Wie man Ausgaben für eine genaue Buchführung kategorisiert
Die Kategorisierung von Geschäftsausgaben dient nicht nur der Kontrolle Ihres Budgets, sondern ermöglicht Ihnen auch, Geschäftsausgaben in Ihrer jährlichen Steuererklärung korrekt geltend zu machen und steuerlich abzusetzen. Die absetzbaren Geschäftsausgaben werden anhand dieser Kategorisierung ermittelt, wodurch sich Ihre Steuerlast verringert und Kapital für mehr Flexibilität freigesetzt wird. Um diese Absetzmöglichkeiten zu nutzen und die Ausgaben in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, ist es hilfreich, einen präzisen Prozess zur Kategorisierung von Ausgaben einzurichten.
Durch die Entwicklung von Ausgabenkategorien erhalten Sie ein klareres Bild davon, wo, wann und warum Zahlungen getätigt werden, wodurch Sie übersichtlichere Finanzberichte erstellen und Probleme beheben können, bevor sie auftreten. Ohne die Möglichkeit, Ausgaben nach Kategorien zu verfolgen, können wachsende Unternehmen schnell mit Kosten aus unerwarteten Quellen überfordert sein. Moderne Unternehmen nutzen Ausgabenmanagement-Software, um die Dateneingabe zu automatisieren, mehr Transparenz zu schaffen und die Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben zu übernehmen. Die Frage bleibt jedoch: Welche Software ist die richtige?
Slash erfasst automatisch Transaktionen und kategorisiert Ausgaben über alle Firmenkreditkarten und Zahlungen Ihres Unternehmens hinweg auf einer einzigen Plattform.¹ Dank der Möglichkeit, Ausgaben sofort zu kategorisieren und mit Tools wie Quickbooks und Xero zu synchronisieren, erhalten Sie eine erweiterte Kontrolle über den Cashflow Ihres Unternehmens und einen klareren Überblick über abzugsfähige Geschäftsausgaben. Lassen Sie uns einige typische Ausgaben von Unternehmen aufschlüsseln, wie sie organisiert werden sollten und wann Steuerabzüge für Unternehmen entstehen können.
Geschäftsausgabenkategorien verstehen
Die Kategorisierung von Geschäftsausgaben ist der Vorgang, bei dem verschiedene Arten von Zahlungen identifiziert und sortiert werden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern, Ordnung zu schaffen und Steuerabzüge zu nutzen. Beispielsweise sollten die Kosten für die Krankenversicherung der Mitarbeiter in der Bilanz getrennt von den Gehältern der Mitarbeiter erfasst werden.
Zur Klarstellung: Die Kategorisierung von Ausgaben sollte nicht mit der Budgetierung verwechselt werden – die Budgetierung reduziert die Ausgaben, während die Kategorisierung diese verdeutlicht und ausweist.
Die effektive Sortierung von Geschäftsausgaben ist vorteilhaft für wachsende Unternehmen und Finanzteams, die genaue Aufzeichnungen führen und das Beste aus ihren Ausgaben herausholen möchten.
Gängige Arten von Geschäftsausgaben
Geschäftskosten sind oft sehr detailliert; Ihr Unternehmen kann am Ende mehrere Dutzend verschiedene Arten von Ausgaben in seiner Bilanz haben. Einige sind fest, andere variabel, einige routinemäßig, andere unerwartet. Bestimmte Geschäftskosten sind steuerlich absetzbar, jedoch nur in bestimmten Fällen. Die gute Nachricht: Wir haben die Ausgabenverfolgungssoftware von Slash speziell entwickelt, um Ihnen die mühsame manuelle Sortierung dieser Kosten abzunehmen.
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Wie man Ausgaben kategorisiert: 15 Standardkategorien für Geschäftsausgaben
Werfen wir einen Blick auf die 15 häufigsten Ausgabenkategorien. Viele davon lassen sich in eigene Unterkategorien unterteilen, wodurch Sie spezifische, umsetzbare Einblicke in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens erhalten.
Materialien
Der Einkauf von Rohstoffen ist ein entscheidender Faktor für die Gewinnmargen jedes Herstellers oder Bauunternehmens. Die Kenntnis der Warenkosten, der Ausgaben für Materialien und der Häufigkeit der Transaktionen ist eine hervorragende Möglichkeit, den Betrieb zu organisieren. Materialien gehören auch zu den vielen Kategorien von Betriebsausgaben, die steuerlich absetzbar sein können.
Bürobedarf
Neben den üblichen Stiften und Papier können Büroartikel auch Computer, Internet, WLAN, Drucker, Tinte, Toilettenartikel, Telefone und eine Vielzahl anderer verschiedener Artikel umfassen, die geschäftlichen Zwecken dienen. Genau wie bei Unternehmen und kleinen Betrieben erlaubt die Steuerbehörde IRS auch Arbeitnehmern mit Homeoffice, diese Ausgaben in ihrer Steuererklärung geltend zu machen.
