كيف تعمل أتمتة إدارة النفقات على تبسيط الإنفاق والامتثال
مع نمو أعمالك، قد تصبح إدارة النفقات اليومية لفريقك أمراً معقداً. فالمزيد من الموظفين يقومون بالمزيد من عمليات الشراء: السفر، والبرمجيات، والمستلزمات، والوجبات، والتكاليف المتعلقة بالعملاء. وفي غضون وقت قصير، تتناثر تفاصيل المعاملات عبر كشوف حسابات بطاقات الائتمان، وصناديق البريد الإلكتروني، والإيصالات الورقية، مما يجعل من الصعب معرفة كيف يتم إنفاق أموال شركتك بالفعل.
بدون وجود نظام لإدارة النفقات، سيضطر فريقك إلى فحص الكشوفات، والبحث عن الإيصالات المخبأة في صناديق البريد الوارد، ونسخ تفاصيل المعاملات يدويًا إلى جداول البيانات. قد يتم تفويت الموافقات المهمة، وقد لا يتم تقديم الإيصالات؛ وبمرور الوقت، تصبح إدارة النفقات أكثر تفاعلية من كونها استباقية.
يمكن لبرنامج إدارة النفقات الآلي أن يضفي تنظيمًا على هذه العملية. بدلاً من الاعتماد على مجموعة من الأدوات غير المترابطة والخطوات اليدوية، يمكن للشركات توحيد عمليات السداد وبطاقات الشركات وتطبيق سياسة النفقات وسير عمل الموافقة في نظام واحد. في هذا الدليل، سنتناول أفضل الممارسات لتنفيذ نظام آلي لإدارة النفقات. سنشرح الأدوات التي تساعد في أتمتة العمليات اليدوية والطرق العملية لتتبع فعاليتها بمرور الوقت.
تطبق منصات مثل Slash هذه المبادئ من خلال نظام موحد لإدارة النفقات اليومية. باستخدام بطاقة Slash، يمكن للشركات وضع ضوابط دقيقة للإنفاق، والتقاط الإيصالات تلقائيًا عند الشراء، وتصنيف المعاملات في الوقت الفعلي.¹ يتم توجيه جميع الأنشطة إلى لوحة معلومات Slash، مما يمنح فرق الشؤون المالية رؤية أوضح للإنفاق وإنتاج بيانات منظمة تتزامن مباشرة مع برامج المحاسبة. تابع القراءة لمعرفة المزيد.
ما هي أتمتة إدارة النفقات؟
تشمل إدارة النفقات مجموعة من العمليات داخل المؤسسة، بما في ذلك إعداد تقارير النفقات والموافقات والسداد وتنفيذ السياسات وغير ذلك. تعمل أتمتة إدارة النفقات على دمج هذه الأنشطة مع برامج تربط قنوات الإنفاق في الشركة بضوابط مدمجة، مما يتيح مراقبة أسرع وأكثر اتساقًا.
في الممارسة العملية، لا تقتصر أتمتة إدارة النفقات على البرامج وحدها. فهي تجمع بين أدوات مترابطة مثل بطاقات الشركات والخدمات المصرفية والخزانة في نظام واحد لتبسيط الإدارة المالية من البداية إلى النهاية. على سبيل المثال، يمكن التحقق من عملية شراء تمت باستخدام بطاقة الشركة وفقًا لقواعد الإنفاق المحددة مسبقًا؛ وبعد الموافقة عليها، يتم تحميل الإيصال وتفاصيل المعاملة تلقائيًا إلى لوحة تحكم إدارة النفقات حيث يتم تصنيفها تلقائيًا؛ ثم يمكن تصدير تلك المعاملة إلى برنامج المحاسبة دون الحاجة إلى إعادة تنسيق أي من التفاصيل.
تشمل بعض مزايا تطبيق نظام إدارة نفقات جيد التنظيم ما يلي:
- تقليل إدخال البيانات يدويًا: يمكن أن يلغي التصنيف الآلي ومسح الإيصالات الحاجة إلى نسخ تفاصيل المعاملات من الإيصالات وبطاقات الشركات إلى جداول البيانات. وهذا يمكن أن يوفر ساعات من العمل اليدوي ويقلل من مخاطر الأخطاء مثل التكرار في الإدخالات.
- تقديم النفقات بشكل أسرع: يمكن للموظفين تقديم نفقات العمل التي دفعوها من جيوبهم عن طريق تحميل الإيصالات، التي يتم بعد ذلك مسحها ضوئيًا وإدراجها في السجل الأوسع لمعاملات الشركة.
