LLC-Ausgaben 101: So maximieren Sie die Steuerabzüge für Ihr Unternehmen
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC) ist eine beliebte Unternehmensform für Eigentümer, die Schutz ohne unnötige Komplexität wünschen. Sie verbindet rechtliche Absicherungen im Stil einer Kapitalgesellschaft mit einer steuerlichen Durchlaufregelung. Die Anforderungen der US-Steuerbehörde IRS an die Steuererklärung können komplex sein. Dieser Leitfaden soll daher klären, wie Steuern und Abzüge für LLC-Mitglieder funktionieren.
Obwohl LLCs auf staatlicher Ebene gegründet werden, werden ihre Bundessteuern und -abzüge vom Internal Revenue Service (IRS) geregelt. Die IRS erlaubt Geschäftsinhabern, viele der für den Betrieb eines Unternehmens erforderlichen Kosten steuerlich geltend zu machen. Diese Abzüge reduzieren das zu versteuernde Einkommen einer LLC und können für alltägliche Ausgaben wie Miete, Ausrüstung, Software, professionelle Dienstleistungen und Sozialleistungen für Mitarbeiter geltend gemacht werden. Um Fehler bei der Steuererklärung und zu hohe Steuerzahlungen zu vermeiden, ist es wichtig zu wissen, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind und wie sie zu melden sind.
Dieses Spickzettel zu den Ausgaben von LLCs bietet einen klaren, praktischen Überblick über gängige abzugsfähige und nicht abzugsfähige Ausgaben sowie die grundlegenden Regeln, die festlegen, wann und wie diese Abzüge geltend gemacht werden können. Es soll Ihnen helfen, die Besteuerung von LLCs besser zu verstehen, potenzielle Abzüge zu identifizieren und Ihre Ausgaben zur Steuerzeit effektiver zu organisieren.
Dieser Leitfaden dient zu Informationszwecken. Die darin enthaltenen Informationen stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Steuervorschriften können je nach Unternehmensstruktur, Bundesstaat und individuellen Umständen variieren. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater oder Buchhalter.
Wichtige Informationen zu Ihrer Unternehmensstruktur
Bevor Sie Steuerabzüge geltend machen, ist es wichtig, genau zu verstehen, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist. Die Grundlagen bestimmen, wie Ihre Geschäftsausgaben gemeldet werden, wer sie geltend macht und um wie viel sie letztendlich Ihre Steuerpflicht reduzieren.
In den USA werden Unternehmen in separate Rechts- und Steuerstrukturen eingeteilt, die jeweils unterschiedliche Regeln für die Behandlung von Einkünften und Abzügen haben. Während viele LLCs die Standardsteuerbehandlung der IRS nutzen, können Eigentümer sich auch für eine Besteuerung nach einer anderen Struktur entscheiden. Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die Funktionsweise der einzelnen Strukturen:
- Einzelunternehmen: Ein nicht eingetragenes Unternehmen, das einer einzelnen Person gehört und von dieser betrieben wird. Einnahmen und Ausgaben werden direkt in der persönlichen Steuererklärung des Eigentümers angegeben, und das Unternehmen selbst zahlt keine Bundessteuer.
- Partnerschaft: Die Standardsteuerklassifizierung für eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern, die sich nicht für die Unternehmensbesteuerung entscheidet. Die Personengesellschaft zahlt keine Bundessteuer; stattdessen werden Gewinne, Verluste und Abzüge an die Gesellschafter weitergegeben und gemäß der Betriebsvereinbarung in deren persönlichen Steuererklärungen angegeben.
- S-Corporation: Ein Unternehmen, das sich für die Durchlaufbesteuerung entscheidet, während es nach Unternehmensregeln arbeitet. Einkünfte, Verluste, Abzüge und Gutschriften werden an die Aktionäre weitergegeben, aber Eigentümer, die für das Unternehmen arbeiten, müssen ein angemessenes Gehalt erhalten, das der Lohnsteuer unterliegt. S-Corporations sind auf 100 Aktionäre beschränkt und können nicht öffentlich gehandelt werden.
- C-Corporation: Eine separat besteuerte juristische Person. Die Gesellschaft zahlt Körperschaftssteuer, und die Aktionäre werden erneut auf Dividenden besteuert, eine Struktur, die gemeinhin als Doppelbesteuerung bezeichnet wird. Dies ist die einzige Unternehmensstruktur in den USA, die der Körperschaftssteuer auf Unternehmensebene unterliegt.
