Sollten Sie die Kreditorenbuchhaltung auslagern? Ein praktischer Leitfaden für die richtige Entscheidung

Wenn Ihr Finanzteam mit unbezahlten Rechnungen überhäuft ist, Schwierigkeiten hat, die Anforderungen Ihrer Lieferanten zu erfüllen, und bei der Dateneingabe in Verzug gerät, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihr Kreditorenmanagement an einen externen Dienstleister auszulagern.

Die Vorteile des Outsourcings mögen auf den ersten Blick offensichtlich erscheinen: weniger Arbeit für Ihr Team, keine Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter und Zugang zu spezialisiertem AP-Fachwissen. Bevor Sie sich jedoch für die Bezahlung eines ausgelagerten Kreditorenbuchhaltungsdienstes entscheiden, sollten Sie wissen, worauf Sie sich einlassen. Das Outsourcing Ihrer Kreditorenbuchhaltung hat einige Nachteile: weniger Kontrolle über Ihre Finanzen, ein Vermittler zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten und hohe Bearbeitungskosten für Arbeiten, die mit den richtigen Tools oft intern erledigt werden können.

Die Suche nach Alternativen könnte langfristig zu besseren Ergebnissen führen. Die Implementierung einer internen Finanzsoftware wie Slash kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu optimieren, ohne die Kontrolle über Ihre Finanzen zu verlieren. Mit Slash können Sie wiederkehrende Zahlungen planen, Echtzeit-Einblicke in Ihren Cashflow erhalten und auf moderne globale Zahlungssysteme zugreifen, um Geld zu sparen und die Präferenzen Ihrer Lieferanten zu erfüllen.¹ Wenn Sie die tatsächlichen Unterschiede zwischen Outsourcing-Dienstleistungen und Automatisierungssoftware verstehen, können Sie die richtige Entscheidung für Ihre geschäftlichen Anforderungen treffen und Ihr Finanzteam auf nachhaltigen Erfolg vorbereiten.

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Was ist Outsourcing von Kreditorenbuchhaltung? Definition und wichtigste Vorteile

Bevor wir uns mit dem Outsourcing von Kreditorenbuchhaltung befassen, ist es hilfreich, den Begriff „Kreditorenbuchhaltung” selbst zu definieren. Kreditorenbuchhaltung (AP) bezieht sich auf die kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens für erhaltene Waren und Dienstleistungen. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung über Fertigungsmaterialien im Wert von 10.000 Dollar bei einem Lieferanten aufgeben, werden diese 10.000 Dollar in der Kreditorenbuchhaltung erfasst, bis die Rechnung beglichen ist.

Verbindlichkeiten sind das Gegenstück zu Forderungen (AR). Während Verbindlichkeiten den Geldabfluss aus Ihrem Unternehmen darstellen, stehen Forderungen für den Geldzufluss. Forderungen bestehen aus kurzfristigen Beträgen, die Kunden Ihrem Unternehmen für gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schulden.

Beim Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung wird ein Drittanbieter mit der Verwaltung einiger oder aller AP-Funktionen Ihres Unternehmens beauftragt. Diese Anbieter übernehmen in der Regel Aufgaben wie:

Rechnungsbearbeitung
Zahlungsabwicklung
Rechnungscodierung und Dateneingabe in Buchhaltungssysteme
Lieferantenmanagement im Auftrag Ihrer Organisation

Wenn Sie diese Aufgaben an einen AP-Dienstleister auslagern, wird dieser im Wesentlichen zu einer Erweiterung Ihres Finanzteams und überwacht die tägliche Rechnungsbearbeitung und Lieferantenzahlungen gemäß Ihren Genehmigungsabläufen und internen Kontrollen.

