So optimieren Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess
Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzinstrumentariums eines Unternehmens. Der Empfang von Lieferantenrechnungen und die konsistente Zahlung an Lieferanten fördern das Wachstum, verbessern die Beziehungen und sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe. Wenn die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung jedoch ineffizient sind, erzielen Sie genau das Gegenteil.
Angesichts der Komplexität des Kreditorenmanagements kann die Verfolgung von Bestellungen und Rechnungen eine überwältigende Aufgabe sein. Wenn dies manuell von Buchhaltern durchgeführt wird, kann es bei AP-Prozessen zu Fehlern bei der Dateneingabe, übersehenen Rechnungen oder einfach nur zu Verzögerungen kommen. Die Optimierung des gesamten Kreditorenprozesses durch AP-Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, diese Probleme zu überwinden.
In diesem Leitfaden besprechen wir den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, seine einzelnen Schritte von Anfang bis Ende und wie Automatisierung Teams Zeit und Energie sparen kann. Wir zeigen auch auf, wie moderne Banking-Plattformen wie Slash Ihren AP-Prozess mit Tools automatisieren können, die Zahlungen automatisieren, Echtzeit-Transparenz über alle Transaktionen bieten und kostengünstige globale Überweisungen mit Kryptowährungen ermöglichen.¹, ⁴
Den Prozess der Kreditorenbuchhaltung verstehen
„Kreditorenbuchhaltung“ ist, einfach ausgedrückt, die Verpflichtung eines Unternehmens, für auf Kredit erhaltene Waren und Dienstleistungen zu bezahlen. Wenn sich die Finanzen eines Unternehmens im Wandel befinden, kann es seine Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten auf Kreditbasis abwickeln, anstatt sie sofort zu bezahlen. Im Gegensatz zu den Kreditkartenabrechnungen, die Sie oder ich monatlich erhalten, kann ein Unternehmen jedoch Rechnungen aus unzähligen verschiedenen Konten, Zeiträumen und Abteilungen bezahlen. Deshalb muss der AP-Prozess rationalisiert und präzise sein.
Rechnungsbearbeitung, Zahlungsfreigaben und genaue Berichte sind nur einige der Aufgaben, die Finanzfachleute bei der Verwaltung von Verbindlichkeiten bewältigen müssen. Die größte Herausforderung besteht möglicherweise darin, sicherzustellen, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden, insbesondere wenn die Zahlungsprozesse durch langsame Genehmigungsverfahren behindert werden.
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung: 6 wichtige Schritte
Sehen wir uns einmal einen typischen Schritt-für-Schritt-Ablauf des Kreditorenbuchhaltungsprozesses an:
Erstellung einer Bestellung (PO)
Eine Bestellung ist ein Dokument, das ein Käufer an einen Verkäufer ausstellt und in dem die Zahlungsbedingungen und die erwarteten Waren oder Dienstleistungen vor der Lieferung aufgeführt sind. Der erste Schritt besteht also darin, eine Bestellung für Ihre Bestellung zu erstellen.
Rechnungserfassung und Datenerfassung
Sammeln Sie Rechnungen von Lieferanten, indem Sie entweder eine physische Kopie einscannen, eine PDF-Datei aus einer E-Mail herunterladen oder eine Rechnungsdatei mit OCR-Technologie in Ihr AP- oder Buchhaltungssystem hochladen, um die Details automatisch zu erfassen.
Rechnungsprüfung und -freigabe
Behalten Sie den Überblick über die Buchhaltung, indem Sie die Richtigkeit der Einzelposten überprüfen, die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, die Unterlagen zur Genehmigung an die richtigen Personen weiterleiten und alles in das Hauptbuch eintragen.
Zahlungsplanung
Planen Sie Zahlungstermine entsprechend den mit Ihrem Lieferanten vereinbarten Bedingungen und dem Cashflow Ihres Unternehmens. Mit der Business-Banking-Plattform von Slash können Sie Zahlungen zum richtigen Zeitpunkt planen und deren Ausführung automatisieren, sodass Sie sich nie wieder Gedanken über versäumte Zahlungstermine machen müssen.
