Hướng dẫn kế toán thương mại điện tử cho doanh nghiệp trực tuyến

Kế toán thương mại điện tử: Hướng dẫn thực hành cho các doanh nghiệp trực tuyến

Kế toán là một quy trình phức tạp, và nếu bạn là chủ doanh nghiệp thương mại điện tử có hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp, khách hàng trên toàn cầu hoặc kế hoạch phát triển tham vọng, bạn có thể đang tìm kiếm các giải pháp kế toán để giảm bớt áp lực tài chính.

Kế toán thương mại điện tử là điều cần thiết, nhưng việc xây dựng hệ thống kế toán, tuyển dụng kế toán viên và đảm bảo sổ sách chính xác có thể là một quá trình phức tạp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các bước bạn có thể thực hiện để đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Chúng tôi cũng sẽ nhấn mạnh cách toàn bộ quy trình có thể được đơn giản hóa với Slash, công cụ quản lý tài chính toàn diện cho phép bạn và đội ngũ của mình thực hiện các giao dịch ngân hàng¹, theo dõi chi phí, quản lý sổ sách chính xác và xử lý các giao dịch phức tạp tất cả trong một bảng điều khiển duy nhất.

Kế toán thương mại điện tử là gì?

Kế toán thương mại điện tử là một hình thức kế toán chuyên biệt được thiết kế riêng cho các đội ngũ và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Giống như các ngành khác, thương mại điện tử có những nhu cầu, dòng tiền và phức tạp riêng biệt. Trong thương mại điện tử, điều này có nghĩa là các đội ngũ bán sản phẩm và dịch vụ qua internet, thường xuyên vượt qua biên giới và liên quan đến các hệ thống quản lý kho hàng phức tạp, công cụ và nền tảng của bên thứ ba, cũng như các vấn đề an ninh mạng phức tạp hơn.

Kế toán thương mại điện tử có thể được phân biệt với kế toán truyền thống hoặc các hình thức khác nhờ vào sự tập trung đặc biệt vào việc quản lý doanh thu, chi phí, hàng tồn kho và thuế cho các doanh nghiệp trực tuyến, kỹ thuật số và thường xuyên hoạt động xuyên biên giới. Slash được thiết kế đặc biệt dựa trên các tiêu chuẩn, quy tắc và nhu cầu của ngành thương mại điện tử. Dưới đây là cách kế toán thương mại điện tử của Slash khác biệt so với kế toán truyền thống:

Sự khác biệt giữa kế toán thương mại điện tử và kế toán truyền thống

Các điểm khác biệt chính giữa kế toán doanh nghiệp truyền thống và kế toán doanh nghiệp thương mại điện tử có thể được chia thành một số khía cạnh chính:

• Quản lý hàng tồn kho. Quản lý hàng tồn kho để báo cáo chính xác là điều cần thiết trong kế toán dựa trên hàng tồn kho, một phương pháp phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại điện tử nhằm đảm bảo tuân thủ thuế dựa trên hàng tồn kho.
• Các nền tảng của bên thứ ba. Shopify, Amazon, Plaid và các nền tảng thương mại điện tử khác có thể gây ra các vấn đề phức tạp trong việc quản lý sổ sách kế toán giữa các trang web. Việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng và duy trì sổ sách kế toán chính xác là yếu tố quan trọng để tạo ra các báo cáo dòng tiền và hồ sơ tài chính đáng tin cậy.
• Thuế bán hàng và các loại thuế khác. Việc nộp tờ khai thuế cho một doanh nghiệp thương mại điện tử trở nên phức tạp do tính chất xuyên biên giới của thương mại điện tử. Đảm bảo rằng kế toán của bạn nắm rõ các nghĩa vụ liên quan đến thuế bán hàng và các yêu cầu về kênh bán hàng toàn cầu là điều cần thiết.
• Kênh bán hàng toàn cầu. Khả năng giao dịch xuyên biên giới của các thị trường thương mại điện tử có thể làm phức tạp thêm việc quản lý thuế bán hàng và tài chính. Kế toán viên và nhân viên kế toán phải theo dõi dòng tiền phức tạp qua nhiều kênh bán hàng và các tuyến đường chịu thuế, bao gồm cả nghĩa vụ thuế VAT/GST quốc tế.
• Sự phát triển mạnh mẽ. Các doanh nghiệp thương mại điện tử có thể chứng kiến mức độ tăng trưởng đáng kể. Quản lý quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhỏ sang doanh nghiệp toàn cầu đòi hỏi phải đối mặt với các vấn đề phức tạp hơn về dòng tiền, lương bổng, và quản lý sổ sách kế toán, tài chính, cũng như báo cáo tài chính.

