Zahlungsautomatisierung für Unternehmen im Jahr 2026 erklärt

Wie automatisierte Zahlungssysteme den Cashflow verbessern und Fehler reduzieren

Sie bereiten sich auf das geschäftigste Quartal des Jahres vor: Sie decken sich mit Vorräten ein, koordinieren Zeitpläne und bereiten Ihr Team auf einen Anstieg der Nachfrage vor. Alles scheint reibungslos zu laufen. Dann stellen Sie fest, dass ein Scheck für einen Ihrer größten Lieferanten nie verschickt wurde. Die Produktion kommt zum Stillstand, die Lieferanten sind frustriert und Sie riskieren, in Ihrer wichtigsten Saison Kunden zu verlieren.

Solche Rückschläge können auftreten, wenn Unternehmen auf veraltete Zahlungsmethoden setzen. Bargeld und Schecks bieten zu viel Raum für Fehler. Rechnungen können verlegt werden. Genehmigungen können sich verzögern. Die manuelle Spesenabrechnung und Ausgabenverfolgung kann zu einer enormen Belastung werden, wenn Ihr Finanzteam damit beschäftigt ist, manuell Bücher und Tabellen auszufüllen.

Diese Schwierigkeiten lassen sich mit einem modernen automatisierten Zahlungssystem vermeiden. Vorausschauende Unternehmen haben sich von der fehleranfälligen manuellen Sortierung von Rechnungen, der Genehmigung von Lieferantenzahlungen und dem Versand von Papierschecks verabschiedet. Durch die Modernisierung Ihres Zahlungssystems können Sie Ihre zeitaufwändigsten Aufgaben automatisieren und erhalten Zugang zu Tools, die die Transparenz des Cashflows verbessern, die Beziehungen zu Lieferanten stärken und die allgemeine Finanzkontrolle verbessern.

In diesem Artikel erläutern wir, wie automatisierte Zahlungssysteme funktionieren und wie sie Unternehmern helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Außerdem stellen wir Ihnen die innovativen Zahlungslösungen von Slash vor, darunter automatisierte Lieferantenzahlungen, Echtzeit-Cashflow-Management, Zugang zum SWIFT-Netzwerk für internationale Zahlungen, flexible Überweisungsoptionen über ACH, Überweisungen, RTP und FedNow und vieles mehr.¹ Mit Slash erhalten Sie Zugang zu einer All-in-One-Plattform für Finanzmanagement und Business Banking, die Ihnen die Geldverwaltung erleichtert und Ihnen Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens zurückgibt.

Was ist Zahlungsautomatisierung?

Die Zahlungsautomatisierung umfasst eine Vielzahl von Tools und Funktionen, dient jedoch in erster Linie dazu, die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung (AP) oder der kurzfristigen Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens gegenüber Lieferanten, Anbietern und Dienstleistern zu automatisieren und zu optimieren. Zu den Kernfunktionen gehören häufig die Rechnungsbearbeitung, die Genehmigungsweiterleitung, elektronische Zahlungen, der Abgleich und die Betrugserkennung.

Traditionell bedeutete das AP-Management die manuelle Eingabe von Rechnungen, die Genehmigung von Ausgaben und die Ausführung von Zahlungen. Automatisierte Zahlungssysteme ersetzen diese manuellen Arbeitsabläufe durch digitale Tools, die die Genauigkeit verbessern, Verwaltungskosten senken und einen Echtzeit-Überblick über die Unternehmensausgaben bieten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM), dessen Schwerpunkt auf der Pflege und Aushandlung starker Geschäftspartnerschaften liegt. Automatisierte Zahlungssysteme können die Beziehungen zu Lieferanten stärken, indem sie Zahlungszyklen beschleunigen, pünktliche Zahlungen gewährleisten und datengestützte Einblicke in die Ausgaben bieten. Diese Einblicke können Ihre Lieferketten beschleunigen und Ihrem Unternehmen mehr Verhandlungsmacht verschaffen.

Ein automatisiertes Zahlungssystem wie Slash vereint all diese Prozesse in einem einheitlichen Dashboard. Sie können Gelder automatisch per ACH, Überweisung oder Echtzeit-Zahlungen an Lieferanten überweisen, die Spesenabrechnung durch automatische Kategorisierung optimieren, die Buchhaltung durch die Integration Ihrer Finanzdaten mit QuickBooks und Xero verwalten und sich durch anpassbare Ausgabenkontrollen und KI-gestützte Überwachung, die unregelmäßige Transaktionen kennzeichnet, vor Betrug oder Missbrauch schützen.

