Best Practices für die Einbindung von Lieferanten: Aufbau eines konformen und skalierbaren Lieferanten-Workflows

Viele Finanzteams können den genauen Zeitpunkt benennen, an dem die Einbindung von Lieferanten zu einem Problem wird: wenn Ihr Lieferantennetzwerk so groß wird, dass es nicht mehr mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten zu bewältigen ist. Was mit fünf oder zehn Lieferanten noch ein überschaubarer Prozess ist, wird bei fünfzig Lieferanten chaotisch, und potenzielle Probleme wie fehlende Compliance-Dokumente, inkonsistente Lieferantendaten und verlängerte Aktivierungsfristen treten häufiger auf.

Unternehmen, die proaktiv strukturierte Onboarding-Workflows aufbauen, können diese Anfangsschwierigkeiten vollständig vermeiden. Sie können neue Lieferanten schnell und konsistent einbinden, organisierte Compliance-Aufzeichnungen führen, die einer genauen Prüfung standhalten, klare Verantwortlichkeiten zwischen Beschaffungs-, Finanz- und Rechtsteams schaffen und Zahlungsprozesse etablieren, die zuverlässig in großem Maßstab funktionieren. Der Unterschied zwischen einem funktionierenden und einem dysfunktionalen Lieferantennetzwerk hängt oft davon ab, ob das Onboarding als Priorität oder als Nebensache behandelt wurde.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was das Onboarding von Lieferanten beinhaltet, identifizieren die häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen, und stellen umsetzbare Best Practices für den Aufbau eines konformen und skalierbaren Lieferanten-Workflows vor. Außerdem erfahren Sie, wie die Business-Banking-Plattform von Slash die Zahlungen an Lieferanten durch schnellere grenzüberschreitende Überweisungen, flexible Zahlungswege und eine verbesserte Transparenz der Unternehmensfinanzen optimieren kann – und Ihnen so hilft, den gesamten Lieferantenmanagementprozess vom Onboarding bis hin zu Ihren laufenden Zahlungsvorgängen zu verbessern.¹

Was ist Vendor Onboarding? Wichtige Erkenntnisse und Bedeutung

Das Onboarding von Lieferanten ist der strukturierte Prozess der Integration neuer Lieferanten in Ihre Geschäftsabläufe, vom ersten Kontakt bis zur ersten Transaktion. Der Onboarding-Prozess umfasst in der Regel:

Erfassen der erforderlichen Unterlagen
Überprüfung der Anmeldedaten
Recherche zu Branchenvorschriften
Zahlungsinformationen einrichten
Abschluss von Verträgen und Service Level Agreements (SLAs)
Konfiguration des Zugriffs auf alle erforderlichen Systeme oder Portale

Das Onboarding von Lieferanten ist nur eine Phase des Lieferantenlebenszyklus, der auch die Auswahl, Vertragsgestaltung, Leistungsbewertung, Vertragsverlängerung und das Offboarding umfasst. Jede Phase baut auf der vorherigen auf, aber das Onboarding gibt den Ton für die gesamte Partnerschaft an. Ein reibungsloses Onboarding zeugt von der Professionalität und operativen Reife eines Unternehmens, während ein unorganisierter Prozess das Vertrauen schon vor Beginn der Partnerschaft untergraben kann.

Die Bedeutung einer effektiven Lieferanten-Einbindung geht über die Effizienz hinaus. Eine ordnungsgemäße Einbindung kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften besser gewährleisten, finanzielle Risiken reduzieren, die Zahlungsgenauigkeit verbessern und eine klare Verantwortlichkeit zwischen den Teams schaffen. Für Unternehmen, die Dutzende oder Hunderte von Lieferanten verwalten, kann ein standardisierter Einbindungs-Workflow die Grundlage für langfristigen Erfolg schaffen.