Wenn eine LLC ihre standardmäßige Steuerklassifizierung nicht akzeptieren möchte, kann sie eine andere Behandlung wählen, indem sie das Formular 8832 (zur Wahl der Unternehmensbesteuerung) oder das Formular 2553 (zur Wahl des S-Corporation-Status) einreicht.
Ein-Personen-LLCs vs. Mehr-Personen-LLCs
Ein-Personen-LLCs werden standardmäßig als steuerlich transparente Unternehmen behandelt, was bedeutet, dass die LLC selbst keine Bundessteuer zahlt. Geschäftseinkünfte und -abzüge werden direkt in der persönlichen Steuererklärung des Eigentümers angegeben. Mehr-Personen-LLCs werden in der Regel als Personengesellschaften besteuert, wobei Einkünfte und Abzüge auf der Grundlage der Betriebsvereinbarung an die Eigentümer weitergegeben werden. In beiden Fällen zahlt die LLC keine Bundessteuer, es sei denn, sie entscheidet sich für die Unternehmensbesteuerung.
Selbstständige Gründer vs. LLCs mit Angestellten
Eine LLC, die von einem alleinigen Gründer geführt wird, unterliegt anderen steuerlichen Überlegungen als eine LLC mit Mitarbeitern. Selbstständige Eigentümer zahlen in der Regel Selbstständigensteuer auf ihren Anteil am Unternehmensgewinn, und Abzüge reduzieren das zu versteuernde Einkommen, das zur Berechnung dieser Steuer herangezogen wird.
Sobald eine LLC Mitarbeiter einstellt, stehen zusätzliche Abzüge zur Verfügung, darunter Löhne und Gehälter, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Sozialleistungen für Arbeitnehmer. In einigen Fällen, insbesondere wenn eine LLC den Status einer S-Corporation wählt, müssen die Eigentümer sich selbst ein angemessenes Gehalt zahlen, was sich auf die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und Abzüge auswirkt.
Auswahl einer Rechnungslegungsmethode
Die Art und Weise, wie Ihre LLC Einnahmen und Ausgaben verbucht, bestimmt, wann Abzüge vorgenommen werden können. Steuerzahler, die nach dem Kassenprinzip verfahren, ziehen Ausgaben in dem Jahr ab, in dem sie bezahlt werden, und geben Einnahmen an, wenn sie eingehen. Steuerzahler, die nach dem Periodenabgrenzungsprinzip verfahren, ziehen Ausgaben ab, wenn sie anfallen, und geben Einnahmen an, wenn sie erzielt werden, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt. Diese Wahl hat keinen Einfluss darauf, welche Ausgaben abzugsfähig sind, kann jedoch den Zeitpunkt der Abzüge und die jährlichen Steuerergebnisse erheblich beeinflussen.
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Was sind LLC-Geschäftskosten?
Laut IRS muss eine abzugsfähige Betriebsausgabe sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist in Ihrer Branche üblich und akzeptiert, während eine notwendige Ausgabe für die Ausübung Ihres Gewerbes oder Geschäfts hilfreich und angemessen ist. Wenn beide Kriterien erfüllt sind, kann eine LLC die Ausgabe abziehen und das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Hier finden Sie weitere Details zu den verschiedenen vom IRS festgelegten Ausgabentypen:
Geschäftskosten
Betriebsausgaben sind die laufenden Kosten für den Betrieb einer aktiven LLC und sind in der Regel in dem Jahr abzugsfähig, in dem sie gezahlt wurden oder angefallen sind. Zu diesen Betriebsausgaben gehören in der Regel Miete, Nebenkosten, Löhne und Gehälter, Versicherungen, Betriebsmittel und professionelle Dienstleistungen.
In der Praxis hängt der Standard „gewöhnlich und notwendig“ vom Kontext ab. Eine Ausgabe muss nicht unbedingt unerlässlich sein, aber sie muss einen klaren geschäftlichen Zweck haben und in ihrer Höhe angemessen sein. Darüber hinaus kann sich, was als abzugsfähige Betriebsausgabe gilt, je nach Branche unterscheiden. Bestimmte Kosten können in einem Bereich als gewöhnlich und notwendig angesehen werden, in einem anderen jedoch als überhöht. Häufige Beispiele hierfür sind Berufslizenzen, Spezialausrüstung, Kosten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifische Versicherungen.