Wie funktioniert ein automatisiertes Zahlungssystem?

Anstatt von oben nach unten zu erklären, wie automatisierte Zahlungen funktionieren, wollen wir uns jeden einzelnen Prozess, der bei Zahlungen und Beschaffungen eine Rolle spielt, genauer ansehen. Indem wir diese internen Systeme aufschlüsseln, können wir besser verstehen, wie jedes einzelne zu einem größeren Finanz-Workflow beiträgt:

Rechnungserfassung

Beim Versand oder Empfang von Rechnungen kann ein automatisiertes Zahlungssystem die Rechnungsbearbeitung unterstützen, indem es Daten aus jedem Dokument extrahiert und digitalisiert, unabhängig davon, ob es sich um eine PDF-Datei, einen E-Mail-Anhang oder eine gescannte Kopie handelt. Die integrierten Buchhaltungsfunktionen von Slash, die auf QuickBooks und Xero basieren, verwenden KI- und OCR-Technologie, um Rechnungen den entsprechenden Bestellungen zuzuordnen, Unstimmigkeiten automatisch zu kennzeichnen und die manuelle Dateneingabe zu eliminieren.

Automatisierte Genehmigungsweiterleitung

Es ist wichtig, dass Genehmigungsanträge und Rechnungen von den richtigen Personen geprüft werden. Durch automatisierte Genehmigungswege kann sichergestellt werden, dass der Prozess schnell und konsistent abläuft. Beispielsweise könnte Ihr Zahlungssystem alle Rechnungen über 5.000 € automatisch zur Genehmigung weiterleiten, während wiederkehrende Käufe von vertrauenswürdigen Lieferanten innerhalb festgelegter Ausgabenlimits vorab genehmigt werden können. Dieses Maß an Kontrolle beseitigt Engpässe, unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und sorgt dafür, dass Ihr Geld in Bewegung bleibt.

Zahlungsausführung

Elektronische Zahlungen können über verschiedene Kanäle abgewickelt werden, darunter ACH-Überweisungen (Automated Clearing House), Überweisungen und Echtzeit-Zahlungsnetzwerke wie RTP und FedNow. Je nach den Präferenzen der einzelnen Lieferanten können Sie die Zahlungen an Lieferanten mit der Methode automatisieren, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Bei internationalen Transaktionen nutzen Unternehmen in der Regel das SWIFT-Netzwerk, um grenzüberschreitende Überweisungen zu ermöglichen. Slash ermöglicht jede dieser Überweisungsmethoden und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Zahlungen mit an den US-Dollar gekoppelten Stablecoins wie USDC, USDT und USDSL zu tätigen, für die keine herkömmlichen Gebühren für Auslandsüberweisungen anfallen.⁴

Versöhnung

Wenn Transaktionen stattfinden, kann Ihre Buchhaltungssoftware automatisch Daten aus Ihren verbundenen Bankkonten, Karten und Zahlungssystemen importieren. Slash lässt sich mit QuickBooks und Xero integrieren, die künstliche Intelligenz und regelbasierte Logik verwenden, um Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen oder Belegen abzugleichen, indem sie Details wie Transaktionsbeträge, Lieferanten und Daten vergleichen. Das System kategorisiert dann automatisch jede Transaktion in das richtige Ausgaben- oder Einnahmenkonto und aktualisiert Ihre Finanzberichte in Echtzeit. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und die kontinuierliche Synchronisierung der Finanzdaten ermöglichen diese Integrationen den Finanzteams einen schnelleren Abschluss der Bücher und stellen sicher, dass alle Verbindlichkeiten und Forderungen korrekt, konform und auf dem neuesten Stand sind.

5 Vorteile der Zahlungsautomatisierung für Unternehmen

Von der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung bis zum Abschluss von Transaktionen bietet jeder Schritt im Zahlungsmanagement Möglichkeiten zur Verbesserung. Hier sind einige Vorteile, die die Zahlungsautomatisierung Ihrem Unternehmen bieten kann:

Geringere Betriebskosten und Zeitersparnis

Veraltete Methoden zur Nachverfolgung von Rechnungen, zur Genehmigung von Zahlungen und zur Kontoverwaltung können Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen kosten. Die manuelle Dateneingabe und die ständige Überprüfung von Tabellenkalkulationen verlangsamen Ihre Abläufe und erfordern oft die Einstellung zusätzlicher Buchhaltungspersonal. Eine Zahlungsplattform wie Slash automatisiert die Kategorisierung von Ausgaben, beschleunigt Geldtransfers und vereinfacht die Rechnungsverwaltung, sodass Ihr Team weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen muss und sich mehr auf das Wachstum konzentrieren kann.

