Der vollständige Leitfaden für Spesenabrechnungen für Unternehmen
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen kann ein zeitaufwändiger und wenig angenehmer Teil Ihres Geschäfts sein (fragen Sie einfach Ihren Buchhalter). Zwischen der Verwaltung von Papierbelegen, Tabellenkalkulationen, Erstattungen und vielem mehr kann Ihr Finanzteam durch einen mühsamen, fehleranfälligen und oft chaotischen Prozess der Spesenabrechnung überlastet sein.
Glücklicherweise können Ihnen die Tools für Spesenabrechnungen und Spesenmanagement von Slash dabei helfen, indem sie automatisierte Lösungen anbieten, die Ihnen die mühsame Suche nach Belegen, Tabellen und fehlenden Erstattungen ersparen. Slash überdenkt die Art und Weise, wie Sie mit Geschäftsausgaben umgehen, und ersetzt die manuelle Nachverfolgung durch intelligentere, automatisierte Systeme, die die Spesenabrechnung einfach, genau und (fast) mühelos machen – Sie müssen nur ein paar Mal auf Ihrem Slash-Dashboard klicken.
Spesenabrechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Finanzverwaltung. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, welche Bedeutung Spesenabrechnungen für Ihr Unternehmen haben und warum moderne Tools wie Slash für Ihr Finanzteam einen entscheidenden Unterschied machen können.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist eine Aufstellung, in der die Ausgaben von Mitarbeitern dokumentiert werden, die bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeiten oder Aktivitäten (wie Reisen, Kundenbesuche usw.) entstanden sind. Auf diese Weise kann ein Unternehmen nachverfolgen, was für welche Zwecke und warum ausgegeben wurde.
Traditionell füllten die Mitarbeiter diese Berichte von Hand oder in einer Tabellenkalkulation aus und fügten Papierbelege für Reisekosten, Büromaterial oder Kundengespräche bei. Diese Berichte durchliefen dann eine Genehmigungskette, bevor der Mitarbeiter eine Erstattung erhielt.
Moderne Spesenabrechnungssysteme erledigen dies automatisch oder in deutlich weniger Schritten. Mitarbeiter laden ein Foto der Quittung hoch, und die Software extrahiert Details wie den Namen des Anbieters, das Datum und den Betrag. Die Ausgabe wird automatisch kategorisiert und einem detaillierten Bericht zur Überprüfung hinzugefügt.
Typische Ausgabenkategorien sind:
- Reisen und Transport
- Mahlzeiten und Unterhaltung
- Bürobedarf und -ausstattung
- Kunden- oder projektbezogene Einkäufe
- Software und Abonnements
Mit Slash erfolgt die Spesenabrechnung in Echtzeit. Mit Firmenkreditkarten getätigte Einkäufe werden in ein System eingespeist, das Sie mit QuickBooks synchronisieren können.1 Jede Transaktion wird automatisch kategorisiert, und Belege können sofort per mobilem Upload oder Scannen abgeglichen werden.
Wozu werden Spesenabrechnungen verwendet?
Spesenabrechnungen erfüllen einige wichtige Zwecke, die Ihr Unternehmen rechenschaftspflichtig und organisiert halten:
- Erstattung von Mitarbeiterausgaben: Spesenabrechnungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter ihre geschäftlichen Auslagen schnell und korrekt erstattet bekommen.
- Budgetüberwachung: Durch die Überwachung Ihrer Ausgaben erhalten Sie einen transparenten Echtzeit-Überblick und können übermäßige Ausgaben verhindern, bevor sie entstehen.
- Steuerabzüge: Gut dokumentierte Spesenabrechnungen helfen Unternehmen dabei, während der Steuersaison berechtigte Abzüge geltend zu machen.
- Compliance und Audit-Bereitschaft: Die Spesenabrechnung kann einen klareren Papiernachweis liefern, wodurch die Compliance sichergestellt wird und Sie sich besser auf Audits und Steuerabstimmungen vorbereiten können.
- Finanzielle Transparenz: Wenn die Ausgabendaten aktuell sind, können Finanzteams bessere Entscheidungen in Bezug auf Budgetierung, Ausgaben und Lieferantenbeziehungen treffen.
Slash verwandelt diese traditionellen Berichte in Live-Finanzinformationen. Anstelle von statischen Tabellenkalkulationen verbinden sich seine Tools für das Ausgabenmanagement direkt mit Bank- und Buchhaltungssoftware, sodass jeder Bericht einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens bietet.
Was ist in einer Spesenabrechnung enthalten?