Investitionsausgaben
Investitionsausgaben sind Kosten im Zusammenhang mit Vermögenswerten, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, wie z. B. Ausrüstung, Fahrzeuge, Maschinen oder größere Immobilienverbesserungen. Diese Kosten werden in der Regel über einen bestimmten Zeitraum durch Abschreibungen wieder hereingeholt, wobei bestimmte Vermögenswerte gemäß Section 179 oder den Bonusabschreibungsregeln sofort als Aufwand verbucht werden können. Weitere Informationen zu Abschreibungen finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 946.
Persönliche Ausgaben
Persönliche Ausgaben sind Kosten, die mit dem persönlichen Lebensunterhalt, familiären Bedürfnissen oder nicht geschäftlichen Aktivitäten zusammenhängen. Die US-Steuerbehörde IRS erlaubt keine Absetzung persönlicher Ausgaben, selbst wenn diese indirekt Ihre Arbeitsfähigkeit unterstützen. Ausgaben, die sowohl persönlichen als auch geschäftlichen Zwecken dienen, müssen aufgeteilt werden, wobei nur der geschäftliche Anteil absetzbar ist. Die Nichttrennung von persönlichen und geschäftlichen Ausgaben ist ein häufiger Grund dafür, dass Absetzungen bei Steuerprüfungen nicht anerkannt werden.
Was sind abzugsfähige LLC-Aufwendungen?
Abzugsfähige LLC-Ausgaben sind Kosten, die Ihr Unternehmen laut IRS von seinem steuerpflichtigen Einkommen abziehen darf. Diese Abzüge reduzieren den Betrag, auf den Ihre LLC besteuert wird, aber sie reduzieren nicht Ihre Steuerschuld um denselben Betrag. Ein Abzug von 1.000 Dollar senkt beispielsweise den steuerpflichtigen Betrag, nicht aber die Höhe der von Ihnen zu zahlenden Steuern. Die tatsächlichen Steuerersparnisse hängen von Ihrem Steuersatz und der Art der Besteuerung Ihrer LLC ab.
Die folgenden Kategorien decken viele der gängigsten abzugsfähigen Ausgaben ab. Die genauen Regeln und Beschränkungen können jedoch je nach Steuerklassifizierung Ihrer LLC und Ihren individuellen Umständen variieren:
Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalkosten
Zu den Lohnkosten zählen in der Regel die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber gezahlten Lohnsteuern sowie Vergütungen wie Boni und Provisionen. Es ist wichtig, zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern zu unterscheiden, da für sie unterschiedliche Steuerregeln und Meldepflichten gelten. Mitarbeiter werden mit dem Formular W-2 gemeldet, während unabhängige Auftragnehmer mit dem Formular 1099-NEC gemeldet werden. Eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann zu Strafen, Nachzahlungen und unzulässigen Abzügen führen.
Mitarbeitervergünstigungen und Sozialleistungen
Viele Sozialleistungen für Arbeitnehmer gelten als abzugsfähige Betriebsausgaben, darunter Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge und Bildungsförderung. Bestimmte Nebenleistungen können ebenfalls abzugsfähig sein, beispielsweise vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten, Transportleistungen oder Wellness-Programme.
Für Eigentümer gelten andere Regeln. Eigentümer von Ein-Personen-GmbHs und Gesellschafter von Mehr-Personen-GmbHs werden steuerlich in der Regel nicht als Arbeitnehmer behandelt, was bedeutet, dass Leistungen wie Krankenversicherung und Rentenbeiträge möglicherweise anders abgezogen oder in der persönlichen Steuererklärung des Eigentümers angegeben werden müssen.
Anlaufkosten
Die US-Steuerbehörde IRS unterscheidet zwischen Startkosten und regulären Betriebsausgaben. Startkosten fallen an, bevor Ihr Unternehmen aktiv tätig ist, und können Marktforschung, Rechtskosten für die Gründung der LLC, erste Werbemaßnahmen oder Reisen vor der Eröffnung umfassen.
