Was tun, wenn ein Mitarbeiter die Firmenkreditkarte für private Zwecke nutzt?
Eine der nützlichsten Eigenschaften einer Firmenkreditkarte ist gleichzeitig auch eine der riskantesten: die Möglichkeit für Mitarbeiter, Geld vom Konto ihres Arbeitgebers auszugeben.
Es gibt eine Reihe gängiger Gründe, warum Ihre Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarte privat nutzen, beispielsweise für Mahlzeiten und Reisen zu geschäftlichen Zwecken sowie für die Beschaffung von Materialien für die Fertigung oder den Versand. Probleme entstehen jedoch, wenn Ihre Teammitglieder ihre Firmenkreditkarte für private Einkäufe nutzen. Dies kann als Betrug, Diebstahl oder Unterschlagung eingestuft werden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Fehler passieren jedoch, und es ist immer möglich, dass der Mitarbeiter in einem einmaligen Versehen die falsche Karte herausgenommen hat. Wenn beispielsweise die Firmenkreditkarte dieselbe Farbe hat wie die eigene, hat er ein gutes Alibi. Wiederholte Vorfälle und hohe Kosten sind jedoch ein deutliches Zeichen dafür, dass der Missbrauch wahrscheinlich absichtlich erfolgt ist. Dies hat nicht nur schwerwiegende Strafen für den fehlbaren Mitarbeiter zur Folge, sondern kann ein Unternehmen auch Tausende von Dollar an verlorenen Geldern kosten, wenn es nicht sofort entdeckt wird.
Unternehmen, die die Slash Visa® Platinum-Firmenkarte nutzen, können sich dank detaillierter Kontrollfunktionen, mit denen sich Transaktionen leichter überwachen und nicht autorisierte Belastungen verhindern lassen, bevor sie erfolgen, auf die Sicherheit ihrer Konten verlassen.¹ In diesem Leitfaden erfahren Sie, was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter seine Firmenkreditkarte für private Zwecke nutzt, welche Konsequenzen dies hat und wie Sie dies in Zukunft verhindern können.
Die Risiken der Verwendung einer Firmenkreditkarte verstehen
Es gibt klar definierte Gesetze bezüglich des vorsätzlichen Missbrauchs von Firmenkreditkarten. Per Definition sind Firmenkreditkarten für die Beschaffung von Artikeln und Dienstleistungen bestimmt, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Daher können alle Ausnahmen, die persönlich erscheinen, gegen diese Gesetze verstoßen.
Diese Fälle fallen in der Regel unter den Begriff der Unterschlagung, die nach US-amerikanischem Recht als die betrügerische Aneignung von persönlichem Eigentum durch eine Person definiert ist, der dieses anvertraut wurde. Wenn Sie einem Mitarbeiter das „persönliche Eigentum” Ihrer Firmenkreditkarte und Ihres Arbeitgeberkontos anvertraut haben und dieser Mitarbeiter Geld für persönliche Zwecke statt für Geschäftsausgaben verwendet hat, handelt es sich in der Regel um Kreditkartenbetrug. Wenn Sie diesem Mitarbeiter die Firmenkarte nicht tatsächlich anvertraut haben (vielleicht hat er sie einem Kollegen im Büro heimlich entwendet), dann wäre dies wahrscheinlich eine Ausnahme, die unter die Definition von Diebstahl fällt.
Wenn dies doch geschieht, hat dies Konsequenzen, die über das Vertrauensverlust und Vertragsbrüche hinausgehen. Wenn Ihr Unternehmen beabsichtigt, die Gelder zurückzufordern, müssen Sie möglicherweise rechtliche Schritte gegen den Mitarbeiter einleiten. Wiederholter Missbrauch kann auch die Bonität Ihres Unternehmens beeinträchtigen, insbesondere wenn die rücksichtslosen Ausgaben des Mitarbeiters Ihre Kreditlimits überschritten haben.
Der Missbrauch von Firmenkreditkarten kann auch zu einer Steuerprüfung führen, da die Steuerbehörde IRS verdächtige Aktivitäten in den Finanzen Ihres Kontos erkennen kann. Falsch klassifizierte Ausgaben können auch legitime Steuerabzüge für Unternehmen beeinträchtigen und zu Problemen führen.
Wenn Missbrauch auftritt: unbeabsichtigt vs. vorsätzlich
Bevor direkte Maßnahmen ergriffen werden, sollte der Arbeitgeber feststellen, ob der Missbrauch der Firmenkreditkarte versehentlich oder vorsätzlich erfolgte.
