Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen: Rechnungen und Zahlungen optimieren

So automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen für Genauigkeit und Compliance

Pharmazeutische Unternehmen und Gesundheitsdienstleister agieren in einem Umfeld, in dem das Kreditorenmanagement (AP) mit ungewöhnlich hohen Risiken verbunden ist. Die Lieferketten unterliegen strengen Vorschriften, sodass Audits zum Routinebestandteil des Betriebs gehören. Produktentwicklung und Fertigung sind kapitalintensiv, was zusätzlichen Druck auf ein diszipliniertes Cashflow-Management ausübt. Vor allem aber beeinflussen die Zuverlässigkeit und Qualität von Gesundheitsprodukten letztlich die Behandlungsergebnisse von Patienten in Krankenhäusern, Kliniken und Pflegeeinrichtungen.

Die Implementierung von Automatisierung in einem Kreditorenbuchhaltungs-Workflow ist eine Möglichkeit für Organisationen im Gesundheitswesen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Durch die Reduzierung der Abhängigkeit von manuellen Prozessen und die Standardisierung der Abwicklung von Rechnungen und Zahlungen im Unternehmen kann die Automatisierung dazu beitragen, die Genauigkeit zu verbessern, die Audit-Bereitschaft zu unterstützen und den Finanzteams einen klareren Überblick über ausstehende Verpflichtungen zu verschaffen.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Gesundheitsorganisationen ihre Kreditorenbuchhaltung durch Automatisierung optimieren können, indem wir die potenziellen Vorteile, häufige Herausforderungen bei der Implementierung und die Funktionen untersuchen, die bei der Bewertung verschiedener Softwarelösungen möglicherweise am wichtigsten sind. Wir erklären auch, wie Slash als Business-Banking-Plattform die Anforderungen von Finanzfachleuten im Gesundheitswesen erfüllen kann, mit sicheren Zahlungsabläufen, Echtzeit-Transparenz bei den Ausgaben und Firmenkreditkarten, mit denen bis zu 2 % Cashback verdient werden können.¹

Was ist Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen?

Verbindlichkeiten sind kurzfristige Verbindlichkeiten, die ein Unternehmen gegenüber seinen Lieferanten für auf Kredit gekaufte Waren und Dienstleistungen hat. Für Hersteller und Lieferanten im Gesundheitswesen umfasst dies in der Regel Zahlungen für Materialien, Auftragsfertigung, Testdienstleistungen, Logistik und Spezialausrüstung. Diese Zahlungen können per Banküberweisung, Kredit- oder Kundenkarte oder anderen kurzfristigen Finanzierungsvereinbarungen im Zusammenhang mit der Beschaffung erfolgen.

Was die Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen von anderen Branchen unterscheidet, ist das regulatorische Umfeld, in dem diese Transaktionen stattfinden. Zu den Vorschriften, die Unternehmen im Gesundheitswesen bei der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen beachten müssen, gehören unter anderem:

• FDA-Vorschriften: Legt Standards für die Sicherheit, Qualität und Kennzeichnung von Arzneimitteln und Medizinprodukten fest. Genehmigt und führt Audits im Zusammenhang mit der Integrität der Lieferkette durch.
• HIPAA (Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen): Erfordert strenge Sicherheitsvorkehrungen für Patientengesundheitsdaten, die in Abrechnungs- oder Zahlungsunterlagen erscheinen können.
• DSCSA (Gesetz zur Sicherheit der Arzneimittelversorgungskette): Verpflichtet elektronische Systeme zur Nachverfolgung von verschreibungspflichtigen Medikamenten und zur Verhinderung von Fälschungen.
• ISO 13485: Regelt Qualitätsmanagementsysteme für Hersteller von Medizinprodukten.
• Gute Vertriebspraxis (GDP): Bietet Leitlinien für die Aufrechterhaltung der pharmazeutischen Qualität während der Lagerung und des Transports.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst mehr als nur die Beschleunigung von Zahlungen. Sie umfasst den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen und Zahlungen, einschließlich Erfassung, Validierung, Genehmigung und Abrechnung. Anstatt Rechnungen manuell zu prüfen, können Automatisierungstools Rechnungen mit Verträgen oder Bestellungen abgleichen, sie an den richtigen Genehmiger weiterleiten und Zahlungen auf der Grundlage der Lieferantenbedingungen planen. Jeder Schritt wird automatisch protokolliert, wodurch klare Prüfpfade entstehen, die sowohl interne Kontrollen als auch externe behördliche Überprüfungen unterstützen.

