Einsatz von Ausgabenanalyse-Software: Automatisieren Sie das Ausgabenmanagement für Ihr Unternehmen

Ausgabenanalyse-Software: So wählen Sie die beste Option für Ihr Unternehmen aus

Um die Ausgaben Ihres Unternehmens zu veranschaulichen, stellen Sie sich einen Baum vor. Der Stamm steht für Ihre direkten Ausgaben, also das Geld, das Sie für Waren und Dienstleistungen ausgeben, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Jeder Ast ist eine Abteilung oder ein Team, das Ressourcen für seine eigenen Projekte und Ziele benötigt. Zusammen tragen sie Früchte: die Produkte und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen seinen Kunden liefert.

Unter der Oberfläche verbirgt sich jedoch ein riesiges Netzwerk von Wurzeln, die Ihre indirekten Ausgaben darstellen. Diese unterirdischen Kosten erhalten nicht immer die gleiche Aufmerksamkeit wie Ihre direkten Ausgaben, sind jedoch für die Gesundheit Ihres Unternehmens ebenso wichtig. Sie umfassen alles von Software-Abonnements und Lieferantengebühren bis hin zu Reisen, Logistik und Wartung. Da diese Kosten in der Regel weniger sichtbar sind als Ihre Kernausgaben, können sie mit kostspieligen Fehlern und Redundanzen behaftet sein.

Eine gründliche Ausgabenanalyse hilft Ihnen dabei, jeden Teil dieses Baumes – Stamm, Äste und Wurzeln – zu untersuchen, um Ineffizienzen aufzudecken, den Cashflow zu optimieren und die Beschaffungsstrategie zu stärken. Wenn Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, können Sie intelligentere Entscheidungen treffen, das Betriebskapital verbessern und sicherstellen, dass jeder Dollar zum Wachstum beiträgt.

In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen die Grundlagen der Ausgabenanalyse, damit Sie besser verstehen, wohin Ihr Geld fließt, wie es ausgegeben wird und an wen Sie es ausgeben. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie eine moderne Plattform wie Slash, ein All-in-One-Dashboard für Ausgabenanalyse und Business Banking, diesen Prozess schneller, einfacher und transparenter machen kann.¹

Was ist eine Ausgabenanalyse und warum ist sie wichtig?

Ausgabenanalyse ist im Wesentlichen der Prozess der Erfassung und Überprüfung von Ausgabendaten, um Budgets zu optimieren, die Beschaffungsstrategie zu verbessern, die Compliance zu erhöhen und Risiken zu reduzieren. Sie kann Unternehmen dabei helfen, Transparenz darüber zu gewinnen, wohin ihr Geld fließt, und festzustellen, ob die Ausgaben mit den finanziellen Zielen übereinstimmen.

Ein wichtiges Ergebnis der Ausgabenanalyse ist die Möglichkeit, Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren. Die Beschaffung ist der strategische Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen für seinen Betrieb benötigt. Während der Einkauf sich auf den Kauf selbst bezieht, umfasst die Beschaffung den gesamten Lebenszyklus: Definition der Anforderungen, Einholung von Angeboten, Vertragsverhandlungen und Zahlungsmanagement.

Hier finden Sie eine umfassendere Aufschlüsselung der Prozesse und Ergebnisse, die sich aus der Ausgabenanalyse ergeben:

• Analyse der Beschaffungsausgaben: Die Untersuchung von Einkaufsdaten, um den Cashflow des Unternehmens zu verstehen und zu bewerten, ob die Ausgaben die Geschäftsstrategie unterstützen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um die Beziehungen zu Lieferanten zu stärken, redundante Anbieter zu reduzieren und günstigere Preise oder Zahlungsbedingungen auszuhandeln.
• Lieferantenausgabenanalyse: Ein Bestandteil der Ausgabenanalyse, der die Zusammenstellung, Bereinigung und Prüfung von Lieferantendaten umfasst. Durch den Vergleich aller Daten Ihrer Lieferanten zu Kosten, Durchlaufzeiten, Kategorien und Risikoprofilen können Sie Wege finden, Ihre Arbeitsbeziehung besser zu nutzen und bessere Konditionen auszuhandeln – ein Prozess, der als Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) bezeichnet wird.
• IT-Ausgabenanalyse: Die Überprüfung aller technologiebezogenen Ausgaben (digitale Infrastruktur, SaaS-Abonnements, Cybersicherheitstools, Managed Service Provider und mehr), um Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren. Dieser Prozess kombiniert Systeminventardaten mit Mitarbeiterfeedback, um festzustellen, welche Tools aktiv genutzt werden, wer sie nutzt und ob es Alternativen gibt, die einen besseren Wert oder mehr Sicherheit bieten.