4 Häufige Herausforderungen beim Onboarding-Prozess für Lieferanten

Lieferantenbeziehungsmanagement

Eine effektive Verwaltung der Lieferantenbeziehungen erfordert die Koordination über mehrere Kontaktpunkte hinweg während des gesamten Lieferantenlebenszyklus. Zu einem starken Lieferantenbeziehungsmanagement gehören die Aushandlung günstiger Vertragsbedingungen, die Festlegung klarer Leistungserwartungen, die Aufrechterhaltung offener Kommunikationskanäle während der Einarbeitung und die Pflege der Partnerschaft im Laufe der Zeit. Wenn die Einarbeitungsprozesse unklar sind, kann dies die Lieferantenbeziehung von Anfang an beeinträchtigen. Lieferanten können sich durch wiederholte Informationsanfragen, verzögerte Antworten oder unklare nächste Schritte frustriert fühlen, was zu angespannten Partnerschaften oder sogar zum Verlust von Chancen mit hochwertigen Lieferanten führen kann.

Überprüfung von Lieferantenzertifizierungen

Je nach Branche benötigen Lieferanten möglicherweise bestimmte Zertifizierungen oder Referenzen, bevor sie mit Ihnen Geschäfte tätigen können. ISO-Normen wie ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder ISO 27001 für Informationssicherheit sind in vielen Branchen gängige Anforderungen. Zu den branchenspezifischen Referenzen können SOC 2-Konformität für Technologieanbieter, OSHA-Zertifizierungen für Bauzulieferer, FDA-Registrierungen für Lebensmittel- und Pharmahersteller oder ITAR-Konformität für Rüstungsunternehmen gehören. Darüber hinaus kann die Verfolgung von Ablaufdaten oder Verlängerungsanforderungen eine weitere Komplexitätsebene hinzufügen.

Für Unternehmen, die eine hochgradig konforme Zahlungsinfrastruktur suchen, die ihren Lieferantenstandards entspricht, hält Slash Vorschriften wie KYC, KYB und AML ein und verfügt über die SOC 2 Typ II-Zertifizierung, um Kundengelder zu schützen und sichere Transaktionen zu gewährleisten.

Management von Lieferanten aus Übersee

Der Einkauf von Waren aus Übersee kann Ihnen manchmal Zugang zu besseren Preisen oder speziellen Materialien verschaffen, die in Ihrer Region nicht erhältlich sind. Damit einher gehen jedoch komplexere Anforderungen hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften, Devisentransfers und Lieferantenbeziehungsmanagement, die mit den Vorschriften, Sprachen und Kulturen beider Länder im Einklang stehen müssen. Internationale Anbieter verlangen möglicherweise unterschiedliche Steuerunterlagen, müssen unterschiedliche Datenschutzgesetze einhalten, sind in verschiedenen Zeitzonen tätig und erwarten Zahlungen in ihrer Landeswährung.

Slash kann grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen, indem es verschiedene Zahlungswege unterstützt, darunter SWIFT-Überweisungen in über 180 Länder oder native Unterstützung für schnelle, kostengünstige USD-Stablecoin-Überweisungen.⁴

Beschaffung

Die Beschaffung ist oft der erste Schritt im Lieferantenlebenszyklus. Beschaffung bezeichnet den strategischen End-to-End-Prozess der Beschaffung und des Erwerbs von Waren und Materialien für Ihr Unternehmen. Für kleinere Unternehmen kann die Beschaffung von Waren bei Lieferanten so einfach sein wie ein Anruf bei einem Lager in der Stadt. Große Unternehmen hingegen verlassen sich regelmäßig auf ERP-Systeme, um Materialien aus aller Welt auf konforme, effiziente und zuverlässige Weise zu beschaffen.

Zu den Herausforderungen im Beschaffungswesen während der Einarbeitung können die Koordination zwischen mehreren Interessengruppen mit jeweils unterschiedlichen Prioritäten, die Integration neuer Lieferanten in bestehende Beschaffungssysteme ohne Unterbrechung der Arbeitsabläufe, die Verwaltung von Genehmigungshierarchien, die die Aktivierung von Lieferanten verzögern können, oder die Pflege genauer Lieferantendaten über getrennte Plattformen hinweg gehören.