Các phương pháp kế toán chính cho doanh nghiệp thương mại điện tử

Thương mại điện tử là một hình thức kinh doanh rộng lớn, thường được đặc trưng bởi sự hiện diện trực tuyến và phạm vi toàn cầu. Trong lĩnh vực thương mại điện tử, có rất nhiều loại hình doanh nghiệp với cấu trúc và dòng tiền tài chính cụ thể, đòi hỏi các phương pháp kế toán thương mại điện tử khác nhau. Dưới đây là các phương pháp kế toán chính cho các doanh nghiệp thương mại điện tử:

Kế toán theo phương pháp tiền mặt

Kế toán theo phương pháp tiền mặt cho các giao dịch thương mại điện tử có thể là một phương pháp kế toán tương đối đơn giản hơn cho các doanh nghiệp, đặc biệt hữu ích cho các công ty mới bắt đầu thực hiện kế toán. Theo phương pháp kế toán theo phương pháp tiền mặt, doanh thu và chi phí chỉ được ghi nhận khi tiền thực sự vào hoặc ra khỏi tài khoản của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là, các hóa đơn chưa thanh toán hoặc các khoản thanh toán cho nhà cung cấp chưa được ghi nhận trong sổ kế toán; thay vào đó, kế toán theo phương pháp tiền mặt cung cấp một cái nhìn thời gian thực về tình hình tiền mặt của bạn.

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ và ở giai đoạn đầu, sự đơn giản của kế toán theo phương pháp tiền mặt có thể là một lợi thế lớn, cho phép các đội ngũ nhỏ với thời gian hạn chế quản lý hình thức kế toán đơn giản nhất hiện có. Ngoài ra, điều này có thể là cần thiết cho các đội ngũ đang trải qua giai đoạn tăng trưởng ban đầu của thương mại điện tử, nơi thu nhập không đều và thường được dự báo xung quanh các chiến dịch và ra mắt sản phẩm.

Kế toán theo phương pháp tiền mặt, tuy nhiên, không phải là giải pháp kế toán phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp thương mại điện tử. Vì nó không theo dõi các khoản phải thu hoặc phải trả, nó thường chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan không đầy đủ về tình hình tài chính của bạn. Bạn có thể thấy số dư tiền mặt khỏe mạnh hôm nay, nhưng lại bỏ qua các hóa đơn chưa thanh toán hoặc các khoản thanh toán đang chờ xử lý từ các nền tảng như Shopify hoặc Amazon chưa được chuyển vào tài khoản của bạn. Điểm mù này là lý do tại sao Cục Thuế Liên bang Hoa Kỳ (IRS) giới hạn kế toán theo phương pháp tiền mặt cho các doanh nghiệp nhỏ, và tại sao các nhà điều hành thương mại điện tử đang phát triển thường nhanh chóng vượt qua phương pháp này.

Kế toán dồn tích

Kế toán dồn tích là một phương pháp thay thế cho kế toán theo phương pháp tiền mặt đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Kế toán dồn tích được đặc trưng bởi quy trình ghi nhận doanh thu phức tạp hơn, bao gồm việc ghi nhận các giao dịch khi chúng xảy ra, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện và nhận hay chưa. Điều này có nghĩa là kế toán dồn tích bao gồm việc ghi nhận các khoản nợ và nghĩa vụ chưa thanh toán; do đó, các khoản thanh toán đang chờ xử lý từ Shopify hoặc các nghĩa vụ sắp tới đều được ghi nhận trong sổ sách kế toán của bạn.

Từ các doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ đến lớn, kế toán dồn tích là một phương pháp kế toán tiêu chuẩn, cho phép bạn nắm rõ tình hình thu nhập và chi phí bằng cách ghi nhận các giao dịch khi chúng phát sinh, chứ không chỉ khi tiền mặt được nhận. Tuy nhiên, kế toán dồn tích có thể phức tạp đối với các doanh nghiệp ở giai đoạn khởi nghiệp.

Kế toán dựa trên hàng tồn kho (hoặc phương pháp giá vốn hàng bán)

Nhiều công ty thương mại điện tử phụ thuộc vào các hệ thống quản lý kho phức tạp yêu cầu kế toán dựa trên kho hàng. Khác với kế toán dựa trên tiền mặt hoặc kế toán dồn tích, phương pháp kế toán này dựa trên dòng chảy của hàng hóa từ quá trình sản xuất, lưu trữ cho đến khi được người tiêu dùng mua.