Effiziente AP-Workflows tragen dazu bei, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden, Bestellungen und Rechnungen korrekt abgeglichen werden und die Spesenabrechnung korrekt bleibt. Outsourcing ist zwar eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen, aber viele Teams können die Belastung der AP auch durch die Verbesserung interner Prozesse oder den Einsatz von AP-Automatisierungstools verringern, die die Arbeitsbelastung Ihres Teams reduzieren, ohne die Kontrolle abzugeben.

Vergleich zwischen Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Outsourcing hat für bestimmte Unternehmen Vorteile, insbesondere für solche mit komplexen Compliance-Anforderungen oder extrem hohen Transaktionsvolumina. Es ist jedoch nicht immer für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Bevor Sie sich für einen Outsourcing-Anbieter entscheiden, kann es hilfreich sein, die Vorteile von Outsourcing im Vergleich zu Automatisierungssoftware zu verstehen, bevor Sie beurteilen, welche Option für Sie die richtige ist:

Kostenvergleich

Der wichtigste und einer der größten Hinderungsgründe sind die Kosten. Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung kann teuer sein, und Sie bezahlen für Aufgaben, die oft intern erledigt werden können. Viele Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung berechnen monatliche Servicegebühren, die zwischen Hunderten und Tausenden von Dollar pro Monat liegen können. Möglicherweise wird Ihnen auch ein Festpreis pro Rechnung berechnet, der 10 Dollar pro bearbeiteter Rechnung übersteigen kann.

Vergleichen Sie das mit einer automatisierten AP-Lösung wie Slash. Im kostenlosen Tarif können Sie professionelle Rechnungen erstellen, ausstehende Rechnungen nach Status verwalten und Ihre Zahlungen mit geplanten Überweisungen und Transaktionserfassungen verfolgen. Mit dem Pro-Tarif für nur 25 $/Monat kann Ihr Unternehmen ohne zusätzliche Kosten unbegrenzt inländische ACH-, Überweisungs- oder Echtzeit-Zahlungen senden und empfangen.

Kontrolle und Aufsicht

Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung auslagern, vertrauen Sie einem Drittanbieter die Einhaltung Ihrer Unternehmensrichtlinien und die Verwaltung Ihrer Lieferantenbeziehungen an, ohne direkten Einfluss auf den Prozess zu haben. Outsourcing-Anbieter sind zwar darauf geschult, Ihre Anforderungen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung zu erfüllen, aber es gibt keine wirkliche Garantie dafür, dass Probleme ohne direkte Aufsicht problemlos gelöst werden können. Wenn ein Lieferant eine Frage zum Zahlungszeitpunkt hat oder eine Rechnung beanstandet, muss er sich an Ihren Dienstleister wenden, anstatt direkt mit Ihrem Team zu sprechen. Dies kann zu Verzögerungen führen und die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten belasten.

Skalierbarkeit

Aufgrund der hohen Kosten, die mit der Auslagerung von AP-Prozessen verbunden sind, richten sich diese Dienstleistungen in der Regel an größere Unternehmen, die über die finanziellen Mittel verfügen, um einen spezialisierten Service zu finanzieren, oder an stark regulierte Branchen, die fachkundige Unterstützung im Beschaffungswesen benötigen.

Mit anderen Worten: Das Outsourcing Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist kein Service, der Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen von Grund auf aufzubauen, sondern eher etwas für Unternehmen, die bereits eine reife Wachstumsphase erreicht haben. Slash hingegen ist eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen soll. Sie ist für Unternehmen in jeder Wachstumsphase zugänglich, egal ob Sie 50 oder 5.000 Rechnungen pro Monat bearbeiten.

Zeitplan für die Umsetzung

Je nach Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit kann die Beauftragung eines Drittanbieters mit der Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung Wochen bis Monate dauern. Sie müssen detaillierte Unterlagen zu Ihren aktuellen Prozessen bereitstellen, das Outsourcing-Team in Ihren spezifischen Arbeitsabläufen und Genehmigungshierarchien schulen, Lieferantendaten migrieren, Kommunikationsprotokolle festlegen und Testläufe durchführen, bevor Sie live gehen können. Diese Übergangsphase kann Ihre normalen Zahlungszyklen stören und einen erheblichen Aufwand für Ihr Finanzteam bedeuten.