Die regelmäßige Durchführung von Ausgabenanalysen ist unerlässlich, um die finanzielle Solidität Ihres Unternehmens sicherzustellen. Ohne sie könnte Ihr Unternehmen unverantwortliche Ausgabengewohnheiten von Mitarbeitern übersehen, weiterhin für ungenutzte oder überflüssige Software bezahlen und potenzielle Kosteneinsparungen bei der Beschaffung oder der Aushandlung von Lieferantenverträgen verpassen. Eine automatisierte Lösung zur Ausgabenanalyse wie Slash kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie die Datenerfassung, -organisation und -analyse rationalisiert.

Vorteile der automatisierten Ausgabenanalyse

Die Ausgabenanalyse basiert auf der Erfassung und Analyse großer Mengen von Geschäftsdaten. Bislang war die Organisation, Bereinigung und Nutzung von Überweisungsdaten ein langwieriger und mühsamer Prozess. Eine digitale Ausgabenanalyseplattform wie Slash kann diese Arbeit vereinfachen, indem sie Ausgabendaten automatisch erfasst und organisiert, detaillierte Aufschlüsselungen langfristiger Ausgabentrends erstellt und Überweisungsinformationen mit Ihren Buchhaltungs- und ERP-Systemen synchronisiert. Hier sind einige weitere Vorteile, die sich aus der Verwendung eines automatisierten Ausgabenanalysesystems ergeben können:

Echtzeit-Transparenz bei den Ausgaben

Dashboards wie die von Slash bieten Echtzeit-Einblicke in Ihre Transaktionen, Konten und Visitenkartenaktivitäten und liefern leistungsstarke Ausgabenanalysen, ohne dass Daten manuell zusammengestellt werden müssen. Durch die Verwendung einer automatisierten Ausgabenmanagement-Plattform kann Ihr Unternehmen Transparenz über Ausgabemuster bewahren, die Leistung aller Abteilungen verfolgen und datengestützte Finanzentscheidungen treffen.

Zeitersparnis

Automatisierte Tools zur Ausgabenanalyse sparen Zeit, da sie die manuelle Datenbereinigung und die Arbeit mit Tabellenkalkulationen überflüssig machen, die die Ausgabenanalyse und die Arbeit der Beschaffungsteams verlangsamen können. Anstatt Rechnungen aufzuspüren oder Unstimmigkeiten zu korrigieren, bereinigen, standardisieren und organisieren moderne Beschaffungssysteme und Plattformen für das Ausgabenmanagement Finanzdaten automatisch. Diese Systeme verwenden einheitliche Taxonomien (strukturierte Kategorien für Ausgaben, Lieferanten und Abteilungen), sodass Transaktionen ohne manuellen Aufwand genau sortiert werden. Das Ergebnis sind sauberere Daten, schnellere Analysen und zuverlässigere Finanzinformationen.

Kostenreduzierung

Das Hauptziel der Ausgabenanalyse ist zwar die Kostensenkung, doch durch die Optimierung Ihrer Ausgabenanalyse- und Beschaffungsprozesse können Sie zusätzliche Einsparungen erzielen, indem Sie den Bedarf an manueller Überwachung oder speziellem Personal minimieren. Die Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten durch automatisierte Ausgabenanalysen und die Beseitigung redundanter Ausgaben kann Ihr Betriebskapital erheblich stärken und zu langfristigen Einsparungen, einer verbesserten Workflow-Effizienz und einer insgesamt besseren finanziellen Gesundheit führen.