Wenn der Mitarbeiter schnell jemanden darüber informiert, dass er die falsche Karte für einen Kauf verwendet hat, und seine Quittung vorlegt, handelt es sich wahrscheinlich um einen ehrlichen Fehler. Wenn Sie bei der Buchhaltung auf eine unbedeutende Belastung der Firmenkreditkarte stoßen, wie beispielsweise eine Zahlung für eine Wasserflasche an einer Tankstelle an einem Sonntagabend, können Sie sich bei der betreffenden Person erkundigen, um sicherzustellen, dass es sich um einen Unfall handelt.
Letztendlich liegt es an Ihrem Unternehmen, wie Sie auf versehentlichen Kartenmissbrauch reagieren möchten. Eine kurze Besprechung und eine Rückerstattung reichen aus, um die meisten Mitarbeiter dazu anzuhalten, beim Mitführen ihrer Geschäftskreditkarte achtsamer zu sein.
Vorsätzliche oder böswillige Nutzung sieht jedoch in der Regel ganz anders aus. Es kann sich um wiederholte Belastungen für alle möglichen Artikel handeln oder um einen großen Einkauf, den ein unzuverlässiger Mitarbeiter auf das Firmenkonto gebucht hat. Selbst wenn es sich um einen einzigen Fehler handelt, können Sie bei der Beurteilung der Absicht Ihr eigenes Urteilsvermögen einsetzen – beispielsweise könnte ein Mitarbeiter „versehentlich“ seine Firmenkreditkarte mit einem seiner Streaming-Dienste zu Hause verknüpfen, aber wir wissen, wie mühsam es ist, Kartendaten in den Fernseher einzugeben. Diese Zahlung wäre kein Zufall.
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Feststellung der Verantwortung für nicht autorisierte Belastungen
Wenn Ihr Mitarbeiter die Firmenkreditkarte für einen hohen, nicht autorisierten Kauf verwendet, wer ist dann für die Zahlung dieses Betrags verantwortlich? Nun, Ihr Unternehmen ist es. Das Unternehmen haftet für alle Belastungen des Geschäftskontos, unabhängig davon, ob die Transaktion rechtmäßig ist oder einen Diebstahl darstellt.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie gestohlene Gelder nicht von Ihrem Mitarbeiter zurückfordern können. In bestimmten Fällen gibt es rechtliche Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um den Mitarbeiter zur Rückzahlung zu verpflichten.
Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn eine Firmenkreditkarte privat genutzt wird
Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn Sie unbefugte Belastungen Ihrer Firmenkarte feststellen:
- Den Missbrauch bestätigenDurch eine Bewertung der Vorwürfe und ein Gespräch mit dem Mitarbeiter ist festzustellen, ob es sich um einen einmaligen Fehler oder eine vorsätzliche Entscheidung handelte.
- Alle relevanten Details aufzeichnen: Der Zeitpunkt, der Ort und die Belege der Transaktionen sind wichtige Faktoren, die dokumentiert werden müssen, um ein klares Bild davon zu vermitteln, was geschehen ist und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten. Dies trägt auch dazu bei, die Finanzen für die Erstellung von Spesenabrechnungen zu klären.
- Entscheiden Sie über geeignete nächste Schritte.: Bei einem Versehen können die nächsten Schritte Besprechungen und eine schnelle Rückerstattung umfassen. Bei Vorsatz hingegen können Sie strenge Disziplinarmaßnahmen, eine Kündigung oder sogar rechtliche Schritte ergreifen, wenn es sich um erhebliche Transaktionen handelt und der Mitarbeiter sich weigert, die Gelder zurückzuzahlen.
- Überprüfen und präzisieren Sie die Spesenrichtlinien.: Hoffentlich hat Ihr Unternehmen eine umfassende Spesenrichtlinie entwickelt, die die Rahmenbedingungen für Geschäftskreditkarten und die Maßnahmen bei Verstößen gegen die Regeln festlegt. Wenn solche Richtlinien bereits vorhanden sind, besprechen Sie sie mit Ihrem Team. Sind sie jedoch noch nicht ausdrücklich schriftlich festgehalten, sollten Sie sie erstellen.
- Stärken Sie die Überwachung mit den richtigen AutomatisierungstoolsEinige Firmenkarten werden mit einer Software geliefert, die vollständige Kontrolle, Transparenz und Einblicke in die Ausgaben und Spesenabrechnungen der Mitarbeiter ermöglicht. Hier bei Slash wissen wir einiges über diese Art von Karten.
Wie man den Missbrauch von Firmenkreditkarten verhindert
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie das Risiko des Missbrauchs von Firmenkreditkarten mindern können, bevor es zu Betrug, Diebstahl oder Unterschlagung kommt:
- Wählen Sie Firmenkreditkarten mit Kartenkontrollfunktionen, die unbefugte Käufe verhindern, bevor sie getätigt werden.
