الدليل الشامل لتقارير النفقات للشركات
يمكن أن تكون إدارة تقارير النفقات جزءًا من عملك يستغرق وقتًا طويلاً وليس ممتعًا (فقط اسأل محاسبك). بين تتبع الإيصالات الورقية وجداول البيانات وعمليات السداد وغيرها، قد يكون فريقك المالي مثقلًا بعملية إعداد تقارير النفقات المملة والمعرضة للأخطاء والمربكة في كثير من الأحيان.
لحسن الحظ، يمكن أن تساعدك أدوات الإبلاغ عن النفقات وإدارة النفقات من Slash في التخلص من هذا العبء، حيث توفر حلولاً آلية لتخفيف صعوبة البحث عن الوثائق من الإيصالات الورقية وجداول البيانات والتعويضات المفقودة. تعيد Slash التفكير في طريقة تعاملك مع نفقات العمل، حيث تستبدل التتبع اليدوي بأنظمة آلية أكثر ذكاءً تجعل الإبلاغ عن النفقات بسيطًا ودقيقًا و(إلى حد كبير) سهلًا - ما عليك سوى النقر على بعض الأزرار في لوحة تحكم Slash.
تعد تقارير النفقات جزءًا أساسيًا من إدارة أموالك. في هذا الدليل، سنساعدك في فهم ماهية تقارير النفقات بالنسبة لشركتك ولماذا يمكن للأدوات الحديثة مثل Slash أن تحدث فرقًا لفريقك المالي.
ما هو تقرير النفقات؟
تقرير النفقات هو سجل يستخدم لتوثيق نفقات الموظفين التي تم تكبدها أثناء أداء مهام أو أنشطة متعلقة بالعمل (مثل السفر وزيارات العملاء وغير ذلك). وهو الطريقة التي تتبعها الشركة لتتبع ما تم إنفاقه، وعلى ماذا، ولماذا.
تقليديًا، كان الموظفون يملئون هذه التقارير يدويًا أو في جدول بيانات، ويرفقون بها إيصالات ورقية لنفقات السفر أو اللوازم المكتبية أو اجتماعات العملاء. ثم تمر هذه التقارير عبر سلسلة من الموافقات قبل أن يتم تعويض الموظف.
تقوم أنظمة الإبلاغ عن النفقات الحديثة بذلك تلقائيًا أو في خطوات أقل بكثير. يقوم الموظفون بتحميل صورة الإيصال، ويقوم البرنامج باستخراج التفاصيل مثل اسم البائع والتاريخ والمبلغ. يتم تصنيف النفقات تلقائيًا وإضافتها إلى تقرير مفصل للمراجعة.
تشمل فئات النفقات النموذجية ما يلي:
- السفر والنقل
- الوجبات والترفيه
- اللوازم والمعدات المكتبية
- المشتريات المتعلقة بالعملاء أو المشاريع
- البرامج والاشتراكات
مع Slash، يتم الإبلاغ عن النفقات في الوقت الفعلي. يتم إدخال المشتريات التي تتم بواسطة بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة في نظام يمكنك مزامنته مع QuickBooks.1 يتم تصنيف كل معاملة تلقائيًا، ويمكن مطابقة الإيصالات على الفور من خلال التحميل أو المسح الضوئي عبر الهاتف المحمول.
ما هي استخدامات تقارير النفقات؟
تخدم تقارير النفقات عدة أغراض مهمة تحافظ على مساءلة شركتك وتنظيمها:
- تعويض الموظفين: تضمن تقارير النفقات تعويض الموظفين بسرعة ودقة عن النفقات التجارية التي دفعوها من جيوبهم.
- تتبع الميزانية: من خلال تتبع النفقات، يمكنك الحصول على رؤية شفافة في الوقت الفعلي ومنع الإنفاق الزائد قبل حدوثه.
- الخصومات الضريبية: تساعد تقارير النفقات الموثقة جيدًا الشركات على المطالبة بخصومات مشروعة خلال موسم الضرائب.
- الامتثال والاستعداد للتدقيق: يمكن أن توفر تقارير النفقات سجلاً ورقيًا أكثر وضوحًا، مما يساعد على ضمان الامتثال ويساعدك على الاستعداد للتدقيق والمطابقة الضريبية.
- الشفافية المالية: عندما تكون بيانات النفقات محدثة، يمكن لفرق الشؤون المالية اتخاذ قرارات أفضل بشأن الميزانية والإنفاق والعلاقات مع الموردين.
