كيفية تتبع نفقات الأعمال: استراتيجيات مجربة للشركات الصغيرة
بين معالجة الفواتير وفرز الإيصالات وضمان السداد في الوقت المناسب، غالبًا ما يكون من الصعب على المؤسسات إدارة نفقاتها بكفاءة. قد تكون هذه المهام أكثر صعوبة بالنسبة للشركات الصغيرة التي يتكون "فريق" المحاسبة فيها من شخص واحد فقط يعمل على مكتب مزدحم، ويقوم بإعداد تقارير النفقات وتتبع نفقات الشركة يدويًا.
تعد متابعة النفقات خطوة مهمة للحفاظ على الامتثال الضريبي، وتخطيط المستقبل المالي لشركتك، ومراقبة إنفاق الموظفين. ومن أفضل الطرق التي يمكن للشركات الصغيرة اتباعها لإدارة كل ذلك هي استخدام برامج إدارة النفقات.
يمكن لأدوات تتبع نفقات الأعمال تقليل الأخطاء وتسهيل الحياة على محاسبي الشركات الصغيرة. يمكن لمن يستخدمون ميزات إدارة النفقات الموجودة على منصة Slash المصرفية للأعمال الاستفادة من ضوابط الإنفاق التفصيلية وإدخال البيانات تلقائيًا والتكامل مع عدد من أدوات المحاسبة الشائعة.¹
في هذه المقالة، سنتناول أساسيات برامج إدارة النفقات، بما في ذلك الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها، وفوائد تصنيف النفقات، وأفضل الممارسات للتنفيذ. سنقارن أيضًا بعض المنصات الأكثر شيوعًا لتتبع النفقات، بما في ذلك Freshbooks و Slash و Quickbooks و Expensify.
ما هو برنامج إدارة النفقات؟ رؤى أساسية للشركات الصغيرة
تساعد برامج إدارة النفقات الشركات على الحفاظ على الامتثال، وتحسين إدارة التدفق النقدي، واتخاذ قرارات مالية استراتيجية بثقة. على عكس الطرق القديمة لتتبع النفقات، غالبًا ما تعمل البرامج المصممة خصيصًا على أتمتة العمليات المملة وتتيح رؤية أكبر للإنفاق من خلال جمع المعاملات في لوحة تحكم واحدة.
بفضل أداة تتبع النفقات التجارية، لن تضطر الشركات الصغيرة إلى القلق بشأن الإيصالات المفقودة، والتأخر في سداد النفقات، والليالي الطويلة التي تقضيها في حساب الأرقام. ربما تكون قد بدأت عملياتك باستخدام أدوات محاسبية مثل QuickBooks أو Xero، التي تتعامل مع بعض جوانب تتبع النفقات دون غيرها. يمكن لبرنامج تتبع النفقات المخصص أن يتكامل مباشرة مع تلك الأدوات المحاسبية، لسد الثغرات وتوفير رؤى في الوقت الفعلي حول التدفق النقدي.
تقدم العديد من منصات تتبع النفقات، مثل Slash، بطاقات شركات وحسابات افتراضية تعمل على أتمتة التصنيف بشكل مباشر.
الميزات الرئيسية لبرنامج تتبع النفقات للشركات الصغيرة
على الرغم من أن معظم برامج تتبع النفقات التجارية مصممة لحل نفس المشكلات، إلا أنها لا تقدم جميعها نفس الميزات. عند اختيار برنامج تتبع النفقات، ابحث عن هذه الحلول، وانتبه إلى مدى ملاءمتها لعملياتك وأهدافك الحالية:
دمج بطاقات الائتمان المؤسسية
تقوم العديد من المؤسسات بتخصيص بطاقات شركات لموظفيها، مما يتيح لهم إنفاق الأموال على أي شيء بدءًا من المواد واللوازم المكتبية وحتى وجبات الغداء وعضويات الصالات الرياضية. إن محاولة إدارة كل هذه النفقات يمثل مشكلة يمكن حلها عن طريق فصل بطاقات الشركات حسب الفئة ومواءمتها على نفس لوحة التحكم.
مراقبة الإنفاق وإعداد التقارير في الوقت الفعلي
تتيح لك القدرة على تتبع المدفوعات الواردة والصادرة في الوقت الفعلي إعداد تقارير نفقات أكثر تفصيلاً واكتشاف المعاملات المخالفة للسياسة فور حدوثها.
