Kontrollieren Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter effektiv mit diesen 6 Strategien
Im Risikomanagement gibt es ein Rahmenwerk, das als 10-80-10-Regel bekannt ist: 10 % der Menschen halten sich immer an die Regeln, 10 % brechen sie, wenn sie die Gelegenheit dazu haben, und die restlichen 80 % liegen irgendwo dazwischen. Bei der Verwaltung der Ausgaben von Mitarbeitern geht es nicht nur darum, die schwarzen Schafe zu überwachen, sondern auch darum, Leitplanken zu setzen, damit die Mehrheit niemals die Möglichkeit hat, einen kostspieligen Fehler zu begehen. In der Praxis beginnt dies mit der Festlegung einiger Grundregeln.
Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Spesenrichtlinie. Vielleicht handelt es sich dabei um ein detailliertes Dokument mit abteilungsspezifischen Regeln und formellen Erstattungsabläufen, oder aber um eine Handvoll informeller Richtlinien, die Ihr Team mehr oder weniger befolgt. So oder so: Eine Richtlinie allein reicht nicht aus, wenn sie nicht durchgesetzt wird.
Mit der Slash Visa® Platinum Card können Finanzteams ihre Ausgabenrichtlinien in die Tat umsetzen.¹ Mit Firmenkarten erhalten Sie bis zu 2 % Cashback und profitieren gleichzeitig von detaillierten Ausgabenkontrollen, mit denen Sie unkontrollierte Ausgaben verhindern können, bevor sie entstehen. Legen Sie Ausgaberegeln für Einzelpersonen, Teams oder Kategorien fest, passen Sie Kartenlimits an, um übermäßige Ausgaben zu verhindern, und verbessern Sie die Transparenz über alle Finanzen Ihres Unternehmens mit Echtzeit-Analysen, Warnmeldungen und KI-gestützter Überwachung. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Slash Unternehmen dabei hilft, ihre Ausgabenrichtlinien bei Wachstum konsequent durchzusetzen.
Was ist das Ausgabenmanagement für Mitarbeiter und warum ist es wichtig?
Das Ausgabenmanagement für Mitarbeiter bezieht sich auf die Prozesse, die Unternehmen zur Verfolgung, Kontrolle und Genehmigung von arbeitsbezogenen Ausgaben einsetzen.
Der erste Schritt besteht darin, eine Richtlinie für Unternehmensausgaben festzulegen. Diese Richtlinien sollten in einem Format dokumentiert werden, das bei der Einarbeitung leicht weitergegeben und später einfach nachgeschlagen werden kann. Eine praktische Ausgabenrichtlinie behandelt in der Regel die folgenden Bereiche:
- Erwartungen des Managements: Erläutern Sie, warum Ausgabenregeln existieren und wie sie durchgesetzt werden. Ein klarer Kontext kann den Mitarbeitern helfen, die Gründe für Kontrollen zu verstehen und Verwirrung hinsichtlich der Durchsetzung zu vermeiden.
- Ausgabenobergrenzen für Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter Firmenkarten verwenden oder Geschäftsausgaben zur Erstattung einreichen, legen Sie fest, wie viel sie ausgeben dürfen, bevor ein Limit erreicht ist. Limits können täglich oder wöchentlich durch Tagegelder oder Kartenkontrollen festgelegt werden, wobei je nach Rolle, Team oder Abteilung unterschiedliche Schwellenwerte gelten.
- Reise- und Spesenrichtlinien: Reisen gehören oft zu den größten frei verfügbaren Ausgabenkategorien. Legen Sie Richtlinien für Reise- und Spesenabrechnungen fest, die ein Gleichgewicht zwischen Kostendisziplin und der Flexibilität schaffen, die Mitarbeiter benötigen, um an Kundengesprächen, Konferenzen und anderen unternehmensbezogenen Veranstaltungen teilzunehmen.