Kế toán dựa trên hàng tồn kho là một phương pháp kế toán quan trọng đối với thương mại điện tử, vì nó không chỉ ghi nhận doanh thu từ một giao dịch bán hàng mà còn ghi nhận chi phí hàng hóa đã bán. Điều này có nghĩa là khi bạn bán hàng qua các nền tảng bên thứ ba như Shopify hoặc Amazon, sổ sách kế toán của bạn sẽ phản ánh thu nhập và chi phí liên quan đến hàng tồn kho của sản phẩm đó.

Kế toán dựa trên hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho việc kế toán chính xác và cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về biên lợi nhuận và khả năng sinh lời của doanh nghiệp theo thời gian thực. Tuy nhiên, phương pháp này có thể khá phức tạp và thách thức trong việc quản lý đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp có đội ngũ kế toán nhỏ.

Nếu doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn đang phát triển, nhu cầu kế toán của bạn có thể tăng nhanh hơn so với khả năng theo kịp của bạn. Đảm bảo bạn luôn kiểm soát được sổ sách kế toán là điều thiết yếu, và việc tìm kiếm giải pháp thông qua dịch vụ hỗ trợ kế toán có thể giúp bạn quản lý doanh nghiệp và tài chính một cách chính xác, hiệu quả và mang lại lợi ích cho sự thành công tiếp tục của bạn:

Lợi ích mà một kế toán thương mại điện tử có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn

Kế toán thương mại điện tử có thể cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ cho kế toán doanh nghiệp của bạn, đặc biệt khi đội ngũ của bạn phát triển. Dưới đây là một số lý do chính tại sao bạn nên xem xét việc thuê một kế toán thương mại điện tử cho doanh nghiệp của mình:

Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế

Thuế có thể trở nên phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Dù bạn đang quản lý bán hàng xuyên biên giới, kho hàng lớn hay các lĩnh vực mới như tài sản kỹ thuật số và tiền điện tử, các quy định thuế luôn thay đổi liên tục. Cố gắng tự mình theo kịp các quy định thuế có thể tốn nhiều thời gian và công sức, vốn có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho việc phát triển kinh doanh, và sai sót có thể khiến bạn đối mặt với rủi ro không đáng có. Đó là lý do tại sao việc thuê một kế toán viên hoặc CPA có kinh nghiệm trực tiếp trong lĩnh vực thương mại điện tử có thể mang lại giá trị to lớn. Họ sẽ đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ các quy định mới nhất, đồng thời tối ưu hóa khía cạnh thuế trong hoạt động kinh doanh, giúp bạn tập trung năng lượng vào việc mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Tối ưu hóa dòng tiền và theo dõi chi phí

Kế toán viên có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tình hình tài chính của bạn. Điều này giúp họ nhận diện các lĩnh vực có tiềm năng phát triển, chẳng hạn như chi tiêu quá mức tại một địa điểm, nợ phải trả tại một địa điểm khác, hoặc sự kém hiệu quả trong dòng tiền nói chung. Thuê một kế toán viên để theo dõi chi tiêu và lịch sử tài chính của bạn sẽ cung cấp cho bạn công cụ để xây dựng các dòng tiền tài chính tốt hơn, tối ưu hơn và hiệu quả hơn.

Nâng cao độ chính xác của báo cáo

Tuyển dụng một kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thương mại điện tử sẽ giúp đảm bảo bạn báo cáo tài chính doanh nghiệp một cách chính xác. Với kinh nghiệm kế toán chuyên ngành, các kế toán thương mại điện tử sẽ am hiểu về các nguồn thu nhập, bao gồm các nền tảng bên thứ ba như Shopify và PayPal, quản lý hàng tồn kho, giao dịch ngoại hối, hoàn tiền và xử lý các giao dịch phức tạp khác. Với kiến thức này, một kế toán thương mại điện tử có thể đảm bảo bạn báo cáo chính xác các dòng tiền tài chính và tránh bị phạt.

Hỗ trợ các quyết định chiến lược

Ngoài các quyết định hàng ngày, kế toán viên có thể định hình chiến lược kinh doanh thương mại điện tử thông qua kiến thức sâu rộng về dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách phân tích dữ liệu doanh thu và thu nhập, chẳng hạn như dòng tiền, cấu trúc chi phí và xu hướng khách hàng, kế toán viên có thể xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao sức khỏe tài chính. Tìm kiếm một kế toán viên có chuyên môn về thương mại điện tử có thể giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược thông minh, phù hợp với ngành, chẳng hạn như nghĩa vụ thuế bán hàng, phí giao dịch hoặc báo cáo hàng tồn kho.

