Was ist ein negativer Kartensaldo?
Wir alle haben schon einmal den Saldo unserer Geschäftskreditkarte überprüft und dabei einen höheren Betrag als erwartet festgestellt. Es ist leicht, vergangene Ausgaben zu vergessen, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf das Geschäftskonto haben. Aber haben Sie sich jemals in Ihr Kreditkartenkonto eingeloggt und einen negativen Betrag gesehen?
Ein negativer Saldo auf Ihrer Geschäftskarte bedeutet nicht unbedingt, dass Sie etwas falsch gemacht haben oder dass Grund zur Sorge besteht. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit knappem Kapital führen, kann dies sogar von Vorteil sein, da nun Ihr Kartenaussteller derjenige ist, der Ihnen Geld schuldet. Sie Geld. Ungehinderte negative Salden können jedoch für Unternehmen mit komplexeren Abläufen zu Problemen bei der Buchhaltung und der Einhaltung von Steuervorschriften führen. Kurz gesagt: Ein negativer Saldo bedeutet, dass Sie mehr Geld auf Ihrem Konto haben als erwartet, kann aber auch ein Anzeichen für eine unorganisierte Finanzverwaltung sein.
Es gibt einige Faktoren, die zu einem negativen Saldo führen können, beispielsweise unerwartete Rückerstattungen und Überzahlungen. In diesem Leitfaden erläutern wir alle möglichen Ursachen dafür, wie Sie das Problem beheben können und wie Sie sicherstellen, dass es nicht erneut auftritt. Außerdem vergleichen wir die verschiedenen Zahlungsstrukturen von Firmenkreditkarten und Charge Cards, bevor wir uns ansehen, wie Sie mit der Slash-Firmen-Charge-Card Ihre Finanzen überwachen, überraschende Guthaben vermeiden und vieles mehr können.¹
Was sind die häufigsten Ursachen für negative Kartensalden?
Wenn Sie Ihre Geschäftskreditkarte verwenden, fallen im Laufe der Zeit Zahlungsverpflichtungen an, die sich in Ihrer Bilanz als positiver Dollarbetrag niederschlagen. Ein negativer Dollarbetrag bedeutet das Gegenteil, und Ihr Kreditkartenaussteller muss Ihnen Geld zurückerstatten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie dies geschehen kann:
- RückerstattungWenn ein Kauf mit der Kreditkarte getätigt wurde und der Artikel gegen vollständige Rückerstattung zurückgegeben wurde, würde dieser Dollarbetrag als negative Belastung auf Ihr Konto zurückfließen.
- GutschriftEinige Kreditkarten, die Cashback anbieten, schreiben Ihnen diesen als Gutschrift auf Ihrem Kontoauszug gut, wodurch der geschuldete Betrag von Ihrem Saldo abgezogen wird.
- Überzahlung Ihres SaldosJe nachdem, wie Sie Ihre Kreditkartenzahlungen zeitlich planen oder ob Sie einen festen Betrag für die Rückzahlung festlegen, kann es sein, dass Sie Ihrem Kreditkartenunternehmen am Ende mehr zahlen, als Sie schulden, was zu einem negativen Saldo führt.
- Umstrittene Rückbuchung oder BetrugWenn ein Mitarbeiter die Firmenkreditkarte für eine nicht autorisierte Belastung verwendet hat, haben Sie diese möglicherweise beanstandet und den Betrag auf Ihr Konto zurücküberweisen lassen.
- GebührenrückerstattungenViele Kreditkartenunternehmen sind gegenüber ihren langjährigen Kunden flexibel und verzichten bei erstmaligem Verstoß auf die Verzugsgebühr. Wenn Sie einen Saldo mit einer hohen Verzugsgebühr beglichen haben und diese rückgängig gemacht wurde, führt dies zu einem negativen Dollarbetrag.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Szenarien nicht automatisch zu einem negativen Saldo führen. Der Saldo Ihrer Geschäftskarte wird nur dann negativ, wenn Ihr Saldo bei Erhalt der Rückerstattung durch den Kartenaussteller bei etwa null lag. Möglicherweise haben Sie mehrere Rückerstattungen und strittige Belastungen erlebt, über die Sie nie nachgedacht haben, da sie lediglich Ihren positiven Saldo verringert haben.
Geschäftsspezifische Szenarien
Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, wie Geschäftskreditkarten einen negativen Saldo aufweisen können:
- Mehrere Mitarbeiter hatten vor, zu einer Networking-Veranstaltung zu fliegen, aber der Flug einer Person wurde aufgrund des Wetters gestrichen. Ihr Ticket wird erstattet, und das Geld wird auf das Konto zurücküberwiesen.