Die US-Steuerbehörde IRS erlaubt Unternehmen, einen begrenzten Teil der Startkosten im ersten Geschäftsjahr steuerlich geltend zu machen. Die restlichen Kosten können im Laufe der Zeit durch Abschreibungen abgezogen werden, was bedeutet, dass der Steuerabzug gleichmäßig über mehrere Jahre verteilt wird. Sobald ein Unternehmen aktiv ist, sind die laufenden Betriebskosten in der Regel vollständig abzugsfähig.
Miete, Nebenkosten und Facility-Kosten
Die Kosten für die Räumlichkeiten, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, gehören oft zu den größten Steuerabzugsposten. Mieten für Büroräume, Coworking-Mitgliedschaften, Lagerhäuser und Lagerräume sind in der Regel abzugsfähig, ebenso wie Versorgungsleistungen wie Strom, Wasser, Internet und Telefon, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden.
Wenn ein Raum sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird, müssen die Ausgaben entsprechend dem Anteil der geschäftlichen Nutzung aufgeteilt werden. Für den Homeoffice-Abzug gelten zusätzliche Anforderungen: Der Raum muss regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Sowohl Mieter als auch Hausbesitzer können Anspruch auf einen Homeoffice-Abzug haben, wobei Hausbesitzer zusätzlich einen Teil der Hypothekenzinsen, Grundsteuern und Abschreibungen absetzen können.
Unternehmensversicherung
Viele Arten von Unternehmensversicherungen sind abzugsfähig, darunter allgemeine Haftpflichtversicherungen, Berufshaftpflichtversicherungen, Arbeitsunfallversicherungen und Cybersicherheitsversicherungen. Diese Policen gelten als notwendig, um den Geschäftsbetrieb zu schützen. Persönliche Versicherungen, wie z. B. Lebensversicherungen, bei denen der Eigentümer der Begünstigte ist, sind in der Regel nicht abzugsfähig. Haus- oder Mieterversicherungen können teilweise abzugsfähig sein, wenn Sie über ein qualifiziertes Heimbüro verfügen, aber nur der geschäftlich genutzte Teil gilt.
Bürobedarf und -ausstattung
Die US-Steuerbehörde IRS unterscheidet zwischen Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung. Verbrauchsmaterialien sind schnell verbrauchte Artikel wie Papier, Tinte und Kleinwerkzeuge, die in der Regel im Jahr ihres Kaufs steuerlich abgesetzt werden können. Ausrüstung umfasst Vermögenswerte mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr, wie Computer, Möbel oder Maschinen. Ausrüstung wird in der Regel als Investitionsausgabe behandelt und über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben, aber Unternehmen können unter Umständen die gesamten Kosten sofort gemäß Section 179 absetzen, vorbehaltlich jährlicher Obergrenzen und Zulassungsvorschriften. Technologieartikel wie Laptops und Telefone können für eine sofortige Abschreibung in Frage kommen, aber bei gemischter privater und geschäftlicher Nutzung dieser Artikel ist eine Aufteilung erforderlich.
Gebühren für professionelle Dienstleistungen
Gebühren für Rechts-, Buchhaltungs- und Beratungsdienstleistungen sind in der Regel abzugsfähig, wenn sie in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen. Dazu gehören Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Compliance-Dienstleistungen. Bei Dienstleistungen, die teilweise privat und teilweise geschäftlich sind, ist nur der geschäftliche Anteil abzugsfähig.
Was sind nicht abzugsfähige LLC-Ausgaben?
Nicht alle geschäftlichen Ausgaben sind steuerlich absetzbar. Wenn Sie wissen, welche Kosten nicht absetzbar sind, können Sie Fehler bei der Steuererklärung, Strafen und überhöhte Abzüge vermeiden:
- Persönliche Ausgaben: Persönliche Ausgaben sind niemals abzugsfähig, selbst wenn sie indirekt Ihre Arbeitsfähigkeit unterstützen. Dazu gehören Kosten für Kinderbetreuung, persönliche Kleidung, Lebensmittel, Fahrtkosten, nicht geschäftliche Reisen und vieles mehr. Ausgaben, die sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke getätigt wurden, müssen aufgeteilt werden, wobei nur der geschäftliche Anteil abzugsfähig ist.
- Ausgaben für Freizeit und Unterhaltung: Unterhaltungskosten sind nach den aktuellen Vorschriften der US-Steuerbehörde IRS in der Regel nicht abzugsfähig. Geschäftsessen können unter bestimmten Voraussetzungen teilweise abzugsfähig sein, aber Unterhaltungskosten selbst sind ausgeschlossen, selbst wenn Kunden oder Mitarbeiter anwesend sind.
