تتبع نفقات الأعمال: أدوات ونصائح لأصحاب الأعمال الصغيرة
تتبع نفقات الأعمال يشبه فتح نافذة على كيفية عمل شركتك، وأين تتدفق الأموال، وما هي الاستثمارات التي تحقق أكبر قدر من النمو. ومع ذلك، فإن إدارة نفقاتك بشكل غير فعال قد يتسبب في فقدانك للرؤى المستخلصة من تقارير النفقات التي تكشف عن قصة أعمق.
مع توسع الأعمال وانتشار عملياتها، يصبح تتبع نفقات الأعمال أكثر صعوبة وأهمية. ولهذا السبب، من الحكمة أن يقوم أصحاب الأعمال الصغيرة والمؤسسون الجدد بإنشاء نظام سلس لتتبع النفقات. يمكن أن يساعدك ذلك في توفير الوقت ومنع الأخطاء والمساعدة في الحصول على تلك الأفكار قبل أن تضيع في بحر من الملفات المؤرشفة.
يمكن لمنصة Slash للأعمال المصرفية أن تقوم بأتمتة تصنيف النفقات وإدخال البيانات نيابة عنك، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء.¹ قبل أن نصل إلى ذلك، دعنا نحلل الأسباب التي تجعل من المهم تتبع نفقات الأعمال، والاستراتيجيات العملية لتبسيط العملية، والبرامج التي يمكن أن تساعد في ذلك - وما هي نفقات الأعمال في المقام الأول.
تتبع نفقات الشركات الصغيرة - المفاهيم الأساسية
نفقات الأعمال هي المدفوعات التي تدفعها لشراء المواد وتوظيف الأفراد والفرق والحفاظ على سير عمل مؤسستك. غالبًا ما يكتشف أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يغوصون في العمليات أن مراقبة مالية الأعمال قد تصبح صعبة بسرعة، بين تكاليف المرافق وتكلفة البضائع والتوظيف والتأمين وغير ذلك.
تعد متابعة نفقات الأعمال طريقة رائعة لترتيب كل شيء أمامك وتجنب إرهاق عقلك. علاوة على ذلك، فإنها توفر أيضًا العديد من المزايا الأخرى لشركتك:
تحسين التخفيضات الضريبية
قم ببعض الأبحاث لمعرفة أي من نفقات عملك قابلة للخصم من أجل توفير الضرائب، حيث تسمح مصلحة الضرائب الأمريكية بخصومات ضريبية أكثر مما قد تتوقع.
اكتشاف الإغفالات
سواء كان ذلك تغييرًا في أسعار التأمين، أو استخدامًا مشبوهًا لبطاقة الائتمان الخاصة بالشركة، أو اشتراكًا كنت تعتقد أنه دفعة لمرة واحدة، فإن النظر عن كثب إلى تقارير النفقات والفواتير الخاصة بك يمكن أن يكشف عن بعض الرسوم غير المتوقعة التي تحتاج إلى معالجة.
توقع النفقات المستقبلية
معرفة أين تذهب الأموال ومدى تكرار الدفعات الدورية يمكن أن يجعل من السهل بكثير التطلع إلى المستقبل وتحديد ما ستنفقه في المستقبل.
تعزيز تخطيط الميزانية
يمكن أن يساعدك الحصول على رؤية أعمق لتدفق النقد في شركتك على تحديد المجالات التي يمكن فيها توفير التكاليف، مما يتيح لك وضع ميزانية أكثر واقعية.
أهمية تصنيف النفقات
الخطوة الأولى للوصول إلى هذه الرؤى هي تطوير فئات النفقات، وهي فئات متميزة تشمل كل مشتريات الشركة ومصروفاتها ورسومها. هناك عدد كبير من فئات النفقات التي يمكن لمؤسستك إنشاؤها، ولكن فيما يلي بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا:
- التسويق والإعلان
- كشوف المرتبات
- لوازم مكتبية (بجميع الأحجام)
- المرافق والإيجار
- الاشتراكات والتراخيص
- الرسوم المصرفية والمعالجة
نظرًا لتنوع فئات النفقات المحتملة التي قد تحتاجها شركتك، غالبًا ما يصبح فهم وفرز الإيصالات التي لا حصر لها أمرًا شاقًا. ولهذا السبب، يعمل برنامج تتبع النفقات من Slash على أتمتة إدخال البيانات وتصنيف المعاملات تلقائيًا.