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Wie man den Onboarding-Prozess für Lieferanten verbessert: 6 bewährte Verfahren

Der Aufbau eines konformen und skalierbaren Onboarding-Workflows für Lieferanten erfordert eine Kombination aus klaren Prozessen, moderner Technologie und dynamischer Zusammenarbeit. Die folgenden Best Practices können Ihnen dabei helfen, ein System zu schaffen, das für alle Arten von Lieferanten und Zulieferern geeignet ist und gleichzeitig die Kontrolle und Übersicht gewährleistet, die Ihr Unternehmen benötigt:

1. Erstellen Sie eine standardisierte Onboarding-Checkliste.

Eine umfassende Onboarding-Checkliste gewährleistet Konsistenz in allen Lieferantenbeziehungen und verringert das Risiko, wichtige Schritte zu übersehen. Ihre Checkliste sollte Folgendes enthalten:

Grundlegende Informationen zum Anbieter: Offizieller Firmenname, Steueridentifikationsnummer, Geschäftsadresse, Kontaktdaten für die Kreditorenbuchhaltung und alle anderen für die Partnerschaft relevanten Informationen.
Rechts- und Compliance-Dokumentation: Formulare 1099, W-9 oder W-8 für Steuerzwecke, Versicherungsbescheinigungen, Gewerbescheine, branchenspezifische Zertifizierungen und Nachweise über die Einhaltung relevanter Vorschriften.
Finanzielle und Zahlungsmodalitäten: Bankkontodaten für ACH, Überweisungen oder andere Überweisungsmethoden, bevorzugte Zahlungsbedingungen und -methoden sowie Währungspräferenzen für internationale Lieferanten. Wenn Sie Slash für Zahlungen verwenden, sollten Sie zu diesem Zeitpunkt die Einführung von Stablecoins für Zahlungen in Betracht ziehen, insbesondere wenn Sie mit Lieferanten im Ausland zu tun haben.
Vertragliche Vereinbarungen: Entwürfe für Bestellungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Service Level Agreements.
Systemzugriff und Integration: Organisieren Sie Portal-Anmeldedaten, die Einrichtung von ERP- oder Beschaffungssystemen, Kommunikationspräferenzen und Eskalationskontakte.

2. Sicherstellung der Einhaltung relevanter Branchenvorschriften

Die Compliance-Anforderungen variieren je nach Branche erheblich, aber jedes Unternehmen muss vor Beginn der Zusammenarbeit überprüfen, ob die Lieferanten die geltenden regulatorischen Standards erfüllen. Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die Bankvorschriften und Anforderungen zur Bekämpfung der Geldwäsche einhalten. Slash beispielsweise ist eine Soc 2 Typ II-konforme Plattform, die alle erforderlichen KYC-, KYB- und AML-Vorschriften für inländische und internationale Zahlungen erfüllt. Unternehmen im Gesundheitswesen sollten die HIPAA-Konformität aller Lieferanten überprüfen, die mit geschützten Gesundheitsdaten umgehen. Auftragnehmer der Regierung können sicherstellen, dass ihre Lieferanten die geltenden Beschaffungsvorschriften des Bundes und gegebenenfalls die Sicherheitsüberprüfungsanforderungen erfüllen.

3. Richten Sie ein Lieferantenmanagementsystem ein.

Ein zentralisiertes Lieferantenmanagementsystem kann die Onboarding-Prozesse von einem manuellen, fehleranfälligen Vorgang in einen optimierten Workflow verwandeln, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Einige moderne Lieferantenmanagementsysteme bieten Funktionen wie mehrsprachige Lieferantenportale für internationale Lieferanten, automatische Durchsetzung von Compliance-Vorgaben mit integrierten Prüfungen, Unterstützung bei der Beschaffung durch integrierte Tools für Anfragen und Genehmigungen und vieles mehr.