- Geschäftliche Geschenke: Werbegeschenke sind nur bis zu einem Betrag von 25 US-Dollar pro Empfänger und Jahr abzugsfähig. Beträge, die diesen Höchstbetrag überschreiten, sind nicht abzugsfähig. Diese Obergrenze gilt pro Empfänger, nicht pro Geschenk, und schließt bestimmte Werbeartikel von geringem Wert aus.
Wichtige steuerliche Überlegungen für LLCs
Neben der Kenntnis darüber, welche Ausgaben abzugsfähig sind, sollten LLC-Eigentümer mehrere weiter gefasste Regeln verstehen, die sich auf ihre Steuerpflichten auswirken können:
Abzug für qualifizierte Geschäftseinkünfte
Der QBI-Abzug ermöglicht berechtigten Eigentümern von Pass-Through-Unternehmen, bis zu 20 Prozent des qualifizierten Geschäftseinkommens abzuziehen, was im Allgemeinen das Nettoeinkommen aus inländischen Geschäftsaktivitäten bedeutet. Der Abzug wird auf dem Formular 1040 geltend gemacht und je nach Einkommensniveau anhand des Formulars 8995 oder 8995-A berechnet. Für Steuerzahler mit höherem Einkommen und bestimmte Dienstleistungsunternehmen gelten Einschränkungen.
Steuerabzug für Selbstständige
Eigentümer von Ein-Personen-LLCs und Gesellschafter von Mehr-Personen-LLCs zahlen in der Regel Selbstständigensteuer auf ihren Anteil am Netto-Geschäftseinkommen. Die Selbstständigensteuer muss zwar weiterhin in voller Höhe entrichtet werden, aber die US-Steuerbehörde IRS gestattet es den Eigentümern, den Arbeitgeberanteil dieser Steuer bei der Berechnung des bereinigten Bruttoeinkommens in ihrer persönlichen Steuererklärung abzuziehen. LLCs, die sich für die Besteuerung als S-Corporation entscheiden, unterliegen anderen Regeln. In diesen Fällen zahlen Eigentümer Lohnsteuern auf die Löhne, die sie als Arbeitnehmer erhalten, anstatt Selbstständigensteuer auf alle Unternehmensgewinne.
Staatsspezifische Steuervorschriften und -grenzen
Die steuerliche Behandlung von LLCs durch die Bundesstaaten kann sich erheblich von den Bundesvorschriften unterscheiden. Einige Bundesstaaten halten sich streng an die Steuerabzüge und Klassifizierungen der IRS, während andere zusätzliche Steuern, Beschränkungen oder Meldepflichten auferlegen. Dazu können Franchisesteuern, Bruttoeinnahmensteuern, jährliche Mindestgebühren oder Beschränkungen bestimmter Abzüge auf Bundesstaatsebene gehören.
Wie man LLC-Ausgaben abschreibt
Die Abschreibung von LLC-Ausgaben erfolgt unabhängig von der Unternehmensgröße nach einem einheitlichen Verfahren. Der Schlüssel liegt darin, die abzugsfähigen Ausgaben korrekt zu identifizieren, sie ordnungsgemäß zu dokumentieren und sie auf den richtigen Steuerformularen anzugeben, je nachdem, wie Ihre LLC besteuert wird. Nachstehend finden Sie eine ausführlichere Erläuterung des Identifizierungs- und Einreichungsverfahrens:
1. Identifizieren Sie abzugsfähige Betriebsausgaben.
Beginnen Sie damit, zu ermitteln, welche Kosten für Ihren Geschäftsbetrieb üblich und notwendig sind, und achten Sie dabei besonders darauf, was in Ihrer Branche typisch ist. Identifizieren Sie gleichzeitig Ausgaben, die persönlicher Natur sind. Bei gemischt genutzten Ausgaben wie Homeoffice, Fahrzeugen, Telefonen oder Computern müssen Sie den für geschäftliche Zwecke genutzten Anteil berechnen und nur diesen Prozentsatz abziehen. Eine klare Trennung zwischen geschäftlicher und persönlicher Nutzung ist entscheidend, da eine falsche Einstufung ein häufiger Grund für die Nichtanerkennung von Abzügen ist.
