Büroausgaben vs. Bürobedarf

Büroausgaben vs. Bürobedarf

Obwohl sie ähnlich klingen, Bürokosten und Bürobedarf beziehen sich auf verschiedene Arten von Geschäftskosten. Bürobedarf sind kurzfristige Verbrauchsgüter, die im täglichen Betrieb verwendet werden, während Bürokosten umfassendere Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung eines Büros abdecken, wie z. B. Software, Porto oder Kleingeräte.

Was sind Büroartikel?

Bürobedarf umfasst materielle Verbrauchsmaterialien, die regelmäßig am Arbeitsplatz verwendet werden. Dabei handelt es sich in der Regel um kostengünstige Artikel, die schnell verbraucht werden und sofort als Aufwand verbucht werden. Da sie keinen langfristigen Wert bieten, gelten sie als laufende Betriebsausgaben.

Beispiele für Bürobedarf:

• Stifte, Papier und Notizbücher
• Druckertinte und Toner
• Umschläge, Klebeband und Heftklammern
• Haftnotizen und Ordner
• Reinigungs- und Pausenraumzubehör
• Kleine Schreibtischaccessoires

Was sind Bürokosten?

Büroausgaben beziehen sich auf umfassendere, oft weniger häufige Kosten, die den Geschäftsbetrieb unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind. Dazu können kleine Geräte, Software und Verwaltungswerkzeuge gehören, die den Bürobetrieb unterstützen. Einige Büroausgaben haben eine längere Lebensdauer als typische Verbrauchsmaterialien, liegen aber dennoch unter der Aktivierungsschwelle für Sachanlagen.

Beispiele für Bürokosten:

• Computerzubehör, Tastaturen und Kabel
• Büromöbel unterhalb der Kapitalisierungsgrenze (z. B. < 2.500 $)
• Porto-, Kurier- und Lieferkosten
• Abonnements und Bürosoftware
• Internet- und Telefondienst für den Bürogebrauch
• Kleinere Reparaturen oder Wartungsmaterialien

Wie man sie in der Buchhaltung kategorisiert

• Beides aufzeichnen als Betriebskosten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung.
• Verwenden Sie in Ihrem Kontenplan separate Konten für „Büromaterial“ und „Büroausgaben“.
• Verbrauchsmaterialien werden sofort nach dem Kauf als Aufwand verbucht.
• Büroausgaben, die einen mehrmonatigen Nutzen bieten, können wie folgt erfasst werden: vorausbezahlte Aufwendungen und über einen bestimmten Zeitraum hinweg als Aufwand verbucht.
• Zur Klarheit legen Sie einen Schwellenwert für die Kapitalisierung fest (z. B. 2.500 $); alles, was darüber liegt, kann als Anlagevermögen.

Steuerliche Auswirkungen

• Sowohl Bürokosten als auch Bürobedarf sind vollständig steuerlich absetzbar wenn es für geschäftliche Zwecke verwendet wird.
• Verbrauchsmaterialien sind in dem Jahr abzugsfähig, in dem sie gekauft (Cash-Basis) oder verwendet (Accrual-Basis) werden.
• Büromöbel oder -ausstattung, die Ihren Kapitalisierungsgrenzwert überschreiten, müssen über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben werden.
• Heimunternehmen können auch Bürobedarf und einen proportionalen Anteil der Bürokosten im Zusammenhang mit dem geschäftlich genutzten Bereich absetzen.
• Bewahren Sie detaillierte Belege auf und kategorisieren Sie die Posten ordnungsgemäß, um Probleme bei der Prüfung zu vermeiden.