Verstärkte Compliance-Kontrollen

Ohne eine umfassende Analyse Ihrer Ausgaben übersehen Sie möglicherweise das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeiter, das Ihren Gewinn unnötig schmälert. Eine automatisierte Ausgabenanalyse kann die Transparenz Ihrer Ausgaben verbessern, indem sie sowohl unzulässige Ausgaben als auch Schatten-IT-Aktivitäten identifiziert. Unzulässige Ausgaben beziehen sich auf Käufe, die außerhalb der genehmigten Beschaffungskanäle oder ohne Einhaltung der Compliance-Richtlinien getätigt werden, während Schatten-IT Software oder Technologie beschreibt, die mit Unternehmensmitteln ohne Genehmigung der IT-Abteilung gekauft wurde. Mit Tools, die fehlerhafte Käufe automatisch kennzeichnen, hilft automatisierte Ausgabenanalysesoftware dabei, die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen.

Verbessertes Lieferantenbeziehungsmanagement

Durch die Analyse der Lieferanten- und Beschaffungsausgaben können Sie Möglichkeiten aufdecken, um Ihre Lieferantenbeschaffungsstrategie zu stärken, Ihre Lieferkette zu konsolidieren und bestehende Beziehungen zu nutzen, um bessere Preise oder Vertragsbedingungen auszuhandeln. Das Finanzmanagement-Dashboard von Slash automatisiert diesen Prozess, indem es alle Zahlungen an Lieferanten, Geschäftspartner oder SaaS-Anbieter organisiert und detaillierte Vergleichsanalysen und langfristige Ausgabenübersichten erstellt. Diese Erkenntnisse können Ihnen die nötige Verhandlungsmacht verschaffen, um Vertragsverhandlungen effektiver zu führen.

Was Sie bei einer Software zur Ausgabenanalyse beachten sollten

Unternehmen haben heute eine große Auswahl an Tools für die Beschaffungs- und Ausgabenanalyse, aber nicht alle Plattformen bieten das gleiche Maß an Transparenz und Kontrolle. Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• KI-gestützte Tools: Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten. Plattformen, die KI oder maschinelles Lernen einsetzen, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren, können den Bedarf an manueller Dateneingabe oder Berichterstellung drastisch reduzieren.
• Anpassbare, automatisierte Ausgabenverfolgung: Nicht alle Beschaffungssysteme bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben. Einige Tools organisieren die Ausgabendaten erst nach dem Kauf, was Ihre Möglichkeiten einschränkt, Probleme frühzeitig zu erkennen oder Compliance-Richtlinien durchzusetzen. Suchen Sie nach einem System wie Slash, mit dem Sie Transaktionen überwachen und die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter im Voraus kontrollieren können.
• Umfassende, benutzerfreundliche Finanz-Dashboards: Einige Ausgabenanalyse-Softwareprogramme sind für professionelle Beschaffungsteams in großen Unternehmen konzipiert. Diese Plattformen bieten zwar leistungsstarke Tools, können jedoch schwierig zu konfigurieren und zu nutzen sein. Für kleinere Unternehmen empfiehlt sich eine Software, die leistungsstarke Analysen bietet, ohne dass eine komplexe Einrichtung oder Schulung erforderlich ist.
• Datenintegrationen: Ausgabenanalyse-Tools, die mit Ihren Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verbunden sind, können Ihnen viel Zeit sparen. Mit Slash können Sie beispielsweise Ausgabendaten direkt in QuickBooks und Xero exportieren, wobei standardisierte Taxonomien verwendet werden, die über Finanz-SaaS- und ERP-Plattformen hinweg funktionieren.
• Echtzeit-Einblicke und Warnmeldungen: Anstatt auf monatliche Berichte zu warten, sollten Sie nach einer Software suchen, die Live-Updates zu den Ausgaben Ihres Unternehmens bereitstellt. Echtzeit-Warnmeldungen können Ihnen dabei helfen, Betrug, Schatten-IT oder unkontrollierte Ausgaben schnell zu erkennen und so sicherzustellen, dass die Unternehmensmittel verantwortungsbewusst eingesetzt werden.