أتمتة سير العمل
بدون برنامج يقوم تلقائيًا بتصنيف المعاملات وتخزين الإيصالات الرقمية، يصعب التعامل مع مجموعة متنوعة من المشتريات المتعلقة بالأعمال، خاصة بالنسبة لفريق المحاسبة الصغير. يعمل تتبع النفقات الآلي على حل هذه المشكلة ويضمن دقة ومواكبة حساباتك دائمًا.
ضوابط الإنفاق وإدارة السياسات
سواء كان ذلك بسبب إنفاق غير مبرر من قبل أحد الموظفين أو رسوم اشتراك مفاجئة، فإن بعض المعاملات غير المصرح بها قد تمر دون أن يلاحظها أحد. باستخدام أداة تتبع نفقات الأعمال التي تأتي مع ضوابط صارمة على الإنفاق، يمكنك وضع حواجز وقائية وضمان الإبلاغ عن أي مشكلات محتملة تتعلق بالامتثال على الفور.
إدارة الفواتير
سيمكنك برنامج تتبع النفقات المناسب من إنشاء الفواتير وإرسالها وتتبعها في نفس المكان الذي تدير فيه بقية عملياتك المالية. تعد معالجة الفواتير وحفظ سجلاتها مهمة أخرى تضاف إلى قائمة المهام – ما لم تستخدم منصة مثل Slash التي تربط كل ذلك معًا.
التكامل مع برامج المحاسبة
بالحديث عن ربط كل شيء معًا، من الذكاء العمل مع نظام محاسبة ومتتبع نفقات الأعمال الذي يتزامن مع بعضه البعض. سواء كنت تستخدم Freshbooks أو Expensify أو أي شيء آخر، يجب أن يكون حل تتبع النفقات الخاص بك قادرًا على سحب مجموعات البيانات الكاملة من أدوات المحاسبة الحالية الخاصة بك.
ما هي فوائد استخدام برامج إدارة النفقات؟
ستجد الشركات الصغيرة التي تقرر استخدام أداة تتبع النفقات التجارية أن ذلك يوفر لها الوقت ويحسن عملياتها المالية ويقلل من عبء العمل المحاسبي الإجمالي. يمنحك الحصول على رؤية أعمق لتدفق النقد في شركتك إمكانية الوصول إلى البيانات المالية في الوقت الفعلي ويبسط عملية الإبلاغ الضريبي.
بدون الأتمتة، يتعين على المحاسبين تتبع النفقات يدويًا، وهي عملية تؤدي إلى أخطاء بشرية وفقدان الإيصالات. يقلل الإدخال التلقائي للبيانات والمزامنة الكاملة مع برامج المحاسبة من هذه الأخطاء.
ومن المزايا الأخرى زيادة أمان البيانات؛ حيث توفر معظم أنظمة إدارة النفقات طرقًا للتشفير وضوابط وصول آمنة للحفاظ على أمان بياناتك المالية الأكثر حساسية. وبفضل التحديثات الفورية لنفقات بطاقات الشركات، ستصبح حساباتك المصرفية التجارية أكثر أمانًا في مواجهة النفقات غير المصرح بها أو حالات سرقة البطاقات.
كيف يمكنني تنفيذ برنامج إدارة النفقات بفعالية؟
لا يمكن لبرنامجك الجديد تبسيط العمليات بشكل صحيح دون قيادتك وموظفيك الذين يعملون جنبًا إلى جنب معه. سيساعدك التدريب والتنفيذ الفعالان على تحقيق أقصى استفادة من أداة تتبع نفقات الأعمال. فيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها:
- قم بتقييم العمليات والاحتياجات الحالية لشركتك الصغيرة لتحديد الميزات التي يجب أن تبحث عنها.
- اختر الأداة التي تناسب سير عمل فريقك بشكل أفضل (المزيد عن المنصات المحددة بعد قليل)
- إشراك كبار القادة الماليين والمحاسبين، وإبلاغهم بالتغييرات المرتقبة
- درب فريقك على كيفية استخدام المنصة وأي تغييرات في السياسة أو إرشادات بطاقات الشركات
- ضع مؤشرات أداء رئيسية واضحة وشفافة تتوافق مع سياسات الإنفاق
- تزامن تكامل برامج المحاسبة
- مراقبة التقدم المحرز وجمع التعليقات من المحاسبين والموظفين الذين يستخدمون بطاقات الشركات الخاصة بهم بشكل متكرر
- قم بالمراجعة والتحسين بانتظام مع مواكبة تحديثات البرامج
الخبر السار لأصحاب الأعمال الصغيرة هو أن اعتماد أداة تتبع النفقات في مرحلة مبكرة من دورة حياة شركتك يجعل عملية التهيئة أسرع. من الحكمة الاستعداد للعمليات المالية المعقدة في المستقبل من خلال إدخال برامج جديدة عندما يكون فريقك أكثر تماسكًا.