- تحسين الامتثال وإنفاذ السياسات: تطبق الأنظمة الآلية سياسات الشركة في نقاط البيع من خلال بطاقات الشركات المزودة بضوابط مدمجة. يمكن حظر الإنفاق غير المتوافق مع السياسة قبل حدوثه، بينما يتم الإبلاغ عن المعاملات غير العادية لمراجعتها، مما يعزز جهود الامتثال ومنع الاحتيال.
- تحسين رؤية الإنفاق وإعداد التقارير: يتم توحيد المعاملات عبر القنوات، من البطاقات إلى التحويلات المصرفية الصادرة. يتم تصنيف النفقات تلقائيًا، وتقسيمها حسب طريقة الدفع، وتنظيمها بسهولة لإدراجها في الميزانيات العمومية وبيانات الدخل للمراجعة المالية المنتظمة.
- توفير الوقت لفرق الشؤون المالية والمحاسبة: من خلال مزامنة البيانات المالية مع أنظمة المحاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتكاملة، يمكن للشركات تبسيط عمليات التسوية وإعداد التقارير وتقديم الإقرارات الضريبية والتحضير للتدقيق.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
6 المكونات الرئيسية لأتمتة إدارة النفقات
تتطلب أتمتة إدارة النفقات من البداية إلى النهاية استخدام عدة أدوات مترابطة. يمكن لهذه الأدوات مجتمعة دعم دورة حياة النفقات بالكامل، من الشراء إلى الموافقة إلى التسوية، مع تقليل العمل اليدوي لكل من الموظفين وفرق الشؤون المالية. فيما يلي بعض الميزات والأدوات الأساسية الموجودة في نظام إدارة النفقات الآلي:
التقاط الإيصالات الرقمية والتعرف الضوئي على الحروف
يستخرج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التفاصيل من صور الإيصالات ويدخلها مباشرة في نظام إدارة النفقات الخاص بك. عندما يقوم الموظفون بتحميل إيصال، يقرأ النظام أسماء التجار والتواريخ والمبالغ تلقائيًا، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. يمكن بعد ذلك تصنيف النفقات وتوجيهها للموافقة عليها بناءً على قواعد محددة مسبقًا، مما يسمح لفرق الشؤون المالية بالتركيز على الاستثناءات بدلاً من المعاملات الروتينية.
تنفيذ السياسات والرقابة على الإنفاق بشكل آلي
عندما يتم دمج بطاقات الائتمان المؤسسية مع برامج إدارة النفقات، يمكن تطبيق ضوابط الإنفاق في نقطة الشراء. مع Slash، يمكن إصدار بطاقات افتراضية بحدود محددة مسبقًا وفئات تجار معتمدة وقيود على مستوى الفئة. يمكن حظر المعاملات التي تنتهك سياسات الشركة قبل حدوثها، مما يمنع الإنفاق غير المتوافق مع السياسة بدلاً من الإبلاغ عنه لاحقًا أثناء التسوية.
سير عمل الموافقة والتوجيه الشرطي
تحدد سير عمل الموافقة كيفية انتقال المعاملات عبر مؤسستك للمراجعة. يمكن للأنظمة الآلية توجيه النفقات بناءً على حدود المبلغ أو فئات النفقات أو الأقسام أو رموز المشاريع إلى المسؤول المناسب عن الموافقة. قد تتم الموافقة تلقائيًا على شراء لوازم مكتبية بقيمة 50 دولارًا، بينما يتم توجيه استئجار معدات بقيمة 5000 دولار إلى مدير القسم. ينطبق نفس المنطق على الإجراءات المالية الأخرى مثل التحويلات المصرفية الصادرة والخصومات والمعاملات الأخرى لضمان تطبيق السياسة بشكل متسق عبر المعاملات المختلفة.
التكامل مع أدوات المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات
يمكن لبرنامج إدارة النفقات أن يتكامل مع منصات المحاسبة مثل QuickBooks أو Xero، وكذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل Oracle NetSuite. تسمح هذه التكاملات بمزامنة بيانات النفقات المصنفة تلقائيًا مع دفتر الأستاذ العام، مما يقلل من التسوية اليدوية ويحافظ على تحديث السجلات المالية. يتكامل Slash مع منصات رائدة مثل QuickBooks و Xero لتبادل البيانات بسلاسة بين أنظمةك المالية والمحاسبية.
