كيفية تصنيف النفقات من أجل مسك دفاتر محاسبة دقيقة للأعمال التجارية
لا يقتصر دور تصنيف النفقات التجارية على ضبط ميزانيتك فحسب، بل يتيح لك أيضًا المطالبة بدقة بخصم الضرائب على النفقات التجارية في إقراراتك السنوية لدى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). يتم تحديد النفقات التجارية القابلة للخصم من خلال هذا التصنيف، مما يخفف من عبء الضرائب عليك ويحرر رأس المال لمزيد من المرونة. من أجل الاستفادة من هذه الخصومات وتتبع النفقات داخل شركتك، من المفيد إعداد عملية تصنيف دقيقة للنفقات.
يمنحك تطوير فئات النفقات صورة أوضح عن مكان وتوقيت وأسباب إجراء المدفوعات، مما يتيح إعداد تقارير مالية أكثر وضوحًا وحل المشكلات قبل ظهورها. بدون القدرة على تتبع نفقات الفئات، يمكن أن تغرق المؤسسات النامية بسرعة في نفقات من مصادر غير متوقعة. تستخدم المؤسسات الحديثة برامج إدارة النفقات لأتمتة إدخال البيانات، وتحقيق رؤية أوضح، والتحكم في نفقات أعمالها. لكن السؤال يبقى: ما هو البرنامج المناسب؟
يقوم Slash تلقائيًا بتسجيل المعاملات وتصنيف النفقات عبر بطاقات الشركة والمدفوعات الخاصة بشركتك، كل ذلك على منصة واحدة.¹ بفضل القدرة على تصنيف النفقات على الفور والمزامنة مع أدوات مثل Quickbooks و Xero، ستحصل على تحكم موسع في التدفق النقدي لمؤسستك ومسار أوضح للنفقات التجارية القابلة للخصم. دعونا نحلل بعض النفقات النموذجية التي تواجهها الشركات، وكيفية تنظيمها، ومتى قد تنشأ خصومات ضريبية على الأعمال التجارية.
فهم فئات نفقات الأعمال
تصنيف النفقات التجارية هو عملية تحديد وفرز أنواع مختلفة من المدفوعات بهدف تعزيز الرؤية، والحفاظ على التنظيم، والاستفادة من التخفيضات الضريبية. على سبيل المثال، يجب تسجيل تكلفة التأمين الصحي للموظفين بشكل منفصل في الميزانية العمومية عن رواتب الموظفين.
للتذكير، لا ينبغي الخلط بين تصنيف النفقات ووضع الميزانية – فوضع الميزانية يقلل من الإنفاق، بينما التصنيف يوضحه ويقدم تقريراً عنه.
يعد فرز النفقات التجارية بشكل فعال مفيدًا للشركات المتوسعة وفرق الشؤون المالية التي تسعى إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتحقيق أقصى استفادة من إنفاقها.
أنواع النفقات التجارية الشائعة
غالبًا ما تكون فئات النفقات التجارية دقيقة للغاية؛ فقد ينتهي الأمر بشركتك إلى وجود عشرات الأنواع المختلفة من النفقات في ميزانيتها العمومية. بعضها ثابت والبعض الآخر متغير، وبعضها روتيني والبعض الآخر غير متوقع. بعض النفقات التجارية قابلة للخصم الضريبي، ولكن فقط في حالات معينة. الخبر السار هو أننا صممنا برنامج Slash لتتبع النفقات خصيصًا للتخلص من الصداع المرتبط بفرزها يدويًا.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
كيفية تصنيف النفقات: 15 فئة قياسية لنفقات الأعمال
دعونا نتعمق في 15 من فئات النفقات الأكثر شيوعًا. يمكن تقسيم العديد منها إلى فئات فرعية متميزة، مما يوفر رؤية محددة وقابلة للتنفيذ حول عادات الإنفاق في شركتك.
المواد
يعد شراء المواد الخام عاملاً محوريًا في تحقيق هوامش الربح لأي شركة تصنيع أو إنشاءات. إن معرفة تكلفة البضائع، والمبلغ الذي تنفقه على المواد، وتكرار إجراء المعاملات هي طريقة رائعة للحفاظ على تنظيم العمليات. كما أن المواد هي إحدى فئات النفقات التجارية العديدة التي يمكن خصمها من الضرائب.
لوازم مكتبية
إلى جانب الأقلام والورق العادية، يمكن أن تشمل اللوازم المكتبية أجهزة الكمبيوتر والإنترنت والواي فاي والطابعات والحبر ولوازم الحمام والهواتف ومجموعة من العناصر المتنوعة الأخرى التي تخدم أغراض العمل. تمامًا كما هو الحال مع الشركات والمؤسسات الصغيرة، تسمح مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أيضًا للعاملين من منازلهم بخصم هذه النفقات من إقراراتهم الضريبية.
