تحكم في إنفاق الموظفين بفعالية من خلال هذه الاستراتيجيات الست
في إدارة المخاطر، هناك إطار عمل يُعرف باسم قاعدة 10-80-10: 10% من الأشخاص سوف يلتزمون دائمًا بالقواعد، و 10% سوف يخالفونها إذا أتيحت لهم الفرصة، والـ 80% المتبقية تقع في مكان ما بين هذين الطرفين. لا تقتصر إدارة إنفاق الموظفين على مراقبة الموظفين السيئين فحسب، بل تتعلق بوضع حواجز وقائية حتى لا تتاح للغالبية فرصة ارتكاب أخطاء مكلفة. في الممارسة العملية، يبدأ ذلك بوضع بعض القواعد الأساسية.
ربما يكون لدى شركتك بالفعل سياسة خاصة بالنفقات. قد تكون هذه السياسة عبارة عن وثيقة مفصلة تتضمن قواعد خاصة بكل قسم وإجراءات رسمية لسداد النفقات، أو قد تكون عبارة عن مجموعة من الإرشادات غير الرسمية التي يتبعها فريقك بشكل غير صارم. في كلتا الحالتين، لا تكفي السياسة وحدها دون تطبيقها.
باستخدام بطاقة Slash Visa® Platinum Card، يمكن لفرق الشؤون المالية ترجمة سياسة الإنفاق إلى إجراءات عملية.¹ تمنح بطاقات الشركات ما يصل إلى 2% استرداد نقدي مع دعم ضوابط الإنفاق الدقيقة التي يمكن أن تمنع الإنفاق غير المبرر قبل حدوثه. قم بتعيين قواعد الإنفاق حسب الفرد أو الفريق أو الفئة؛ واضبط حدود البطاقة لمنع الإنفاق الزائد؛ وحسّن الرؤية على جميع الشؤون المالية لشركتك من خلال التحليلات في الوقت الفعلي والتنبيهات والمراقبة المدعومة بالذكاء الاصطناعي. تابع القراءة لتتعرف على كيفية مساعدة Slash للشركات في تطبيق سياسات الإنفاق بشكل متسق مع نموها.
ما هي إدارة نفقات الموظفين، ولماذا هي مهمة؟
تشير إدارة نفقات الموظفين إلى العمليات التي تستخدمها الشركات لتتبع النفقات المتعلقة بالعمل ومراقبتها والموافقة عليها.
الخطوة الأولى هي وضع سياسة نفقات للشركة. يجب توثيق هذه الإرشادات في شكل يسهل مشاركته أثناء عملية التعيين ويسهل الرجوع إليه لاحقًا. عادةً ما تتناول سياسة النفقات العملية المجالات التالية:
- توقعات الإدارة: اشرح سبب وجود قواعد الإنفاق وكيف سيتم تطبيقها. يمكن أن يساعد السياق الواضح الموظفين على فهم الأسباب الكامنة وراء الضوابط وتقليل الالتباس حول تطبيقها.
- حدود إنفاق الموظفين: إذا كان الموظفون يستخدمون بطاقات الشركة أو يقدمون نفقات العمل لاستردادها، فحدد المبلغ المسموح لهم بإنفاقه قبل الوصول إلى الحد الأقصى. يمكن تحديد الحدود يوميًا أو أسبوعيًا من خلال بدلات الإقامة اليومية أو ضوابط البطاقات، مع حدود مختلفة بناءً على الدور أو الفريق أو القسم.
- سياسات السفر والمصروفات: غالبًا ما يكون السفر أحد أكبر بنود النفقات الاختيارية. ضع إرشادات للسفر والمصروفات توفق بين الانضباط في التكاليف والمرونة التي يحتاجها الموظفون لحضور اجتماعات العملاء والمؤتمرات وغيرها من الأحداث المتعلقة بالشركة.
- قنوات السداد والموافقة: قد تتطلب بعض مشتريات الشركة موافقة خاصة. قم بتعيين مسؤول عن الموافقة (مثل مدير مالي أو تنفيذي) لمراجعة النفقات الكبيرة أو عالية المخاطر والموافقة عليها. وهذا مهم بشكل خاص لعمليات سير العمل المتعلقة بالمشتريات أو قنوات السداد التي تعتمد على تقديم الإيصالات.
