Wie man Mitarbeiterausgaben mit Prepaid-Geschäftskarten verwaltet
Hier ein Szenario: Ihr kleines Unternehmen ist noch zu neu, um sich für eine herkömmliche Geschäftskreditkarte zu qualifizieren, Ihr Team wächst schnell und Sie benötigen eine intelligentere Möglichkeit, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu verwalten. Während einige Unternehmer sich auf ihr Geschäftskonto und ihre Debitkarten verlassen, wünschen sich andere vielleicht die fortschrittlichen Tools für das Ausgabenmanagement, die Berichtsfunktionen und die flexiblen Ausgabemöglichkeiten, die mit einer Geschäftskarte einhergehen.
Prepaid-Geschäftskarten werden oft übersehen, bieten jedoch für manche Unternehmen mehr Vielseitigkeit als Bargeld, Schecks und sogar geschäftliche Debitkarten. In den letzten Jahren haben sich Prepaid-Karten zu einer dynamischen Lösung für kleine Unternehmen, Start-ups und große Konzerne entwickelt, die eine bessere Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben und Barmittel wünschen. Eine Prepaid-Geschäftskarte fungiert als spezielles Business-Banking-Tool, mit dem Eigentümer Ausgaben im Voraus finanzieren, Ausgabenlimits für Mitarbeiter festlegen und Einkäufe in Echtzeit überwachen können.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über Prepaid-Geschäftskarten wissen müssen: wie sie funktionieren, wer sie nutzen sollte, ihre Vor- und Nachteile und welche Optionen zu den besten Prepaid-Geschäftskarten im Jahr 2025 zählen. Außerdem zeigen wir Ihnen, warum die Firmenkreditkarte von Slash für Ihr Unternehmen eine leistungsstärkere Alternative zu Prepaid-Karten sein kann.1 Mit Slash profitieren Sie von der Flexibilität einer Firmenkreditkarte ohne Bonitätsprüfung und erhalten Zugang zu branchenführenden Cashback-Prämien, Ausgabenkontrollen und einem integrierten Finanz-Dashboard, das Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützt.
Was ist eine Prepaid-Geschäftskarte?
Eine Prepaid-Geschäftskarte ist eine Art Zahlungskarte, die aus Guthaben bezahlt wird, das von einem Kontoverwalter auf die Karte geladen wurde. Prepaid-Geschäftskarten werden manchmal kurz als P-Karten oder „Prepaid-Geschäftskreditkarten” bezeichnet. Dieser Begriff kann jedoch technisch irreführend sein, da Prepaid-Geschäftskarten keinen revolvierenden Kreditrahmen bieten. Funktional ähneln sie eher Prepaid-Debitkarten, da das Guthaben der Karte durch das Prepaid-Guthaben eines Unternehmens oder ein verknüpftes Geschäftskonto aufgefüllt wird.
Prepaid-Geschäftskarten werden im modernen Business-Banking immer beliebter. Die Emittenten erweitern ihre Funktionen über einfache Wertkarten hinaus und führen Funktionen ein, die bisher leistungsfähigeren Kredit- und Kundenkarten vorbehalten waren, wie z. B. integrierte Tools für das Ausgabenmanagement und integrierte Daten-Dashboards.
Im Folgenden finden Sie eine detailliertere Übersicht über die Verwendungszwecke, Vorteile und Funktionen eines Prepaid-Kartenprogramms:
- Geringes Kreditrisiko für Unternehmen: Prepaid-Karten können für risikoreiche oder junge Unternehmen nützlich sein, die noch nicht für herkömmliche Geschäftskreditkarten qualifiziert sind. Für Prepaid-Karten ist keine Bonitätsprüfung erforderlich, und sie werden nicht an Auskunfteien gemeldet. Anstelle eines Kreditlimits sind die Ausgaben durch das verfügbare Guthaben der Prepaid-Karte begrenzt. Dies kann für Unternehmer von Vorteil sein, die Missbrauch oder geschäftliche Kreditrisiken minimieren möchten.
- Tools für das Ausgabenmanagement: Je nach Anbieter Ihres Geschäftskontos hat Ihr Unternehmen möglicherweise keinen Zugang zu automatisierten Tools für das Ausgabenmanagement, virtuellen Karten oder Echtzeit-Ausgabenanalysen. Mit einer Prepaid-Karte oder einer Geschäftskreditkarte, die speziell für das Wachstum kleiner Unternehmen entwickelt wurde, wie beispielsweise Slash, können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter, die Kontenabstimmung und die Finanzberichterstattung besser kontrollieren.