كيف يمكنني تتبع نفقات شركة صغيرة؟
قبل وضع خطة لتتبع نفقات الأعمال، من الحكمة إنشاء حساب مصرفي مخصص للأعمال. فهذا لا يساعد فقط في توحيد تدفقك النقدي في مكان واحد، بل إن العديد من الحسابات المصرفية للأعمال توفر ميزات ومزايا تتيح لك تحقيق أقصى استفادة من رأس مالك.
بالتزامن مع ذلك، ستحتاج أيضًا إلى اختيار بطاقة ائتمان للشركات لفصل النفقات الشخصية عن نفقات العمل وتسهيل تتبع النفقات. تقدم Slash بطاقات ائتمان للشركات مزودة بضوابط دقيقة للإنفاق، وتتبع آلي للنفقات، وإمكانية تخصيص عدد غير محدود من البطاقات المادية والافتراضية لأعضاء الفريق. يمكنك أيضًا كسب ما يصل إلى 2٪ من قيمة جميع نفقات العمل، مما يتيح لك توفير رأس المال وإعادة استثماره عند الحاجة.
خطوة أخرى هي إنشاء عملية للموافقة على النفقات. غالبًا ما تجد الشركات التي تمتلك العديد من بطاقات الائتمان المؤسسية الخاصة بموظفين مختلفين أن تتبع المعاملات يمثل تحديًا. تتضمن عمليات الموافقة على النفقات التحقق من الإيصالات والحصول على موافقة أكثر من شخص واحد قبل تأكيد الشراء بشكل كامل. إنها طريقة ذكية للتحكم في الإنفاق مع الحصول على رؤية إضافية لفئات نفقات معينة.
في النهاية، أفضل طريقة لتتبع نفقاتك هي استخدام برنامج مخصص لذلك. في الماضي، كان المحاسبون يجلسون ويفحصون الفواتير والإيصالات والأوراق الأخرى من أجل تسجيل النفقات وتصنيفها يدويًا. لقد تجاوزنا تلك المرحلة منذ زمن بعيد. اليوم، هناك مجموعة متنوعة من الحلول لأتمتة تتبع النفقات، وهي أسرع وأكثر دقة من أي وسيلة أخرى.
لماذا الأتمتة هي أفضل طريقة لتتبع نفقات الأعمال
أتمتة تتبع نفقات الأعمال ليست مجرد طريقة "سهلة". حسناً، إنها كذلك بالفعل، ولكنها أكثر من ذلك بكثير. يمكن أن توفر الأتمتة المزايا التالية:
- أخطاء أقل: الطريقة اليدوية لتتبع النفقات عرضة للأخطاء، خاصة عندما تتوسع الشركات وتبدأ الإيصالات في التراكم. إن التقاط معلومات المعاملات تلقائيًا ومزامنتها مع المحاسبة يقلل من هذه الأخطاء إلى الحد الأدنى.
- ضوابط امتثال أكثر صرامة: يعد الالتزام بالضرائب أولوية قصوى للمحاسبين. عندما يقوم برنامجك بأتمتة إدخال البيانات، لن تقلق بشأن الأخطاء المطبعية والأخطاء عند التسوية التي قد تؤدي إلى إقرار ضريبي غير متوافق. ستتمكن أيضًا من الحفاظ على اتساق تقاريرك الضريبية طوال العام - وهذا يعني أنه لن يكون عليك الانتظار حتى موسم الضرائب لتجميع كل شيء معًا.
- تعزيز إجراءات الحماية الأمنية: يجب حماية البيانات المالية لشركتك بشكل كامل في جميع الأوقات. توفر معظم الأنظمة الآلية ضوابط وصول آمنة وطرق تشفير تتوافق مع لوائح حماية البيانات، مما يحافظ على أمان معلوماتك الأكثر أهمية.
- مصمم ليتناسب مع الحجم: على عكس المحاسب التقليدي الذي يقضي ليالٍ أطول في العمل مع نمو شركته، فإن برامج تتبع النفقات تتعامل مع 10 إيصالات بنفس سهولة تعاملها مع 1000 إيصال. تتيح المنصات التي تدعم الإدخال الفوري للبيانات والبطاقات الافتراضية غير المحدودة إمكانية التوسع السريع دون الحاجة إلى إجراء التعديلات المصاحبة لذلك.