- Sie haben Ihre Kreditkartenschulden mit einer monatlichen Zahlung von 1000 Dollar getilgt und endlich Ihre Schulden beglichen, ohne es zu merken, indem Sie 1000 Dollar auf einen Saldo von 800 Dollar gezahlt haben.
- Sie geben im Monat viel Geld aus und sammeln zahlreiche Cashback-Prämien, bezahlen dann aber die Rechnung, bevor die Prämien offiziell gutgeschrieben werden. Wenn Ihr Aussteller die Rückzahlung als Gutschrift auf Ihrem Kontoauszug vornimmt, haben Sie einen negativen Kontostand.
- Ein Mitarbeiter tätigt an einem Wochenende einen nicht genehmigten Restaurantkauf in Höhe von 90 Dollar, und Sie beanstanden die Belastung. Sobald die Beanstandung bearbeitet ist, wird dieser Betrag zurückerstattet.
Was passiert, wenn Sie einen negativen Kontostand haben?
Ein negativer Saldo hat keinerlei Auswirkungen auf Ihren Kontostand und beeinträchtigt auch nicht Ihre Kreditwürdigkeit. Wenn überhaupt, kann er sich sogar positiv auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken – viele Kreditkartenunternehmen verfolgen Ihre Kreditauslastung, die angibt, wie viel Ihres zugewiesenen Kreditrahmens Sie pro Abrechnungszeitraum nutzen. Die Nutzung von 10 bis 30 % Ihres monatlichen Limits wirkt sich positiv auf Ihre Kreditwürdigkeit aus, und nach Begleichung Ihres negativen Saldos werden Sie sich in etwa in diesem Bereich befinden.
Es ist akzeptabel, einen negativen Saldo über einen längeren Zeitraum beizubehalten, wenn Sie dies wünschen. Der Dollarbetrag bleibt einfach als Gutschrift auf Ihrem Kontoauszug stehen und wird weder durch Zinsen in die eine noch in die andere Richtung beeinflusst.
Wie lange können Sie einen negativen Saldo aufrechterhalten?
Die Dauer, für die Sie einen negativen Saldo behalten dürfen, hängt von den Richtlinien Ihres Kartenausstellers ab. In der Regel liegt sie zwischen sechs Monaten und zwei Jahren, aber es ist ratsam, sich vorher bei Ihrem Kartenaussteller zu erkundigen. Wenn Sie dieses Limit erreichen, wird automatisch eine Rückerstattung ausgelöst und das Geld wird auf Ihr Konto zurücküberwiesen, sodass Ihr Saldo wieder auf 0,00 $ zurückgesetzt wird.
Allerdings gibt es nicht allzu viele gute Gründe, warum Ihre Geschäftskreditkarte über einen längeren Zeitraum hinweg einen negativen Saldo aufweisen sollte. Sofern Ihr Konto nicht eine massive Rückerstattung für einen nicht zustande gekommenen Kauf erhalten hat, ist ein dauerhaft negativer Saldo ein Zeichen dafür, dass Ihr Konto entweder inaktiv ist oder völlig unbeaufsichtigt bleibt.
Wenn Sie nach einer besseren Möglichkeit suchen, die Finanzen Ihres Unternehmens im Blick zu behalten, sollten Sie sich vielleicht mit einer Firmenkreditkarte befassen.
Kreditkarten vs. Kundenkarten: Die wichtigsten Unterschiede
Mit Kreditkarten und Kundenkarten können Sie Geld leihen, um Einkäufe zu tätigen. Der Hauptunterschied zwischen beiden liegt in den erforderlichen Zahlungszyklen: Bei Kreditkarten können Nutzer über einen längeren Zeitraum Zinsen und Schulden ansammeln, während Kundenkarten keine Zinsen verursachen und am Ende jedes Monats vollständig beglichen werden müssen.
Mit einer Charge Card werden Sie niemals über einen längeren Zeitraum einen negativen Saldo haben, da dieser immer innerhalb eines Monats oder weniger entdeckt und ausgeglichen wird. Das bedeutet, dass Sie die wachsenden Schulden und unkontrollierten Einkäufe vermeiden können, die mit herkömmlichen Kreditkarten einhergehen können. Da Sie jedoch jeden Monat den Gesamtbetrag begleichen, kann es dennoch zu versehentlichen Doppelzahlungen oder Überzahlungen kommen, die zu negativen Salden führen.