تحدد سياسة النفقات الحدود التي يجب أن تستخدم فيها أموال الشركة، ولكن تأثيرها يتجاوز التوثيق أو الموافقات. تؤثر طريقة إدارة الإنفاق بشكل مباشر على إمكانية التنبؤ بالتدفقات النقدية، ومدى الامتثال، ومدى ثقة الموظفين في اتخاذ قرارات الشراء اليومية. يسهل Slash هذه المهمة من خلال توفير أدوات إدارة النفقات مع منصة مصرفية شاملة، وتتبع النفقات، والخزانة، والمدفوعات العالمية.⁶
فيما يلي بعض النتائج النهائية التي يمكن أن تترتب على عملية إدارة النفقات المصممة جيدًا:
تحسين مراقبة التكاليف
يتيح نظام إدارة النفقات للشركات إدارة الإنفاق بشكل استباقي بدلاً من معالجة المشكلات بعد إجراء المعاملات. يمكن مواءمة حدود الإنفاق مع الاحتياجات النقدية الحالية، ويمكن تقييد المشتريات على الفئات المعتمدة، وتساعد الرؤية على مستوى المعاملات في ضمان استخدام أموال الشركة بشكل مناسب. وهذا يسهل البقاء في حدود الميزانية والحفاظ على الامتثال عند الدفع مقابل السلع أو الخدمات.
زيادة الكفاءة التشغيلية
تقضي الأتمتة على الكثير من التنسيق اليدوي الذي ينطوي عليه تطبيق سياسة النفقات. يمكن لفرق الشؤون المالية تحديد قواعد الإنفاق وسير عمل الموافقة مسبقًا، مما يسمح بمتابعة النفقات الروتينية للأعمال دون مراجعة يدوية. يتم وضع علامة على المعاملات التي لا تتوافق مع السياسة أو حظرها تلقائيًا، مما يقلل من الوقت المستغرق في فحص الإيصالات والمتابعة مع الحفاظ على الرقابة المناسبة.
بناء الثقة وثقافة الشركة
قد يؤدي التعامل مع الإنفاق غير المتوافق مع السياسة بعد حدوثه إلى خلق توتر لا داعي له. تحدد الإرشادات الواضحة، إلى جانب الأنظمة المتسقة، التوقعات المشتركة على مستوى المؤسسة وتقلل من التخمينات حول اتخاذ القرارات. عندما يفهم الموظفون الحدود ويثقون في أن القواعد يتم تطبيقها بشكل متساوٍ، يمكن أن تساهم إدارة النفقات في خلق ثقافة شركة أكثر صحة.
كيفية التحكم في إنفاق الموظفين: 6 استراتيجيات للنجاح
تعد توثيق سياسات الشركة خطوة أولى مهمة، ولكن القواعد المكتوبة وحدها لا تكفي. بمجرد تحديد التوقعات، تحتاج الشركات إلى أنظمة تطبق هذه القواعد بشكل متسق في قرارات الإنفاق اليومية. تركز الاستراتيجيات التالية على تحويل سياسات النفقات إلى ضوابط عملية تعمل على نطاق واسع:
وضع الميزانيات وتنفيذها
يتطلب وضع الميزانية تحقيق التوازن. يجب أن تكون النفقات متحفظة بما يكفي لحماية التدفق النقدي، ولكنها مرنة بما يكفي لدعم النمو. يمكن أن يساهم تتبع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة المتكررة، وتقييم السيولة، وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة في وضع ميزانية أكثر دقة. تساعد أدوات مثل لوحة التحليلات في Slash على الكشف عن اتجاهات الإنفاق عبر الحسابات والمدفوعات وبطاقات الشركة وأنشطة الخزانة، مما يسهل اكتشاف الأنماط التي تساهم في الإفراط في الإنفاق.