- Kontrolle der Tagespauschalen: Tagespauschalen beziehen sich auf Kosten aus alltäglichen Transaktionen von Mitarbeitern, die aus der Portokasse bezahlt werden, wie z. B. Essenszuschüsse, Unterkunft, Kraftstoff und vieles mehr. Durch die Verwendung einer Prepaid-Karte können Manager und Eigentümer auf einfache Weise verantwortungsbewusstere Finanzgewohnheiten durchsetzen, indem sie die Ausgaben der Mitarbeiter begrenzen oder bestimmte Beträge für einmalige Anschaffungen zuweisen.
- ATM-Funktionalität: Die meisten Prepaid-Karten können an Geldautomaten verwendet werden, da die auf die Karte geladenen Beträge mit einem Geschäftskonto verbunden sind. Wenn Ihr Prepaid-Kartenaussteller jedoch nicht innerhalb eines bestimmten Geldautomaten-Netzwerks tätig ist, können Ihnen Abhebungsgebühren berechnet werden.
- Aufbau einer Finanzhistorie: Prepaid-Geschäftskarten tragen zwar nicht zu Ihrer geschäftlichen Bonität bei, können jedoch zur Erfassung Ihrer Finanzhistorie anhand früherer Abrechnungen und automatisierter Spesenabrechnungen verwendet werden. Diese Dokumente können besonders nützlich sein, wenn Sie eine Geschäftskreditkarte beantragen, für die keine herkömmliche Bonitätsprüfung erforderlich ist, wie beispielsweise die Slash Platinum Card.
Wie funktionieren Prepaid-Visitenkarten?
An der Kasse funktioniert eine Prepaid-Geschäftskarte ähnlich wie andere Arten von Zahlungskarten, beispielsweise Debit- oder Geschäftskreditkarten. Nachfolgend finden Sie eine vereinfachte Übersicht über den Zahlungsvorgang:
- Kaufauslösung: Der Karteninhaber legt die Prepaid-Geschäftskarte entweder persönlich oder online an einer Verkaufsstelle vor. Das Terminal sendet die Transaktionsdetails wie Betrag, Händlercode und Kartennummer zur Autorisierung über das Zahlungsnetzwerk.
- Konformitätsprüfung: Bevor die Zahlung genehmigt wird, überprüft das System des Prepaid-Kartenausstellers die Transaktion anhand der vom Kontoverwalter festgelegten Ausgabenregeln des Unternehmens. Wenn der Kauf den Limits und Händlerbeschränkungen entspricht, wird er ausgeführt; wenn nicht, wird er automatisch an der Verkaufsstelle abgelehnt.
- Zahlungsvalidierung und Geldtransfer: Der Kartenaussteller prüft dann, ob auf dem Prepaid-Guthaben ausreichend Mittel verfügbar sind, und legt eine Autorisierungsreserve für den Kaufbetrag fest, wodurch die Transaktion in die Abrechnungsphase übergeht. Nach der Abrechnung werden die Mittel über das Zahlungsnetzwerk vom Prepaid-Konto des Ausstellers an die Acquiring-Bank des Händlers überwiesen.
- Erfassung und Eingabe von Zahlungsdaten: Nach Abschluss der Transaktion erfasst der Aussteller Details wie den Namen des Verkäufers, den Betrag, das Datum und die Händlerkategorie, um diese in Abrechnungen aufzunehmen und dem Karteninhaber vorzulegen. Einige Aussteller verlangen aus Compliance- oder Aufbewahrungsgründen auch das manuelle Hochladen von Belegen. Bei Geschäftskarten mit integrierter Ausgaben-Software wie Slash werden diese Daten automatisch kategorisiert und einem Analyse-Dashboard hinzugefügt.