4. Betonen Sie klare Zuständigkeiten unter den Beteiligten.

Die Einbindung neuer Lieferanten kann mehrere verschiedene Teams betreffen: Beschaffung, Finanzen, Recht, Sicherheit, IT, Betrieb. Es ist wichtig, die Beziehung jedes Teams zu neuen Lieferanten zu definieren, indem Genehmigungsworkflows festgelegt und die Kommunikation zentralisiert werden, damit mehrere Teams Lieferanten ohne Doppelarbeit verwalten können.

5. Entwurf umfassender Service Level Agreements

Service Level Agreements legen die Erwartungen hinsichtlich Leistung, Verfügbarkeit, Lieferfristen und Verantwortlichkeiten fest. Ein gut ausgearbeitetes SLA schützt beide Parteien, indem es messbare Standards für die Partnerschaft festlegt und einen Rahmen für die Beilegung von Streitigkeiten bietet. Zu den wichtigsten Elementen eines wirksamen SLA können gehören:

Spezifische Leistungskennzahlen und Ziele
Liefertermine und Vorlaufzeiten
Qualitätsstandards und Abnahmekriterien
Reaktionszeiten für Supportanfragen oder Problemlösungen
Konsequenzen bei Nichteinhaltung vereinbarter Standards
Verfahren für die Meldung, Eskalation und Überprüfung.

6. Manuelle Arbeitsabläufe automatisieren

Sobald Lieferanten eingebunden sind, kann die Verwendung manueller Prozesse für den Versand von Zahlungen, die Erfassung von Transaktionen und die Dokumentation von Rechnungen die Fehlerwahrscheinlichkeit in der Lieferantenverwaltungskette erhöhen und Prozesse verlangsamen, die ansonsten optimiert werden könnten.

Mit Slash können Unternehmen eine Vielzahl von Automatisierungen für die Verwaltung von Lieferantenzahlungen nutzen und gleichzeitig Tools einsetzen, um die Genauigkeit von Transaktionsaufzeichnungen zu erhöhen und die Transparenz Ihrer Finanzvorgänge zu verbessern. Zu den Funktionen von Slash, mit denen Sie Ihr Lieferantenmanagement optimieren können, gehören:

Automatisierung von geplanten Zahlungen: Für wiederkehrende Lieferantenzahlungen können Sie Überweisungen über alle verfügbaren Kanäle von Slash planen, um manuelle Vorgänge zu vermeiden und sicherzustellen, dass Zahlungen in jedem Zyklus pünktlich erfolgen.
Virtuelle Konten: Silo verschiedene Cashflow-Kanäle über verschiedene Teams und Einheiten hinweg mithilfe mehrerer virtueller Konten, die Geldpools trennen können, um die Transparenz und Kontrolle über lieferantenbezogene Ausgaben zu verbessern.
Echtzeit-Zahlungsverfolgung: Überwachen Sie alle ausgehenden Lieferantenzahlungen in Echtzeit, verfolgen Sie den Zahlungsstatus und behalten Sie vollständige Transparenz über den Cashflow, um Überraschungen zu vermeiden und Prognosen zu verbessern.
Rechnungsverwaltung: Slash wird derzeit eingeführt und ermöglicht es Benutzern, Rechnungen aus ihren gespeicherten Kontaktdaten zu erstellen und ausstehende Rechnungszahlungen über das Slash-Dashboard zu verwalten.

Entdecken Sie intelligentere Lösungen für das Lieferantenmanagement mit Slash

Slash ist zwar kein eigenständiges Tool für die Onboarding- oder Beschaffungsprozesse von Lieferanten, aber eine umfassende Business-Banking-Plattform, die die Zahlungsabwicklung im Lieferantenmanagement erheblich verbessern kann. Sobald Lieferanten onboarded sind, erleichtert Slash die schnelle und kostengünstige Bezahlung und sorgt für mehr Transparenz hinsichtlich der ausgehenden Zahlungsströme Ihres Unternehmens.