المرافق والصيانة
هناك عدد من النفقات الدورية التي تترتب على صيانة مكان العمل، بما في ذلك الإيجار والمرافق وتحديث البنية التحتية والإصلاحات والتنظيف. وتعتبر الصيانة المستمرة أكثر أهمية بالنسبة للمستودعات والمصانع.
التسويق والإعلان
تتعامل بعض الشركات مع التسويق والإعلان على أنهما أمران ثانويان، بينما تعتمد شركات أخرى بشكل كبير على الحملات طويلة الأجل. في كلتا الحالتين، يجب إدراج الإعلان كفئة من فئات النفقات، سواء في الحالات البسيطة مثل المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي أو الحالات المعقدة مثل أجنحة المعارض التجارية.
البحث والتطوير
يشير مصطلح "البحث والتطوير" إلى الإجراءات التي تتخذها الشركات لابتكار منتجات حالية وتطوير منتجات جديدة والبقاء في طليعة مجالها. وهي عملية تختلف من مؤسسة إلى أخرى، ولكنها عادة ما تنطوي على نفقات تجارية خاصة بها.
توظيف الموظفين وتدريبهم
يمكن أن تفاجئ النفقات التجارية المترتبة على توظيف الموظفين وتدريبهم المؤسسات؛ فقد يكلف فقدان موظف ما واستبداله وتدريبه ما يقارب نصف راتبه. إن معدل دوران الموظفين مكلف، لذا من الحكمة الحفاظ على رضا فريقك – ولكن هذا موضوع نقاش آخر.
تشمل فئة النفقات هذه أيضًا التدريب والتعليم المتكرر مع نمو الأفراد داخل شركتك، وهو أمر شائع في مجالات مثل العلوم/الرعاية الصحية وكذلك فيما يتعلق بإرشادات OSHA.
رواتب الموظفين والمزايا
في الوقت الحاضر، لا تمثل الرواتب سوى جزء واحد من تعويضات الموظف ودخله الخاضع للضريبة. فهناك المزايا النموذجية للتأمين الصحي وخطط 401k، ولكن المزايا يمكن أن تمتد أيضًا لتشمل خيارات الأسهم وخطط التقاعد وبرامج الصحة والوجبات والرعاية النهارية وغير ذلك.
مدفوعات المقاولين
على العكس من ذلك، تشكل الرواتب المدفوعة للوكالات والمقاولين المستقلين عادةً كامل تعويضاتهم. ويمكن أن ينطبق هذا على خدمات المحاسبين القانونيين المعتمدين، ووكالات التوظيف، والأتعاب القانونية، والمستقلين، أو أي شخص آخر تدفع له شركتك مقابل القيام بأعمال مؤقتة.
التأمين
هناك العديد من أنواع التأمين المختلفة التي يمكن أن تحملها الشركة لنفسها، مثل التأمين على الممتلكات، والتأمين ضد المسؤولية المدنية وتعويضات العمال، وحتى التأمين ضد المخاطر الإلكترونية. تأكد من عدم تضمين التأمين الصحي للموظفين في هذه المجموعة - فهذا أحد الأخطاء الشائعة في تصنيف النفقات التي سنناقشها لاحقًا.
المركبات/الاستهلاك
نوع آخر من التأمين هو تأمين السيارات، وهو عامل مهم للشركات التي تمتلك أساطيل من الشاحنات أو الحافلات الصغيرة. إحدى تكاليف ملكية المركبات التي تكون أكثر خفاءً من الشراء والتأمين والوقود هي الاستهلاك.
يُقال غالبًا أن سيارتك تفقد قيمتها في اللحظة التي تغادر فيها ساحة الوكيل، وهذا ينطبق أيضًا على مركبات الشركات. إن تتبع الانخفاض التدريجي في قيمة الشاحنات والحافلات الصغيرة أمر أساسي للتعرف على القيمة الحقيقية لأسطولك، ومتى قد تحتاج إلى تعزيزات. ينطبق هذا النهج على أكثر من المركبات، حيث تنخفض قيمة الآلات وأجهزة الكمبيوتر وأنواع أخرى من المواد المكتبية بطريقة مماثلة.
تسمح لك مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) أيضًا بخصم نفقات ملكية السيارة والوقود، طالما أن السيارة تُستخدم لأغراض تجارية بحتة.
الاشتراكات والتراخيص
المدفوعات المتكررة مثل الضرائب العقارية والتراخيص والتصاريح لا تختفي أبدًا، ولكن من السهل إغفالها عند تصنيف النفقات. من المهم أيضًا مراقبة اشتراكات البرامج، حيث تعتمد العديد من الشركات على منصات الموارد البشرية والتصميم وإدارة المشاريع.
