ماذا تفعل عندما يستخدم الموظف بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة لأغراض شخصية
إحدى أكثر ميزات بطاقة الائتمان المؤسسية فائدة هي أيضًا واحدة من أكثرها خطورة: وهي قدرة الموظفين على إنفاق الأموال من حساب صاحب العمل.
هناك العديد من الأسباب الشائعة التي تدفع موظفيك إلى استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة بشكل مستقل، مثل الوجبات والسفر لأغراض العمل، فضلاً عن شراء المواد اللازمة للتصنيع أو الشحن. لكن المشاكل تنشأ عندما يستخدم أعضاء فريقك بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة في عمليات شراء شخصية. يمكن تصنيف هذا الأمر على أنه احتيال أو سرقة أو اختلاس، مما قد يؤدي إلى عواقب قانونية.
ومع ذلك، فإن الأخطاء تحدث، ومن الممكن دائمًا أن يكون الموظف قد أخذ البطاقة الخطأ في حالة خلط لمرة واحدة. على سبيل المثال، إذا كانت بطاقة العمل الخاصة بالشركة من نفس لون بطاقته الشخصية، فسيكون لديه عذر مقبول. ومع ذلك، فإن تكرار الحوادث وارتفاع التكاليف هي علامة قوية على أن سوء الاستخدام قد يكون متعمدًا. وهذا لا يؤدي فقط إلى فرض عقوبات شديدة على الموظف المخطئ، بل قد يكلف المؤسسة آلاف الدولارات من الأموال المفقودة إذا لم يتم اكتشافه على الفور.
يمكن للشركات التي تستفيد من بطاقة Slash Visa® Platinum للشركات أن تشعر بمزيد من الثقة بشأن أمان حساباتها بفضل الضوابط الدقيقة التي تسهل مراقبة المعاملات وحظر الرسوم غير المصرح بها قبل حدوثها.¹ في هذا الدليل، سوف نستكشف ما يجب فعله عندما يستخدم الموظف بطاقة ائتمان الشركة لأغراض مالية شخصية، والعواقب المترتبة على ذلك، وأفضل الممارسات لمنع حدوث ذلك في المستقبل.
فهم مخاطر استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة
هناك قوانين واضحة بشأن إساءة استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات. بحكم تعريفها، فإن بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات مخصصة لشراء السلع والخدمات ذات الصلة بتلك الشركة، لذا فإن أي استثناءات تبدو شخصية قد تنتهك تلك القوانين.
عادة ما تندرج هذه الحالات تحت مظلة الاختلاس، الذي يعرّفه القانون الأمريكي على أنه الاستيلاء الاحتيالي على ممتلكات شخصية من قبل شخص تم تكليفه بها. إذا عهدت إلى موظف بـ "الممتلكات الشخصية" المتمثلة في بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك وحساب صاحب العمل، وقام هذا الموظف بأخذ أموال لأسباب شخصية بدلاً من نفقات العمل، فإن ذلك يشكل عادةً احتيالاً على بطاقة الائتمان. إذا لم تكن قد عهدت فعلاً إلى هذا الموظف ببطاقة الشركة (ربما قام بسرقة زميل له في المكتب بمكر)، فإن ذلك سيكون على الأرجح استثناءً يندرج تحت تعريف السرقة.
إذا حدث ذلك، فستكون هناك عواقب تتجاوز خرق الثقة وفسخ العقود. إذا كانت شركتك تنوي استرداد الأموال، فقد تضطر إلى اتخاذ إجراءات قانونية ضد الموظف. كما أن سوء الاستخدام المتكرر يمكن أن يضر بدرجة الائتمان الخاصة بشركتك، خاصة إذا تجاوزت نفقات الموظف المتهورة حدود الائتمان المسموح بها.
كما أن إساءة استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات قد تؤدي إلى إجراء تدقيق، حيث يمكن لمصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) اكتشاف أي نشاط مشبوه في الحسابات المالية الخاصة بحسابك. كما أن تصنيف النفقات بشكل خاطئ قد يؤثر سلبًا على التخفيضات الضريبية المشروعة للأعمال التجارية ويؤدي إلى مشاكل معقدة.
عندما يحدث سوء الاستخدام: عرضي مقابل متعمد
قبل اتخاذ أي إجراء مباشر، يجب على صاحب العمل تحديد ما إذا كان سوء استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالعمل عرضيًا أم متعمدًا.