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Mit welchen Herausforderungen könnten Gesundheitsorganisationen bei der Verwaltung ihrer Kreditorenbuchhaltung konfrontiert sein?

Gesundheitsorganisationen verwalten ihre Kreditorenbuchhaltung oft über komplexe Lieferketten hinweg, unter strengen regulatorischen Rahmenbedingungen und mit engen Cashflow-Beschränkungen. Nachstehend finden Sie einige zusätzliche Informationen zu den Faktoren, die manuelle AP-Prozesse für Unternehmen im Gesundheitswesen besonders ineffizient machen können:

Uneinheitliche Rechnungsformate

Anbieter im Gesundheitswesen verlassen sich möglicherweise auf mehrere voneinander getrennte Systeme, um Zahlungen im Zusammenhang mit Rechnungen und Bestellungen zu verwalten. Einige Materiallieferanten verlangen möglicherweise den Zugriff über Lieferantenportale, Testlabore verlassen sich möglicherweise auf per E-Mail versandte Rechnungen, und kleinere Kliniken versenden möglicherweise noch immer Papierrechnungen per Post. Ohne eine Möglichkeit, diese Dokumente automatisch zu scannen und zu organisieren, müssen AP-Teams die Rechnungsdaten manuell normalisieren, bevor sie in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Dies kann das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe, versäumten Genehmigungen, doppelten Zahlungen oder Rechnungen erhöhen, die ohne ordnungsgemäße Validierung bearbeitet werden.

Compliance-Anforderungen

Hersteller im Gesundheitswesen unterliegen strengen Vorschriften hinsichtlich der Lieferkette und Finanzen, die eine lückenlose Dokumentation und Prüfpfade erfordern. Gesetze zur Lieferkette wie der Drug Supply Chain Security Act (DSCSA) können zu regelmäßigen externen Audits durch die FDA führen. Während dieser Audits müssen Unternehmen möglicherweise nachweisen, dass Zahlungen an Lieferanten festgelegten Genehmigungsabläufen folgten, an zugelassene Lieferanten erfolgten und durch vollständige und genaue Unterlagen belegt sind.

Exposition gegenüber operationellen Risiken

Da die Entwicklung, Herstellung und der Vertrieb von medizinischen Produkten kapitalintensiv sein können, können Ineffizienzen oder Einnahmeverluste im Rahmen des AP-Prozesses schwerwiegende finanzielle Folgen haben. Zahlungsprobleme können außerdem Produktionspläne verzögern, gesetzliche Fristen beeinträchtigen oder den Zugang zu Materialien einschränken, die zur Erfüllung der Kundennachfrage benötigt werden. Im Laufe der Zeit können diese Risiken sowohl die operative Kontinuität Ihres Unternehmens als auch dessen langfristige finanzielle Nachhaltigkeit beeinträchtigen.

Ineffiziente Zahlungsmethoden

Eine Studie aus dem Jahr 2025 ergab, dass nur 7 % der Finanzfachleute im Gesundheitswesen in den USA aktiv Zahlungsinnovationen nutzten, was darauf hindeutet, dass ein erheblicher Teil der Zahlungen im Gesundheitswesen möglicherweise immer noch mit veralteten Methoden abgewickelt wird. Während Papierschecks nach wie vor eine der am wenigsten optimierten Zahlungsmethoden sind, kann die ausschließliche Nutzung traditioneller Bankkanäle für elektronische Überweisungen auch Ihre Möglichkeiten einschränken, Überweisungen schnell und kostengünstig durchzuführen. Diese Zahlungsmethoden können die Zahlungsdauer entlang der Lieferkette verlangsamen und zu Ineffizienzen in nachgelagerten Bereichen führen.

Umgang mit komplexen Lieferanten- und Kundenbeziehungen

Anbieter im Gesundheitswesen agieren oft zwischen zwei finanziell komplexen Gruppen. Pflegedienstleister können aufgrund von Erstattungszyklen oder Verzögerungen bei der Bearbeitung von Forderungen mit Liquiditätsengpässen konfrontiert sein. Bei der Zusammenarbeit mit spezialisierten Lieferanten müssen Zahlungen möglicherweise grenzüberschreitend abgewickelt werden, um kostengünstigere Fertigungs- oder spezialisierte Testdienstleistungen zu ermöglichen. Angesichts der Komplexität des Zahlungsverkehrs in der Gesundheitsbranche kann der Zugang zu einer Vielzahl von Zahlungsmethoden und Finanzprognosetools dazu beitragen, die Beziehungen zu Geschäftspartnern zu verbessern und die operative Planung besser zu unterstützen.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Zahlungsabwicklung im Gesundheitswesen?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Verwaltung der Finanzvorgänge in Gesundheitsorganisationen erheblich verbessern. Die unten aufgeführten Vorteile verdeutlichen, wie Automatisierung Genauigkeit, Transparenz und Compliance fördert:

Verbesserte Genauigkeit und reduzierte Verarbeitungskosten

AP-Automatisierungssoftware kann mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) und intelligenter Datenextraktion Rechnungsdetails automatisch erfassen und so die meisten Fehler bei der Dateneingabe vermeiden. Das System kann Rechnungen auch mit Bestellungen und Verträgen abgleichen, um Unstimmigkeiten vor der Zahlungsabwicklung zu kennzeichnen. Dieser dreifache Abgleich kann sowohl ehrliche Fehler als auch Betrug verhindern.

Stärkeres Cashflow-Management

Automatisierungslösungen können Rechnungen in Echtzeit erfassen und aufzeichnen, sobald sie eingehen, sodass Finanzteams sofort einen Überblick über ausstehende Verbindlichkeiten erhalten. Diese Transparenz ermöglicht eine genauere Cashflow-Prognose und ein besseres Working Capital Management, da die Verbindlichkeiten klar nach Lieferanten, Abteilungen oder Kostenstellen aufgeschlüsselt sind. Für einen größeren Cashflow-Bedarf bietet die Kapitalfinanzierung von Slash direkten Zugriff auf flexible kurzfristige Finanzierungen über das Dashboard und hilft Unternehmen so, ihre Liquidität zu verwalten, wenn zeitliche Lücken entstehen.⁵

Verbesserte Datenschutzmaßnahmen

Moderne AP-Automatisierungsplattformen für die Gesundheitsbranche verfügen über Sicherheitsfunktionen, die den HIPAA-Anforderungen entsprechen. Dazu gehören die Verschlüsselung gespeicherter und übertragener Daten, rollenbasierte Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass Mitarbeiter nur die für ihre Aufgaben relevanten Rechnungen sehen, eine sichere Protokollierung aller Datenzugriffe sowie die Einhaltung der SOC 1- und SOC 2-Standards.

Nahtlose Systemintegrationen

Die effektivsten Automatisierungslösungen arbeiten nicht isoliert, sondern lassen sich nahtlos in Ihre bestehende Technologieinfrastruktur integrieren. Für Organisationen im Gesundheitswesen bedeutet dies in der Regel die Anbindung an Ihr ERP-System (wie Sage Intacct, Oracle, SAP oder andere), Ihr elektronisches Gesundheitsakten-System, Beschaffungsplattformen und Bankensysteme. Slash lässt sich in QuickBooks und Xero integrieren, und seine API unterstützt den automatisierten Datenaustausch zwischen Finanzsystemen.

Welche Funktionen umfasst die beste automatisierte Software für die Kreditorenbuchhaltung?

Bei der Bewertung von AP-Automatisierungslösungen sollten Gesundheitsorganisationen Funktionen priorisieren, die Compliance, Kontrolle und Flexibilität unterstützen, ohne die betriebliche Komplexität zu erhöhen:

• SOC 1-/SOC 2-Konformität: Ihre Finanzplattform sollte denselben Sicherheits- und Prüfungsstandards entsprechen, die in der gesamten Lieferkette des Gesundheitswesens erwartet werden. Slash ist eine SOC 2 Typ II-konforme Business-Banking-Plattform, was bedeutet, dass die Sicherheitskontrollen für Kundendaten regelmäßig geprüft werden, um strenge Vertrauens- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Hochwertige Firmenkarten: Zentralisieren Sie die Erfassung von Belegen teamübergreifend und erhalten Sie gleichzeitig bis zu 2 % Cashback auf Ihre Ausgaben mit der Slash Visa Platinum Card. So können Gesundheitsorganisationen ihre Betriebskosten ausgleichen und die Einsparungen für kapitalintensive Bedürfnisse verwenden.
• Vielfältige Zahlungswege: Slash unterstützt nationale und globale ACH-Überweisungen, Überweisungen in mehr als 180 Länder und Echtzeit-Zahlungen über Netzwerke wie RTP und FedNow. Die Plattform unterstützt auch On- und Off-Ramps zwischen USD und Stablecoins wie USDC und USDT, sodass Unternehmen digitale Dollar über mehrere unterstützte Blockchains hinweg halten, senden und empfangen können.⁴
• Einfach zugängliche Finanzierung: Ausgaben im Gesundheitswesen können unvorhersehbar sein. Zahlungen von Medicare, Medicaid und privaten Versicherern an Ihre Kunden können sich verzögern und letztendlich den Cashflow Ihres Unternehmens belasten. Slash bietet Betriebsmittelfinanzierungen mit flexiblen Rückzahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen, um den kurzfristigen Liquiditätsbedarf zu decken.
• Automatisierte Ausgabenkontrolle: Kartentransaktionen, Banküberweisungen und Rechnungszahlungen können direkt in QuickBooks exportiert werden, um die Abstimmung zu automatisieren und manuelle Arbeit zu reduzieren. Diese Integration unterstützt eine genauere Spesenabrechnung und vereinfacht nachgelagerte Prozesse wie Audits und Steuererklärungen.
• Buchhaltungsintegrationen: Exportieren Sie alle Ihre Kartentransaktionen, Banküberweisungen, Rechnungsbegleichungen und mehr in QuickBooks, um die Abstimmung, Spesenabrechnung, Steuererklärung und mehr zu automatisieren.

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Unterstützen Sie automatisierte Workflows für die Kreditorenbuchhaltung mit Slash.

Im Gesundheitswesen ist die Kreditorenbuchhaltung mehr als nur eine Backoffice-Funktion. Wenn die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung langsam, inkonsistent oder fehleranfällig sind, kann sich dies auf die Lieferketten, Produktionspläne und letztlich auch auf die Patientenversorgung auswirken. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft Organisationen im Gesundheitswesen, operative Risiken zu reduzieren, die Audit-Bereitschaft aufrechtzuerhalten und einen besser vorhersehbaren Cashflow in einem Umfeld zu schaffen, in dem Timing und Compliance eine wichtige Rolle spielen.

Durch die Strukturierung und Transparenz bei der Rechnungsfreigabe und -zahlung stärkt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die finanzielle Widerstandsfähigkeit. Finanzteams erhalten einen klareren Überblick über Verpflichtungen, eine strengere Kontrolle über Ausgaben und die Gewissheit, dass Prozesse mit sich ändernden Vorschriften und wachsenden Betriebsabläufen skaliert werden können. Diese Konsistenz fördert stärkere Lieferantenbeziehungen und stellt sicher, dass wichtige Lieferungen und Dienstleistungen verfügbar bleiben, wenn sie am dringendsten benötigt werden.

Slash unterstützt Gesundheitsorganisationen bei der Modernisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung, indem es sichere Zahlungsabläufe, Echtzeit-Transparenz und integrierte Kontrollen kombiniert, die die Compliance unterstützen, ohne die Komplexität zu erhöhen. Mit der richtigen Finanzinfrastruktur können sich Teams im Gesundheitswesen weniger auf das Management finanzieller Risiken konzentrieren und sich stattdessen mehr auf die Bereitstellung einer zuverlässigen, hochwertigen Versorgung konzentrieren.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Arten von Gesundheitsorganisationen können von der Automatisierung des Rechnungsprozesses profitieren?

Hersteller im Gesundheitswesen, Pharmaunternehmen, Zulieferer und Dienstleister mit komplexen Lieferantennetzwerken und regulatorischen Anforderungen profitieren oft am meisten von einer AP-Automatisierungslösung wie Slash.

Ersetzt die AP-Automatisierung die Buchhaltungssoftware?

Nein. AP-Automatisierungstools lassen sich in der Regel in Buchhaltungssysteme integrieren (z. B. Slash in QuickBooks und Xero), um die Rechnungsbearbeitung und Zahlungen zu optimieren, nicht jedoch, um zentrale Buchhaltungsfunktionen zu ersetzen.

Wie unterstützt die AP-Automatisierung die Einhaltung von Vorschriften?

Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für einheitliche Genehmigungsprozesse und Prüfpfade, wodurch die Einhaltung von Vorschriften bei internen Überprüfungen oder externen Audits leichter nachgewiesen werden kann. Darüber hinaus legen SOC 2 Typ II-konforme Finanzdienstleister wie Slash großen Wert auf die Datensicherheit für Konten und Zahlungsinformationen, was zum Schutz sensibler Gesundheitsdaten beitragen kann.