Die besten Prepaid-Geschäftskarten im Jahr 2025
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die besten Prepaid-Karten, die Unternehmen derzeit zur Verfügung stehen. Unsere Auswahl basiert auf dem Zugang der Prepaid-Karten zu Tools für das Ausgabenmanagement, anpassbaren Zahlungskontrollen und Ausgabenanalysen:
PEX Prepaid-Ausgaben-Visa®
Die PEX Prepaid Expense Visa® bietet über ihre Plattform Ausgabenkontrollen, automatisierte Genehmigungen und das Hochladen von Belegen. Sie lässt sich in gängige Buchhaltungssysteme integrieren, kostet jedoch 75 US-Dollar pro Monat für den Core-Tarif, der bis zu 20 Karten umfasst. Die Funktionen sind für die Anforderungen des Ausgabenmanagements ausreichend, allerdings können die Kosten für kleine Teams schnell steigen.
Pleo Prepaid-Geschäftskarte
Die Pleo Prepaid Business Card bietet konfigurierbare Ausgaberegeln, Analysen und Belegverwaltung. Der Kontostand ist auf 500.000 US-Dollar begrenzt. Der Basisplan beginnt bei 39 US-Dollar pro Monat für drei Benutzer, jeder weitere Benutzer kostet 11 US-Dollar pro Monat. Die Karte bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, aber im Vergleich zu anderen Prepaid-Optionen einen relativ hohen Einstiegspreis.
DashTM Prepaid-Mastercard®
Die Dash™ Prepaid Mastercard® bietet Funktionen wie die Anpassung von Ausgabenkategorien, automatisches Aufladen und Exportoptionen für Buchhaltungssoftware. Im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern erhebt Dash keine monatlichen Software- oder Kartengebühren. Der Kontostand ist auf insgesamt 100.000 US-Dollar und 10.000 US-Dollar pro Karte begrenzt. Obwohl die Karte in erster Linie für geschäftliche Einkäufe und nicht für Gehaltszahlungen konzipiert ist, bietet sie dennoch Flexibilität für eine Vielzahl von Unternehmensausgaben. Die Karte beinhaltet außerdem eine Auslandsgebühr von 3 % und eine Gebühr von 10,99 $ für Papierauszüge, wobei Online-Auszüge kostenlos sind.
US-Bank Focus Prepaid-Zahlungskarte für Unternehmen
Die U.S. Bank Focus Card ist eine Prepaid-Debitkarte für Unternehmen, die diesen bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter helfen soll. Sie ist gebührenfrei und ermöglicht es Administratoren, Gelder über eine Begleit-App zu verteilen und zu verwalten. Im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern bietet die Geschäftskarte jedoch keine automatisierte Spesenabrechnung und keine Einblicke in die Ausgaben.
Beste Alternative: Schrägstrich Visa® Platinum-Karte
Die Slash Visa® Platinum Card bietet dieselbe Zugänglichkeit und denselben Komfort bei der Ausgabenverwaltung, den Sie von einer Prepaid-Geschäftskarte erwarten würden. Im Gegensatz zu Prepaid-Karten, die direkt aus den Unternehmensmitteln bezahlt werden, gewähren Charge Cards jedoch einen kurzfristigen Kredit, der in jedem Abrechnungszyklus vollständig zurückgezahlt wird.
Slash bietet physische und virtuelle Karten mit automatisierten Compliance-Workflows, Echtzeit-Zahlungsinformationen, Integration mit QuickBooks und Xero sowie leistungsstarken Ausgabenkontrollen. Unsere optimierte Anwendung erfordert keine Bonitätsprüfung für Unternehmen und ist daher eine hervorragende Option für neue und wachsende Unternehmen. Mit der Slash Platinum Card erhalten Sie bis zu 2 % Cashback, können Ihre Unternehmensbonität aufbauen und erhalten Zugang zu einem branchenführenden Finanz-Dashboard mit Unterstützung für mehrere Unternehmen, kostenlosen ACH-Überweisungen und vielem mehr.
Vor- und Nachteile der Verwendung von Prepaid-Karten für Unternehmen
Prepaid-Geschäftskarten können zwar eine großartige Alternative zu Bargeld, Schecks oder Debitkarten sein, sind jedoch nicht ohne Mängel. Im Folgenden stellen wir einige der Vorteile und besonderen Nachteile von Prepaid-Karten vor:
Vorteile
- Prepaid-Geschäftskarten geben Managern und Eigentümern durch voreingestellte Limits und anpassbare Kartenguthaben mehr Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter.
- Da diese Karten nicht an eine Unternehmenskreditwürdigkeit gebunden sind, birgt ihr Missbrauch in der Regel ein geringeres langfristiges Risiko. Übermäßige Ausgaben können zwar zu einer Überziehung oder einer abgelehnten Transaktion führen, haben jedoch keinen Einfluss auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens.