Zahlungsausführung
Bezahlen Sie Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen per ACH, Überweisung oder Firmenkreditkarte. Einige Firmenkreditkarten, wie die Slash Visa® Platinum-Karte, bieten detaillierte Ausgabenkontrollen und Echtzeit-Einblicke, die die Verfolgung und Erfassung von Transaktionen vereinfachen.¹
Aufbewahrung von Unterlagen und Berichterstattung
Kehren Sie zum Hauptbuch zurück, um Zahlungen für die Buchhaltung, Audits und die Pflege guter Lieferantenbeziehungen zu dokumentieren.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Häufige Herausforderungen im Kreditorenbuchhaltungsprozess
Die manuelle Verwaltung des AP-Prozesses kann zu einer Vielzahl von Hindernissen und Verzögerungen führen, wie zum Beispiel:
Versäumnisse und Fehler
Wenn Buchhalter Daten aus Dutzenden von Belegen, die über E-Mail-Posteingänge, Aktenschränke und Buchhaltungsplattformen verstreut sind, manuell eingeben, kann die Fehlerquote erheblich steigen. Vertauschte Zahlen, doppelte Einträge und nicht übereinstimmende Transaktionen können sich mit der Zeit häufen. Dies kann zu ungenauen Spesenabrechnungen, versäumten Steuerabzügen und sogar zu Steuerprüfungen führen.
Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Zahlungen
Für Finanzteams, die mit einer Mischung aus digitalen und physischen Belegen arbeiten, kann es nahezu unmöglich sein, einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben zu erhalten. Die Analyse des Cashflows Ihres Unternehmens und die Planung von Budgets kann die manuelle Abstimmung von Papierbelegen, digitalen PDFs, E-Mail-Bestätigungen und Kontoauszügen erfordern. Dies ist ein langwieriger Prozess – bis alles zusammengestellt ist, kann es bereits veraltet oder unvollständig sein.
Inkonsistente oder unklare Kategorisierung von Ausgaben
Eine schlechte Kategorisierung von Geschäftsausgaben kann die Nachverfolgung von Zahlungen und die Finanzberichterstattung noch schwieriger machen. Wenn Ausgaben nicht richtig kategorisiert werden – beispielsweise zwischen Büromaterial, Software-Abonnements und Reisekosten –, kann es für Sie und Ihr Team schwierig sein, Ausgabeverhalten zu analysieren oder genaue Berichte zu erstellen. Das Sortieren von Einkäufen mit moderner Software wie Slash kann Zeit sparen und die Genauigkeit der Berichterstattung verbessern.
Langsame Rechnungsbearbeitung und -freigabe
Einige Unternehmen verlangen vor der Bearbeitung von Zahlungen aufeinanderfolgende Genehmigungen von Managern, Abteilungsleitern und Führungskräften. Diese Verzögerungen können sich erheblich verlängern, wenn Genehmigungsanträge auf physischen Unterlagen basieren, die zwischen verschiedenen Büros oder Standorten hin- und hergeschickt werden müssen. Es ist besser, Rechnungen auf einer zentralen digitalen Plattform zu organisieren, auf der mehrere Genehmiger gleichzeitig prüfen und unterschreiben können.
Der Vorteil der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Im Interesse von Schnelligkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit sollten Finanzteams den Einsatz spezieller Software zur Automatisierung ihrer AP-Prozesse in Betracht ziehen. Hier sind einige Beispiele dafür, inwiefern die AP-Automatisierung gegenüber manuellen Methoden deutliche Vorteile bietet:
Effizienz und Zeitersparnis
Einfach ausgedrückt spart die AP-Automatisierung Ihrem Team Zeit. Wenn Ihre Finanzabteilung ihren täglichen Arbeitsablauf im Griff hat, bleibt ihr mehr Zeit für die Verwaltung von Budgets und die Prognose von Ausgaben, die sie sonst aufgrund ihrer Überlastung nicht im Blick behalten könnte.
