Leitfaden zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für kleine Unternehmen
Kleine Teams müssen mit begrenzten Ressourcen jonglieren. Ohne intelligente Automatisierungslösungen können sich Routineaufgaben häufen, wertvolle Zeit kosten und die Verwaltung des Cashflows erschweren. Die richtigen Tools können Ihr Unternehmen bei finanziellen und operativen Aufgaben unterstützen, indem sie manuelle Aufgaben in optimierte Arbeitsabläufe mit kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern und einer insgesamt höheren Effizienz umwandeln.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Eine wichtige Methode ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung (AP) bezieht sich auf Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten und die Gelder, die Sie Ihren Lieferanten schulden, und ist somit ein wichtiger Wert- und Finanzprozess für Ihr Unternehmen. In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Was sie ist, wie sie funktioniert und wie sie Ihrem Unternehmen Zeit und Energie sparen kann.
Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und warum ist sie für kleine Unternehmen wichtig?
Verbindlichkeiten (AP) beziehen sich auf das Geld, das Ihr Unternehmen nach dem Einkauf und Erhalt einer Ware oder Dienstleistung an Lieferanten oder Zulieferer schuldet. AP ist im Wesentlichen das Gegenteil von Forderungen (AR), die widerspiegeln, was Kunden und Auftraggeber Ihnen nach der Lieferung einer Ware oder Dienstleistung schulden. Beide sind wichtige Werte in Ihrer Bilanz, können jedoch durch die Rechnungsbearbeitung, Genehmigungen und die fristgerechte Begleichung von Zahlungen kompliziert werden.
AP ist eine aktuelle Verbindlichkeit für Ihr Unternehmen und es ist wichtig, diese zu überwachen, korrekt zu bearbeiten und innerhalb der vereinbarten Fristen an Lieferanten zu bezahlen. Daher kann es riskant sein, sich auf manuelle Bearbeitung zu verlassen, da Ihr Unternehmen dadurch anfällig für kostspielige Fehler wird und Sie weniger Zeit für andere wichtige Aufgaben haben. Automatisierte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung helfen dabei, den gesamten Prozess zu optimieren, indem sie den manuellen Arbeitsaufwand in einer Reihe von Bereichen reduzieren:
Die wichtigsten Aufgaben im Bereich Kreditorenbuchhaltung, die Sie automatisieren können
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung optimiert wiederkehrende manuelle Arbeiten, reduziert Fehler und sorgt für übersichtlichere Arbeitsabläufe. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, in denen Sie von der Automatisierung profitieren werden:
- Rechnungsabgleich. Mithilfe von OCR (optischer Zeichenerkennung) und maschinellem Lernen werden Daten (Anbieter, Daten, Beträge, Steuern usw.) aus digitalen Dokumenten, gescannten Papierrechnungen und Belegen extrahiert. Die automatisierte Dateneingabe kann diese Informationen dann für Sie verarbeiten und Ihre Kontenabstimmung beschleunigen.
- Automatischer Abgleich. Ähnlich wie beim Rechnungsabgleich kategorisiert die automatische Abstimmung Ihre Ausgaben automatisch, um die Effizienz zu steigern.
- Lieferantenbeziehungen. Benachrichtigen Sie Lieferanten automatisch, wenn Rechnungen eingegangen sind, genehmigt wurden oder zur Zahlung vorgesehen sind. Oftmals können Sie auch den Prozess der Rechnungskorrekturen, Mahnungen und der Erstellung von Formularen und Rechnungen für Lieferanten automatisieren.
- Genehmigungsweg. Durch die Automatisierung von Genehmigungen können Übereinstimmungen für Sie gefiltert werden, was den Prozess vereinfacht. Die Automatisierung kann auch dazu verwendet werden, Genehmigungen nachzuverfolgen. Dies ist nützlich für Prüfpfade oder ganz allgemein für die Nachverfolgung des Genehmigungsverlaufs.
- Zahlungsplan. Durch die Automatisierung können Sie Zahlungen planen, um Ihren Cashflow zu optimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Zahlungsfristen verpassen.