- Viele Prepaid-Programme umfassen Finanz-Dashboards, die Einblicke in Ausgaben und die Nachverfolgung von Kategorien bieten. Eine Slash-Firmenkreditkarte bietet dieselbe Transparenz und gleichzeitig branchenführende Cashback-Prämien.
Nachteile
- Prepaid-Geschäftskarten tragen nicht zum Aufbau einer Geschäftskreditwürdigkeit bei. Sie können zwar die Ausgabenverwaltung vereinfachen, helfen Ihrem Unternehmen jedoch nicht dabei, sich für zukünftige Kreditlinien, Leasingverträge oder Darlehen zu qualifizieren. Eine Slash-Firmenkreditkarte hingegen hilft beim Aufbau einer Kreditgeschichte und bietet einen schnellen Antragsprozess, ohne dass eine Bonitätsprüfung erforderlich ist.
- Viele Prepaid-Karten haben hohe Jahresgebühren oder versteckte Gebühren, wie z. B. Gebühren für Auslandstransaktionen oder Gebühren für Papierauszüge.
- Da Prepaid-Kartenaussteller oft mit geringeren Kapitalreserven arbeiten, beschränken sie die Karteninhaber in der Regel auf einen niedrigen maximalen Kontostand.
- Das Aufladen von Guthaben kann umständlich sein. Wenn eine Karte kein Guthaben mehr hat, wenn ein Mitarbeiter sie benötigt, kann die Verzögerung beim Aufladen den Betrieb stören und zu vermeidbarem Stress führen.
Alternativen zu Prepaid-Visitenkarten
Obwohl Prepaid-Geschäftskarten eine gute Option für die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sein können, unterliegen sie einigen Einschränkungen, die ihre Funktionalität für Ihr Unternehmen einschränken können. Im Folgenden bieten wir Ihnen einen allgemeinen Überblick über die verschiedenen Arten von Zahlungskarten, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Karte für Sie die richtige ist:
Geschäftskreditkarten
Slash bietet eine Firmenkreditkarte, die Zugang zu einer flexiblen Kreditlinie bietet, wobei der Rechnungsbetrag in jedem Abrechnungszyklus vollständig zurückgezahlt werden muss. Obwohl sich diese Struktur vom herkömmlichen revolvierenden Kredit unterscheidet, kann die Slash Platinum Card eine zugängliche Option für junge Start-ups sein, die erweiterte Ausgabenkontrollen bieten, darunter unbegrenzte virtuelle Karten mit personalisierten Ausgabebeschränkungen und anpassbaren Einschränkungen. Und im Gegensatz zu Prepaid-Optionen können Sie mit Slash-Firmenkarten bei jedem Einkauf bis zu 2 % Cashback verdienen, sie lassen sich für eine vereinfachte Buchhaltung in QuickBooks und Xero integrieren und bieten Echtzeit-Einblicke und Analysen zu Ihren Ausgaben für einen besseren Überblick über Ihren Cashflow und Ihre Ausgaben.
Geschäftskreditkarten
Eine herkömmliche Firmenkreditkarte ist weitaus verbreiteter als eine Prepaid-Geschäftskarte. Diese Karten helfen beim Aufbau von Geschäftskrediten, bieten Prämien wie Cashback und Reisevergünstigungen und ermöglichen den Zugang zu einem revolvierenden Kreditrahmen, mit dem Salden von Monat zu Monat übertragen werden können. Für neuere Unternehmen ohne etablierte Bonität kann es jedoch schwierig sein, solche Karten zu erhalten.
Geschäftliche Debitkarten
Geschäftliche Debitkarten ziehen den Betrag zum Zeitpunkt des Kaufs direkt vom Girokonto des Unternehmens ab. Wie Prepaid-Karten bieten sie möglicherweise Funktionen wie Ausgabenkontrollen und die Möglichkeit, mehrere Mitarbeiterkarten auszustellen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Debitkarten nicht im Voraus aufgeladen werden müssen. Käufe werden nahtlos vom Kontostand abgebucht, wodurch ein sofortiger Zugriff auf das verfügbare Bargeld möglich ist.
Warum Slash gegenüber einer Prepaid-Geschäftskarte in Betracht ziehen?