2. Ausgaben verfolgen und dokumentieren
Alle abzugsfähigen Ausgaben sollten durch Belege wie Quittungen, Rechnungen, Bank- oder Kreditkartenabrechnungen oder Kilometerprotokolle nachgewiesen werden. Die US-Steuerbehörde IRS erwartet in der Regel Belege, aus denen der Betrag, das Datum, der geschäftliche Zweck und der Zahlungsempfänger für jede Ausgabe hervorgehen. Mit einer Finanzmanagement-Software wie Slash lässt sich dieser Prozess automatisieren, indem Transaktionen zentralisiert, Belege angehängt und manuelle Erfassungsfehler minimiert werden. Eine konsistente Echtzeit-Erfassung über das ganze Jahr hinweg erleichtert die Steuererklärung erheblich und verringert das Risiko, Abzüge zu übersehen.
3. Ausgaben korrekt kategorisieren
Eine genaue Kategorisierung stellt sicher, dass Ausgaben in den richtigen Abschnitten Ihrer Steuererklärung angegeben werden. Heutzutage verwenden viele Finanzmanagementsysteme und Buchhaltungssoftwareplattformen vorab ausgefüllte, steuerkonforme Ausgabenkategorien, die auf die Meldepflichten der US-Steuerbehörde IRS abgestimmt sind. Die Funktionen zur Ausgabenkategorisierung von Slash lassen sich beispielsweise problemlos in QuickBooks exportieren, was die Buchhaltung und Steuererklärung vereinfacht.
Für einige kategoriespezifische Steuerabzüge sind zusätzliche Formulare erforderlich. Einzelunternehmer, Geschäftspartner und Anteilseigner von S-Kapitalgesellschaften können das IRS-Formular 3800, das Formular für allgemeine Unternehmensgutschriften (GBC), zusammen mit ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung einreichen, wenn sie anspruchsberechtigte Unternehmensgutschriften geltend machen. Für jede im Formular 3800 angegebene Art von Gutschrift gibt es ein eigenes Begleitformular. Eine vollständige Liste der abzugsfähigen allgemeinen Unternehmensgutschriften finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 334, Abschnitt 4.
4. Geben Sie Ihre Geschäftsausgaben in den entsprechenden Steuerformularen an.
Es kann überwältigend sein, den Überblick über alle Formulare zu behalten, die für die korrekte Meldung von Steuerabzügen erforderlich sind. Wenn Sie jedoch verstehen, wie jedes Formular mit der Steuerklassifizierung Ihrer LLC zusammenhängt, wird der Prozess einfacher. Zu den Formularen, die Ihnen bei der Einreichung von Steuerabzügen während der Steuersaison begegnen können, gehören:
- Anhang C (Formular 1040): Wird von Ein-Personen-GmbHs verwendet, die als Einzelunternehmen besteuert werden, um Geschäftseinkünfte und -abzüge zusammen mit der persönlichen Einkommensteuererklärung des Eigentümers anzugeben.
- Formular 1065: Wird verwendet, um Einkünfte und Abzüge für LLCs mit mehreren Mitgliedern anzugeben, die als Personengesellschaften besteuert werden.
- Formular 1120: Wird verwendet, um Einkünfte und Abzüge für LLCs zu melden, die als C-Corporations besteuert werden.
- Formular 1120-S: Dient zur Meldung von Einkünften und Abzügen für LLCs, die als S-Corporations besteuert werden, wobei die Beträge an die Anteilseigner weitergegeben werden.
Jedes dieser Formulare enthält bestimmte Ausgabenkategorien, die in die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens einfließen.
5. Wenden Sie den Abzug an, um das zu versteuernde Einkommen zu reduzieren.
Um sicherzustellen, dass die Steuerabzüge korrekt sind, können Sie die Gesamtausgaben überprüfen, sich vergewissern, dass die Aufteilung für gemischte Nutzung angemessen ist, und überprüfen, ob die gemeldeten Beträge mit den Belegen übereinstimmen. Für die meisten Personen, die in den USA Steuern einreichen, ist der Stichtag für die Einreichung des Formulars 1040 für das Vorjahr der 15. April. Der Stichtag für das Formular 1120 ist in der Regel ebenfalls der 15. April, während der Stichtag für das Formular 1065 der 15. März ist. Die IRS erlaubt es Steuerpflichtigen auch, eine Verlängerung um sechs Monate zu beantragen.