- Zahlungsabwicklung. Legen Sie Bedingungen fest und begrenzen Sie die Anzahl der manuellen Genehmigungen, die Sie erteilen müssen, um den Genehmigern die Arbeit zu erleichtern.
Die größten Herausforderungen für kleine Unternehmen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung
Kopfzerbrechen bereiten kleinen Teams häufig die Organisation von Arbeitsabläufen rund um Rechnungen, Lieferantenvereinbarungen und vieles mehr. Wenn Sie wissen, welche Herausforderungen beim Umgang mit Kreditorenbuchhaltung auf Sie zukommen, können Sie Ihren automatisierten AP-Workflow besser optimieren:
- Zeitaufwändige manuelle Dateneingabe. Das manuelle Hinzufügen von Daten, Beträgen, Steuern und mehr ist ein gängiger Vorgang bei der Kreditorenbuchhaltung. Glücklicherweise erleichtern OCR und andere automatisierte Tools diese mühsame Arbeit erheblich. Cloud-basierte und digitalisierte Funktionen reduzieren zusätzlich den Aufwand für die Aufbewahrung und Verwaltung physischer Belege oder Dokumente.
- Versäumte oder verspätete Zahlungen. Versäumte Zahlungen können hohe Gebühren verursachen, die Bonität und die Beziehungen zu Lieferanten beeinträchtigen und sich auf Ihren gesamten Buchhaltungsworkflow auswirken. Durch die Automatisierung von Zahlungsplänen können Sie das Risiko versäumter Zahlungen in Zukunft vermeiden.
- Mangelnde Integration mit Buchhaltungstools. Wenn Ihre Buchhaltung von Ihrer Kreditorenbuchhaltung getrennt ist, kann dies zu viel manueller Arbeit und einer unübersichtlichen Buchhaltung führen. Finanzmanagement-Plattformen wie Slash¹ bieten Tools mit integrierter Ausgabenverfolgung, Rechnungsbearbeitung und Integration mit Buchhaltungstools. Mit einem einzigen Dashboard werden die Buchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung für Ihre Buchhaltungsteams optimiert, sodass diese einfacher arbeiten können.
- Schwierigkeiten bei der Verwaltung des Cashflows. Es kommt häufig vor, dass Rechnungen ungleichmäßig eingehen, Genehmigungen verzögert werden, Rabatte versäumt werden oder Zahlungen in letzter Minute Gebühren auslösen. Durch die Automatisierung werden Rechnungen zentralisiert, Fälligkeitstermine angezeigt und Zahlungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt geplant. Dies hilft Ihnen nicht nur, Ihren Cashflow zu optimieren, sondern auch, Verzugsgebühren zu vermeiden und möglicherweise Rabatte zu erhalten.
Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
- Schnellere Rechnungsbearbeitung und -freigabe. Die Automatisierung kann OCR und maschinelles Lernen nutzen, um digitale und gescannte physische Papierdokumente zu lesen, um Daten zu extrahieren und zu speichern.
- Weniger Fehler verbesserten die Genauigkeit. Fehler sind zu erwarten. Automatisierte Tools können Fehler wie doppelte Einträge, Unstimmigkeiten und Betrug erkennen. Darüber hinaus können AP-Automatisierungstools eingesetzt werden, um Fehler zu verhindern, bevor sie auftreten. Sie bieten eine standardisierte Datenerfassung und OCR- oder maschinelles Lernen-basierten Datenabgleich aus Rechnungen, Belegen und Bestellungen.
- Bessere Übersicht über den Cashflow. Finanzmanagementsysteme wie Slash bieten Dashboards, auf denen Sie aktuelle und anstehende Verpflichtungen, Zahlungsfristen und den aktuellen Cashflow-Status einsehen können. So erhalten Sie ein klareres Bild davon, wo sich Ihr Geld derzeit befindet und wo es in Zukunft sein sollte.
- Stärkere Beziehungen zu Lieferanten. Konsistente, pünktliche Zahlungen und automatisierte Zahlungsmitteilungen verbessern die Kommunikation und reduzieren Streitigkeiten, was im Laufe der Zeit zu besseren Konditionen führen kann.