- Erstattungs- und Genehmigungswege: Einige Unternehmenskäufe erfordern möglicherweise eine spezielle Genehmigung. Bestimmen Sie einen Genehmiger (z. B. einen Finanzleiter oder eine Führungskraft), der größere oder risikoreichere Ausgaben prüft und genehmigt. Dies ist besonders wichtig für Beschaffungsworkflows oder Erstattungskanäle, die auf der Einreichung von Belegen basieren.
Eine Spesenrichtlinie legt fest, wie Unternehmensgelder verwendet werden dürfen, aber ihre Auswirkungen gehen über die Dokumentation oder Genehmigungen hinaus. Die Art und Weise, wie Ausgaben verwaltet werden, wirkt sich direkt auf die Vorhersagbarkeit des Cashflows, das Compliance-Risiko und die Sicherheit der Mitarbeiter bei alltäglichen Kaufentscheidungen aus. Slash macht dies einfach, indem es Tools für das Ausgabenmanagement in Ihre All-in-One-Plattform für Bankgeschäfte, Ausgabenverfolgung, Treasury und globale Zahlungen integriert.⁶
Im Folgenden sind einige der Ergebnisse aufgeführt, die sich aus einem gut konzipierten Prozess zum Ausgabenmanagement ergeben können:
Verbesserte Kostenkontrolle
Ein Ausgabenmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben proaktiv zu verwalten, anstatt Probleme erst nach erfolgten Transaktionen anzugehen. Ausgabengrenzen können an den aktuellen Bargeldbedarf angepasst werden, Einkäufe können auf genehmigte Kategorien beschränkt werden, und die Transparenz auf Transaktionsebene trägt dazu bei, dass die Unternehmensmittel angemessen verwendet werden. Dies erleichtert es, bei der Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen das Budget einzuhalten und die Compliance zu wahren.
Erhöhte betriebliche Effizienz
Durch die Automatisierung entfällt ein Großteil der manuellen Koordination, die mit der Durchsetzung einer Ausgabenrichtlinie verbunden ist. Finanzteams können Ausgaberegeln und Genehmigungsworkflows im Voraus festlegen, sodass routinemäßige Geschäftsausgaben ohne manuelle Überprüfung abgewickelt werden können. Transaktionen, die nicht der Richtlinie entsprechen, werden automatisch gekennzeichnet oder blockiert, wodurch der Zeitaufwand für die Überprüfung von Belegen und Nachverfolgungen reduziert wird und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Kontrolle gewährleistet bleibt.
Vertrauen und Unternehmenskultur aufbauen
Die Nachverfolgung von nicht richtlinienkonformen Ausgaben kann zu unnötigen Spannungen führen. Klare Richtlinien in Verbindung mit einheitlichen Systemen schaffen gemeinsame Erwartungen innerhalb des Unternehmens und reduzieren Unsicherheiten bei der Entscheidungsfindung. Wenn Mitarbeiter die Grenzen verstehen und darauf vertrauen, dass die Regeln einheitlich angewendet werden, kann das Ausgabenmanagement zu einer gesünderen Unternehmenskultur beitragen.
Wie man die Ausgaben der Mitarbeiter kontrolliert: 6 Strategien für den Erfolg
Die Dokumentation von Unternehmensrichtlinien ist ein wichtiger erster Schritt, aber schriftliche Regeln allein reichen nicht aus. Sobald die Erwartungen festgelegt sind, benötigen Unternehmen Systeme, die diese Regeln bei alltäglichen Ausgabenentscheidungen konsequent anwenden. Die folgenden Strategien konzentrieren sich darauf, Ausgabenrichtlinien in praktische Kontrollen umzuwandeln, die in großem Maßstab funktionieren:
Budgets festlegen und durchsetzen
Die Erstellung eines Budgets erfordert Ausgewogenheit. Die Ausgaben sollten konservativ genug sein, um den Cashflow zu schützen, aber flexibel genug, um das Wachstum zu unterstützen. Die Verfolgung wiederkehrender Ein- und Auszahlungen, die Bewertung der Liquidität und die Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen können zu einer genaueren Budgetierung beitragen. Tools wie das Analyse-Dashboard von Slash helfen dabei, Ausgabentrends über Konten, Zahlungen, Firmenkarten und Treasury-Aktivitäten hinweg aufzudecken, wodurch sich Muster, die zu überhöhten Ausgaben führen, leichter erkennen lassen.