Ausgabenanalyse-Plattformen für Ihr Unternehmen

Es gibt viele Tools für die Ausgabenanalyse und Beschaffung auf dem Markt, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Komplexitätsgrade bieten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über einige bemerkenswerte Plattformen und deren Ansatz für das Management von Geschäftsausgaben und Lieferanten:

Am besten für die All-in-One-Ausgabenanalyse geeignet: Schrägstrich

Für Unternehmen, die sofortige Transparenz und Kontrolle ohne komplexe Einrichtung wünschen, bietet Slash den schnellsten Weg zu echten Einsparungen und vereinfachten Finanzabläufen. Im Gegensatz zu Ausgabenanalyse-Suiten, die erst nachträglich über Ausgaben berichten, können Sie mit Slash voreingestellte Regeln festlegen und die Kartennutzung innerhalb desselben Systems kontrollieren. Das bedeutet, dass Ihr Finanzteam nicht nur sehen kann, wie Geld ausgegeben wird, sondern die Ausgaben auch aktiv verwalten kann, während sie getätigt werden. Und mit KI-gestützten Überwachungstools werden Ihre Ausgaben automatisch kategorisiert und zusammengestellt, um Echtzeit-Einblicke in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens zu generieren.

Am besten für KI-Automatisierung geeignet: Zycus E-Procurement

Zycus bietet Software zur Überprüfung und Organisation von Unternehmensausgaben. Das Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz, um Daten zu Lieferanten, Produkten und Kosten zu sortieren, und erstellt Dashboards, die zeigen, wofür Geld ausgegeben wird. Die Plattform kann auch kleinere Anschaffungen, manchmal auch als Tail Spend bezeichnet, gruppieren und Unternehmen dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen sie Geld sparen oder ihre Kaufentscheidungen verbessern können. Der Großteil des Angebots von Zycus konzentriert sich auf die Optimierung der Ausgabenaktivitäten und nicht auf die Verwaltung von Einkäufen in Echtzeit.

Am besten geeignet für Funktionen innerhalb der Suite: Orakel Beschaffungs-Cloud

Oracle Procurement Cloud bietet ein konfigurierbares Dashboard, das Einkäufe, Rechnungsstellung, Bestellanforderungen und Lieferantenmanagement abteilungsübergreifend nachverfolgt. Es stellt Analyse- und Katalogmanagement-Tools bereit, um sicherzustellen, dass Einkäufer zugelassene Lieferanten und Preise verwenden. Die Stärke der Plattform liegt in ihrer Integration in die umfassendere Oracle Cloud-Suite, was sie zu einer guten Option für Unternehmen macht, die bereits in das Oracle-Ökosystem eingebunden sind. Dies ist jedoch auch ihre größte Einschränkung: Die Implementierung von Oracle Procurement Cloud kann komplex sein und erfordert spezielle Schulungen und Kenntnisse der Oracle-Produkte, um sie effektiv nutzen zu können.

Am besten geeignet für das Lieferantenbeziehungsmanagement: Ivalua

Ivalua nutzt KI-Tools, um Ausgaben zu analysieren und Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Der Schwerpunkt liegt auf der Erfassung unternehmensweiter Ausgaben und der Unterstützung von Beschaffungsentscheidungen, jedoch handelt es sich nicht um eine All-in-One-Plattform für die Verwaltung des täglichen Ausgabeverhaltens. Das Tool ist zwar für die strategische Beschaffung nützlich, bietet jedoch weniger Funktionen für die Echtzeit-Ausgabenverfolgung oder die direkte Ausgabenkontrolle.