لوحات معلومات وتحليلات في الوقت الفعلي
يمكن أن تجمع لوحات معلومات إدارة النفقات البيانات من بطاقات الشركات والتحويلات المصرفية وعمليات السداد وطرق الدفع الأخرى في عرض واحد. مع تخزين جميع أنشطتك المالية في مكان واحد، يمكنك استخدام أدوات التحليل المدمجة لتتبع أنماط الإنفاق لتحديد التجار الأكثر قيمة، وأين ترتفع التكاليف، وأي الموظفين أو الفرق يقتربون من حدود الميزانية. تساعد هذه الرؤية الواضحة للتدفق النقدي على اتخاذ قرارات أكثر استباقية وقائمة على البيانات فيما يتعلق بالميزانية وتحديث السياسات ومراقبة التكاليف.
أنظمة السداد
في بعض الأحيان، يدفع الموظفون نفقات العمل من جيوبهم الخاصة. يسهل سير العمل المنظم لعملية السداد مراجعة هذه النفقات وفقًا لسياسات الشركة وتبسيط عمليات السداد إلى الحسابات المصرفية للموظفين. باستخدام ميزة السداد في Slash، يمكن للموظفين ربط حساباتهم المصرفية الشخصية مباشرةً بلوحة التحكم. عند تحميل الإيصالات، يلتقط OCR تفاصيل المعاملة ويملأ تقارير النفقات تلقائيًا. يمكن للمسؤولين بعد ذلك مراجعة المبالغ المستحقة السداد والموافقة على السداد عن طريق الإيداع المباشر في حسابات الموظفين.
أفضل الممارسات لتنفيذ أتمتة النفقات
تتطلب أتمتة إدارة النفقات أكثر من مجرد اعتماد برامج جديدة. غالبًا ما تستغرق المؤسسات التي تحقق أفضل النتائج وقتًا لوضع سياسات واضحة وتكوين أنظمة تتوافق مع سير عملها والتأكد من فهم الموظفين لكيفية استخدام الأدوات الجديدة بفعالية. يمكن أن تساعد هذه الممارسات المثلى في تعظيم فوائد الأتمتة مع تقليل الاضطرابات أثناء عملية الانتقال:
توحيد فئات النفقات والسياسات
يمكن أن تسهل فئات النفقات المحددة بوضوح تحليل أنماط الإنفاق، وتنفيذ الميزانيات، والتحضير لتقديم الإقرارات الضريبية. يجب أن تتوافق الفئات مع مخطط الحسابات والمتطلبات الضريبية، مع التمييز بين النفقات القابلة للخصم مثل السفر والوجبات الخاصة بالعمل، والنفقات الرأسمالية للمعدات، والتكاليف غير القابلة للخصم. تساعد الفئات الموحدة أيضًا على ضمان الاتساق بين الأقسام، مما يسهل مقارنة الإنفاق وتحديد فرص توفير التكاليف.
حدد القواعد والقيود الآلية مسبقًا
تعمل الأنظمة الآلية بشكل أفضل عندما يتم تكوين القواعد بشكل شامل منذ البداية. خذ الوقت الكافي لوضع ضوابط الإنفاق، وعتبات الموافقة، وإجراءات التوجيه قبل إصدار البطاقات أو طرح النظام. تقلل القواعد الواضحة من الحاجة إلى الإشراف اليدوي ويمكن أن تساعد في منع انتهاكات السياسة قبل وقوعها.
تدريب الموظفين على سير عمل الأتمتة
قم بإنشاء وثائق شاملة تشرح سياسات النفقات الخاصة بك للتواصل مع فريقك حول كيفية تطبيق القواعد لوضع توقعات واضحة بشأن الإنفاق. بالإضافة إلى ذلك، قم بتضمين معلومات حول كيفية عمل قواعد إدارة النفقات الآلية مع إرشادات تفصيلية للمهام الشائعة مثل تقديم الإيصالات أو طلب التعويضات أو استخدام بطاقات الشركة.