Kreditkarten erleichtern auch die Nachverfolgung von Ausgaben, da die Ausgaben eines Monats in jedem Zyklus überprüft werden und negative Belastungen sofort erkannt werden können. Die Slash Visa Platinum-Karte integriert ihre Firmenkreditkarte direkt in unser Business-Banking-Dashboard, wodurch eine detailliertere Überwachung der Transaktionen und Ausgabenlimits ermöglicht wird. Außerdem bietet sie bis zu 2 % Cashback, was ein höherer Satz ist als bei vielen Mitbewerbern.
Kreditkarten bieten Kontoinhabern mehr Flexibilität, da das Fehlen einer monatlichen Frist es einem Unternehmen mit knappen Margen ermöglicht, zusätzliches Kapital zu nutzen. Eine übermäßige Abhängigkeit von Kreditkarten führt jedoch zu Schulden, hohen Zinsen und schlechten Bonitätsbewertungen. Die Wahl zwischen den beiden Karten kann davon abhängen, in welcher finanziellen Situation sich Ihr Unternehmen befindet und wie Sie Ihre Ausgaben verwalten möchten.
Möglichkeiten zur Begleichung eines negativen Kartensaldos
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren negativen Saldo ausgleichen können:
- Geben Sie weiterhin so viel aus wie gewohnt. Wenn Sie einen Saldo von -50 $ haben und 160 $ für ein Teamessen ausgeben, steigt Ihr Saldo wieder auf 110 $.
- Beantragen Sie einen Rückerstattungsscheck oder eine direkte Überweisung, damit das Geld sofort auf Ihr Konto zurücküberwiesen wird. Wenden Sie sich dazu mit Ihren Kontodaten und Ihrer Ausgabenhistorie an den Kundendienst. Gemäß dem Truth in Lending Act müssen die Aussteller Ihren Antrag innerhalb von sieben Werktagen bearbeiten.
- Wenn Sie eine Kreditkarte mit Saldoübertrag haben, können Sie Ihren negativen Saldo tatsächlich auf eine Karte mit positivem Saldo übertragen. Wenn Sie einen Saldo von -100 $ auf eine Karte mit einem Saldo von 400 $ übertragen, ergibt sich ein Saldo von 300 $.
- Sie können einfach geduldig sein! Wie bereits erwähnt, wird irgendwann eine automatische Rückerstattung ausgelöst, um Ihnen das Geld zurückzuerstatten.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung negativer Salden
Die regelmäßige Überprüfung und Verfolgung Ihres Cashflows ist der intelligenteste Weg, um negative Salden zu vermeiden. Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge, bevor Sie Rückgaben vornehmen, richten Sie Benachrichtigungen für eingegangene Gutschriften ein und überprüfen Sie Ihren aktuellen Kontostand, bevor Sie große Pauschalzahlungen vornehmen.
Zwar lassen sich Rückerstattungen und stornierte Käufe nicht unbedingt vermeiden, doch können Sie einige der Probleme, die zu negativen Salden führen, abmildern. Die Slash-Kreditkarte bietet detaillierte Kontrollmöglichkeiten und Ausgabenbeschränkungen, sodass Mitarbeiter nur bei zugelassenen Anbietern einkaufen können. Das bedeutet, dass nicht autorisierte Käufe selten sind und dank der Echtzeit-Transaktionsüberwachung sofort behoben werden können.
Tipps zur Verwaltung von Geschäftskonten
Es ist schwierig, Ihren Kreditkartensaldo unter Kontrolle zu halten, wenn Sie Ihre Ausgaben nicht von oben nach unten effizient verwalten. Ein guter Anfang ist die Einrichtung eines robusten Systems zur Ausgabenverfolgung. Die Ausgabenverfolgungssoftware von Slash unterstützt die automatisierte Dateneingabe und Ausgabenkategorisierung, sodass Sie die unternehmensweiten Ausgaben genau verfolgen können. Mit unseren Tools können Sie auch ACH-, Überweisungs- und Kryptopayments während der Verarbeitung verfolgen.⁴
Darüber hinaus können Sie mit der Echtzeit-Kontostandsüberwachung unseres Systems versehentliche Überzahlungen verhindern, bevor sie auftreten. Was Rückerstattungen und Warenrücksendungen angeht, ist es hingegen am besten, klare Verfahren festzulegen und die Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern.