Am besten geeignet für die Beschaffung auf Unternehmensebene: SAP Ariba

SAP Ariba, das IBM Emptoris ersetzt hat, verfolgt, was Mitarbeiter kaufen, wie viel sie in jeder Kategorie ausgeben und ob sie zugelassene Lieferanten nutzen. Es kann dabei helfen, potenzielle Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren und Einkaufsdaten in übersichtlicheren, besser nutzbaren Berichten zusammenzufassen. Es verfügt außerdem über integrierte Beschaffungssysteme, mit denen Sie die Ausgaben, das Vertragsmanagement und die Beschaffung Ihres Unternehmens optimieren können. Die Komplexität von Ariba kann jedoch dazu führen, dass es für Teams, die eine schnelle Bereitstellung oder flexible Ausgabenkontrollen wünschen, weniger flexibel ist.

Am besten für eine intelligentere Rechnungsstellung: Basware

Basware ist vor allem für seine Tools zur automatisierten Rechnungsbearbeitung und zum AP-Management bekannt. Es unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Lieferantenrechnungen und der Standardisierung von Zahlungsfreigaben, konzentriert sich jedoch in erster Linie auf Backend-Finanzworkflows und weniger auf das direkte Ausgabenmanagement. Daher kann Basware bestehende Systeme ergänzen, eignet sich jedoch möglicherweise nicht als eigenständige Lösung für die Verwaltung unternehmensweiter Ausgaben.

Erhalten Sie mit Slash Finanzinformationen in Echtzeit

Slash ist eine All-in-One-Plattform für Ausgabenanalyse und Business Banking, die Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre Finanzgeschäfte verschafft. Während andere Plattformen sich auf bestimmte Funktionen wie Lieferantenmanagement oder Rechnungsstellung spezialisieren, vereint Slash mehrere Funktionen zur Ausgabenanalyse in einem einzigen, vernetzten System.

Das Finanz-Dashboard von Slash organisiert Transaktionen, Lieferantenzahlungen und Firmenkartenzahlungen in Echtzeit. Es automatisiert die Ausgabenverfolgung, optimiert die Berichterstellung und synchronisiert Überweisungsdaten direkt mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero. Dank übersichtlicher Analysen und Trends können Unternehmer Ineffizienzen erkennen, Einsparpotenziale aufdecken und sich einen Vorteil bei Verhandlungen mit Lieferanten verschaffen.

Slash ist jedoch mehr als nur ein Tool zur Ausgabenanalyse. Die Slash Visa® Platinum Card ist direkt in die Plattform integriert, sodass Unternehmen individuelle Ausgabenobergrenzen festlegen, Einkäufe überwachen und bis zu 2 % Cashback auf Einkäufe erhalten können. Slash unterstützt auch schnelle ACH- und Überweisungen sowie Echtzeit-Zahlungsoptionen über RTP und FedNow. Und für Unternehmen außerhalb der USA ermöglicht die Slash-eigene, an den US-Dollar gekoppelte Stablecoin USDSL grenzüberschreitende Zahlungen ohne Auslandsgebühren über unser Global USD-Konto und bietet so eine schnellere und kostengünstigere Möglichkeit, Geld weltweit zu transferieren.⁴

Komplexe Beschaffungssysteme erfordern möglicherweise spezialisierte Teams für den Betrieb, aber Slash macht das Finanzmanagement zugänglich.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Kennzahlen und KPIs für die Ausgabenanalyse?

Ausgabenanalyse-Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Benchmarks, mit denen sich verfolgen lässt, wie effizient ein Unternehmen seine Ausgaben verwaltet. Diese Kennzahlen helfen Unternehmen dabei, nicht nur zu verstehen, wie viel sie ausgeben, sondern auch, ob diese Ausgaben mit den Unternehmenszielen und Budgetprioritäten übereinstimmen.

Wie können Ausgabenanalyse-Tools die Compliance in stark regulierten Branchen unterstützen?

In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen oder der öffentlichen Verwaltung spielen Tools zur Ausgabenanalyse eine wichtige Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften. Plattformen können Transaktionen, Lieferantendaten und Zahlungsaufzeichnungen automatisch verfolgen und so einen Papiernachweis erstellen, der den gesetzlichen Meldepflichten entspricht. Sie können auch Käufe außerhalb genehmigter Kanäle kennzeichnen, Lieferanten ohne ordnungsgemäße Zertifizierungen identifizieren und sicherstellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.