Geringeres Risiko von Betrug und Missbrauch

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es immer schwieriger, jede Transaktion manuell zu überwachen, und das Risiko von Missbrauch steigt. Slash vereinfacht die Überwachung und Betrugserkennung, indem es Ihnen ermöglicht, Zahlungsmethoden mit voreingestellten Ausgaberegeln und -limits auszugeben. Elektronische Zahlungsoptionen wie virtuelle Karten können durch Datenverschlüsselung und Tokenisierung ebenfalls die Sicherheit erhöhen und Ihre Finanzdaten vor dem Abgreifen während Transaktionen schützen. Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und KI-gestützte Überwachung helfen dabei, ungewöhnliche Aktivitäten sofort zu erkennen, sodass Sie potenzielle Betrugsfälle bekämpfen können, bevor sie ernsthaften Schaden anrichten.

Bessere Übersicht über Cashflow und Budgets

Ein klares Verständnis darüber, wie Geld in Ihrem Unternehmen fließt, ist für fundierte finanzielle Entscheidungen unerlässlich. Mit Slash können Sie Cashflow und Budgets über ein umfassendes Analyse-Dashboard analysieren, das die Ausgaben nach Lieferanten, Zahlungsmethoden und Teams aufschlüsselt. Im Handumdrehen können Sie die Effizienz Ihres Cashflows überprüfen und sehen, wo Ihre Mittel am stärksten gebunden sind. Diese Erkenntnisse verwandeln Finanzdaten in umsetzbare Leitlinien und helfen Ihnen, Ausgabentrends zu erkennen, Budgets proaktiv anzupassen und Ihre langfristige Finanzstrategie zu stärken.

Stärkere Compliance und Audit-Bereitschaft

Die Vorbereitung auf Audits und die Einhaltung von Vorschriften kann stressig sein, wenn Finanzdaten über mehrere Quellen verstreut sind. Mit den integrierten Buchhaltungsfunktionen von Slash können Sie Transaktionen in Sekundenschnelle organisieren und erfassen, sodass Ihre Bücher stets korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Dank automatisierter Abstimmungen und Ausgabenanalysen lassen sich Finanzinformationen leichter überprüfen, interne Kontrollen stärken und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen jederzeit für eine Prüfung bereit ist.

Wie man Zahlungen effektiv automatisiert

Ein automatisiertes Zahlungssystem kann eine Vielzahl komplexer Finanzaufgaben bewältigen, aber seine Nutzung sollte nicht kompliziert sein. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die erfolgreiche Implementierung eines automatisierten Zahlungssystems in Ihrem Unternehmen.

• Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre bestehenden Zahlungsabläufe: Legen Sie zunächst eine Ausgangsbasis für Verbesserungen fest und identifizieren Sie Bereiche, die optimiert werden müssen. Überprüfen Sie jede Phase Ihres Beschaffungsprozesses, vom Entwurf von Zahlungsaufträgen über die Rechnungsstellung bis hin zur Zahlungsausführung. Notieren Sie sich in jeder Phase, was geschieht und welche Zahlungsmethoden verwendet werden. Überprüfen Sie außerdem, ob es zu Verzögerungen, doppelten Daten oder unnötigen Ausgaben kommt, die Probleme verursachen könnten.
• Wählen Sie Software, die sich in Ihre vorhandenen Tools integrieren lässt: Um den vollen Nutzen aus Ihrem Zahlungssystem zu ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass es sich in Ihre Buchhaltungs-, Bank- und ERP-Plattformen integrieren lässt. Für zusätzliche Flexibilität sollten Sie nach Zahlungslösungen wie Slash mit API-Konnektivität suchen, die einen Datenaustausch zwischen den Systemen in Echtzeit ermöglichen.
• Legen Sie klare Genehmigungsrichtlinien fest: Legen Sie die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Rechnungsstellung, Beschaffung und Unternehmensausgaben fest. Sobald Sie alle Regeln festgelegt haben, können Sie über Ihre Slash-Plattform Ausgabenlimits festlegen, Kartengruppen erstellen und abgestufte Genehmigungsstufen zuweisen. Sobald Sie startklar sind, übernimmt die automatisierte Genehmigungsweiterleitung den Rest.
• Sicherheitsprotokolle implementieren: Verwenden Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, um Zahlungen zu überwachen; aktivieren Sie rollenbasierte Berechtigungen, damit nur autorisierte Manager Zahlungen genehmigen oder ausführen können; wenden Sie Ausgabenkontrollen an, um die Ausgaben von Mitarbeitern und Abteilungen zu begrenzen; und nutzen Sie Zahlungsmethoden wie virtuelle Karten, um sensible Kontoinformationen zu schützen oder Ausgaben nach Lieferanten zu trennen.
• Automatisch abstimmen und regelmäßig prüfen: Mit Slash können Sie Ihre Zahlungsplattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden, um Transaktionen automatisch mit Rechnungen oder Belegen abzugleichen. Die Optimierung des Ausgabenmanagements und der Buchhaltung motiviert Sie dazu, intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen, wie beispielsweise die Durchführung regelmäßiger interner Audits, Ausgabenanalysen oder Abstimmungen.
• Verfeinern Sie Ihr System kontinuierlich: Da die Automatisierung immer mehr in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integriert wird, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie diese Funktionen optimal nutzen können. Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungsmanagement-Plattformen, führen Sie Beschaffungsanalysen durch und holen Sie Feedback von Ihrem Finanzteam ein, um Ihr System kontinuierlich zu verbessern. Slash kann Ihnen mit Echtzeit-Benachrichtigungen und detaillierten Analysen dabei helfen, Verbesserungen einfacher umzusetzen.

Wie man eine Software zur Zahlungsautomatisierung auswählt

Die Wahl einer Zahlungslösung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Volumen und Umfang Ihrer Transaktionen, den Mitarbeitern, die Ihnen für die Verwaltung eines komplexen automatisierten Zahlungssystems zur Verfügung stehen, und weiteren Faktoren ab. Unabhängig davon, in welcher Wachstumsphase sich Ihr Unternehmen befindet, finden Sie hier einige allgemeine Merkmale, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen können:

Integration mit Bank- und Buchhaltungssoftware

Die Zahlungsautomatisierung funktioniert am besten, wenn Ihr System direkt mit Ihren Bank- und Buchhaltungsplattformen verbunden ist. Durch die Integration mit Tools wie QuickBooks oder Xero synchronisiert Slash Transaktionen, Rechnungen und Ausgaben und reduziert so manuelle Dateneingaben und Abstimmungsfehler. Durch den Datenaustausch in Echtzeit bleiben Ihre Finanzunterlagen korrekt und Ihr Cashflow systemübergreifend sichtbar.

Starke Sicherheitsfunktionen

Da Zahlungssysteme sensible Finanzdaten verarbeiten, empfiehlt es sich, eine Plattform mit Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, Tokenisierung oder Multi-Faktor-Authentifizierung zu wählen. Die Einhaltung der PCI-DSS-Standards gewährleistet einen angemessenen Datenschutz sowohl bei der Speicherung als auch beim Transport und sorgt gleichzeitig für die Durchsetzung laufender Risikomanagementprotokolle. Slash kombiniert diese Sicherheitsvorkehrungen mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen wie KI-gestützter Überwachung und einem rund um die Uhr verfügbaren Support-Team, damit Sie ungewöhnliche Aktivitäten schnell erkennen können, bevor sie erheblichen Schaden anrichten.

Mehrere unterstützte Zahlungsmethoden

Ein Zahlungssystem sollte eine Vielzahl von Zahlungsmethoden unterstützen, um den Anforderungen von Anbietern und Unternehmen gerecht zu werden. ACH-Überweisungen sind zuverlässig für wiederkehrende Zahlungen, Überweisungen eignen sich für große oder dringende Transaktionen, und virtuelle oder physische Karten bieten Kontrolle und Nachverfolgung für die täglichen Ausgaben. Neuere Optionen wie RTP und FedNow ermöglichen nahezu sofortige Zahlungen und verbessern so den Cashflow und das SRM.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Ein leistungsstarkes Zahlungssystem sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Wenn Ihr Geschäft expandiert, können neue Herausforderungen auf Sie zukommen: die Abwicklung neuer Währungen, grenzüberschreitende Zahlungen oder die Annahme von Zahlungen von mehreren Tochtergesellschaften und Unternehmen. Mit Slash können Sie weltweit Zahlungen mit schnellen Überweisungen tätigen und empfangen und dank unserer Unterstützung für mehrere Unternehmen mehrere Zahlungsquellen einfach verwalten.