Versorgungsleistungen und Instandhaltung
Die Instandhaltung Ihres Arbeitsplatzes ist mit einer Reihe von zyklischen Ausgaben verbunden, darunter Miete, Nebenkosten, Infrastruktur-Updates, Reparaturen und Reinigung. Eine konsequente Instandhaltung ist für Lagerhäuser und Fabriken sogar noch wichtiger.
Marketing & Werbung
Bestimmte Unternehmen betrachten Marketing und Werbung als Nebensache, während andere stark auf langfristige Kampagnen setzen. In jedem Fall sollte Werbung als Ausgabenkategorie berücksichtigt werden, sowohl in einfachen Fällen wie Social-Media-Beiträgen als auch in komplexen Fällen wie Messeständen.
Forschung und Entwicklung
F&E bezeichnet die Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen, um bestehende Produkte zu innovieren, neue Produkte zu entwickeln und an der Spitze ihres Fachgebiets zu bleiben. Dieser Prozess sieht für jedes Unternehmen anders aus, ist jedoch in der Regel mit eigenen Geschäftsausgaben verbunden.
Mitarbeiterbeschaffung und -schulung
Die durch die Einstellung und Einarbeitung von Mitarbeitern entstehenden Betriebskosten können Unternehmen überraschen: Der Verlust, die Neubesetzung und die Einarbeitung einer Position können etwa die Hälfte des Gehalts dieser Position kosten. Fluktuation ist teuer, daher ist es ratsam, Ihr Team bei Laune zu halten – aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.
Diese Ausgabenkategorie umfasst auch wiederkehrende Schulungen und Weiterbildungen, die im Zuge der beruflichen Entwicklung Ihrer Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens anfallen. Dies ist in Bereichen wie Wissenschaft/Gesundheitswesen sowie im Hinblick auf OSHA-Richtlinien gang und gäbe.
Gehalt und Sozialleistungen für Mitarbeiter
Heutzutage sind Gehaltszahlungen nur ein Teil der Vergütung und des steuerpflichtigen Einkommens eines Mitarbeiters. Zu den typischen Leistungen gehören Krankenversicherung und 401k-Pläne, aber auch Aktienoptionen, Altersvorsorgepläne, Wellness-Programme, Mahlzeiten, Kinderbetreuung und vieles mehr.
Zahlungen an Auftragnehmer
Umgekehrt machen die Gehaltszahlungen an Agenturen und selbstständige Auftragnehmer in der Regel die gesamte Vergütung aus. Dies kann für Wirtschaftsprüfer, Personalagenturen, Anwaltskosten, Freiberufler oder alle anderen Personen gelten, die Ihr Unternehmen für befristete Tätigkeiten bezahlt.
Versicherung
Es gibt viele verschiedene Arten von Versicherungen, die ein Unternehmen für sich selbst abschließen kann, wie z. B. Sachversicherungen, Haftpflicht- und Arbeitsunfallversicherungen und sogar Cyberversicherungen. Achten Sie darauf, die Krankenversicherung für Mitarbeiter nicht in diese Gruppe aufzunehmen – das ist einer der häufigsten Fehler bei der Kategorisierung von Ausgaben, auf den wir später noch eingehen werden.
Fahrzeuge/Abschreibung
Eine weitere Art von Versicherung ist die Kfz-Versicherung, die für Unternehmen mit Lkw- oder Transporterflotten ein wichtiger Faktor ist. Ein Kostenfaktor beim Besitz von Fahrzeugen, der versteckter ist als der Kauf, die Versicherung und der Kraftstoff, ist die Abschreibung.
Es wird oft gesagt, dass Ihr Auto in dem Moment an Wert verliert, in dem es das Autohaus verlässt, und das gilt auch für die Fahrzeuge eines Unternehmens. Die Verfolgung der allmählichen Wertminderung von Lkw und Transportern ist entscheidend, um den wahren Wert Ihrer Flotte zu erkennen – und um zu wissen, wann Sie möglicherweise Verstärkung benötigen. Dieser Ansatz gilt nicht nur für Fahrzeuge, da Maschinen, Computer und andere Arten von Büromaterialien in ähnlicher Weise an Wert verlieren.
Die US-Steuerbehörde IRS erlaubt Ihnen auch, die Kosten für den Unterhalt Ihres Fahrzeugs und Benzin steuerlich geltend zu machen, sofern das Fahrzeug ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird.