Im Gegensatz dazu lässt sich eine AP-Lösung wie Slash viel schneller implementieren als eine Outsourcing-Vereinbarung. Slash bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für Finanzteams, lässt sich in gängige Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht die Automatisierung von Zahlungen ohne langwierigen Onboarding-Prozess.

Finanzielle Transparenz

Möchten Sie wissen, welche Rechnungen diese Woche bearbeitet werden oder wann eine bestimmte Zahlung an einen Lieferanten erfolgt? Möchten Sie überprüfen, ob eine strittige Rechnung geklärt wurde? Dann müssen Sie sich an Ihren Dienstleister wenden und auf eine Antwort warten. Dieser Mangel an sofortigen Einblicken kann die Cashflow-Planung erschweren und macht Sie abhängig von geplanten Berichten oder manuellen Anfragen.

Slash bietet Ihnen Echtzeit-Einblick in alle Aspekte Ihrer Finanzen. Auf Ihrem Dashboard sehen Sie auf einen Blick ausstehende Rechnungen, geplante Zahlungen, Transaktionsverlauf und Cashflow-Prognosen. Sie müssen niemanden kontaktieren oder auf Updates warten – alle Ihre Finanzdaten sind jederzeit verfügbar, wenn Sie sie benötigen.

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Vor- und Nachteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung

Bei der Entscheidung, ob Sie die Kreditorenbuchhaltung auslagern möchten, sollten Sie berücksichtigen, wie sich ein ausgelagerter AP-Dienstleister auf Ihre Geschäftsprozesse, Lieferantenbeziehungen und Finanzabläufe insgesamt auswirken wird.

Zu den Vorteilen des Outsourcings zählen unter anderem eine geringere Arbeitsbelastung für Ihr internes Team, der Zugang zu spezialisiertem Fachwissen in den Bereichen Rechnungsbearbeitung und Lieferantenmanagement sowie die Möglichkeit, wachsende Transaktionsvolumina ohne die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter zu bewältigen. Allerdings kann Outsourcing auch erhebliche Nachteile in Bezug auf Kontrolle, Datensicherheit, Bearbeitungskosten und Ihre Fähigkeit zur Aufrechterhaltung der Transparenz Ihres Cashflows mit sich bringen:

Vorteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung

Zugang zu spezialisiertem Fachwissen: Outsourcing-Unternehmen beschäftigen geschulte AP-Fachleute, die sich mit Best Practices, Compliance-Anforderungen und branchenspezifischen Vorschriften auskennen, über die Ihr internes Team möglicherweise nicht verfügt.
Konzentration auf Kerngeschäftsaktivitäten: Durch die Auslagerung routinemäßiger AP-Aufgaben kann sich Ihr bestehendes Team auf strategische Initiativen wie Finanzplanung, Analyse und Geschäftsentwicklung konzentrieren.
Geringerer Bedarf an internem Personal: Sie können die Kosten und den Aufwand für die Einstellung, Schulung und Verwaltung zusätzlicher Finanzmitarbeiter zur Bewältigung des wachsenden Rechnungsvolumens vermeiden.
Etablierte Lieferantennetzwerke: Einige Outsourcing-Anbieter verfügen über bestehende Beziehungen zu Zahlungsabwicklern und Anbietern, die reibungslosere Transaktionen ermöglichen können.