إذا أبلغ الموظف شخصًا ما بسرعة أنه استخدم البطاقة الخاطئة لإجراء عملية شراء وأظهر إيصاله، فمن المحتمل أن يكون ذلك خطأً غير متعمد. إذا صادفت رسومًا غير مهمة على بطاقة ائتمان الشركة عند إجراء المحاسبة، مثل دفع ثمن زجاجة مياه في محطة وقود في مساء يوم الأحد، يمكنك التحقق من الأمر مع الشخص المعني للتأكد من أنه كان حادثًا عرضيًا.
في نهاية المطاف، فإن كيفية التعامل مع حالات إساءة استخدام البطاقة عن طريق الخطأ تعود إلى مؤسستك. يكفي عقد اجتماع سريع وتقديم تعويض مالي لتشجيع معظم الموظفين على توخي المزيد من الحذر عند حمل بطاقات الائتمان الخاصة بالعمل.
ومع ذلك، فإن الاستخدام المتعمد أو الضار يبدو مختلفًا تمامًا في العادة. فقد يبدو على شكل رسوم متكررة لجميع أنواع العناصر، أو قد يكون عملية شراء كبيرة قام بها موظف غير جدير بالثقة على حساب الشركة. حتى لو كان خطأ واحدًا، يمكنك استخدام حكمك عند تحديد النية - على سبيل المثال، يمكن أن يقوم موظف "بطريق الخطأ" بربط بطاقة ائتمان الشركة الخاصة به بأحد خدمات البث المنزلي، لكننا نعلم مدى صعوبة إدخال معلومات البطاقة في التلفزيون. لن يكون هذا الدفع مصادفة.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
تحديد المسؤولية عن الرسوم غير المصرح بها
عندما يستخدم موظفك بطاقة الائتمان الخاصة بالشركة لإجراء عملية شراء كبيرة غير مصرح بها، من المسؤول عن دفع هذا المبلغ؟ حسناً... شركتك هي المسؤولة. تتحمل الشركة مسؤولية الرسوم المفروضة على حساب الشركة، بغض النظر عما إذا كانت المعاملة مشروعة أم سرقة.
ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا يمكنك استرداد الأموال المسروقة من موظفك. في بعض الحالات، هناك سبل قانونية يمكنك اتخاذها لتطلب من الموظف سداد المبلغ.
الإجراءات التي يجب اتخاذها عند استخدام بطاقة ائتمان الشركة لأغراض شخصية
فيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها عند اكتشاف رسوم غير مصرح بها على بطاقة الشركة:
- تأكيد سوء الاستخدام: من خلال تقييم التهم ومناقشة الأمر مع الموظف، حدد ما إذا كان الأمر خطأً عرضياً أم قراراً متعمداً.
- تسجيل جميع التفاصيل ذات الصلة: الوقت والمكان وإيصالات المعاملات هي عوامل مهمة يجب توثيقها من أجل توفير صورة واضحة عما حدث والإجراءات التي يجب اتخاذها. وهذا يساعد أيضًا في توضيح الشؤون المالية من أجل تقارير النفقات.
- تحديد الخطوات التالية المناسبة: إذا كان الأمر عرضيًا، فقد تشمل الخطوات التالية عقد اجتماعات وسداد سريع للمبلغ. أما إذا كان الأمر متعمدًا، فيمكنك اتخاذ إجراءات تأديبية صارمة أو إنهاء الخدمة أو حتى اللجوء إلى الإجراءات القانونية إذا كانت المعاملات كبيرة ورفض الموظف سداد الأموال.
- إعادة النظر في سياسات النفقات وتوضيحها: نأمل أن تكون مؤسستك قد وضعت سياسة نفقات شاملة تحدد القواعد التي تحكم استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالعمل والإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة مخالفة القواعد. إذا كانت هذه السياسات موجودة بالفعل، فراجعها مع الفريق – ولكن إذا لم تكن موجودة بشكل صريح في الكتب، فيجب عليك المضي قدماً ووضعها.
- تعزيز الرقابة باستخدام أدوات الأتمتة المناسبة: بعض بطاقات الشركات مزودة ببرنامج يتيح التحكم الكامل والرؤية الشاملة والاطلاع على نفقات الموظفين وتقارير المصروفات. نحن في Slash، لدينا بعض المعرفة عن هذا النوع من البطاقات.
كيفية منع إساءة استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات
فيما يلي بعض الطرق لتقليل مخاطر إساءة استخدام بطاقات الائتمان التجارية قبل وقوع حالات الاحتيال أو السرقة أو الاختلاس:
- اختر بطاقات الائتمان المؤسسية التي تأتي مع ضوابط للبطاقة يمكنها حظر المشتريات غير المصرح بها قبل حدوثها.