Abonnements & Lizenzen
Wiederkehrende Zahlungen wie Grundsteuern, Lizenzen und Genehmigungen fallen immer an, können jedoch bei der Kategorisierung von Ausgaben leicht übersehen werden. Software-Abonnements sind ebenso wichtig zu überwachen, da viele Unternehmen auf HR-, Design- und Projektmanagement-Plattformen angewiesen sind.
Zinsen
Zinsen können aus vielen verschiedenen Quellen stammen, darunter Immobilienhypotheken, Geschäftskredite, Kreditlinien, Geschäftskreditkarten oder ausstehende Schulden. Zinszahlungen können schnell außer Kontrolle geraten, daher ist es wichtig, einen Überblick darüber zu haben, was wann auf Sie zukommt.
Sicherheit
Einige Organisationen sind mit umfangreichen Cybersicherheitsverträgen ausgestattet, während andere Hightech-Systeme auf ihrem Firmengelände einsetzen. Ganz gleich, ob Sie sich gegen Hackerangriffe und Sicherheitsverletzungen schützen oder proprietäre Technologien sichern möchten – Sicherheit ist ein Kostenfaktor, der für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein kann.
Geschäftsreisen und Unterkünfte
Viele Unternehmen nehmen regelmäßig an nationalen Wirtschaftskongressen teil, was bedeutet, dass für jeden teilnehmenden Mitarbeiter Flüge und Hotels gebucht werden müssen. Mahlzeiten, Fahrgemeinschaften und Seminare tragen oft zu den Gesamtkosten der Reise bei. Interessanterweise sind Mahlzeiten für geschäftliche Zwecke laut IRS zu 50 % steuerlich absetzbar, nicht zu 100 %.
Bankgebühren und Zahlungsabwicklung
Schließlich muss jedes Unternehmen mit mehreren Finanzkonten und einem konstanten Cashflow mit einer Vielzahl unterschiedlicher Bankgebühren und Transaktionskosten rechnen. Überweisungsgebühren, Gebühren für internationale Transaktionen, Händlergebühren und Bankgebühren sind nur einige Beispiele für kleine Gebühren, die bei Zahlungen aller Art anfallen. Für Unternehmen, die monatliche Kontogebühren und Überweisungskosten sparen möchten, ist die Slash Pro Dieser Plan könnte die Lösung für Sie sein.
Häufige Fehler bei der Berichterstattung, auf die Sie achten sollten
Bei der Einrichtung von Ausgabenkategorien können leicht Fehler auftreten, die später oft zu Komplikationen führen. Zu den häufigsten gehören:
- Die Krankenversicherung der Mitarbeiter mit den Unternehmensversicherungen zusammenfassen.
- Kleinere Anschaffungen von Bürobedarf zugunsten größerer Anschaffungen ignorieren.
- Verpasste Steuerabzugsmöglichkeiten und/oder falsche Einstufung von Ausgaben, die eigentlich nicht abzugsfähig sind.
- Das Element der Abschreibung übersehen.
- Kombination von Zahlungen an Vertragsarbeiter mit Gehältern für Angestellte.
- Vergessen, die Einstellungskosten (etwa die Hälfte des Gehalts eines Mitarbeiters).
Was ist ein Genehmigungsprozess für Ausgaben?
Die Organisation der einzelnen Ausgaben ist nur die halbe Miete. Viele dieser Ausgaben müssen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, an dem mehrere Personen beteiligt sind und der überprüfbare Belege erfordert. Dabei handelt es sich in der Regel um Reise- und Arbeitsausgaben von Mitarbeitern, aber auch um andere Bereiche wie Büromaterial und Fahrzeuge. In jedem Fall sind diese Genehmigungsprozesse an guten Tagen mühsam und an Tagen, an denen Belege fehlen oder Teammitglieder nicht vertrauenswürdig sind, schwierig.
Diese Ausgaben werden mit Kontext eingereicht, auf Übereinstimmung mit Richtlinien und Budget geprüft, genehmigt oder abgelehnt und für die Berichterstattung dokumentiert. Neben Ihrer Kategorisierung ist es ratsam, einen strukturierten Workflow für Genehmigungen zu erstellen.
Dieser Prozess wird mit dem Slash-Tool für das Ausgabenmanagement vereinfacht, mit dem Sie Ausgaben anhand ihrer Kategorisierung automatisch genehmigen können. Jede Transaktion wird mit Ihrem bestehenden Buchhaltungssystem synchronisiert, sodass Sie über ein einziges Dashboard konsolidierten Zugriff haben.
Unorganisierte Genehmigungsprozesse, wiederkehrende Zahlungen, unerwartete Gebühren und inkonsistente Berichte machen es für ein Unternehmen unmöglich, Zahlungen nachzuverfolgen und sich auf Steuererklärungen vorzubereiten. Deshalb hat Slash eingegriffen.