- كفاءة تشغيلية أعلى: أخيرًا، وربما الأهم من ذلك، توفر الأتمتة الكثير من الوقت والجهد. وهذا يتيح لك التحرك بمرونة أكبر، وإعادة توزيع الموارد، وحتى الاسترخاء قليلاً.
من السهل أن ندرك كيف أن استخدام برامج تتبع النفقات يمكن أن يمنح أصحاب الأعمال الصغيرة ميزة تنافسية. ولكن الآن بعد أن عرفت مدى أهمية هذه البرامج، حان الوقت لاختيار البرنامج الأنسب لشركتك.
ما هو أفضل برنامج لتتبع نفقات الأعمال؟
يمكن العثور على أدوات تتبع النفقات في العديد من برامج المحاسبة والمنصات المالية، ولكنها لا تناسب جميع الحالات. عند البحث عن حل لتتبع نفقات شركتك، يجب أن تضع في اعتبارك حجم شركتك وميزانيتها وحالات الاستخدام الشائعة.
فيما يلي بعض اختياراتنا لأفضل الخيارات لبرامج تتبع النفقات في عام 2026:
شرطة
توفر منصة Slash للأعمال التجارية طريقة قوية ومتكاملة لتصنيف وإدارة نفقات الشركات. لا يدعم برنامجنا إدخال البيانات وتصنيف النفقات تلقائيًا فحسب، بل يتيح لك أيضًا تتبع مدفوعات ACH والتحويلات البنكية والمدفوعات المشفرة في الوقت الفعلي.⁴ يمكنك أخيرًا إصدار البطاقات والموافقة على الإنفاق وتتبع النفقات تلقائيًا من خلال لوحة تحكم شاملة واحدة.
حتى عندما يتم دمج العديد من تطبيقات المحاسبة وإدارة النفقات بسلاسة، فإن العمل عبر مجموعة منها قد يظل أمراً صعباً. بفضل حل الإدارة الفردي ولوحة التحكم البديهية، يلغي Slash الحاجة إلى استخدام عدة أدوات مختلفة.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
فريشبوكس
على الرغم من استخدام FreshBooks في الغالب كنظام محاسبة، إلا أنه يوفر أيضًا ميزات مدمجة لتتبع النفقات تعمل بشكل طبيعي للشركات الصغيرة والمؤسسين الجدد. يتزامن مع بطاقتك الائتمانية وحساباتك المصرفية للاستيراد التلقائي، كما أن الجمع بين أدوات مسح الإيصالات وإدارة الفواتير يجعل تتبع النفقات أكثر سهولة.
ومع ذلك، قد يصف البعض Freshbooks بأنه "برنامج للمبتدئين"، لأنه يناسب الفرق الصغيرة أكثر من المؤسسات التي تضم عدة أقسام وتضطر إلى التعامل مع تقارير نفقات مكثفة مع الحفاظ على الامتثال الضريبي.
Expensify
بفضل أدوات مثل مسح الإيصالات وإدارة التعويضات، يعد Expensify خيارًا آخر لتتبع النفقات. كما أنه يتكامل مع منصات المحاسبة مثل Xero و Netsuite، مما يعني أنه حل جاهز للاستخدام بالنسبة لبعض المؤسسات الملتزمة باستخدام برامجها الحالية.
ومع ذلك، على غرار Freshbooks، لا تكون الشركات الكبيرة دائمًا الأنسب لـ Expensify. قد تواجه المؤسسات التي تستخدم بطاقات الائتمان المؤسسية على وجه الخصوص عقبات بسبب حقيقة أن المنصة لا تزال تتطلب أنظمة منفصلة لإدارة البطاقات والمدفوعات.
إنتويت كويكبوكس
Quickbooks هو أحد برامج المحاسبة الأكثر استخدامًا بفضل قدراته القوية وتعدد استخداماته. ومن أهم ميزاته انفتاحه على عمليات التكامل – حيث يتكامل Quickbooks مع بيانات عشرات الخدمات المصرفية ويتوافق مع مجموعة متنوعة من الأدوات المالية.