Wenn Ihr Unternehmen ein besseres Tool zur Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sucht, ohne durch Ihre Unternehmensbonität eingeschränkt zu sein, sollten Sie eine Bankverbindung bei Slash in Betracht ziehen.
Unser optimierter Antragsprozess erfordert lediglich einen amtlichen Ausweis, aktuelle Kontoauszüge, grundlegende Angaben zu Ihrem Unternehmen und einen Nachweis Ihrer Geschäftstätigkeit. Es sind keine persönlichen Bürgschaften, keine Sozialversicherungsnummer und keine Bonitätsprüfung erforderlich. Stattdessen bewerten wir das tatsächliche Finanzprofil Ihres Unternehmens und konzentrieren uns dabei eher auf die Leistung und den Cashflow als auf die bisherige Bonität. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den Bewerbungsvoraussetzungen von Slash zu erhalten..
Prepaid-Kartenprogramme können nützlich sein, um Ausgaben unter Kontrolle zu halten, aber oft ist das auch schon alles. Slash geht noch einen Schritt weiter und hilft Ihnen, Ihr Unternehmen mit einer intelligenteren und flexibleren Finanzverwaltung zu skalieren. Mit unserer Firmenkreditkarte haben Sie die Kontrolle eines Prepaid-Programms ohne Einschränkungen. Sie müssen kein Guthaben aufladen und verpassen keine Prämien. Stattdessen bieten wir Ihnen flexiblen Zugang zu Krediten, erweiterte Ausgabenkontrollen und bis zu 2 % Cashback auf jeden Einkauf.
Geben Sie sich nicht mit einer Karte mit Einschränkungen zufrieden. Beginnen Sie mit Slash, Ihre finanzielle Zukunft aufzubauen.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Prepaid-Geschäftskarte und einer Firmenkreditkarte?
Prepaid-Geschäftskarten werden aus Guthaben finanziert, das Sie im Voraus auf die Karte laden, ähnlich wie bei einer Debitkarte. Firmenkreditkarten wie die Slash Visa Platinum Card gewähren einen kurzfristigen Kredit, der in jedem Abrechnungszeitraum vollständig zurückgezahlt werden muss. Kreditkarten bieten in der Regel mehr Funktionen wie Cashback-Prämien, eine größere Flexibilität bei den Ausgaben und die Möglichkeit, eine Geschäftskreditgeschichte aufzubauen, während Prepaid-Karten auf das im Voraus aufgeladene Guthaben beschränkt sind.
Helfen Prepaid-Visitenkarten beim Aufbau von Geschäftskrediten?
Nein, Prepaid-Geschäftskarten tragen nicht zum Aufbau einer Geschäftskreditwürdigkeit bei, da sie nicht mit einem Kreditkonto verbunden sind. Da Sie vorab aufgeladene Guthaben ausgeben und keine Kredite aufnehmen, wird diese Aktivität nicht an Geschäftskreditauskunfteien gemeldet. Wenn der Aufbau einer Kreditgeschichte für Ihr Unternehmen wichtig ist, wäre eine Firmenkreditkarte oder eine Geschäftskreditkarte die bessere Option.
Kann ich eine Visitenkarte ohne Bonitätsprüfung bekommen?
Ja, Prepaid-Geschäftskarten erfordern in der Regel keine Bonitätsprüfung, da Sie vorab aufgeladene Guthaben verwenden. Einige Firmenkreditkarten, wie beispielsweise Slash, bieten ebenfalls vereinfachte Antragsverfahren, bei denen Ihr Unternehmen anhand des Cashflows und der finanziellen Leistungsfähigkeit statt anhand herkömmlicher Bonitätsbewertungen beurteilt wird, sodass auch Start-ups und neuere Unternehmen Zugang dazu haben.
Was sind die größten Nachteile von Prepaid-Geschäftskarten?
Die wichtigsten Nachteile sind: Sie tragen nicht zum Aufbau einer Geschäftskreditwürdigkeit bei, haben oft niedrigere maximale Kontoguthaben, können monatliche Gebühren oder versteckte Gebühren wie Auslandsgebühren verursachen und erfordern das manuelle Aufladen von Guthaben, was den Geschäftsbetrieb stören kann, wenn eine Karte zu einem kritischen Zeitpunkt leer ist. Darüber hinaus bieten Prepaid-Karten in der Regel keine Prämien wie Cashback auf Einkäufe.