مراقبة الأداء وتحسين العمليات بمرور الوقت
أتمتة النفقات ليست حلاً يمكن تطبيقه مرة واحدة ثم نسيانه. يمكن أن يساعد تتبع المقاييس الصحيحة في تحديد الأماكن التي لا تزال تعاني من اختناقات، والأماكن التي قد تكون فيها السياسات مقيدة للغاية أو متساهلة للغاية، والأماكن التي قد تحتاج إلى تدريب إضافي. يمكن أن تكشف المراجعة المنتظمة لأنماط الإنفاق أيضًا عن فئات النفقات التي تتجاوز الميزانية أو تقل عنها باستمرار، مما يسمح للفرق بتعديل الضوابط والعمليات قبل أن تتحول المشكلات الصغيرة إلى مشكلات أكبر.
قياس النجاح: مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس
يعد مراقبة أداء نظامك بمرور الوقت جزءًا مهمًا من الإدارة الفعالة للنفقات. يساعد تتبع المقاييس الرئيسية في تحديد ما إذا كان نظامك يدعم سياسات النفقات ويقلل التأخيرات ويتوسع مع نمو أعمالك. فيما يلي بعض المقاييس الشائعة التي تستخدمها الشركات لتقييم فعالية سياسات إدارة النفقات والأتمتة:
- وقت معالجة النفقات: يقيس المدة التي يستغرقها نقل المصروفات من مرحلة تقديمها إلى مرحلة تسجيلها بالكامل في نظام المحاسبة الخاص بك. يسلط هذا المقياس الضوء على الوقت الذي يتم توفيره من خلال الأتمتة ويجب مراقبته باستمرار، حيث أن التباطؤ المفاجئ غالبًا ما يشير إلى وجود مشكلات في استلام التقارير أو توجيه الموافقات.
- معدل الامتثال للسياسة: يتتبع النسبة المئوية للنفقات التي تتوافق مع سياسات الشركة مقابل تلك التي تتطلب استثناءات أو تم الإبلاغ عنها لانتهاكها. قد تشير معدلات الامتثال المنخفضة إلى أن السياسات غير واضحة، أو أن حدود الإنفاق مقيدة للغاية، أو أن بعض فئات النفقات تحتاج إلى تحسين.
- معدلات الأخطاء أو الاستثناءات: يقيس مدى تكرار وجود أخطاء أو معلومات ناقصة في النفقات أو الحاجة إلى تدخل يدوي. قد تشير معدلات الأخطاء المرتفعة إلى مشكلات مثل رداءة جودة الإيصالات أو عدم وضوح قواعد التصنيف أو الحاجة إلى تدريب إضافي للموظفين على سير عمل تقديم الطلبات.
- مدة استرداد التكاليف: يتتبع المدة التي ينتظرها الموظفون بين تقديم نفقاتهم النثرية واستلام السداد. على الرغم من ارتباطه بوقت معالجة النفقات، يركز هذا المقياس بشكل خاص على السداد ويعكس سرعة الموافقة والجهد الإداري.
- التكلفة لكل مصروف: يحسب التكلفة الإدارية لمعالجة كل معاملة مصروفات، بما في ذلك وقت الموظفين وتكاليف النظام. يمكن أن تساعد مقارنة هذا المقياس عبر أنواع المصروفات في تحديد المجالات التي تحقق فيها الأتمتة أكبر تأثير والمجالات التي قد تؤدي فيها التحسينات الإضافية في سير العمل إلى تقليل النفقات العامة.
اختيار الحل المناسب لإدارة النفقات الآلية
لا توفر جميع منصات إدارة النفقات نفس الإمكانات أو تناسب جميع نماذج الأعمال. يعتمد الحل المناسب على حجم شركتك وأنماط الإنفاق وأنظمة المحاسبة الحالية ومستوى التحكم الذي تحتاجه في نفقات الموظفين. ولكن هناك بعض الميزات المهمة التي يجب الانتباه إليها بغض النظر عن الإعدادات الحالية. عند تقييم الخيارات، ابحث عن:
- إصدار سهل لبطاقات الائتمان المؤسسية مع قواعد إنفاق تطبق سياسات الشركة تلقائيًا.
- رؤية المعاملات في الوقت الفعلي، مدعومة بلوحات تحليلات تعمل على تحسين الرقابة المالية وتنبيهات تساعد في الكشف عن الاحتيال المحتمل.
- تصنيف آلي يحدد الموردين وتفاصيل النفقات لتطبيق علامات متسقة على جميع المعاملات.
- عمليات سير عمل السداد التي تبسط عملية تقديم الإيصالات للموظفين والمراجعة والمعالجة لفرق الشؤون المالية.
- التكامل مع أنظمة المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات لتبسيط عمليات التسوية وإعداد التقارير والإعداد الضريبي.