يحول Slash هذه التقارير التقليدية إلى رؤى مالية حية. بدلاً من جداول البيانات الثابتة، تتصل أدوات إدارة النفقات الخاصة به مباشرة ببرامج الخدمات المصرفية والمحاسبة، مما يجعل كل تقرير عرضًا في الوقت الفعلي لنفقات شركتك.
ما الذي يتضمنه تقرير النفقات؟
تكون تقارير النفقات أكثر فائدة عندما تكون مفصلة وسهلة المتابعة. يوضح كل قسم جزءًا من قصة الإنفاق:
تاريخ المصروف
تبدأ إدخالات النفقات بالتاريخ. وهذا يساعد في تصنيف المعاملات وتتبع الجداول الزمنية والتحقق منها والتأكد من أن الخصومات تقع في فترة التقرير الصحيحة.
فئة المصروفات
يجب تصنيف كل بند تحت فئة النفقات المناسبة: نفقات السفر، أو الوجبات، أو اللوازم المكتبية. إن التصنيف بشكل متسق، أو قبل حدوث الإنفاق باستخدام مجموعات البطاقات المصنفة، يجعل من السهل تحليل الاتجاهات وتحديد النفقات القابلة للخصم الضريبي.
المبلغ والعملة
ثم يتم سرد المجموع الفرعي والضريبة والمجموع. هذا المبلغ مهم للغاية من أجل السداد الصحيح وإعداد التقارير الدقيقة.
تفاصيل البائع أو التاجر
توثيق البائع يضمن إمكانية التتبع ويجعل عمليات التدقيق أسهل. في أنظمة مثل Slash، يتم سحب بيانات البائع تلقائيًا من معاملات البطاقات.
الغرض التجاري أو المبرر
يوضح هذا الحقل سبب حدوث المصروفات، مثل غداء مع عميل، أو سفر في رحلة عمل، أو تجديد برنامج حاسوبي.
الإيصالات أو المرفقات
سواء تم تحميلها رقمياً أو مسحها ضوئياً من الإيصالات الورقية، فإن الإيصالات تعتبر دليلاً على الشراء.
في جدول البيانات التقليدي، يتعين عليك إدخال كل حقل من هذه الحقول يدويًا. أما في Slash، يتم ملؤها تلقائيًا من خلال تتبع النفقات وتكامل البطاقات، مما يوفر عليك ساعات من إدخال البيانات ويضمن تسجيل كل نفقة.
كيفية ملء تقرير النفقات (خطوة بخطوة)
1. جمع الإيصالات وتفاصيل النفقات
اجمع جميع الإيصالات والفواتير والتفاصيل الداعمة للنفقات التجارية الأخيرة. قد يشمل ذلك نفقات السفر أو وجبات الغداء مع العملاء أو مدفوعات البرامج المتكررة.
2. سجل كل مصروف في الفئة الصحيحة
أدخل كل بند في نموذج تقرير النفقات الخاص بك، مع تحديد فئة النفقات المناسبة. يساعد الاتساق في تصنيف هذه البنود في الحصول على التخفيضات الضريبية ووضع ميزانية دقيقة.
3. أضف الغرض التجاري
يجب أن تتضمن كل إدخال وصفًا موجزًا للغرض التجاري — "سبب" الشراء.
4. إرفاق الإيصالات أو الوثائق
أرفق إيصالاتك رقمياً. إذا كنت لا تزال تتعامل مع الإيصالات الورقية، فهنا يأتي دور المسح الضوئي أو التحميل. أدوات مثل FreshBooks أو QuickBooks من خلال Slash تجعل هذه العملية سهلة للغاية.
5. تقديم الطلب للموافقة من المدير أو قسم الشؤون المالية
بمجرد الانتهاء من إعداد التقرير، قم بإرساله للمراجعة. تعمل سير العمل الآلي على تسريع هذه العملية من خلال إخطار المصادقين مباشرةً وضمان الامتثال لسياسة الشركة.
6. تتبع حالة السداد
بعد الموافقة، تتبع موعد سداد النفقات. في Slash، يرى الموظفون المبالغ المسددة تودع تلقائيًا، مما يحافظ على التنسيق بين فرق الشؤون المالية والموظفين.
أمثلة على تقارير النفقات
غالبًا ما يبدو نموذج تقرير النفقات التقليدي كجدول بيانات يحتوي على أعمدة للتاريخ والمورد ونوع النفقات والإجمالي الفرعي والضريبة والإجمالي. يتم تفصيل كل سطر تحت فئات النفقات الصحيحة مع إرفاق الإيصالات.
مثال 1: قد يتضمن تقرير النفقات الشهرية اللوازم المكتبية التي تم شراؤها خلال الربع، وتعويضات السفر، وتكاليف اجتماعات العملاء. سيتضمن كل بند من بنود النفقات اسم المورد، والتاريخ، والغرض التجاري، والإيصال الداعم، وجميعها تؤدي إلى المجموع الإجمالي النهائي.