الفائدة
يمكن أن تأتي الفوائد من العديد من المصادر المختلفة، بما في ذلك الرهون العقارية، والقروض التجارية، وخطوط الائتمان، وبطاقات الائتمان التجارية، أو الديون المستحقة. يمكن أن تخرج مدفوعات الفوائد عن السيطرة بسرعة كبيرة، لذا من الضروري أن تكون على دراية بما سيحدث ومتى.
الأمن
بعض المؤسسات مزودة بعقود أمن إلكتروني مكثفة، بينما تستخدم مؤسسات أخرى أنظمة عالية التقنية في مرافقها. سواء كنت تحمي مؤسستك من الاختراقات والقرصنة أو تحمي تقنيات خاصة بها، فإن الأمن هو بند من بنود الإنفاق قد يكون مهمًا لأعمالك.
السفر التجاري والإقامة
تشارك العديد من المؤسسات بانتظام في المؤتمرات التجارية الوطنية، مما يعني حجز رحلات طيران وفنادق لكل موظف يشارك فيها. غالبًا ما تساهم الوجبات وفواتير النقل المشترك والندوات في إجمالي نفقات السفر. ومن المثير للاهتمام أن الوجبات لأغراض العمل قابلة للخصم الضريبي بنسبة 50٪ وفقًا لمصلحة الضرائب الأمريكية، وليس 100٪.
الرسوم المصرفية ومعالجة المدفوعات
أخيرًا، يمكن لأي شركة لديها حسابات مالية متعددة وتدفق نقدي ثابت أن تتوقع تكبد الكثير من الرسوم المصرفية ورسوم المعاملات المختلفة. رسوم التحويلات البنكية ورسوم المعاملات الدولية ورسوم خدمات التجار والرسوم المصرفية هي بعض الأمثلة على الرسوم الصغيرة التي ترتبط بجميع أنواع المدفوعات. بالنسبة للشركات التي تسعى إلى توفير رسوم الحسابات الشهرية والتحويلات البنكية، فإن سلاش برو قد يكون هذا الخطة هو الحل المناسب لك.
الأخطاء الشائعة في إعداد التقارير التي يجب الانتباه إليها
قد يكون من السهل ارتكاب أخطاء أثناء ترتيب فئات النفقات، مما يؤدي غالبًا إلى تعقيدات في المستقبل. ومن الأخطاء الشائعة ما يلي:
- دمج التأمين الصحي للموظفين مع تأمينات الشركة.
- تجاهل مشتريات اللوازم المكتبية الصغيرة لصالح المشتريات الأكثر أهمية.
- فقدان فرص الخصم الضريبي و/أو الخطأ في تحديد النفقات التي لا يمكن خصمها بالفعل.
- تجاهل عنصر الاستهلاك.
- الجمع بين مدفوعات العمال المتعاقدين ورواتب الموظفين.
- نسيان تتبع تكلفة التوظيف (حوالي نصف راتب الموظف).
ما هي عملية الموافقة على النفقات؟
تنظيم كل نفقة هو نصف المعركة فقط. يجب أن تمر العديد من هذه النفقات بعملية موافقة، تشارك فيها عدة أشخاص وإيصالات قابلة للتحقق. وغالبًا ما تكون هذه النفقات نفقات سفر وعمل من الموظفين، على الرغم من أنها يمكن أن تمتد إلى مجالات أخرى مثل اللوازم المكتبية والمركبات. في أي حال، فإن عمليات الموافقة هذه تكون مملة في الأيام العادية، وصعبة في الأيام التي تضيع فيها الإيصالات أو يكون فيها أعضاء الفريق غير جديرين بالثقة.
يتم تقديم هذه النفقات مع السياق، ومراجعتها للتأكد من توافقها مع السياسة والميزانية، والموافقة عليها أو رفضها، وتوثيقها لإعداد التقارير. إلى جانب التصنيف، من الحكمة إنشاء سير عمل منظم للموافقات.
تصبح هذه العملية أسهل باستخدام أداة إدارة النفقات Slash، التي تتيح لك الموافقة تلقائيًا على النفقات بناءً على التصنيف. تتم مزامنة كل معاملة مع نظام المحاسبة الحالي لديك، مما يضمن الوصول الموحد إلى لوحة تحكم واحدة.
تجعل عمليات الموافقة غير المنظمة والمدفوعات المتكررة والرسوم غير المتوقعة والتقارير غير المتسقة من المستحيل على المؤسسة تتبع المدفوعات والاستعداد لتقديم الإقرارات الضريبية. ولهذا السبب تدخلت Slash.