- عمليات سير عمل قابلة للتخصيص للموافقة تقلل من الصعوبات في عمليات الشراء الروتينية بينما تحيل المعاملات ذات القيمة الأعلى لمراجعة إضافية.
أتمتة إدارة النفقات باستخدام Slash
تكون إدارة النفقات أكثر فعالية عندما تتم عمليات الإنفاق والمراجعة وإعداد التقارير في مكان واحد. يساعد Slash الشركات على إدارة نفقات الموظفين من خلال الجمع بين البطاقات المؤسسية والتقاط الإيصالات تلقائيًا وضوابط السياسات في نظام واحد. بدلاً من مراجعة النفقات بعد وقوعها، يمكن لفرق الشؤون المالية تتبع المعاملات فور حدوثها من أجل مراقبة أوضح وتقليل المشكلات التي يتعين حلها بعد وقوعها.
يجمع Slash بين الأتمتة والبنية التحتية المصرفية التجارية الكاملة، مما يوفر للفرق المالية نظامًا واحدًا للتحكم في الإنفاق وتتبع النفقات وتحويل الأموال بكفاءة. تشمل القدرات الرئيسية ما يلي:
- بطاقة سلاش فيزا بلاتينيوم: احصل على استرداد نقدي يصل إلى 2٪ مع ضوابط إنفاق دقيقة وحدود قابلة للتكوين والتقاط إيصالات آلي وإصدار بطاقات غير محدود للموظفين.
- مراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي: تقوم المراقبة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بالإبلاغ عن الأنشطة غير العادية، ومنع الإنفاق غير المطابق للسياسة قبل حدوثه، وإرسال التنبيهات مباشرة إلى المسؤولين.
- عمليات الموافقة: توجيه المدفوعات والخصومات الخاصة بالمعاملات الكبيرة أو الحساسة إلى المديرين المناسبين قبل تحويل الأموال.
- أدوات السداد: تنظيم الإيصالات وتفاصيل النفقات النثرية وإرسال الإيداعات المباشرة إلى الحسابات المصرفية للموظفين المرتبطة.
- تكاملات المحاسبة: قم بمزامنة بيانات المعاملات تلقائيًا مع QuickBooks، أو اتصل بأدوات إضافية عبر Plaid، أو استورد البيانات من Xero لتبسيط عملية التسوية وإعداد التقارير.
- طرق دفع متنوعة: أرسل المدفوعات عبر ACH العالمي، والتحويلات البنكية الدولية إلى أكثر من 180 دولة عبر SWIFT، والأنظمة المحلية في الوقت الفعلي مثل RTP و FedNow. يتضمن دعمًا أصليًا للعملات المشفرة لتحويل الأموال إلى عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي مثل USDC أو USDT للتحويلات القائمة على blockchain.⁴
- خزانة عالية العائد: احصل على عائد سنوي يصل إلى 3.86% من خلال صناديق سوق المال المدعومة من BlackRock وMorgan Stanley.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
ما هو أفضل برنامج لإدارة النفقات؟
يعتمد اختيار أفضل برنامج لإدارة النفقات على حجم نشاطك التجاري وحجم المعاملات والأنظمة المالية الحالية. تجمع الحلول القوية مثل Slash بين تتبع النفقات الآلي وضوابط السياسات وبطاقات الشركات وتكامل المحاسبة لتقليل العمل اليدوي مع تحسين الرؤية والامتثال.
كم من الوقت يستغرق عادةً تنفيذ حلول إدارة النفقات؟
يختلف وقت التنفيذ حسب درجة التعقيد، ولكن يمكن إعداد العديد من المنصات الحديثة في غضون أيام بدلاً من أشهر. تتيح الأنظمة المستندة إلى السحابة مع تكاملات محاسبية مسبقة الصنع وسير عمل قابل للتكوين للفرق البدء في أتمتة النفقات بسرعة دون تغييرات كبيرة في العمليات.
ما هي الأنظمة التي يجب أن يتكامل معها برنامج إدارة النفقات؟
يجب أن يتكامل برنامج إدارة النفقات مع أنظمة المحاسبة مثل QuickBooks و Xero أو منصات تخطيط موارد المؤسسات مثل Netsuite أو Sage Intacct. بالنسبة لمشغلي التجارة الإلكترونية، ابحثوا عن منصات مثل Slash التي تقدم خدمات تجارية للأسواق الرئيسية مثل Shopify أو Amazon.