Nghĩa vụ thuế trong thương mại điện tử

Các doanh nghiệp thương mại điện tử thường phải đối mặt với các giao dịch xuyên biên giới và giao dịch kỹ thuật số, đòi hỏi các công ty phải tuân thủ nhiều luật lệ của tiểu bang và liên bang. Để giảm thiểu tác động tiêu cực tiềm ẩn của việc khai báo và báo cáo thuế không chính xác, doanh nghiệp của bạn nên xem xét việc thuê một kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại điện tử và hiểu rõ quy trình để tối ưu hóa quy trình này và đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ thuế.

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử hoạt động tại nhiều bang, thuế bán hàng và mối liên hệ thuế bán hàng (sales tax nexus) liên quan đến nghĩa vụ thuế được quy định bởi các bang khác nhau nơi bạn bán hàng cho người tiêu dùng. Ngay cả khi bạn không có mặt vật lý tại bang đó, nghĩa vụ thuế bán hàng vẫn áp dụng thông qua mối liên hệ thuế (nexus) và yêu cầu hệ thống báo cáo chính xác và đáng tin cậy.

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử hoạt động tại nhiều quốc gia, họ không chỉ phải đối mặt với các nghĩa vụ thuế bán hàng, chẳng hạn như nghĩa vụ thuế bán hàng (sales tax nexus), mà còn với thuế VAT/GST quốc tế. Điều này đề cập đến các nghĩa vụ của quốc gia yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký, thu và nộp thuế đối với các giao dịch bán hàng cho cư dân của quốc gia đó. Điều quan trọng là phải tính toán thuế tại bang, quốc gia hoặc địa điểm nơi bạn bán hàng. Tuân thủ các yêu cầu về nộp và báo cáo thuế là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không phải đối mặt với rủi ro pháp lý và tài chính.

Lựa chọn phần mềm kế toán thương mại điện tử phù hợp

Với các khoản chi phí, hàng tồn kho và nghĩa vụ thuế theo địa lý cần phải đối phó, kế toán thương mại điện tử có thể gặp nhiều thách thức, ngay cả khi bạn đã thuê một kế toán nội bộ. May mắn thay, có nhiều phần mềm kế toán sẵn có, cung cấp các giải pháp quản lý tài chính và kế toán như theo dõi chi phí, quản lý bảng cân đối kế toán và tích hợp với các công cụ của bên thứ ba như Shopify, Amazon và Plaid.

Khi tìm kiếm phần mềm để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét các tính năng tích hợp nền tảng thương mại điện tử, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI), báo cáo và theo dõi. Slash là một ví dụ về phần mềm tài chính cho phép bạn tự động hóa kế toán thông qua tích hợp với các bộ công cụ của bên thứ ba, thanh toán tiền điện tử,³ ngân hàng và tài khoản ngân hàng, cũng như các công cụ kế toán cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là phân tích chi tiết về phần mềm kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn:

QuickBooks

QuickBooks và QuickBooks Online là các phần mềm kế toán phổ biến, cung cấp cái nhìn tổng quan về các báo cáo tài chính của bạn, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lãi lỗ, theo dõi chi phí, công cụ quản lý hóa đơn và biên lai, cũng như quản lý kho hàng. Slash tích hợp với QuickBooks, giúp bạn truy cập tất cả các công cụ kế toán hữu ích của QuickBooks đồng thời cũng có thể sử dụng nền tảng ngân hàng của Slash, bao gồm hỗ trợ tài khoản tiền mặt và tiết kiệm, thanh toán toàn cầu theo thời gian thực và hoàn tiền khi sử dụng thẻ.²

Xero

Xero là phần mềm kế toán phổ biến khác với nhiều tích hợp với các công cụ phần mềm tài chính khác. Slash tích hợp với Xero, cho phép người dùng Slash truy cập các tính năng và tích hợp của Xero thông qua bảng điều khiển của Slash, nơi họ cũng có thể quản lý các công cụ khác của mình, bao gồm ngân hàng doanh nghiệp, quản lý tài chính, tiền điện tử và thanh toán toàn cầu.