مثال 2: قد يتضمن تقرير نفقات السفر تكاليف تذاكر الطيران والفنادق والوجبات والنقل المحلي. وسيتضمن التقرير قائمة بجميع التكاليف القابلة للاسترداد، مصنفة حسب النوع وموسومة لتسهيل مراجعتها أثناء التدقيق.
بدلاً من إدارة هذه البيانات يدويًا في Excel، يقوم Slash with QuickBooks بإنشاء تقارير النفقات تلقائيًا، وربط المعاملات والإيصالات وبيانات الموافقة في لوحة تحكم واحدة.
تقارير النفقات الآلية باستخدام Slash
تقوم تقارير النفقات الآلية بتغيير طريقة عمل أصحاب الأعمال وفرق الشؤون المالية. فمن خلال التخلص من الإدخال اليدوي، تعمل على تحسين الدقة وتوفير الوقت وضمان الامتثال، مع الحفاظ على سجلاتك جاهزة لموسم الضرائب.
مع Slash، تتم الأتمتة في الوقت الفعلي. كل عملية شراء تتم بواسطة بطاقة الشركة أو من خلال حسابك المصرفي المرتبط يتم إدخالها في النظام. يتم تصنيف المعاملات بالتزامن مع الإيصالات والتقارير الآلية على QuickBooks في غضون ثوانٍ.
تشمل بعض أبرز ميزات Slash ما يلي:
- التكامل المباشر مع QuickBooks و Xero ومنصات المحاسبة الأخرى
- دعم متعدد الكيانات للعمليات المالية المعقدة
- تحليلات في الوقت الفعلي توضح توزيع إنفاقك على المشاريع والفئات
- بطاقات الشركات مع تتبع النفقات في الوقت الفعلي ومجموعات البطاقات والإشعارات القابلة للتخصيص حتى تكون دائمًا على اطلاع.
مع Slash، تتجاوز تقارير النفقات مجرد التوثيق لتصبح نظرة شاملة على الوضع المالي لشركتك.
تعرف على المزيد حول كيفية مساعدة Slash في تلبية احتياجاتك المتعلقة بإعداد تقارير النفقات على slash.com.
الأسئلة المتكررة
ما الذي يجب تضمينه في تقرير النفقات؟
يجب أن يتضمن تقرير النفقات الكامل ما يلي: تاريخ كل نفقة، وفئة النفقات (السفر، والوجبات، والمستلزمات، وما إلى ذلك)، والمبلغ والعملة، وتفاصيل البائع أو التاجر، والغرض التجاري أو المبرر الذي يفسر ضرورة النفقة، والإيصالات أو المستندات الداعمة. إن التصنيف والتوثيق الواضحين يسرعان من عملية الموافقة والسداد.
كيف أقوم بملء تقرير النفقات بشكل صحيح؟
ابدأ بجمع جميع الإيصالات وتفاصيل النفقات. سجل كل نفقة في الفئة المناسبة، وأضف غرضًا تجاريًا موجزًا يشرح النفقة، وأرفق الإيصالات أو الوثائق، وقدمها للموافقة من المدير أو قسم الشؤون المالية. بعد التقديم، تتبع حالة السداد. يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة النفقات إلى أتمتة معظم هذه العملية.
ما هي فئات تقارير النفقات الشائعة؟
تشمل الفئات الشائعة ما يلي: نفقات السفر (الرحلات الجوية والفنادق وتأجير السيارات) والوجبات والترفيه واللوازم المكتبية والبرامج والاشتراكات والتطوير المهني والتدريب وسداد تكاليف السفر بالسيارة والنفقات المتعلقة بالعملاء. إن استخدام فئات متسقة في جميع أنحاء مؤسستك يجعل من السهل تتبع أنماط الإنفاق والميزانية بدقة.
كيف يمكنني أتمتة إعداد تقارير النفقات؟
يستخدم نظام الإبلاغ الآلي عن النفقات برامج لالتقاط الإيصالات وتصنيف النفقات ومزامنة المعاملات مباشرة من بطاقات الشركات إلى أنظمة المحاسبة. وتقضي ميزات مثل المسح الضوئي التلقائي للإيصالات وتتبع المعاملات في الوقت الفعلي وسير العمل المتكامل للموافقة على الإدخال اليدوي للبيانات وتقلل من وقت المعالجة. وتربط منصات مثل Slash معاملات البطاقات مباشرة ببرامج المحاسبة لتتبع النفقات بسلاسة.