Spesenabrechnungen sind am nützlichsten, wenn sie detailliert, aber leicht verständlich sind. Jeder Abschnitt gibt Aufschluss über einen Teil der Ausgaben:
Datum der Ausgabe
Ausgabeneinträge beginnen mit dem Datum. Dies hilft bei der Kategorisierung von Transaktionen, der Verfolgung und Gegenprüfung von Zeitplänen und stellt sicher, dass Abzüge in den richtigen Berichtszeitraum fallen.
Ausgabenkategorie
Jeder Posten sollte unter der entsprechenden Ausgabenkategorie aufgeführt werden: Reisekosten, Verpflegung oder Büromaterial. Eine einheitliche Kategorisierung oder die Kategorisierung noch vor der Ausgabe mit kategorisierten Kartengruppen erleichtert die Analyse von Trends und die Ermittlung steuerlich absetzbarer Ausgaben.
Betrag und Währung
Anschließend werden die Zwischensumme, die Steuer und die Gesamtsumme aufgeführt. Dieser Betrag ist für eine korrekte Erstattung und genaue Berichterstattung von entscheidender Bedeutung.
Angaben zum Anbieter oder Händler
Die Dokumentation des Anbieters gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und erleichtert Audits. In Systemen wie Slash werden die Anbieterdaten automatisch aus Kartentransaktionen abgerufen.
Geschäftszweck oder Rechtfertigung
In diesem Feld wird angegeben, warum die Ausgabe angefallen ist, z. B. ein Geschäftsessen mit einem Kunden, eine Geschäftsreise oder eine Software-Verlängerung.
Belege oder Anhänge
Ob digital hochgeladen oder von Papierbelegen gescannt, Belege dienen als Kaufnachweis.
In einer herkömmlichen Tabellenkalkulation müssten Sie jedes dieser Felder manuell ausfüllen. In Slash werden sie automatisch durch die Ausgabenverfolgung und Kartenintegrationen ausgefüllt, wodurch Sie sich stundenlange Dateneingaben sparen und sicherstellen können, dass jede Ausgabe erfasst wird.
So füllen Sie eine Spesenabrechnung aus (Schritt für Schritt)
1. Sammeln Sie Quittungen und Ausgabenbelege.
Sammeln Sie alle Belege, Rechnungen und Belege für kürzlich angefallene Geschäftsausgaben. Dazu können Reisekosten, Kundenessen oder wiederkehrende Softwarezahlungen gehören.
2. Erfassen Sie jede Ausgabe in der richtigen Kategorie.
Geben Sie jeden Posten in Ihre Spesenabrechnungsvorlage ein und wählen Sie die entsprechende Ausgabenkategorie aus. Eine einheitliche Kategorisierung dieser Posten erleichtert sowohl Steuerabzüge als auch eine genaue Budgetierung.
3. Fügen Sie den Geschäftszweck hinzu.
Jeder Eintrag sollte eine kurze Beschreibung des Geschäftszwecks enthalten – also das „Warum“ hinter dem Kauf.
4. Quittungen oder Unterlagen beifügen
Fügen Sie Ihre Belege digital bei. Wenn Sie noch mit Papierbelegen arbeiten, können Sie diese einscannen oder hochladen. Tools wie FreshBooks oder QuickBooks über Slash machen dies nahtlos möglich.
5. Zur Genehmigung durch den Manager oder die Finanzabteilung einreichen
Sobald Ihr Bericht fertiggestellt ist, reichen Sie ihn zur Überprüfung ein. Automatisierte Workflows beschleunigen diesen Vorgang, indem sie die Genehmigenden direkt benachrichtigen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
6. Status der Kostenerstattung verfolgen
Nach der Genehmigung können Sie verfolgen, wann die Ausgaben erstattet werden. In Slash sehen die Mitarbeiter, dass die Erstattungen automatisch überwiesen werden, sodass Finanzteams und Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.
Beispiele für Spesenabrechnungen
Eine traditionelle Vorlage für Spesenabrechnungen sieht oft wie eine Tabelle mit Spalten für Datum, Lieferant, Art der Ausgabe, Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag aus. Jede Zeile ist unter den richtigen Ausgabenkategorien mit beigefügten Belegen aufgeführt.
Beispiel 1: Eine monatliche Spesenabrechnung kann beispielsweise die im Quartal gekauften Büromaterialien, Reisekostenerstattungen und Kosten für Kundengespräche enthalten. Für jede Ausgabe werden der Lieferant, das Datum, der geschäftliche Zweck und der entsprechende Beleg aufgeführt, woraus sich schließlich die Gesamtsumme ergibt.