So verfolgen und verwalten Sie die Ausgaben Ihrer LLC: 5 bewährte Methoden
Die optimale Nutzung Ihrer Steuererklärung ist eine der direktesten Möglichkeiten, Geld für Ihr Unternehmen zurückzugewinnen. Allerdings sind die jährlichen Steuerersparnisse gering im Vergleich zu der langfristigen Effizienz und Kostenkontrolle, die ein starkes Ausgabenmanagementsystem bieten kann. Die folgenden Best Practices können Ihnen dabei helfen, Ihre Finanzprozesse zu optimieren, die Steuerperiode zu vereinfachen und die täglichen Geschäftskosten zu senken:
Legen Sie klare Ausgabenrichtlinien fest.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Geld zu sparen, ist die Schaffung einer klaren Unternehmenskultur in Bezug auf Ausgaben. Die Ausarbeitung einer detaillierten Ausgabenrichtlinie mit Regeln für einzelne Mitarbeiter, Teams und die Geschäftsleitung sollte oberste Priorität haben. Klare Richtlinien tragen dazu bei, unnötige oder nicht konforme Ausgaben zu vermeiden, Genehmigungsprozesse zu optimieren und den Zeitaufwand für die Suche nach fehlenden Belegen oder die nachträgliche Klärung von Einkäufen zu reduzieren.
Führen Sie detaillierte und konsistente Aufzeichnungen.
Über Quittungen und Rechnungen hinaus müssen Unternehmen während der Steuersaison möglicherweise zusätzliche Unterlagen vorlegen, wie z. B. Fahrtenbücher, Aufzeichnungen über den Kauf von Vermögenswerten und Abschreibungspläne. Die Führung konsistenter, gut organisierter Aufzeichnungen während des gesamten Jahres erleichtert die Einhaltung der Vorschriften und stärkt Ihre Position, falls jemals Abzüge in Frage gestellt werden sollten.
Bezahlen Sie mit speziellen Geschäftskarten
Die Verwendung spezieller Geschäftskarten hilft dabei, private und geschäftliche Ausgaben zu trennen und vereinfacht die Nachverfolgung von Ausgaben. Moderne Firmenkarten ermöglichen es Finanzteams außerdem, detaillierte Ausgabenkontrollen anzuwenden, um die Ausgaben der Mitarbeiter im Blick zu behalten.
Mit der Slash Visa Platinum Card können Unternehmen beispielsweise individuell anpassbare Ausgabenlimits festlegen und Kartengruppen erstellen, um die Ausgabenkontrolle auf Teamebene durchzusetzen.¹ Darüber hinaus bietet die Slash-Karte bis zu 2 % Cashback auf Unternehmensausgaben und ermöglicht die unbegrenzte Ausgabe von virtuellen und physischen Karten. So können Mitarbeiter schnell und einfach auf Gelder zugreifen, während Transparenz und Kontrolle gewahrt bleiben.
Implementieren Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung.
Die manuelle Erfassung von Ausgaben erhöht das Risiko, dass Belege verloren gehen, Transaktionen falsch kategorisiert werden und Aufzeichnungen inkonsistent sind. Ein System zur Ausgabenverfolgung zentralisiert die Ausgabendaten, wodurch die Steuererklärung einfacher und weniger fehleranfällig wird. Slash unterstützt die Ausgabenverfolgung, indem es automatisch Transaktionsdaten von Kartenausgaben erfasst, Belege und Rechnungen organisiert und Zahlungen über Bank- und Kryptokanal aufzeichnet. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter nachträglich Unterlagen einreichen, werden Ausgaben sofort bei ihrer Entstehung erfasst, wodurch Lücken, Abstimmungsprobleme und Last-Minute-Aufräumarbeiten zur Steuerzeit reduziert werden.
Regelmäßige Überprüfung der Ausgaben
Die Automatisierung erleichtert die regelmäßige Überprüfung der Ausgaben und die Analyse der Ausgabengewohnheiten im Zeitverlauf. Eine Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren, ist die Integration von Slash mit QuickBooks, einer Buchhaltungsplattform eines Drittanbieters. Durch den direkten Import von Geschäftsausgabendaten aus Slash in QuickBooks können Unternehmen Abstimmungen, Ausgabenanalysen, Rechnungs- und Bestellabgleiche sowie die Steuererklärung effizienter durchführen. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, Richtlinien durchzusetzen und die finanzielle Transparenz zu wahren, während das Unternehmen wächst.