Zoho Sổ sách

Zoho Books là phần mềm kế toán tích hợp với các sản phẩm khác của Zoho, bao gồm các công cụ bán hàng, tiếp thị và thương mại. Zoho Books cung cấp truy cập vào nhiều tính năng; tuy nhiên, việc hợp tác với các bên thứ ba như Slash có thể gặp nhiều thách thức hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Tối ưu hóa tài chính thương mại điện tử của bạn với Slash

Doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn có những nhu cầu tài chính đặc thù. Từ các giao dịch thanh toán kỹ thuật số thường xuyên vượt qua nhiều biên giới đến quản lý kho hàng phức tạp, theo dõi chi phí và các nghĩa vụ thuế phức tạp, kế toán thương mại điện tử là một quy trình phức tạp đòi hỏi đội ngũ kế toán có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm, cùng với sự hỗ trợ toàn diện.

Slash được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại điện tử. Với các công cụ chuyên biệt được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính thực tế của doanh nghiệp và khai thuế chính xác, Slash đang hỗ trợ một số tên tuổi lớn nhất trong lĩnh vực thương mại điện tử hiện nay.

Đăng ký tài khoản Slash ngay hôm nay để dễ dàng truy cập vào tích hợp kế toán với QuickBooks, QuickBooks Online và Xero, cùng với bảng điều khiển tất cả trong một cho ngân hàng doanh nghiệp, theo dõi chi phí, quản lý tài chính, thanh toán bằng stablecoin và nhiều tính năng khác. Slash cũng tích hợp với Plaid, cho phép bạn đồng bộ hóa tài khoản Shopify, Amazon, PayPal hoặc các tài khoản ngân hàng khác với các tính năng của Slash. Tìm hiểu thêm về cách doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn có thể quản lý kế toán và tài chính hiệu quả hơn với Slash tại slash.com/ngành-nghề/thương-mại-điện-tử.

Câu hỏi thường gặp

Cách thiết lập kế toán thương mại điện tử?

Thiết lập kế toán thương mại điện tử bằng cách theo dõi dòng tiền thông qua báo cáo dòng tiền, quản lý hàng tồn kho và duy trì bảng cân đối kế toán và sổ sách kế toán chính xác. Các công cụ phần mềm như QuickBooks Online và Xero có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý kế toán thương mại điện tử. Slash tích hợp với cả hai công cụ này, cung cấp khả năng đồng bộ trực tiếp giữa kế toán, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và các báo cáo tài chính khác cùng dữ liệu giao dịch.

Tại sao nên tài trợ qua Slash?

Slash là một công ty công nghệ tài chính cung cấp truy cập vào tất cả các dịch vụ tài chính, kế toán, hỗ trợ ngân hàng, tiền điện tử và nhiều hơn nữa trong một bảng điều khiển duy nhất. Bạn có thể truy cập báo cáo tài chính, sao kê ngân hàng, theo dõi thanh toán trực tuyến và chi phí kinh doanh. Với tích hợp với QuickBooks và Xero, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kế toán quen thuộc.

Sự khác biệt giữa kế toán thương mại điện tử và kế toán là gì?

Kế toán và ghi sổ kế toán có thể tương tự nhau; tuy nhiên, kế toán thường ở mức độ cao hơn, bao gồm việc tính toán thuế bán hàng chính xác, nộp tờ khai thuế, cũng như quản lý dòng tiền.

¹ Slash Financial, Inc. là một công ty công nghệ tài chính và không phải là ngân hàng. Dịch vụ ngân hàng được cung cấp bởi Column N.A., thành viên của FDIC.

² Thẻ Slash Platinum là thẻ tín dụng Visa® do Column N.A. phát hành theo giấy phép của Visa U.S.A. Việc chấp thuận thẻ phụ thuộc vào điều kiện đủ điều kiện. Số dư tài khoản phải được thanh toán đầy đủ hàng ngày. Phí thành viên hàng tháng có thể áp dụng. Các giao dịch mua hàng bằng thẻ có thể được hưởng hoàn tiền, vui lòng truy cập https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms để biết thêm thông tin.

³ Dịch vụ chuyển đổi, chuyển nhượng và lưu ký tiền điện tử được cung cấp bởi Bridge, không phải bởi Column, N.A. hoặc Slash. Tiền điện tử không được lưu ký bởi bất kỳ ngân hàng nào, không được bảo hiểm bởi FDIC, có thể biến động về giá trị và có thể bị mất mát. Các điều khoản và điều kiện áp dụng; xem https://www.slash.com/legal/global-usd-terms.