تصنيف أكثر ذكاءً للمصروفات للشركات النامية باستخدام Slash
يجب أن يقوم برنامج تتبع النفقات الخاص بك بأكثر من مجرد مراقبة النفقات. تم تصميم منصتنا لإدارة معاملاتك والأنظمة التي تعمل خلفها.
يقوم Slash بفرز النفقات نيابة عنك؛ بعد إعداد الفئات الخاصة بك، يتم عرض جميع المشتريات والرسوم في المكان الصحيح في الوقت الفعلي، مما يجعل تقاريرك سهلة، ومحاسبتك منظمة، ونفقاتك متوافقة مع الضرائب. تظهر كل معاملة على الفور على لوحة التحكم، من المدفوعات الواردة والصادرة إلى مشتريات الموظفين التي تمت باستخدام بطاقة Slash للشركات.
معظم الشركات التي تختار برامج تتبع النفقات تضطر إلى إضافتها إلى مجموعة أدواتها، مما يؤدي إلى مشاكل في المراحل اللاحقة. فزيادة عدد التطبيقات والحسابات يؤدي إلى مزيد من الانفصال والأخطاء، مما يجعل إعداد تقارير مالية متسقة وواضحة أمراً صعباً. ولهذا السبب، تعمل Slash على توحيد البطاقات المؤسسية والحسابات المصرفية والمعاملات متعددة الكيانات وتصنيف النفقات تلقائياً في منصة مالية واحدة.
ستحصل أيضًا على رؤية واضحة لما هو قابل للخصم في نظر مصلحة الضرائب الأمريكية. تعد النفقات التجارية القابلة للخصم والإعفاءات الضريبية من أكبر مزايا تحديد فئات النفقات التجارية.
إلى جانب الحلول المتعلقة بالنفقات والخصومات، يقدم Slash أيضًا:
- حساب جاري تجاري مجاني بدون حد أدنى للرصيد.
- بطاقات ائتمان افتراضية غير محدودة تمنحك استرداد نقدي يصل إلى 2٪.
- ملايين الدولارات من التأمين لدى مؤسسة التأمين على الودائع الفيدرالية (FDIC) من خلال شبكة Column N.A. sweep.²
- حسابات Slash Treasury التي تحقق عائدًا سنويًا يصل إلى 3.93٪.⁶
- تحويلات ACH مجانية وغير محدودة، وتحويلات محلية، ومدفوعات FedNow/RTP في الوقت الفعلي للأعضاء المحترفين.
تتخلى الشركات الرائدة تمامًا عن الإدخال اليدوي القديم والتقارير غير المنظمة، وتبحث عن حلول لفئات النفقات التجارية التلقائية والتدفق النقدي الشفاف. مع Slash، يمكنك ربط هذه القدرات بحساباتك المصرفية للشركات والتحليلات المالية وأدوات المحاسبة الأخرى.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن لـ Slash التكامل مع حلول المحاسبة الحالية لدي؟
بالتأكيد. لا داعي للشركات التي تعتمد على منصات مثل Intuit Quickbooks و Xero أن تقلق بشأن تضارب القدرات، حيث أن Slash مصمم للتكامل مع هذه الأدوات وتكملتها. يقوم Slash تلقائيًا بالتقاط بيانات التجار من معاملات البطاقات ومزامنة فئات النفقات مباشرة مع برنامجك الحالي، مما يقلل من الحاجة إلى التنظيف اليدوي. كما أن ميزات الخدمات المصرفية للأعمال والبطاقات المؤسسية وإدارة النفقات ومعالجة المدفوعات لدينا تغذي أدوات المحاسبة الخاصة بك.
أصبح تصنيف النفقات أسهل مع ميزة مسح الإيصالات ضوئيًا في Quickbooks، والتي تتيح للموظفين تحميل المشتريات التي تمت باستخدام بطاقات أخرى غير بطاقة Slash للشركات على الفور. (ولكن في الحقيقة، لماذا قد تستخدم أي شيء آخر؟)
ما هي فئة النفقات التي يمكن خصمها من الضرائب؟
العديد من الفئات الـ 15 المذكورة أعلاه مؤهلة للحصول على خصومات ضريبية، بما في ذلك الإعلانات ومزايا الموظفين والإيجار والمرافق والأمن السيبراني والسفر وحتى اللوازم المكتبية. يمكن للموظفين عن بُعد الاستفادة من خصومات المكتب المنزلي للحصول على العديد من المزايا نفسها لدخلهم الخاضع للضريبة. مع مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، تختلف الحالات المتعلقة بالخصومات الضريبية، لذا استشر دائمًا خبير ضرائب قبل اتخاذ قرارات بشأن الإقرارات الضريبية بناءً على النفقات التجارية القابلة للخصم.