Käufe auf zugelassene Anbieter beschränken
Die Beschränkung der Ausgaben auf eine Auswahlliste zugelassener Lieferanten kann das Betrugsrisiko verringern und die Überwachung vereinfachen. Mitarbeiter mit Zahlungszugriff können Gelder absichtlich oder versehentlich an nicht überprüfte oder ungeeignete Empfänger weiterleiten. Mit Slash können Finanzteams ausgehende Zahlungen über vordefinierte Genehmigungswege leiten und so sicherstellen, dass Lieferantenzahlungen vor dem Versand überprüft, validiert und mit den Unternehmensrichtlinien abgeglichen werden.
Firmenkarten mit integrierten Ausgabenkontrollen ausstellen
Mit modernen Firmenkreditkarten können Finanzteams Ausgaberegeln vordefinieren, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Mit der Slash Card können Regeln nach Ausgabenkategorie, Händlertyp, Transaktionsbetrag oder Mitarbeiterrolle konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass die Kartennutzung mit den genehmigten Verwendungszwecken übereinstimmt. Außerdem müssen Sie Ihren Mitarbeitern keine Ausgaben mehr erstatten, indem Sie Papierbelege nachverfolgen. Ihr Team hat direkten Zugriff auf Unternehmensgelder, wobei Kontrollen eine übermäßige Ausgabenverwendung verhindern.
Echtzeitüberwachung implementieren
Viele Kreditkarten bieten grundlegende Betrugswarnungen, aber diese Warnungen funktionieren oft isoliert von den übrigen Finanzaktivitäten eines Unternehmens. Eine Echtzeitüberwachung ist effektiver, wenn Kartenausgaben, ACH-Überweisungen, Überweisungen und andere Zahlungsarten an einem Ort sichtbar sind. Slash zentralisiert Überweisungen und Kartentransaktionen in einem einzigen Dashboard und gibt Finanzteams mit Benachrichtigungskontrollen einen sofortigen Einblick in die Ausgabenaktivitäten, sobald diese stattfinden.
Nutzen Sie Erkenntnisse aus Berichten, um Kontrollen im Laufe der Zeit anzupassen.
Mit steigender Mitarbeiterzahl und steigenden Einnahmen ändern sich auch die Ausgabengewohnheiten. Regelmäßige Spesenabrechnungen helfen Finanzteams dabei, zu erkennen, wo Richtlinien möglicherweise verschärft, erweitert oder neu ausbalanciert werden müssen. Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Ausgabenübersichten auf Kategorieebene und Analysen der Lieferantenausgaben liefern den notwendigen Kontext, um Kontrollen zu verfeinern. Dank der QuickBooks-Integration von Slash fließen Ausgabendaten direkt in Ihr Buchhaltungssystem, wodurch manuelle Dateneingaben reduziert werden und die Berichte präzise bleiben.
Ausgaben regelmäßig überprüfen und prüfen
Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, sicherzustellen, dass die Kontrollen wie vorgesehen funktionieren und die Richtlinien weiterhin den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Interne Audits können wiederkehrende Ausnahmen, veraltete Genehmigungsregeln oder Ausgabenkategorien aufdecken, die einer genaueren Überwachung bedürfen. Mit Slash werden die für die interne Überprüfung erforderlichen Unterlagen automatisch erfasst und zentralisiert, darunter Belege, B2B-Transaktionsdetails, Rechnungen und Ausgabendaten, die für die formelle Berichterstattung mit QuickBooks synchronisiert werden.
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Kontrollieren Sie Ausgaben, die gegen die Richtlinien verstoßen, bevor sie entstehen – mit Slash.
Die 10-80-10-Regel erklärt, warum schriftliche Richtlinien und gute Absichten allein nicht ausreichen, um die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren. Selbst wohlmeinende Mitarbeiter aus den mittleren 80 % können regelwidrige Einkäufe tätigen, wenn Systeme auf manuellen Überprüfungen oder nachträglichen Durchsetzungsmaßnahmen beruhen.