Optimieren Sie die Finanzen Ihrer LLC mit Slash
Es lässt sich nicht leugnen: Steuern sind kompliziert. Aber die Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools lassen sich Ausgabenverfolgung, Zahlungen und Steuererklärungen vereinfachen.
Slash ist eine moderne Plattform für das Ausgabenmanagement, die mit den Full-Stack-Fähigkeiten einer Bank des 21. Jahrhunderts entwickelt wurde. Durch die Kombination von internationalen Zahlungssystemen, krypto-nativen Überweisungen, Buchhaltungsintegrationen und detaillierten Ausgabenkontrollen hilft Slash Unternehmen dabei, komplexe Finanzvorgänge zu verwalten, ohne dabei an Flexibilität oder Transparenz einzubüßen.
Für internationale Gründer, die sich mit den US-Steuergesetzen oder LLC-Anforderungen auseinandersetzen müssen, bietet Slash auch unser globales USD-Konto an.³ Dieses Konto ermöglicht es internationalen Unternehmen, US-Dollar zu halten, zu senden und zu empfangen, ohne dass ein US-Bankkonto oder eine registrierte US-LLC erforderlich ist. Dies erleichtert die globale Geschäftstätigkeit bei Transaktionen in USD.
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- Virtuelle Konten und Ausgabenmanagement: Erstellen Sie konfigurierbare Konten, um Gelder nach Team oder Zweck zu trennen. Erfassen Sie Zahlungsdetails automatisch, verschaffen Sie sich Echtzeit-Einblick in den Cashflow, setzen Sie konforme Ausgabenrichtlinien durch und synchronisieren Sie Transaktionen direkt mit QuickBooks, um den Monatsabschluss zu vereinfachen.
- Slash-Betriebsmittelfinanzierung: Greifen Sie direkt über Ihr Slash-Konto auf Finanzierungen für wachsende Unternehmen zu.⁵ Nehmen Sie bei Bedarf Geldmittel zur Unterstützung Ihres Betriebs oder Ihrer Expansion in Anspruch, mit flexiblen Rückzahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen, die auf Ihren Cashflow-Zyklus abgestimmt sind.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Steuerabzüge kann ich ohne Belege geltend machen?
Beispiele hierfür sind:
- Homeoffice-Kosten
- Anrechnungsfähige Beiträge zum Altersvorsorgeplan
- Krankenkassenbeiträge
- Der abzugsfähige Teil der Steuern für Selbstständige
- Mobilfunkkosten (mit angemessener Aufteilung)
- Spenden für wohltätige Zwecke
- Fahrzeugkosten oder Kilometerstand werden anhand eines zeitnah geführten Fahrtenbuchs erfasst.
Auch wenn keine Belege erforderlich sind, sollten Sie dennoch Aufzeichnungen führen, aus denen hervorgeht, wie die Beträge berechnet wurden und dass die Ausgaben geschäftlicher Natur waren.
Bekommen Sie das gesamte Geld durch Steuerabschreibungen zurück?
Nein. Steuerliche Abschreibungen (Abzüge) reduzieren Ihr zu versteuerndes Einkommen, nicht Ihre Steuerrechnung um denselben Betrag.
Ist eine Betriebsvereinbarung für eine LLC obligatorisch?
In einigen Bundesstaaten müssen LLCs eine Betriebsvereinbarung haben, in anderen nicht. Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird eine solche Vereinbarung dringend empfohlen, da sie die Eigentumsverhältnisse, die Führungsstruktur, die Gewinnverteilung und die Entscheidungsregeln festlegt.
Wann kann ich Betriebsausgaben steuerlich absetzen?
Der Zeitpunkt hängt von Ihrer Buchhaltungsmethode ab. LLCs, die nach dem Kassenprinzip arbeiten, ziehen Ausgaben in der Regel in dem Jahr ab, in dem sie bezahlt werden. LLCs, die nach dem Periodenabgrenzungsprinzip arbeiten, ziehen Ausgaben in dem Jahr ab, in dem sie anfallen, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt.