- Überprüfen Sie die Spesenrichtlinien, um sicherzustellen, dass sie alle Vorgaben, Regeln und Konsequenzen umfassend abdecken.
- Nutzen Sie virtuelle Karten, die Ausgaben begrenzen und vollständige Transparenz bei den Ausgaben ermöglichen.
- Verwenden Sie ein Ausgabenmanagementsystem, das Genehmigungsworkflows unterstützt und Einkäufe auf genehmigte Kategorien beschränken kann.
Mit Slash die Unternehmensausgaben unter Kontrolle bringen
Klare Richtlinien, proaktive Überwachung und leistungsstarke Tools helfen Unternehmen, den Missbrauch von Firmenkreditkarten zu verhindern, bevor er auftritt, und ihn effizient zu bekämpfen, wenn er doch auftritt. Die Entwicklung von Unternehmensrichtlinien liegt vielleicht in Ihrer Verantwortung, aber den Rest können Sie der Slash-Banking-Plattform überlassen.
Wir bieten die Slash Visa® Platinum-Firmenkarte an, die Zugang zu einem Finanz-Dashboard bietet, mit dem Sie Ausgabenlimits, Kategorien für Geschäftsausgaben, Händlerbeschränkungen und andere anpassbare Berechtigungsstufen festlegen können, um Bedenken hinsichtlich eines Missbrauchs durch Mitarbeiter auszuräumen.
Die Slash-Firmenkarte ist gründerfreundlich und leicht zugänglich, da nur eine EIN-Nummer erforderlich ist – keine Sozialversicherungsnummer, persönliche Bürgschaft oder Bonitätsprüfung. Sie ist sicher und wird durch einen 24/7-Support unterstützt. Außerdem erhalten Sie bis zu 2 % Cashback, können Ihre Geschäftskreditwürdigkeit aufbauen und kostenlose ACH-Überweisungen nutzen – Funktionen, die Ihre Mitarbeiter dazu motivieren könnten, die Karte korrekt zu verwenden.
Über die Firmenkarte hinaus bietet die Slash-Banking-Plattform globale USD-Konten für Nicht-US-Unternehmen, native Krypto-Unterstützung, unbegrenzte kostenlose Inlandsüberweisungen und Integrationen mit Buchhaltungslösungen wie Quickbooks und Xero.³ ,⁴
Schützen Sie die Finanzen Ihres Unternehmens und optimieren Sie das Ausgabenmanagement mit unseren Finanzlösungen. Dank ausgefeilter Ausgabenkontrollen und erhöhter Transparenz können nicht autorisierte Käufe und Kreditkartenbetrug verhindert werden, bevor sie passieren.
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Häufig gestellte Fragen
Sind virtuelle und physische Geschäftskreditkarten sicherer als herkömmliche Kreditkarten?
In den meisten Fällen ja. Die „Sicherheit“ einer Firmenkreditkarte hängt von ihrer Transparenz und den Ausgabenkontrollen ab. Zwar können beide missbraucht werden, doch bieten herkömmliche virtuelle und physische Geschäftskarten (insbesondere die Slash Visa® Platinum-Firmenkarte) mehr Kontrollmöglichkeiten und sind daher wahrscheinlich die klügere Wahl als herkömmliche Karten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Kundenkarte und einer Geschäftskreditkarte?
Beide Kartentypen werden häufig für Geschäftsausgaben verwendet, aber es gibt einen wesentlichen Unterschied: Geschäftskreditkarten bieten einen revolvierenden Kreditrahmen, für den im Laufe der Zeit Zinsen anfallen, während Sie bei einer Charge Card Ihren Saldo am Ende jedes Monats vollständig begleichen müssen. Die Wahl zwischen den beiden hängt weitgehend davon ab, wie ein Unternehmen seine Finanzen verwalten möchte und welche Geschäftsausgaben am häufigsten anfallen.
Verringert die Verwendung einer Kreditkarte anstelle einer Prepaid-Karte das finanzielle Risiko für Unternehmen?
Prepaid-Karten werden direkt aus Unternehmensmitteln finanziert, die zuvor auf die Karte geladen wurden, während Charge Cards einen kurzfristigen Kredit gewähren, der in jedem Abrechnungszyklus vollständig zurückgezahlt wird. Was das finanzielle Risiko für Unternehmen angeht, hängt dies einfach davon ab, wie viel Geld der Arbeitgeber einem Mitarbeiter auf einer Prepaid-Karte anvertraut.
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