Beispiel 2: Eine Reisekostenabrechnung kann Flugkosten, Hotelkosten, Verpflegungskosten und Kosten für den Nahverkehr enthalten. In der Abrechnung werden alle erstattungsfähigen Kosten nach Art kategorisiert und zur leichteren Überprüfung bei einer Prüfung gekennzeichnet aufgeführt.
Anstatt diese manuell in Excel zu verwalten, erstellt Slash mit QuickBooks automatisch Spesenabrechnungen und verbindet Transaktionen, Belege und Genehmigungsdaten in einem Dashboard.
Automatisierte Spesenabrechnung mit Slash
Die automatisierte Spesenabrechnung verändert die Arbeitsweise von Unternehmern und Finanzteams. Durch den Wegfall der manuellen Eingabe verbessert sie die Genauigkeit, spart Zeit und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, während Ihre Unterlagen gleichzeitig für die Steuersaison bereitstehen.
Mit Slash erfolgt die Automatisierung in Echtzeit. Jeder Kauf, der mit einer Firmenkarte oder über Ihr verknüpftes Bankkonto getätigt wird, wird in das System eingespeist. Transaktionen werden innerhalb von Sekunden synchron mit automatisierten Belegen und Berichten in QuickBooks kategorisiert.
Zu den wichtigsten Highlights von Slash gehören:
- Direkte Integrationen mit QuickBooks, Xero und anderen Buchhaltungsplattformen
- Unterstützung mehrerer Unternehmen für komplexe Finanzgeschäfte
- Echtzeit-Analysen, die zeigen, wohin Ihre Ausgaben in verschiedenen Projekten und Kategorien fließen
- Firmenkarten mit Echtzeit-Ausgabenverfolgung, Kartengruppen und anpassbaren Benachrichtigungen, damit Sie immer auf dem Laufenden sind.
Mit Slash geht die Spesenabrechnung über die reine Dokumentation hinaus und wird zu einem vernetzten Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Slash Ihnen bei der Erstellung Ihrer Spesenabrechnungen helfen kann unter slash.com.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte in einer Spesenabrechnung enthalten sein?
Eine vollständige Spesenabrechnung sollte Folgendes enthalten: das Datum jeder Ausgabe, die Ausgabenkategorie (Reisekosten, Verpflegung, Verbrauchsmaterialien usw.), den Betrag und die Währung, Angaben zum Lieferanten oder Händler, einen geschäftlichen Zweck oder eine Begründung, warum die Ausgabe notwendig war, sowie Quittungen oder Belege. Eine klare Kategorisierung und Dokumentation beschleunigen die Genehmigung und Erstattung.
Wie fülle ich eine Spesenabrechnung richtig aus?
Sammeln Sie zunächst alle Belege und Ausgabenangaben. Tragen Sie jede Ausgabe in die entsprechende Kategorie ein, fügen Sie eine kurze Begründung für die Ausgabe hinzu, fügen Sie Belege oder Unterlagen bei und reichen Sie den Antrag zur Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten oder die Finanzabteilung ein. Verfolgen Sie nach der Einreichung den Status Ihrer Erstattung. Mit einer Ausgabenmanagement-Software lässt sich ein Großteil dieses Prozesses automatisieren.
Was sind gängige Kategorien für Spesenabrechnungen?
Zu den gängigen Kategorien gehören: Reisekosten (Flüge, Hotels, Mietwagen), Verpflegung und Bewirtung, Bürobedarf, Software und Abonnements, berufliche Weiterbildung und Schulungen, Kilometergeld und kundenbezogene Ausgaben. Die Verwendung einheitlicher Kategorien in Ihrem gesamten Unternehmen erleichtert die Nachverfolgung von Ausgabemustern und die genaue Budgetierung.
Wie kann ich die Spesenabrechnung automatisieren?
Die automatisierte Spesenabrechnung nutzt Software, um Belege zu erfassen, Ausgaben zu kategorisieren und Transaktionen direkt von Firmenkarten mit Buchhaltungssystemen zu synchronisieren. Funktionen wie automatisches Scannen von Belegen, Transaktionsverfolgung in Echtzeit und integrierte Genehmigungsworkflows machen die manuelle Dateneingabe überflüssig und reduzieren die Bearbeitungszeit. Plattformen wie Slash verbinden Kartentransaktionen direkt mit Buchhaltungssoftware und ermöglichen so eine nahtlose Spesenverfolgung.