Einfaches Berichten
Ein wichtiger Aspekt der Buchhaltung ist es, Ihre Spesenabrechnungen im Hauptbuch steuerkonform zu halten und wann immer möglich Steuerabzüge zu nutzen. Dank robuster Berichtstools und der Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu kategorisieren, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dies erheblich vereinfachen. Plattformen wie Slash bieten zusätzlich die Möglichkeit, ausgehende Transaktionen über ACH, Überweisungen und sogar über Krypto-Rails zu erfassen.
Skalierbarkeit für Organisationen mit mehreren Einheiten
Ein schnell wachsendes Unternehmen überholt oft seine eigene Belegschaft, was dazu führt, dass eine Handvoll Buchhalter für Berge von Belegen und eine Vielzahl verschiedener Geschäftskonten zuständig sind. Die AP-Automatisierung verwaltet all diese Unterlagen und sortiert Zahlungen mühelos. Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ermöglicht Slash den Benutzern, separate Dashboard-Ansichten für ihre Tochtergesellschaften zu konfigurieren, sodass die AP-Software für jede Niederlassung sauber funktioniert.
Genauigkeit und Konsistenz
Wenn Ihre AP-Automatisierungssoftware in Ihr aktuelles Buchhaltungssystem integriert ist, werden die Daten direkt aus der Quelle abgerufen, sodass Sie die manuelle Dateneingabe überspringen und kostspielige Fehler vermeiden können. AP-Plattformen können Geschäftsausgaben auch automatisch kategorisieren, was Zeit spart und menschliche Ermessensentscheidungen überflüssig macht. Slash lässt sich in Buchhaltungssysteme wie Quickbooks und Xero integrieren, sodass Benutzer ihre Kreditorenbuchhaltungstransaktionen, Bankkonten und andere Finanzdaten in beide Richtungen synchronisieren können.
Wie Sie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen implementieren können
Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um die vollständige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Ihrer Finanzabteilung einzuführen:
Überprüfen Sie Ihren AP-Workflow
Sie benötigen einen Überblick darüber, wie Ihr AP-Prozess derzeit aussieht und wie er sich verändern kann. Achten Sie auf Ihre Kosten pro Rechnung, wie viel Sie für Überweisungs- oder ACH-Gebühren zahlen, wie lange Ihr Genehmigungsprozess dauert und was am Ende des Prozesses dokumentiert wird.
Schwachstellen identifizieren
Stellen Sie sich bei der Bewertung Ihres Arbeitsablaufs zwei Fragen: „Wo werden Fehler gemacht?“ und „Ist irgendetwas davon überflüssig?“. Aufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind, lassen sich vielleicht leicht erkennen, aber Sie sollten auch nach Schritten Ausschau halten, die gestrichen werden können, weil sie sich wiederholen oder unnötig sind.
Wählen Sie eine Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Die richtige AP-Lösung ergänzt Ihren Workflow und lässt sich in Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware integrieren. Die Business-Banking-Plattform Slash ist ein gutes Beispiel für ein System, das die Zahlungsüberwachung, das Ausgabenmanagement und die Lieferantenzahlungen automatisiert und gleichzeitig mit vielen gängigen Buchhaltungs-Apps synchronisiert.
Schulen und integrieren Sie Ihr Team
Diese Plattformen können zwar die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung automatisieren, aber nicht die Einarbeitung ihrer eigenen Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen für Ihre AP-Software haben und dass diese über das erforderliche Wissen verfügen, um sie effizient zu nutzen.
Überwachen und optimieren
Sie sollten Ihren neuen Arbeitsablauf genauso überprüfen wie Ihren alten. Vergleichen Sie Ihren automatisierten AP-Prozess mit der alten Methode, stellen Sie sicher, dass frühere Probleme gelöst wurden, und achten Sie auf mögliche Probleme, die auftreten können, während sich Ihr Team an die neuen Tools gewöhnt.
Optimieren Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess mit Slash
Ein modernes, automatisiertes AP-System kann den gesamten Finanzworkflow eines Unternehmens verändern. Unsere AP-Automatisierungstools helfen Finanzteams dabei, Zahlungen schneller zu bearbeiten, die Berichterstattung zu verbessern, Fehler zu reduzieren und starke Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten.