- Integration der Buchhaltung. Die bidirektionale Synchronisierung mit dem Hauptbuch sorgt für die Abstimmung von Lieferantendatensätzen, Rechnungen und Zahlungen und gewährleistet einen lückenlosen Prüfpfad.
- Greifbarer ROI und langfristige Einsparungen. Geringere Bearbeitungskosten, weniger Verzugsgebühren, verbesserte Rabattnutzung und weniger Arbeitsaufwand tragen im Laufe der Zeit zu Einsparungen bei. Die greifbaren Ergebnisse der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zeigen sich auch in anderer Hinsicht:
Konkrete Ergebnisse der AP-Automatisierung
Durch die Reduzierung manueller Arbeitsschritte und die Verkürzung von Durchlaufzeiten bietet die Automatisierung des Rechnungsprozesses eine Reihe greifbarer Vorteile für Ihr Unternehmen. Die folgende Liste enthält Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen konkrete Vorteile erzielen und Ihren Teams mehr Zeit, Geld und Energie verschaffen kann:
- Reduzieren Sie die Rechnungszykluszeiten um bis zu 80 %. Automatisierte Weiterleitung, Erinnerungen, Beschaffung und Rechnungsabgleich verkürzen die Bearbeitungszeit für Kreditorenbuchhaltung in allen Phasen, von der Bestellung über die Rechnung und den Wareneingang bis hin zur Genehmigung und Zahlung an zufriedene Lieferanten.
- Skalieren Sie Verbindlichkeiten, ohne Ihr Team zu vergrößern. Die Automatisierung von AP kann zu einer höheren Arbeitsbelastung für Teams gleicher Größe führen, wodurch Sie Arbeitskosten einsparen können.
- Zeit. Durch die Automatisierung wird die AP-Verarbeitung einfacher, schneller und effizienter. Einfach ausgedrückt bedeutet dies mehr Zeit für Sie.
Wie Sie AP-Automatisierung in Ihrem Unternehmen implementieren können
Schritt 1: Bewerten Sie Ihren aktuellen AP-Workflow
Verschaffen Sie sich zunächst einen klaren Überblick über Ihren aktuellen Prozess. Dazu kann es hilfreich sein, die Schritte eines typischen Workflows in der Kreditorenbuchhaltung aufzuschlüsseln:
- Aufnahme: Rechnungen können per E-Mail, als PDF-Datei, in Papierform oder auf andere Weise zugestellt werden. Legen Sie fest, woher Sie die Rechnungsdaten beziehen und wo Sie diese speichern.
- Rezension: Informationen überprüfen, Bestellung hinzufügen, Lieferanteninformationen, Projekt und weitere relevante Informationen.
- Spiel: Rechnungen mit Belegen oder Bestellungen abgleichen und etwaige Unstimmigkeiten kennzeichnen.
- Genehmigen: Freigabe von Zahlungen, nachdem alle Informationen eingegeben und auf ihre Richtigkeit überprüft wurden.
- Bezahlung: Ermitteln Sie einen optimierten Zahlungstermin und -plan oder senden Sie korrekte Zahlungen dann über unterstützte Überweisungen, in der Regel ACH, Überweisung, RTP oder physische Schecks.
- Bericht: Speichern Sie Daten für zukünftige Audits und Steuererklärungen.
Schritt 2: Identifizieren Sie sich wiederholende oder fehleranfällige Aufgaben
Wenn Ihr Team Zahlungen versäumt, die Zuordnung falsch verwaltet oder mit einem anderen Schritt im Prozess Probleme hat, ist es wichtig, die Ursache dafür zu identifizieren, damit Sie mit der richtigen Automatisierung vorankommen können.
Schritt 3: Wählen Sie eine Software, die zu Ihrer Größe und Ihren Integrationen passt.