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Auswirkungen auf den Cashflow und die Buchhaltung des Unternehmens
Ein negativer Saldo kann einige interessante Auswirkungen auf die Buchhaltung Ihres Unternehmens haben. In Ihrem Hauptbuch ist ein negativer Saldo technisch gesehen eher ein Vermögenswert als eine Verbindlichkeit. Da Kreditkartensalden fast immer als Verbindlichkeiten ausgewiesen werden, kann dies zu Verwirrung in Ihrem Buchhaltungssystem führen. Außerdem kann es zu Abgleichproblemen kommen, da der negative Saldo fälschlicherweise als Verbindlichkeit statt als Forderung verbucht werden kann.
Auch Steuerabzüge können davon betroffen sein. Wenn beispielsweise ein Geschäftsausgabenposten wie ein Drucker gekauft und zurückgegeben wird, kann dieser zwar von Ihrem Kreditkartenkonto gelöscht werden, bleibt aber in Ihren aufgezeichneten Steuerabzügen erhalten. Hier sind Kommunikation und klare Verfahren sehr hilfreich.
Wann Sie Ihren Kartenaussteller kontaktieren sollten
Die meisten negativen Salden sind kein Grund zur Sorge, aber es gibt Fälle, in denen diese negative Zahl tatsächlich ein Grund sein könnte, sich an Ihr Kreditkartenunternehmen zu wenden. Fehler kommen gelegentlich vor – wenn Sie einen Saldo von -4.294.967.295 $ haben, handelt es sich wahrscheinlich um einen Integer-Überlauf-Fehler und nicht um eine unglaubliche Kaufrausch eines Mitarbeiters.
Sie können sich auch an sie wenden, wenn eine strittige Zahlung nicht innerhalb von etwa 7 Werktagen zurückerstattet wurde, da entweder Ihre Beanstandung abgelehnt wurde oder auf ihrer Seite ein Fehler aufgetreten ist. Es ist ratsam, sich mit ihren Rückerstattungsrichtlinien vertraut zu machen, bevor es zu Streitigkeiten und zusätzlichen Gutschriften kommt.
Mit der Slash Corporate Charge Card die Kontrolle über Geschäftsausgaben übernehmen
Mit der Slash Visa Platinum Card können Sie negative Salden ausgleichen und die Ausgabegewohnheiten Ihrer Mitarbeiter individuell anpassen. Dank konfigurierbarer Ausgabenlimits, Kategoriebeschränkungen und Echtzeit-Zahlungsüberwachung haben Sie den Cashflow Ihres Unternehmens im Griff und können am Monatsende jede Transaktion abstimmen. Mit der Slash-Karte erhalten Sie außerdem bis zu 2 % Cashback auf jeden geschäftlichen Einkauf, wodurch Sie zusätzliches Kapital verdienen, das Sie in das Wachstum Ihres Unternehmens reinvestieren können.
Jede Karte – physisch und virtuell – ist über das Dashboard unserer Business-Banking-Plattform zugänglich. Diese Plattform umfasst eine vollständige Palette von Finanztools, darunter:
- Leistungsstarke Integrationen mit Buchhaltungsplattformen wie Quickbooks, mit denen Sie Ihren Monatsabschluss optimieren und Ihre Karten- und Zahlungsdaten abgleichen können.
- Verschiedene Zahlungsoptionen wie globale ACH-Überweisungen, inländische Überweisungen und internationale SWIFT-Überweisungen
- Native Krypto-Unterstützung, die Stablecoins wie USDC und USDT unterstützt und schnelle, kostengünstige Methoden für den Geldtransfer ermöglicht.
- Betriebsmittelfinanzierung, bei der Sie zwischen einer Laufzeit von 30, 60 oder 90 Tagen wählen können⁵
Die Slash-Plattform für Geschäftsbanking kann die Finanzinstrumente Ihres Unternehmens grundlegend verändern. Die Bewältigung Ihres unerwarteten negativen Kartensaldos ist nur der Anfang.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Bargeld von einem negativen Kartensaldo abheben?
Wenn Ihr Kreditkartenunternehmen Ihnen Ihr Geld zurückerstattet, kann dies in Form eines Schecks erfolgen, den Sie schnell einlösen können. Das ist das, was dem Erhalt von barem Geld von Punkt A nach Punkt B am nächsten kommt.
Was ist, wenn mein Unternehmen das Geld sofort benötigt?
Wenden Sie sich so schnell wie möglich an Ihr Kreditkartenunternehmen und fragen Sie, ob es Möglichkeiten für eine beschleunigte Rückerstattung oder alternative Lösungen gibt. Allerdings muss sich Ihr Unternehmen in einer merkwürdigen finanziellen Situation befinden, wenn es seinen negativen Saldo sofort in Bargeld umwandeln muss und gleichzeitig über einen vollständigen Kreditrahmen verfügt.