Nachteile der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung

Hohe Gebühren und Bearbeitungskosten: Monatliche Servicegebühren, Rechnungsgebühren und zusätzliche Kosten für Eilzahlungen oder Sonderwünsche können schnell die ursprünglichen Schätzungen übersteigen und die Budgetplanung erschweren.
Verlust der direkten Kontrolle: Sie geben die Kontrolle über wichtige Finanzprozesse ab, was es schwieriger macht, Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, auf Ausnahmen zu reagieren oder Arbeitsabläufe schnell anzupassen. Außerdem kann das Hinzufügen eines Vermittlers zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten die Kommunikation verlangsamen und zu Reibungen mit Geschäftspartnern führen.
Risiken für Datensicherheit und Datenschutz: Die Weitergabe sensibler Finanzinformationen, Bankkontodaten und Lieferantendaten an einen externen Anbieter erhöht Ihr Risiko für potenzielle Datenschutzverletzungen, Betrug oder Missbrauch.
Begrenzte Echtzeit-Sichtbarkeit: Sie haben keinen unmittelbaren Einblick in den Zahlungsstatus, ausstehende Rechnungen und den Cashflow, sodass Sie Aktualisierungen von Ihrem Dienstleister anfordern müssen, anstatt bei Bedarf auf die Informationen zugreifen zu können.
Langwieriger Implementierungsprozess: Die Einführung eines Outsourcing-Dienstes kann Wochen oder Monate dauern und erfordert umfangreiche Dokumentation, Schulungen und Prozessabbildungen, bevor er in Betrieb genommen werden kann.
Reduziertes organisatorisches Wissen: Wenn AP-Funktionen außerhalb Ihres Unternehmens verlagert werden, verliert Ihr Team die Vertrautheit mit Zahlungsmustern, Lieferantenpräferenzen und Prozessnuancen, die für bessere finanzielle Entscheidungen wichtig sind.
Verpflichtungen und Wechselkosten: Langfristige Serviceverträge können Sie an Vereinbarungen binden, die Ihren Anforderungen nicht mehr entsprechen, und der Wechsel zu einem neuen Anbieter oder die Rückverlagerung von Funktionen ins eigene Haus ist zeitaufwändig und kostspielig.

Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung: Wie Sie entscheiden, ob es zu Ihrem Unternehmen passt

Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung ist für eine bestimmte Untergruppe von Unternehmen am sinnvollsten:

Große Unternehmen, die monatlich Zehntausende von Rechnungen in mehreren Ländern und Währungen bearbeiten, können von der spezialisierten Infrastruktur und der globalen Reichweite profitieren, die etablierte Outsourcing-Anbieter bieten.
Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem öffentlichen Auftragswesen benötigen möglicherweise das Compliance-Know-how, das spezialisierte AP-Dienstleister bieten.
Unternehmen, die sich in einer Phase großer Veränderungen befinden (Fusionen, Übernahmen oder Systemumstellungen), können ebenfalls von einer vorübergehenden Auslagerung profitieren, um den Betrieb während dieser Zeit der Umbrüche aufrechtzuerhalten.

Für die überwiegende Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen ist Outsourcing einfach nicht die richtige Wahl, wenn moderne Automatisierungstools zur Verfügung stehen. Wenn Ihre Hauptanliegen darin bestehen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, die Zahlungsgenauigkeit zu verbessern, eine bessere Übersicht über den Cashflow zu erhalten oder Ihre AP-Prozesse im Zuge Ihres Wachstums zu skalieren, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung diese Vorteile ohne die Nachteile des Outsourcings bieten.

Lösungen wie Slash bieten Effizienzsteigerungen, ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen, Lieferantenbeziehungen oder Preistransparenz verlieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Slash

Egal, ob Sie ein Start-up sind, das seine ersten Lieferantenzahlungen abwickelt, oder ein etabliertes Unternehmen, das monatlich Hunderte von Rechnungen verwaltet – Slash ist so konzipiert, dass es in jeder Phase Ihres Wachstumsprozesses zugänglich ist.