Es gibt eine Reihe von Finanzmanagement- und Automatisierungstools, die Ihnen zur Verfügung stehen. Slash ist eine Option als Finanzplattform, die sich in Buchhaltungstools integrieren lässt, Rechnungsnachverfolgung bietet und einfache ACH- und Überweisungen ermöglicht. Darüber hinaus können Sie dank des One-Dashboard-Designs von Slash die verschiedenen Schritte Ihres AP-Prozesses einfach verwalten, sodass Sie Ihre Problembereiche identifizieren und bei Bedarf die richtige Automatisierung implementieren können.
Schritt 4: Sicherstellen der Einarbeitung und Schulung des Teams
Automatisierung kann Ihr Team nur bis zu einem gewissen Grad unterstützen. Es ist entscheidend, die richtigen Mitarbeiter für die Überwachung und Verwaltung von AP- und anderen Finanzprozessen zu finden. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, statten Sie es mit den richtigen Tools und Zugriffsrechten aus, damit es erfolgreich arbeiten kann. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, Risiken zu reduzieren und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Schritt 5: Überwachen Sie die Leistung und optimieren Sie regelmäßig.
Es ist nicht zu erwarten, dass Sie sofort die richtigen Lösungen für Ihre AP- und andere Finanzprozesse finden. Geduld zu bewahren, die Leistung kontinuierlich zu überwachen und neue Lösungen zu implementieren, sobald sie sich anbieten, sind hervorragende Methoden, um Ihre Finanzen im Griff zu behalten und Ihren Workflow weiter zu optimieren.
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Die besten AP-Automatisierungstools für kleine Unternehmen
AP-Automatisierungssoftware kann sehr hilfreich sein. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Tools mit integrierten AP-Automatisierungstools. Hier finden Sie eine Übersicht über einige der derzeit besten verfügbaren Optionen:
1. QuickBooks
Wichtigste Angebote: ein Buchhaltungssystem mit Rechnungsmanagement und Zahlungsabwicklungsoptionen.
Rechnungsnachverfolgung, grundlegende Genehmigungen, integriert mit AP- und AR-Tools wie Quadient. Wird häufig von Banking-Plattformen von Drittanbietern wie Slash unterstützt, die eine Quickbooks-Integration mit allgemeiner Finanzmanagement-Software bieten.
2. Xero
Wichtigste Angebote: Buchhaltungssysteme mit Rechnungen, Genehmigungen und automatisierter Dateneingabe.
Betrugsschutz (Duplikaterkennung, Lieferantenvalidierung), Rechnungsverfolgung, integriert in Tools und unterstützt durch Bankplattformen von Drittanbietern wie Slash.
3. NetSuite
Wichtigste Angebote: Vollständiges ERP-System, AP-Management, cloudbasiertes Reporting.
Bietet eine breite Palette von Finanzdienstleistungen, darunter ERP- und Kreditorenbuchhaltungssoftware. Letztere umfasst die Nachverfolgung von Bestellungen und Rechnungen, automatisierte Zahlungen und Lieferantendaten.
4. Schrägstrich
Wichtigste Angebote: Buchhaltungsintegrationen, Firmenkarten², Spesenabrechnung.
Integration mit QuickBooks und Xero für die Buchhaltung sowie Finanzmanagement-Software, automatisierte Ausgabenverfolgung, Stablecoin-Tools³ und Bankunterstützung mit Column, N.A.
Smart Banking leicht gemacht: Warum Sie sich für Slash für automatisierte Kreditorenbuchhaltung entscheiden sollten
Slash ist eine Finanztechnologieplattform, die speziell auf Ihre Branche zugeschnittene Finanztools anbietet. Zu den wichtigsten Angeboten von Slash gehören Buchhaltungsintegrationen, Kreditkarten, detaillierte Kartenprotokolle und Ausgabenverfolgung sowie Geschäftskonten.
Die Finanzplattform wurde entwickelt, um Ihre Aufgaben im Bereich Finanzmanagement und Buchhaltung, wie z. B. die Kreditorenbuchhaltung, schneller, einfacher und automatisierter zu gestalten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Slash, mit denen Sie dank automatisierter Tools intelligenter und schneller arbeiten können:
- Ausgabenmanagement. Auf dem Dashboard von Slash können Sie physische und virtuelle Karten ausstellen, Ausgabenlimits und Händlerkontrollen festlegen und Transaktionen in Echtzeit mit automatisierten Zahlungs- und Betrugserkennungstools überwachen.