Transparente Preise und Gebühren

Es gibt viele Zahlungslösungen zu unterschiedlichen Preisen. Allerdings bedeutet ein höherer Preis für Ihre Plattform nicht unbedingt, dass Sie auch mehr Funktionen erhalten. Slash bietet flexible Preise für Unternehmen jeder Größe, mit einem kostenlosen Tarif, der die wichtigsten Automatisierungstools umfasst, und einem Platinum-Tarif mit niedrigeren Gebühren und höheren Prämien.

Optimieren Sie Zahlungen und Cashflow mit Slash

Veraltete Zahlungsprozesse können Ihre Abläufe verlangsamen, unnötige Kosten verursachen und die finanzielle Transparenz beeinträchtigen. Slash kann diese Probleme beseitigen, indem es Ihre Zahlungen automatisiert und Ihnen mehr Transparenz und Sicherheit bei der Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens bietet.

Mit Slash können Sie Ausgaben in Echtzeit überwachen und Ihre Buchhaltung dank integrierter Buchhaltungsfunktionen stets auf dem neuesten Stand halten. Die automatisierte Ausgabenverfolgung reduziert die manuelle Dateneingabe, während anpassbare Kartenkontrollen und geplante Überweisungen die Zahlungen an Lieferanten vereinfachen. Dank der Unterstützung mehrerer Unternehmenseinheiten können Sie mit unserem Dashboard den Cashflow mehrerer Unternehmenseinheiten oder Tochtergesellschaften auf einem einheitlichen Dashboard verwalten und erhalten so Zahlungsabwicklungsfunktionen, die Ihrem Unternehmen zu Wachstum verhelfen können.

Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Slash Ihr Business-Banking und Ihre Zahlungsautomatisierung verbessern kann:

• Mit dem Slash Visa® Platinum-KarteMit einer Kreditkarte, mit der Sie bis zu 2 % Cashback auf Firmenkäufe erhalten, können Sie Ihren Mitarbeitern flexible Kaufkraft bieten.
• Unabhängig davon, ob Sie ACH-, Überweisungs- oder Echtzeit-Zahlungen verwalten, läuft alles über ein einziges vernetztes Dashboard, das Ihnen einen vollständigen Überblick über die Finanzaktivitäten Ihres Unternehmens verschafft.
• Zahlen Sie in über 160 Länder weltweit mit Zugang zu Überweisungen auf dem SWIFT-Netzwerkund vermeiden Sie traditionelle Gebühren für Auslandsüberweisungen mit An den US-Dollar gekoppelte Stablecoins wie USDC, UDST und USDSL.

Entdecken Sie, wie Slash Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, seine Finanzabläufe zu automatisieren, zu organisieren und zu skalieren, unter slash.com.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für eine automatische Zahlung?

Ein Beispiel für eine automatische Zahlung ist die Planung einer elektronischen Überweisung. Über Ihr Zahlungssystem können Sie auswählen, über welchen Kanal die Zahlung abgewickelt wird und wann sie an einen Anbieter übermittelt wird. Wenn Ihre Zahlung geplant ist, kann sie automatisch von Ihrem Zahlungssystem genehmigt und ausgeführt werden.

Können kleine Unternehmen von der Zahlungsautomatisierung profitieren?

Auf jeden Fall. Oftmals übernehmen Kleinunternehmer Finanzmanagementaufgaben, die sie davon abhalten, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Und ohne ein Finanzteam vor Ort können Prozesse wie Abstimmungen und Audits eine größere Herausforderung darstellen. Ein System zur Zahlungsautomatisierung kann den Zeit- und Fachaufwand für den Aufbau gesunder Finanzgewohnheiten und die Aufrechterhaltung eines stabilen Cashflows drastisch reduzieren.

Was sind die Herausforderungen bei der Implementierung von Zahlungsautomatisierungsplattformen?

Ohne ordnungsgemäße Planung kann die Implementierung automatisierter Zahlungen zu Herausforderungen wie Unterbrechungen des Cashflows, Engpässen oder Fehlern in den Automatisierungsregeln führen. Es ist auch wichtig, eine Software zu wählen, die sich in Ihre Finanzmanagement-Tools integrieren lässt, wie beispielsweise Buchhaltungs- oder Bankdienstleistungen von Drittanbietern.