Mit Slash können Benutzer die Auszahlungen an Lieferanten und die Organisation von Rechnungen automatisieren, wodurch Sie ausstehende Zahlungen minimieren und einen besseren Überblick über die zu bearbeitenden Zahlungen erhalten. Dank der globalen Zahlungsfunktionen unserer Plattform und der nativen Unterstützung von Kryptowährungen können diese Transaktionen an jeden beliebigen Ort durchgeführt werden, ohne dass die üblicherweise damit verbundenen hohen Gebühren anfallen.
Dank unserer Integrationen mit Buchhaltungssystemen wie Quickbooks und anderen können Ihre aktuellen Finanzdaten synchronisiert und an einem Ort zentralisiert werden. Unsere Automatisierungstools bieten Unternehmen Zugriff auf transparente Rechnungs- und Zahlungsdaten, Echtzeit-Tracking und -Berichterstellung sowie eine verbesserte Finanzkontrolle. Sie profitieren von den Vorteilen der Automatisierung, ohne sich mit mehreren Systemen herumschlagen zu müssen.
Die Slash-Business-Banking-Plattform bietet außerdem Zugang zu:
- Die Slash Visa Platinum CardAutomatisieren Sie die Kategorisierung Ihrer Ausgaben und profitieren Sie von detaillierten Ausgabenkontrollen – und erhalten Sie dabei bis zu 2 % Cashback.
- Optimierte globale Zahlungen: Zahlungen in über 180 Länder in über 35 Währungen senden und empfangen
- Echtzeit-ZahlungssystemeDie Unterstützung von RTP und FedNow ermöglicht nahezu sofortige Inlandsüberweisungen, die Ihrem Unternehmen zusätzliche Geschwindigkeit und Flexibilität verschaffen.
Automatisieren Sie Ihre AP-Prozesse, behalten Sie Ihren Cashflow besser im Blick und erschließen Sie mit Slash neue Einsparmöglichkeiten.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Beispiel für den Prozess der Kreditorenbuchhaltung?
Hier ist ein typischer Schritt-für-Schritt-Überblick über einen vollständigen Zahlungsprozess aus der Sicht eines fiktiven Lampenherstellers:
- Fantastic Lamps Inc. erstellt eine Bestellung (PO), um Lampenschirmlinen von ihrem Linenlieferanten zu kaufen.
- Sie zahlen nicht sofort, sondern geben die Rechnung aus der Bestellung in ihr System ein.
- Die Finanzleiter von Fantastic Lamps überprüfen die Richtigkeit und Konformität der Rechnungen.
- Die Buchhalter stellen fest, dass das Unternehmen in der Lage sein wird, die Wäsche innerhalb von 60 Tagen zu bezahlen.
- Nach Ablauf von 60 Tagen überweisen sie die Zahlungen über die von ihnen bevorzugte Zahlungsmethode.
- Sie protokollieren die Details dieses Kaufs und den daraus resultierenden Arbeitsablauf in ihrem Hauptbuch.
Was ist der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten und Forderungen?
Forderungen sind einfach das Gegenteil von Verbindlichkeiten. Während Verbindlichkeiten das Geld sind, das Sie Ihren Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schulden, sind Forderungen der Betrag, den Unternehmen Ihnen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen schulden. Je nach Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens können Sie sich mehr auf den einen als auf den anderen Arbeitsablauf verlassen.
Wie hat die Automatisierung den Prozess der Kreditorenbuchhaltung verändert?
Wir haben bereits untersucht, wie die Automatisierung die täglichen AP-Aufgaben verbessert und die Beziehungen zu Lieferanten gestärkt hat. Nun wollen wir uns auch damit befassen, wie sie die Kreditorenbuchhaltung in verschiedenen Branchen verändert hat. Dank der Automatisierung können viele Unternehmen ihre Hauptbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung schneller und effizienter als je zuvor verwalten. Früher war die AP-Automatisierung ein Mittel, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen – heute ist sie ein Mittel, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.