Bei Slash werden Ausgabenkontrollen zum Zeitpunkt der Transaktion angewendet, was bedeutet, dass 100 % der Unternehmensausgaben denselben Regeln, Genehmigungen und Transparenzanforderungen unterliegen. Anstatt auf Ausnahmen zu reagieren, legen die Finanzteams im Voraus fest, was zulässig ist, und lassen das System dies konsequent durchsetzen.
Durch die Zusammenführung von Karten und Zahlungsaktivitäten in einem einzigen Dashboard erleichtert Slash die Durchsetzung von Richtlinien, ohne Ihren Arbeitsaufwand zu erhöhen. Finanzteams können ausgehende Zahlungen über vordefinierte Genehmigungswege leiten, detaillierte Ausgabenkontrollen für Firmenkarten anwenden und die Transaktionsunterlagen für die Überprüfung organisieren. Wenn es Zeit ist, die Bücher zu schließen, können Sie dank der QuickBooks-Integration von Slash Ausgabendaten ohne manuelle Eingabe exportieren, sodass die Berichterstellung und die Vorbereitung von Audits genauer und effizienter erfolgen können.
Slash kann mehr als nur die Geschäftsausgaben überwachen. Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Funktionen, die den täglichen Finanzbetrieb unterstützen:
- Dynamische Zahlungsmethoden: Zugang zu globalen ACH-Zahlungen, Überweisungen in über 180 Länder und inländische Echtzeit-Zahlungssysteme.
- Native Kryptowährungsunterstützung: Senden und empfangen Sie Stablecoins über acht unterstützte Blockchains, um Zahlungen innerhalb weniger Minuten abzuwickeln und die Bearbeitungskosten der Banken zu senken.⁴ On- und Off-Ramps für USDC, USDT und USDSL mit Umrechnungsgebühren von unter 1 %.
- Hochverzinsliche Treasury-Konten: Erzielen Sie mit Morgan Stanley oder BlackRock Geldmarktfonds, die durch US-Staatsanleihen abgesichert sind, eine annualisierte Rendite von bis zu 3,87 % auf ungenutzte Gelder.
- Slash Visa® Platinum Card: Geben Sie unbegrenzt virtuelle Karten aus, organisieren Sie Karten nach Teams, legen Sie individuelle Ausgabenlimits fest und beschränken Sie nicht genehmigte Kategorien, während Sie bis zu 2 % Cashback verdienen.
- Globales USD-Konto: Ermöglicht ausländischen Geschäftsinhabern den Zugang zu den Zahlungs- und Kryptodiensten von Slash, ohne eine in den USA registrierte LLC gründen zu müssen, und ermöglicht so weltweite Zahlungen in US-Dollar.³
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Häufig gestellte Fragen
Wie erfassen Sie Aufwendungen für Sozialleistungen?
Aufwendungen für Sozialleistungen werden in der Regel als Betriebsausgaben in der entsprechenden Kategorie erfasst, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Versicherungen oder Sozialleistungen, je nach Art der gewährten Leistung. Diese Kosten werden über Lohn- und Gehaltsabrechnungs-, Personal- oder Buchhaltungssoftware erfasst, um eine genaue Berichterstattung und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Wie überprüfen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter?
Die Prüfung der Ausgaben von Mitarbeitern umfasst die Überprüfung von Transaktionen anhand der Unternehmensrichtlinien, die Überprüfung von Belegen wie Quittungen oder Rechnungen und die Identifizierung von Mustern oder Ausnahmen, die eine Nachverfolgung erfordern.
Wie oft sollten die Ausgaben der Mitarbeiter überprüft werden?
Die Überprüfung der Ausgaben kann je nach Unternehmensgröße und Ausgabenvolumen wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Die Implementierung einer Ausgabenmanagement-Software wie Slash, die Ausgaben in Echtzeit überwacht, kann dabei helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Kontrollen an veränderte Ausgabengewohnheiten anzupassen.