Intelligentere Ausgabenkategorisierung für wachsende Unternehmen mit Slash
Ihre Ausgabenverfolgungssoftware sollte mehr können, als nur Ausgaben im Auge zu behalten. Unsere Plattform wurde entwickelt, um sowohl Ihre Transaktionen als auch die dahinterstehenden Systeme zu verwalten.
Slash sortiert Ihre Ausgaben für Sie. Nachdem Sie Ihre Kategorien eingerichtet haben, werden alle Einkäufe und Gebühren in Echtzeit an der richtigen Stelle angezeigt, sodass Ihre Berichte übersichtlich bleiben, Ihre Buchhaltung organisiert ist und Ihre Ausgaben steuerkonform sind. Jede Transaktion wird sofort auf dem Dashboard angezeigt, von eingehenden und ausgehenden Zahlungen bis hin zu Einkäufen von Mitarbeitern, die mit der Firmenkarte von Slash getätigt wurden.
Die meisten Unternehmen, die sich für eine Software zur Spesenabrechnung entscheiden, müssen diese zu ihrer Vielzahl an Tools hinzufügen, was zu Problemen im weiteren Verlauf führt. Mehr Apps und Konten führen zu mehr Unstimmigkeiten und Fehlern, wodurch konsistente, übersichtliche Finanzberichte zu einer Herausforderung werden. Aus diesem Grund zentralisiert Slash Firmenkreditkarten, Bankkonten, Transaktionen mehrerer Unternehmen und die automatisierte Kategorisierung von Ausgaben auf einer einzigen Finanzplattform.
Außerdem erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, was aus Sicht der Steuerbehörde abzugsfähig ist. Abzugsfähige Betriebsausgaben und Steuerabschreibungen sind einige der größten Vorteile der Identifizierung von Betriebsausgabenkategorien.
Neben Lösungen für Ausgaben und Abzüge bietet Slash auch:
- Kostenloses Geschäftskonto ohne Mindestguthabenanforderungen.
- Unbegrenzte virtuelle Kreditkarten mit bis zu 2 % Cashback.
- Millionen an FDIC-Versicherungsschutz durch das Column N.A. Sweep-Netzwerk.²
- Slash Treasury-Konten, die eine annualisierte Rendite von bis zu 3,93 % erzielen.⁶
- Kostenlose, unbegrenzte ACH-Überweisungen, Inlandsüberweisungen und ausgehende FedNow/RTP-Echtzeit-Zahlungen für Pro-Mitglieder.
Führende Unternehmen verzichten zunehmend auf veraltete manuelle Dateneingaben und unübersichtliche Berichte und suchen nach Lösungen für automatische Geschäftsausgabenkategorien und einen transparenten Cashflow. Mit Slash können Sie diese Funktionen mit Ihren Firmenbankkonten, Finanzanalysen und anderen Buchhaltungstools verbinden.
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Häufig gestellte Fragen
Kann Slash mit meinen aktuellen Buchhaltungslösungen integriert werden?
Auf jeden Fall. Unternehmen, die auf Plattformen wie Intuit Quickbooks und Xero setzen, müssen sich keine Gedanken über Kompatibilitätsprobleme machen, da Slash so konzipiert ist, dass es sich in diese Tools integrieren lässt und sie ergänzt. Slash erfasst automatisch Händlerdaten aus Kartentransaktionen und synchronisiert Ausgabenkategorien direkt mit Ihrer aktuellen Software, wodurch sich der manuelle Aufwand reduziert. Unsere Funktionen für Business Banking, Firmenkarten, Ausgabenmanagement und Zahlungsabwicklung lassen sich ebenfalls in Ihre Buchhaltungstools integrieren.
Die Kategorisierung von Ausgaben wird mit der Belegscan-Funktion von Quickbooks noch einfacher, da Mitarbeiter damit Einkäufe, die nicht mit der Slash-Firmenkarte getätigt wurden, sofort hochladen können. (Aber mal ehrlich: Warum sollten Sie etwas anderes verwenden?)
Welche Ausgaben sind steuerlich absetzbar?
Viele der oben aufgeführten 15 Kategorien sind steuerlich absetzbar, darunter Werbung, Sozialleistungen für Arbeitnehmer, Miete, Versorgungsleistungen, Cybersicherheit, Reisekosten und sogar Büromaterial. Remote-Mitarbeiter können Steuerabzüge für ihr Homeoffice geltend machen, um viele der gleichen Vorteile für ihr zu versteuerndes Einkommen zu erhalten. Bei der IRS variieren die Situationen in Bezug auf Steuerabzüge, daher sollten Sie immer einen Steuerberater konsultieren, bevor Sie Entscheidungen zur Steuererklärung auf der Grundlage absetzbarer Betriebsausgaben treffen.
