsabläufen schulen
Erstellen Sie eine umfassende Dokumentation, in der Sie Ihre Spesenrichtlinien erläutern, um Ihrem Team zu vermitteln, wie die Regeln durchgesetzt werden, und klare Erwartungen hinsichtlich der Ausgaben zu formulieren. Fügen Sie außerdem Informationen darüber hinzu, wie automatisierte Regeln für das Spesenmanagement funktionieren, und geben Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige Aufgaben wie das Einreichen von Belegen, das Beantragen von Erstattungen oder die Verwendung von Firmenkreditkarten.
Leistung überwachen und Prozesse im Laufe der Zeit optimieren
Die Automatisierung von Ausgaben ist keine Lösung, die man einmal einrichtet und dann vergessen kann. Durch die Verfolgung der richtigen Kennzahlen lässt sich erkennen, wo Engpässe bestehen, wo Richtlinien möglicherweise zu restriktiv oder zu lax sind und wo zusätzliche Schulungen erforderlich sein könnten. Eine regelmäßige Überprüfung der Ausgabengewohnheiten kann auch Aufschluss darüber geben, welche Ausgabenkategorien regelmäßig über oder unter dem Budget liegen, sodass Teams Kontrollen und Prozesse anpassen können, bevor aus kleinen Problemen größere Probleme werden.
Erfolgsmessung: KPIs und Kennzahlen
Ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Ausgabenmanagements ist die Überwachung der Systemleistung im Zeitverlauf. Anhand der Verfolgung wichtiger Kennzahlen lässt sich feststellen, ob Ihr System die Ausgabenrichtlinien unterstützt, Verzögerungen reduziert und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwächst. Im Folgenden finden Sie einige gängige Kennzahlen, anhand derer Unternehmen die Effektivität ihrer Ausgabenmanagementrichtlinien und -automatisierung bewerten:
- Bearbeitungszeit für Ausgaben: Misst, wie lange es dauert, bis eine Ausgabe von der Einreichung bis zur vollständigen Erfassung in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeitet wird. Diese Kennzahl verdeutlicht die durch Automatisierung erzielten Zeitersparnisse und sollte kontinuierlich überwacht werden, da plötzliche Verzögerungen oft auf Probleme bei der Erfassung oder Genehmigung von Berichten hinweisen.
- Richtlinienkonformitätsrate: Verfolgt den Prozentsatz der Ausgaben, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen, im Vergleich zu denen, die Ausnahmen erfordern oder als Verstöße gekennzeichnet sind. Niedrige Compliance-Raten können darauf hindeuten, dass die Richtlinien unklar sind, die Ausgabengrenzen zu restriktiv sind oder bestimmte Ausgabenkategorien einer Überarbeitung bedürfen.
- Fehler- oder Ausnahmequoten: Misst, wie oft Ausgaben Fehler oder fehlende Informationen enthalten oder manuelle Eingriffe erfordern. Erhöhte Fehlerquoten können auf Probleme wie schlechte Qualität der Belege, unklare Kategorisierungsregeln oder die Notwendigkeit zusätzlicher Mitarbeiterschulungen zu Einreichungsabläufen hinweisen.
- Bearbeitungszeit für Erstattungen: Verfolgt, wie lange Mitarbeiter zwischen der Einreichung ihrer Auslagen und der Erstattung warten müssen. Diese Kennzahl steht zwar im Zusammenhang mit der Bearbeitungszeit für Ausgaben, konzentriert sich jedoch speziell auf Erstattungen und spiegelt sowohl die Genehmigungsgeschwindigkeit als auch den Verwaltungsaufwand wider.
- Kosten pro Ausgabe: Berechnet die Verwaltungskosten für die Bearbeitung jeder Ausgabentransaktion, einschließlich Personalaufwand und Systemkosten. Der Vergleich dieser Kennzahl über verschiedene Ausgabentypen hinweg kann dabei helfen, zu ermitteln, wo Automatisierung die größte Wirkung erzielt und wo zusätzliche Verbesserungen der Arbeitsabläufe zu einer Senkung der Gemeinkosten führen können.
Die richtige automatisierte Lösung für das Ausgabenmanagement auswählen
Nicht alle Plattformen für das Ausgabenmanagement bieten dieselben Funktionen oder passen zu jedem Geschäftsmodell. Die richtige Lösung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, den Ausgabengewohnheiten, den vorhandenen Buchhaltungssystemen und dem Umfang der Kontrolle ab, die Sie über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter benötigen. Es gibt jedoch einige wichtige Funktionen, auf die Sie unabhängig von Ihrer aktuellen Konfiguration achten sollten. Achten Sie bei der Bewertung der Optionen auf Folgendes:
- Einfache Ausstellung von Firmenkreditkarten mit Ausgabenregeln, die automatisch die Unternehmensrichtlinien durchsetzen.