قصر المشتريات على البائعين المعتمدين
يمكن أن يؤدي تقييد الإنفاق على قائمة مختصرة من الموردين المعتمدين إلى تقليل مخاطر الاحتيال وتبسيط الرقابة. قد يقوم الموظفون الذين لديهم صلاحية الدفع بتحويل الأموال إلى مستلمين غير معتمدين أو غير مناسبين، سواء عن قصد أو عن طريق الخطأ. يتيح Slash لفرق الشؤون المالية توجيه المدفوعات الصادرة من خلال مسارات موافقة محددة مسبقًا، مما يضمن مراجعة مدفوعات الموردين والتحقق من صحتها وتوافقها مع سياسات الشركة قبل إرسالها.
إصدار بطاقات الشركات المزودة بضوابط إنفاق مدمجة
تتيح بطاقات الشركات الحديثة لفرق الشؤون المالية تحديد قواعد الإنفاق مسبقًا بما يتوافق مع سياسات الشركة. مع بطاقة Slash Card، يمكن تكوين القواعد حسب فئة الإنفاق أو نوع التاجر أو مبلغ المعاملة أو دور الموظف، مما يساعد على ضمان بقاء استخدام البطاقة متوافقًا مع الاستخدامات المعتمدة. بالإضافة إلى ذلك، لن تحتاج إلى تعويض الموظفين عن طريق تتبع الإيصالات الورقية؛ حيث يمكن لفريقك الوصول مباشرة إلى أموال الشركة، مع ضوابط تمنع الإنفاق الزائد.
تنفيذ المراقبة في الوقت الحقيقي
تقدم العديد من بطاقات الائتمان تنبيهات أساسية بشأن الاحتيال، ولكن هذه التنبيهات غالبًا ما تعمل بشكل منفصل عن بقية الأنشطة المالية للشركة. تكون المراقبة في الوقت الفعلي أكثر فعالية عندما تكون نفقات البطاقة والتحويلات ACH والتحويلات البنكية وأنواع الدفع الأخرى مرئية في مكان واحد. تركز Slash التحويلات المالية ومعاملات البطاقات في لوحة تحكم واحدة، مما يمنح فرق الشؤون المالية رؤية فورية لأنشطة الإنفاق فور حدوثها من خلال عناصر التحكم في الإشعارات.
استخدم رؤى التقارير لتعديل الضوابط بمرور الوقت
مع زيادة عدد الموظفين وارتفاع الإيرادات، تتغير أنماط الإنفاق. تساعد التقارير المنتظمة عن النفقات فرق الشؤون المالية على تحديد المجالات التي قد تحتاج إلى تشديد السياسات أو توسيعها أو إعادة توازنها. توفر التقارير مثل بيانات الأرباح والخسائر وملخصات النفقات على مستوى الفئات وتحليلات إنفاق الموردين السياق اللازم لتحسين الضوابط. بفضل تكامل Slash مع QuickBooks، تتدفق بيانات النفقات مباشرة إلى نظام المحاسبة الخاص بك، مما يقلل من إدخال البيانات يدويًا ويحافظ على دقة التقارير.
مراجعة وتدقيق النفقات بانتظام
تساعد المراجعات الدورية على التأكد من أن الضوابط تعمل على النحو المنشود وأن السياسات لا تزال متوافقة مع احتياجات العمل. يمكن أن تكشف عمليات التدقيق الداخلي عن الاستثناءات المتكررة أو قواعد الموافقة القديمة أو فئات الإنفاق التي تتطلب مراقبة دقيقة. مع Slash، يتم تلقائيًا تسجيل الوثائق اللازمة للمراجعة الداخلية وتجميعها في مكان واحد، بما في ذلك الإيصالات وتفاصيل المعاملات بين الشركات والفواتير وبيانات النفقات التي تتم مزامنتها مع QuickBooks لإعداد التقارير الرسمية.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
تحكم في الإنفاق غير المتوافق مع السياسة قبل حدوثه باستخدام Slash
توضح قاعدة 10-80-10 لماذا لا تكفي السياسات المكتوبة والنوايا الحسنة وحدها لإدارة إنفاق الموظفين. حتى الموظفون ذوو النوايا الحسنة في النسبة المتوسطة 80٪ يمكنهم إجراء مشتريات مخالفة للسياسة عندما تعتمد الأنظمة على المراجعة اليدوية أو التنفيذ بعد وقوع الفعل.