قد يختلف نجاح Quickbooks من حالة إلى أخرى، حيث يمكن للمؤسسات استخدامه لأغراض مختلفة ومع العديد من تطبيقات الطرف الثالث. قد تنشأ مشاكل عندما تعمل هذه المنصات في صوامع منفصلة، مما يؤدي إلى قيام المحاسبين بمراقبة البطاقات في نظام واحد، والتحليلات في نظام آخر، والمدفوعات في نظام ثالث. من الجيد أن Quickbooks يتكامل مع نظام تتبع النفقات في Slash، بحيث يمكنك بسهولة مزامنة النفقات والبقاء على اطلاع على حساباتك.
اكتشف مدى سهولة تتبع النفقات باستخدام Slash
يمكن لكل من الشركات الصغيرة والكبيرة الاستفادة من أدوات تتبع النفقات التي توفرها Slash. تتمثل إحدى مزايا منصتنا في سهولة استخدامها؛ فموظفوك هم في النهاية من سيستخدمونها أكثر من غيرهم، لذا فإن سهولة الوصول إليها أمر مهم. دعونا نلقي نظرة على العملية خطوة بخطوة:
- يقوم موظفك بإجراء عملية شراء باستخدام بطاقة الشركة أو من خلال حساب Slash متصل، ويقوم برنامجنا بتسجيل المعاملة.
- يمكن لبرنامج المحاسبة الحالي الخاص بك استخدام أدوات مثل ماسحات الإيصالات لفرز الإيصالات تلقائيًا إلى فئات النفقات المناسبة عند تسجيلها.
- بفضل الضوابط التفصيلية على الإنفاق، يمكنك وضع حواجز وقائية وضمان الإبلاغ الفوري عن أي مشكلات محتملة تتعلق بالامتثال.
- يمكنك أيضًا تخصيص عدد غير محدود من البطاقات الافتراضية وربطها بفئات نفقات مختلفة، مما يتيح لك تتبع أي عدد من أنواع المعاملات على شاشة واحدة.
يقلل اعتماد برنامج تتبع النفقات الخاص بنا من الاحتكاك، ويوفر للفرق رؤى قابلة للتنفيذ، ويساعد أصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات مالية استباقية يمكن أن توفر لهم رأس المال على المدى الطويل. مع تحويلات محلية مجانية غير محدودة، وتتبع نفقات متعمق، وعملات مستقرة متعددة، والوصول إلى حسابات خزينة عالية العائد تصل إلى 3.93٪ سنويًا، قد تكون منصة Slash هي بالضبط ما تبحث عنه لإطلاق شركتك الصغيرة إلى المستوى التالي.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
ما هي النفقات التي يمكنني المطالبة بها بدون إيصالات؟
عند تقديم الإقرارات الضريبية والمطالبة بخصومات ضريبية على نفقات عملك، ستحتاج مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) عادةً إلى الاطلاع على إيصالات النفقات. ومع ذلك، لا يكون هذا هو الحال دائمًا، حيث إن بعض المعاملات لا تصاحبها إيصالات ملائمة يمكن تسجيلها مثل المشتريات اليومية. التبرعات الخيرية ونفقات المركبات وضرائب العمل الحر وأقساط التأمين الصحي ومساهمات خطة التقاعد هي بعض النفقات التجارية التي لا تتطلب إيصالات نفقات لإدراجها في خصوماتك الضريبية.
ما هي الأخطاء الشائعة في تصنيف النفقات بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة؟
هناك بعض الأخطاء البسيطة التي قد يرتكبها أصحاب الأعمال الصغيرة أثناء تطوير فئات نفقات أعمالهم. على سبيل المثال، التأمين هو فئة شائعة، ولكن من المهم التأكد من أن التأمين الصحي للموظفين لا يتم تسجيله في نفس المكان الذي يتم فيه تسجيل تأمينات الشركة مثل التأمين على الممتلكات.
تشمل الأخطاء المحاسبية المحتملة الأخرى تجاهل مشتريات اللوازم المكتبية الصغيرة، ودمج مدفوعات العمال المتعاقدين مع رواتب الموظفين، ونسيان تتبع تكلفة التوظيف بالكامل.