ما هي أفضل الأدوات لتتبع النفقات للشركات الصغيرة؟
هناك عدد لا يحصى من الأدوات التي يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة في تتبع النفقات والمحاسبة، ولكل منها تخصصات مختلفة. فيما يلي بعض من أفضل اختياراتنا:
شرطة
Slash هو حل منصة واحدة يجمع بين المدفوعات وبطاقات الشركات ذات النسبة العالية من استرداد النقود وإدارة النفقات والمزيد. تتيح لك التقارير في الوقت الفعلي والموافقات الآلية على النفقات البقاء على اطلاع دائم على التدفق النقدي لشركتك، وبفضل تكامل برامج المحاسبة، يمكن مزامنة جميع بياناتك المالية بنقرة زر واحدة.
منحدر
تعد Ramp خيارًا شائعًا بين الشركات الناشئة في مجال التكنولوجيا التي تسعى إلى أتمتة سير عملها، حيث تتخصص المنصة في التصنيف التلقائي وضوابط الموافقة والبطاقات المؤسسية. ومع ذلك، قد يشعر أولئك الذين يبحثون عن بطاقات توفر عائدًا نقديًا مرتفعًا على المشتريات اليومية بخيبة أمل من عروضها.
Xero
يتميز Xero بالعديد من الميزات المحاسبية الأساسية مثل أدوات إعداد الفواتير والتقارير في الوقت الفعلي، ولكن الشركات الصغيرة قد تجد نفسها مقيدة بسبب مستويات أسعاره. ميزة "المطالبة بالنفقات" في Xero محجوبة خلف المستوى الأغلى، وهو مستوى "Established"، مما يشكل عائقًا أمام الشركات الصغيرة التي ترغب في المطالبة بالنفقات.
Sap Concur Expense
يتمتع Sap Concur بمحفظة قوية من عمليات تكامل المحاسبة وقدرات مسح الإيصالات، ولكنه يشتهر أيضًا بواجهة المستخدم غير السهلة الاستخدام. إن واجهة المستخدم غير البديهية ليست مزعجة فحسب، بل يمكن أن تؤثر على اعتماد فريقك للبرنامج ويمكن أن تؤدي أيضًا إلى أخطاء عند الإبلاغ عن النفقات. يعتبر Concur Expense أيضًا أكثر ملاءمة للمؤسسات الكبيرة منه للشركات الصغيرة.
فريشبوكس
يوفر Freshbooks أيضًا إمكانية مسح الإيصالات ضوئيًا إلى جانب أدوات تتبع النفقات الفعالة، وهو مناسب تمامًا للشركات الصغيرة. قد يكون هذا البرنامج مخصصًا للشركات الصغيرة بشكل مفرط، حيث تزداد أسعار Freshbooks بشكل مطرد كلما أضفت المزيد من أعضاء الفريق، لذا لن تتمكن من توفير الكثير من المال مع نمو شركتك.
Expensify
يتميز Expensify بالعديد من المزايا الفريدة، بما في ذلك التكامل مع منصات الموارد البشرية وتطبيق تتبع النفقات على الهاتف المحمول. ومع ذلك، قد لا يكون سير عملك مع منصة Expensify سلسًا، حيث يتطلب الأمر أنظمة منفصلة لإدارة البطاقات والمدفوعات.
Zoho Expense
تتميز ميزات تتبع النفقات في Zoho Expense بأنها قائمة على السحابة، مما يعني أنها متاحة بنفس القدر على الأجهزة المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية. كما أنها تأتي مع ميزات غير شائعة مثل السلف النقدية وأدوات الميزانية. ولكن، مثل Sap Concur، يصف العديد من المستخدمين Zoho Expense بأنها صعبة التصفح وغير بديهية.
إنتويت كويكبوكس
Quickbooks هي واحدة من أكثر المنصات استخدامًا لتتبع نفقات الأعمال، حيث توفر رؤية واضحة للتدفقات النقدية، وتكاملات مفيدة، ومسح الإيصالات ضوئيًا، وحلول للامتثال الضريبي. إلا أنها باهظة الثمن نسبيًا، وقد يجد المستخدمون أنفسهم عالقين في صوامع مختلفة عند محاولة العمل عبر البطاقات والتحليلات والمدفوعات.