مع Slash، يتم تطبيق ضوابط الإنفاق عند نقطة المعاملة، مما يعني أن 100٪ من نفقات الشركة تخضع لنفس مجموعة القواعد والموافقات والشفافية. بدلاً من الاستجابة للاستثناءات، تقرر فرق الشؤون المالية مسبقًا ما هو مسموح به وتسمح للنظام بتطبيقه بشكل متسق.
من خلال وضع البطاقات وأنشطة الدفع في لوحة تحكم واحدة، يسهل Slash تطبيق السياسات دون زيادة عبء العمل عليك. يمكن لفرق الشؤون المالية توجيه المدفوعات الصادرة من خلال مسارات موافقة محددة مسبقًا، وتطبيق ضوابط إنفاق دقيقة على بطاقات الشركات، والحفاظ على تنظيم وثائق المعاملات للمراجعة. عندما يحين وقت إغلاق الحسابات، يتيح لك تكامل Slash مع QuickBooks تصدير بيانات النفقات دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي، بحيث يمكن إعداد التقارير والتدقيق بشكل أكثر دقة وكفاءة.
لا يقتصر دور Slash على مراقبة نفقات الأعمال فحسب. فيما يلي بعض الميزات الإضافية التي تدعم العمليات المالية اليومية:
- طرق الدفع الديناميكية: الوصول إلى التسوية العالمية ACH، والتحويلات البنكية إلى أكثر من 180 دولة، وأنظمة الدفع المحلية في الوقت الفعلي.
- دعم العملات المشفرة الأصلية: أرسل واستقبل العملات المستقرة عبر ثمانية سلاسل بلوكشين مدعومة لتسوية المدفوعات في دقائق وتقليل تكاليف المعالجة المصرفية.⁴ منصات دخول وخروج لـ USDC و USDT و USDSL مع رسوم تحويل أقل من 1٪.
- حسابات الخزانة عالية العائد: احصل على عائد سنوي يصل إلى 3.87% على الأموال غير المستغلة من خلال صناديق سوق المال التابعة لمورغان ستانلي أو بلاك روك المدعومة بسندات الخزانة الأمريكية.
- بطاقة Slash Visa® Platinum: قم بإصدار بطاقات افتراضية غير محدودة، وتنظيم البطاقات حسب الفريق، وتعيين حدود إنفاق فردية، وتقييد الفئات غير المعتمدة مع كسب ما يصل إلى 2٪ من النقود المستردة.
- حساب بالدولار الأمريكي العالمي: يسمح لأصحاب الأعمال الأجانب بالوصول إلى خدمات الدفع والعملات المشفرة التي تقدمها Slash دون الحاجة إلى تأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة مسجلة في الولايات المتحدة، مما يتيح إجراء مدفوعات بالدولار الأمريكي في جميع أنحاء العالم.³
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
كيف تسجل نفقات مزايا الموظفين؟
عادةً ما يتم تسجيل نفقات مزايا الموظفين كمصروفات تشغيلية في الفئة المناسبة، مثل الرواتب أو التأمين أو مزايا الموظفين، بناءً على نوع المزايا المقدمة. يتم تتبع هذه التكاليف من خلال برامج الرواتب أو الموارد البشرية أو المحاسبة لضمان دقة التقارير والامتثال.
كيف تقوم بمراجعة نفقات الموظفين؟
تتضمن مراجعة نفقات الموظفين مراجعة المعاملات وفقًا لسياسات الشركة، والتحقق من المستندات الداعمة مثل الإيصالات أو الفواتير، وتحديد الأنماط أو الاستثناءات التي تتطلب متابعة.
كم مرة يجب مراجعة نفقات الموظفين؟
يمكن إجراء مراجعات النفقات على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي، اعتمادًا على حجم الشركة وحجم الإنفاق. يمكن أن يساعد تنفيذ برنامج لإدارة النفقات مثل Slash الذي يراقب النفقات في الوقت الفعلي في اكتشاف المشكلات مبكرًا وتعديل الضوابط مع تغير أنماط الإنفاق.