Die Slash-Plattform kann Prozesse der Kreditorenbuchhaltung mit Funktionen wie geplanten Auszahlungen automatisieren, die sicherstellen, dass Lieferanten jedes Mal pünktlich bezahlt werden. Umfassende Tools zur Rechnungsverwaltung organisieren ausstehende Rechnungen nach Status, sodass Sie den Überblick über alle ausstehenden Zahlungen behalten. Mit globalen Zahlungsfunktionen, die mehrere Währungen und Zahlungswege umfassen, einschließlich nativer Kryptowährungsunterstützung, beschleunigt Slash die Verarbeitungszeiten und senkt gleichzeitig die Transaktionskosten.⁴ Mit Slash können Sie die Effizienz des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung nutzen, ohne die Kontrolle über Ihre Finanzen aufzugeben.

Neben der Optimierung der Kreditorenbuchhaltung bietet Slash eine umfassende Palette an Finanzmanagement-Tools zur Unterstützung Ihres Unternehmens:

Verschiedene Zahlungsmethoden: Senden und empfangen Sie Zahlungen auf die Weise, die für Sie und Ihre Lieferanten am besten geeignet ist, sowohl im Inland als auch weltweit. Slash unterstützt globale ACH- und Überweisungen über das SWIFT-Netzwerk in über 180 Länder, Echtzeit-Zahlungssysteme wie RTP und FedNow sowie Kryptowährungszahlungen mit an den US-Dollar gekoppelten Stablecoins über acht unterstützte Blockchains.
Moderne Business-Banking-Tools: Planen Sie wiederkehrende Zahlungen, verwalten Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens mit detaillierten Kartenkontrollen und greifen Sie bei Bedarf auf Betriebskapital zu, um die Liquidität zu verbessern.⁵ Erstellen Sie separate virtuelle Geschäftskonten, um Cashflows zu trennen und die Transparenz in verschiedenen Bereichen Ihres Betriebs zu verbessern, mit Echtzeitanalysen, die die AP-Aktivitäten und den Cashflow aller Zahlungen und Konten abdecken.
Hochverzinsliche Staatsanleihen: Legen Sie ungenutztes Bargeld auf Treasury-Konten an, die durch Geldmarktfonds von Morgan Stanley und BlackRock abgesichert sind, und erzielen Sie eine annualisierte Rendite von bis zu 3,86 %.⁶
Slash Visa Platinum Card: Erhalten Sie bis zu 2 % Cashback auf alle Ausgaben mit Firmenkarten, legen Sie Ausgabenregeln nach Kategorie, Händler oder Team fest und stellen Sie unbegrenzt virtuelle Karten für wiederkehrende Lieferantenzahlungen oder den kontrollierten Zugriff von Mitarbeitern aus.
Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie Transaktionen direkt mit QuickBooks, um Ihre Bücher automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Slash lässt sich auch über Plaid verbinden und unterstützt den Datenimport aus Tools wie Xero, sodass es sich leicht in bestehende Buchhaltungsabläufe integrieren lässt.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lassen sich AP-Automatisierungstools in andere Geschäftssysteme integrieren?

AP-Automatisierungstools lassen sich integrieren, indem sie Zahlungs-, Rechnungs- und Lieferantendaten direkt mit Ihren bestehenden Finanzsystemen synchronisieren und so die manuelle Dateneingabe und Abstimmungsarbeit reduzieren. Slash bietet eine bidirektionale Synchronisierung mit QuickBooks und unterstützt Datenimporte aus Xero, sodass Unternehmen die AP-Automatisierung in bestehende Buchhaltungs- und Bankworkflows integrieren können.

Wie stellen Anbieter die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung bei der Kreditorenbuchhaltung sicher?

Anbieter von Kreditorenbuchhaltung unterstützen die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung, indem sie Genehmigungsworkflows durchsetzen, Prüfpfade pflegen und Rechnungs- und Zahlungsprozesse standardisieren. Slash integriert diese Kontrollen direkt in unsere Plattform und gibt Teams die Tools an die Hand, die sie für eine konsistente Berichterstattung und zentralisierte Aufzeichnungen benötigen, die für Compliance- und Auditprozesse erforderlich sind.

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