- مراجعة سياسات النفقات للتأكد من أنها تغطي بشكل شامل المبادئ التوجيهية والقواعد والعواقب.
- استفد من البطاقات الافتراضية التي تحد من النفقات وتتيح شفافية كاملة في الإنفاق.
- استخدم نظامًا لإدارة النفقات يدعم سير عمل الموافقة ويمكنه تقييد المشتريات على الفئات المعتمدة.
تحكم في نفقات الشركة باستخدام Slash
تساعد السياسات الواضحة والمراقبة الاستباقية والأدوات الفعالة الشركات على منع إساءة استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة قبل حدوثها، والتعامل معها بكفاءة في حالة حدوثها. قد يكون الأمر متروكًا لك لوضع سياسات الشركة، ولكن يمكنك ترك الباقي لمنصة Slash المصرفية.
نحن نقدم بطاقة Slash Visa® Platinum للشركات، والتي توفر إمكانية الوصول إلى لوحة تحكم مالية تسمح بوضع حدود للإنفاق، وتصنيف النفقات التجارية، وفرض قيود على التجار، ومستويات أذونات قابلة للتخصيص تساعد في تهدئة المخاوف من إساءة استخدام الموظفين.
بطاقة Slash للشركات ملائمة للمؤسسين وسهلة الحصول عليها، ولا تتطلب سوى رقم تعريف صاحب العمل (EIN) - دون الحاجة إلى رقم الضمان الاجتماعي (SSN) أو ضمان شخصي أو فحص الائتمان. وهي آمنة ومدعومة بخدمة دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. كما أنها تمنحك استرداد نقدي يصل إلى 2٪، وتدعم بناء الائتمان التجاري، وتوفر تحويلات ACH مجانية - وهي ميزات قد تجعل موظفيك أكثر حرصًا على استخدامها بشكل صحيح.
بالإضافة إلى بطاقة الشركة، توفر منصة Slash المصرفية حسابات دولية بالدولار الأمريكي للكيانات غير الأمريكية، ودعمًا أصليًا للعملات المشفرة، وتحويلات محلية مجانية غير محدودة، وتكاملًا مع حلول المحاسبة مثل Quickbooks و Xero.³ ,⁴
احمِ موارد شركتك المالية واعمل على تبسيط إدارة النفقات من خلال مجموعة حلولنا المالية. بفضل ضوابط الإنفاق المتطورة والرؤية الأفضل، يمكن منع عمليات الشراء غير المصرح بها والاحتيال على بطاقات الائتمان قبل وقوعها.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
هل بطاقات الائتمان التجارية الافتراضية والمادية أكثر أمانًا من بطاقات الائتمان التقليدية؟
في معظم الحالات، نعم. يتم تحديد "أمان" أي بطاقة ائتمان شركة من خلال إمكانية رؤيتها وضوابط الإنفاق. على الرغم من أنه يمكن إساءة استخدام كلاهما، إلا أن البطاقات التجارية الافتراضية والمادية النموذجية (خاصة بطاقة Slash Visa® Platinum للشركات) تتمتع بخيارات تحكم أكثر، لذا فمن المرجح أن تكون خيارًا أكثر حكمة من البطاقات التقليدية.
ما الفرق بين بطاقة الائتمان وبطاقة الائتمان التجارية؟
يتم استخدام هذين النوعين من البطاقات بشكل شائع لتغطية النفقات التجارية، ولكن هناك فرقًا أساسيًا بينهما: توفر بطاقات الائتمان التجارية حدًا ائتمانيًا متجددًا يتراكم عليه الفائدة بمرور الوقت، بينما تتطلب بطاقات الدفع أن تسدد رصيدك بالكامل في نهاية كل شهر. عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين النوعين، فإن ذلك يعتمد إلى حد كبير على الطريقة التي تريد بها المؤسسة إدارة شؤونها المالية والنفقات التجارية الأكثر شيوعًا.
هل استخدام بطاقة الائتمان بدلاً من البطاقة المدفوعة مسبقاً يقلل من المخاطر المالية للشركات؟
تستمد البطاقات المدفوعة مسبقًا أموالها مباشرة من أموال الشركة التي تم تحميلها مسبقًا على البطاقة، بينما تمنح بطاقات الائتمان ائتمانًا قصير الأجل يتم سداده بالكامل في كل دورة فوترة. عندما يتعلق الأمر بالمخاطر المالية للشركات، فإنها تعتمد ببساطة على مبلغ المال الذي يعهد به صاحب العمل إلى الموظف على بطاقة مدفوعة مسبقًا.
اقرأ المزيد منا