Slash bietet verschiedene Zahlungsoptionen und Finanzinstrumente, die die Zahlungsvorgänge für Lieferanten vereinfachen sollen:

Verschiedene Zahlungsmethoden: Nutzen Sie globale ACH-Überweisungen, internationale Überweisungen an Lieferanten in über 180 Ländern und Echtzeit-Zahlungen über RTP oder FedNow. Ermöglichen Sie kontrollierte tägliche Ausgaben mit der Slash Visa Platinum Card, mit der Sie bis zu 2 % Cashback auf Ihre Ausgaben erhalten können. Wählen Sie für jeden Anbieter die effizienteste Zahlungsmethode basierend auf Standort, Dringlichkeit und Kosten.
Native Kryptowährungsunterstützung: Nutzen Sie die effizientesten und kostengünstigsten Überweisungen, die mit den an den US-Dollar gekoppelten Stablecoins USDC oder USDT möglich sind. Dies kann besonders für Unternehmen von Vorteil sein, die einen globalen Lieferantenstamm mit unterschiedlichen Zahlungsanforderungen verwalten. Die native Krypto-Unterstützung umgeht traditionelle Bearbeitungs- und Devisengebühren und sorgt gleichzeitig für schnellere Abwicklungszeiten.
Echtzeit-Analysen: Synchronisierte Zahlungsinformationen ermöglichen es Finanzteams, Ausgaben über verschiedene Lieferanten hinweg zu verfolgen, den Zahlungsstatus zu überwachen und mit unserem umfassenden Analyse-Dashboard eine strengere Kontrolle über die Unternehmensfinanzen auszuüben.
Integrierte Buchhaltung: Nahtlose Anbindung an QuickBooks, wodurch manuelle Abstimmungsarbeiten reduziert werden und genaue Finanzdaten für alle Lieferantentransaktionen gewährleistet sind.
Hochverzinsliche Treasury-Konten: Legen Sie ungenutztes Bargeld in integrierten Geldmarktfonds von BlackRock und Morgan Stanley an und erzielen Sie eine annualisierte Rendite von bis zu 4,1 %, während Sie bei Bedarf weiterhin auf das Geld für Lieferantenzahlungen zugreifen können.⁶

Durch die Optimierung des Zahlungsprozesses und die Verbesserung der finanziellen Transparenz hilft Slash Unternehmen dabei, ihre Lieferantenverwaltung zu verbessern. Weitere Informationen finden Sie unter slash.com heute.

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Häufig gestellte Fragen

Wie vereinfachen Onboarding-Tools für Lieferanten den Onboarding-Prozess?

Tools für die Einbindung von Lieferanten bieten in der Regel Funktionen zur Zentralisierung der Dokumentation, zur Automatisierung von Compliance-Prüfungen und zur Schaffung von Transparenz für alle Beteiligten. Sie können den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und für Konsistenz zwischen verschiedenen Teams im Unternehmen sorgen.

Wie lange dauert es in der Regel, neue Lieferanten zu integrieren?

Die Zeitpläne für die Einarbeitung variieren je nach Komplexität und Compliance-Anforderungen und reichen von wenigen Tagen für einfache Beziehungen bis zu mehreren Wochen für komplexe Lieferanten.

Welche Zahlungsmethoden eignen sich am besten für internationale Lieferantenzahlungen?

Internationale Lieferantenzahlungen funktionieren am besten, wenn Sie zwischen mehreren Zahlungsoptionen wählen können. SWIFT-Überweisungen bieten eine große globale Reichweite, während USD-Stablecoins wie USDC oder USDT schnellere und kostengünstigere Alternativen darstellen, bei denen traditionelle Bankgebühren und Devisenaufschläge entfallen. Plattformen wie Slash unterstützen beide Methoden und bieten Ihnen die Flexibilität, für jeden Lieferanten die optimale Zahlungsmethode basierend auf seinem Standort, seiner bevorzugten Währung und der Dringlichkeit auszuwählen.

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