- Echtzeit-Transaktionssichtbarkeit, unterstützt durch Analyse-Dashboards, die die Finanzaufsicht verbessern, und Warnmeldungen, die dabei helfen, potenziellen Betrug aufzudecken.
- Automatisierte Kategorisierung, die Lieferanten und Ausgabendetails identifiziert, um einheitliche Tags für alle Transaktionen zu vergeben.
- Erstattungsworkflows, die die Einreichung von Belegen für Mitarbeiter und die Überprüfung und Bearbeitung für Finanzteams vereinfachen.
- Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen zur Optimierung von Abstimmungen, Berichterstellung und Steuererklärungen.
- Anpassbare Genehmigungsworkflows, die Routinekäufe vereinfachen und gleichzeitig Transaktionen mit höherem Wert zur zusätzlichen Überprüfung weiterleiten.
Automatisieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit Slash
Das Ausgabenmanagement funktioniert am besten, wenn Ausgaben, Überprüfung und Berichterstattung an einem Ort erfolgen. Slash hilft Unternehmen bei der Verwaltung der Ausgaben ihrer Mitarbeiter, indem es Firmenkreditkarten, automatisierte Belegerfassung und Richtlinienkontrollen in einem einzigen System vereint. Anstatt Ausgaben nachträglich zu überprüfen, können Finanzteams Transaktionen sofort nach ihrem Eintritt verfolgen, was zu einer klareren Übersicht und weniger nachträglichen Problemen führt.
Slash kombiniert Automatisierung mit einer vollständigen Business-Banking-Infrastruktur und bietet Finanzteams ein einziges System, mit dem sie Ausgaben kontrollieren, Kosten nachverfolgen und Geld effizient transferieren können. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Slash Visa Platinum Card: Verdienen Sie bis zu 2 % Cashback mit detaillierten Ausgabenkontrollen, konfigurierbaren Limits, automatischer Belegerfassung und unbegrenzter Kartenausgabe für Mitarbeiter.
- Echtzeit-Ausgabenüberwachung: Die KI-gestützte Überwachung meldet ungewöhnliche Aktivitäten, verhindert regelwidrige Ausgaben, bevor sie auftreten, und sendet Warnmeldungen direkt an die Administratoren.
- Genehmigungs-Workflows: Leiten Sie Zahlungen und Abbuchungen für große oder sensible Transaktionen an die richtigen Manager weiter, bevor die Gelder bewegt werden.
- Erstattungsinstrumente: Organisieren Sie Belege und Details für Auslagen und überweisen Sie Beträge direkt auf die verbundenen Bankkonten Ihrer Mitarbeiter.
- BuchhaltungsintegrationenSynchronisieren Sie Transaktionsdaten automatisch mit QuickBooks, verbinden Sie sich über Plaid mit zusätzlichen Tools oder importieren Sie Daten aus Xero, um die Abstimmung und Berichterstellung zu vereinfachen.
- Verschiedene Zahlungsmethoden: Zahlungen über globales ACH, internationale Überweisungen in über 180 Länder über SWIFT und inländische Echtzeit-Überweisungen wie RTP und FedNow. Beinhaltet native Kryptowährungsunterstützung, um Gelder in an den USD gebundene Stablecoins wie USDC oder USDT für Blockchain-basierte Überweisungen umzuwandeln.⁴
- Hochverzinsliche Staatsanleihen: Erzielen Sie eine annualisierte Rendite von bis zu 3,86 % durch Geldmarktfonds, die von BlackRock und Morgan Stanley unterstützt werden.⁶
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die beste Software für das Ausgabenmanagement?
Die beste Software für das Ausgabenmanagement hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Transaktionsvolumen und den vorhandenen Finanzsystemen ab. Leistungsstarke Lösungen wie Slash kombinieren automatisierte Ausgabenverfolgung, Richtlinienkontrollen, Firmenkreditkarten und Buchhaltungsintegrationen, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Transparenz und Compliance zu verbessern.
Wie lange dauert die Implementierung von Lösungen für das Ausgabenmanagement in der Regel?
Die Implementierungszeit variiert je nach Komplexität, aber viele moderne Plattformen können innerhalb von Tagen statt Monaten eingerichtet werden. Cloud-basierte Systeme mit vorgefertigten Buchhaltungsintegrationen und konfigurierbaren Workflows ermöglichen es Teams, schnell mit der Automatisierung von Ausgaben zu beginnen, ohne größere Prozessänderungen vornehmen zu müssen.
Mit welchen Systemen sollte eine Spesenmanagement-Software integriert werden?
Eine Software für das Ausgabenmanagement sollte sich in Buchhaltungssysteme wie QuickBooks und Xero oder ERP-Plattformen wie Netsuite oder Sage Intacct integrieren lassen. E-Commerce-Betreiber sollten nach Plattformen wie Slash mit Händlerservices für große Marktplätze wie Shopify oder Amazon Ausschau halten.