- Zahlungsmöglichkeiten. Mit automatisierten und cloudbasierten Zahlungstools können Sie Überweisungen per ACH, Überweisung, RTP und Stablecoin über das Dashboard von Slash autorisieren.
- Buchhaltung. Slash automatisiert Ihren AP-Prozess mit besseren Workflows und Tools zur Integration der Buchhaltung. Auf demselben Dashboard können Benutzer ihre Genehmigungen automatisieren, Zahlungen planen, Ausgaben verfolgen und Daten in Ihre Buchhaltungsseite duplizieren, die in QuickBooks integriert ist. Zusammen macht die Buchhaltungssoftware von Slash die Nutzung einfach und effizient.
Für kleine Unternehmen, Unternehmer, selbstständige Buchhalter oder sogar Wirtschaftsprüfer kann Slash Ihnen dabei helfen, Ihre Bücher zu führen und Aufgaben einfacher und mit weniger Fehlerrisiko zu erledigen.
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¹ Slash Financial, Inc. ist ein Finanztechnologieunternehmen und keine Bank. Bankdienstleistungen werden von Column N.A., Mitglied der FDIC, erbracht.
² Die Slash Platinum Card ist eine Visa®-Kreditkarte, die von Column N.A. gemäß einer Lizenz von Visa U.S.A. ausgestellt wird. Die Genehmigung unterliegt der Berechtigung. Der Kontostand ist täglich in voller Höhe zu begleichen. Es können monatliche Mitgliedsbeiträge anfallen. Karteneinkäufe können für Cashback berechtigt sein. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.
³Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Umwandlung, Übertragung und Verwahrung von Kryptowährungen werden von Bridge und nicht von Column, N.A. oder Slash erbracht. Kryptowährungen werden von keiner Bank verwahrt, sind nicht FDIC-versichert, können Wertschwankungen unterliegen und können verloren gehen. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten und Forderungen?
Verbindlichkeiten (AP) sind die Beträge, die Ihr Unternehmen Lieferanten und Dienstleistern für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schuldet. Sie werden in Ihrer Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen. Forderungen (AR) sind das Gegenteil davon – Beträge, die Kunden und Auftraggeber Ihnen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen schulden. AR werden als kurzfristige Vermögenswerte ausgewiesen.
Welche AP-Aufgaben können automatisiert werden?
Zu den wichtigsten AP-Aufgaben, die automatisiert werden können, gehören: Erfassung und Abgleich von Rechnungsdaten, Dreifachabgleich (Bestellung, Lieferschein, Rechnung), Genehmigungsworkflows, Zahlungsplanung und -abwicklung, Zahlungsbenachrichtigungen an Lieferanten und automatischer Abgleich mit Buchhaltungssystemen. Durch die Automatisierung werden Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt.
Um wie viel kann die AP-Automatisierung die Bearbeitungszeit für Rechnungen reduzieren?
Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lassen sich die Rechnungszykluszeiten im Vergleich zur manuellen Bearbeitung um bis zu 80 % verkürzen. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe, die Automatisierung von Genehmigungen und die Planung von Zahlungen können Unternehmen Rechnungen innerhalb von Tagen statt Wochen bearbeiten. Diese Geschwindigkeitssteigerung trägt auch dazu bei, Skonti für vorzeitige Zahlungen zu nutzen und Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden.
Was sind die wichtigsten Vorteile der AP-Automatisierung für kleine Unternehmen?
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören: schnellere Rechnungsbearbeitung und -freigabe, weniger Fehler durch manuelle Dateneingabe, bessere Übersicht über Cashflow und ausstehende Verbindlichkeiten, stärkere Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen, nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero sowie die Möglichkeit, das Volumen der Verbindlichkeiten ohne zusätzlichen Personalaufwand zu skalieren.
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