ما هي العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار برنامج إدارة النفقات؟
قد يكون استعراض جميع أدوات تتبع النفقات التجارية هذه أمرًا مرهقًا، خاصة عند مقارنتها بسير العمل في شركتك. دعنا نلقي نظرة على القدرات الرئيسية التي يجب أن تضعها في اعتبارك:
- سهولة الاستخدام
- قدرات الأتمتة
- تكامل برامج المحاسبة
- توافق بطاقات الشركات
- الوصول عبر الهاتف المحمول
- قابلية التوسع
- التسعير
- أمان قوي للبيانات
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
تنظيم الإنفاق باستخدام منصة Slash Business Banking
غالبًا ما تواجه الشركات الصغيرة صعوبة في فهم بيانات الإنفاق المتفرقة عبر البطاقات والفواتير والحسابات المصرفية. Slash هو حل ممتاز لتبسيط إدارة النفقات ومراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي مع الالتزام بالضرائب.
تساعد أدوات تصنيف النفقات التي نقدمها الفرق على تنظيم المعاملات تلقائيًا حسب النوع (مثل السفر، واللوازم المكتبية، والبرامج)، مما يسهل تتبع أوجه إنفاق الأموال دون الحاجة إلى الفرز اليدوي. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى محاسبة أكثر دقة، وإعداد تقارير ضريبية أسرع، ورؤية أوضح للالتزام بالميزانية. من خلال تصنيف النفقات عند المصدر، تدعم منصتنا الرؤية في الوقت الفعلي للتدفقات النقدية وتبسط التسوية مع أنظمة المحاسبة.
بطاقات الائتمان المؤسسية من Slash هي جزء من حلول إدارة النفقات التي نقدمها. تتيح لك أدوات التحكم الدقيقة في الإنفاق والرؤى الفورية التي توفرها منصتنا مراقبة إنفاق البطاقات والإبلاغ عن أي مشكلات محتملة تتعلق بالامتثال أو المشتريات غير المصرح بها. بفضل الحدود المفروضة على كل تاجر وقيود الموافقة، لن تقلق بشأن المدفوعات الواردة والصادرة من حسابك المصرفي التجاري.
شيء آخر؟ توفر هذه البطاقات استرداد نقدي يصل إلى 2٪، مما يتيح لك الحصول على قيمة رائدة في القطاع في كل مرة تقوم فيها أنت أو فريقك بإجراء عملية شراء متعلقة بالعمل.
مع منصة Slash للأعمال المصرفية، لن تضطر إلى قضاء ليالٍ طويلة في جمع الإيصالات وإدخال الأرقام. يقوم برنامج إدارة النفقات لدينا بأتمتة كل شيء، مما يوفر لك الوقت والمال ويخفف عنك الكثير من الضغوط غير الضرورية.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
ما هو أفضل برنامج محاسبة يمكن دمجه مع Slash؟
يتوافق متتبع نفقات الأعمال Slash بشكل جيد مع العديد من منصات المحاسبة، ولكن المنصتين اللتين ننصح بهما هما Quickbooks و Xero. باستخدام Quickbooks، يمكنك مراجعة بيانات المعاملات التفصيلية، وتعيين مزامنات مجدولة مع Quickbooks Online، واستخدام Slash API لمشاركة البيانات في الوقت الفعلي عبر المنصات. يمكن لمستخدمي Xero تحديث حساباتهم بالكامل مع أتمتة إدارة النقد وتحسين رأس المال العامل.
ما هي قاعدة مصلحة الضرائب الأمريكية بشأن إيصالات النفقات؟
وفقًا لقواعد مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، يجب على الموظفين تقديم إيصالات لما يلي:
1. أي نفقات تزيد عن 75 دولارًا أمريكيًا لا تكون طبيعة هذه النفقات واضحة من الإيصال الإلكتروني.
2. جميع فواتير الإقامة التي لا توفر شركة بطاقة الائتمان الخاصة بها تفصيلاً إلكترونياً لكل نفقة من نفقات التاجر.
3. أي نفقات دفعها الموظف دون استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالعمل.
الكثير من المدفوعات لا تصاحبها إيصالات، كما في حالة تتبع الأميال المقطوعة، ولكن المدفوعات التي تصاحبها إيصالات يجب تسجيلها.
ما الذي يجب تضمينه في تقرير النفقات الخاص بك؟
يجب أن يتضمن تقرير النفقات الكامل تاريخ كل عملية شراء، وفئة النفقات، والمبلغ، والمورد، والغرض التجاري (مبرر ضرورة الشراء)، والإيصالات أو الوثائق ذات الصلة. يؤدي التصنيف والتوثيق الواضحان إلى تسريع عملية السداد والحفاظ على امتثال دفاتر الحسابات للضرائب.
