Hoe buitenlandse aannemers efficiënt betalen: een zakelijke gids

Als u dacht dat de 'gig-economie' verwijst naar muzikanten, visspiesen of roeiboten, dan heeft u het mis. De gig-economie verwijst in werkelijkheid naar een opkomende wereldwijde marktplaats waar ondernemers talent van overal ter wereld kunnen inhuren voor specifieke projecten. De kern van dit internationale personeelsbestand wordt gevormd door buitenlandse contractanten: onafhankelijke professionals die hun vaardigheden en diensten tijdelijk aan uw bedrijf aanbieden.

Door buitenlandse aannemers in te huren krijgt uw bedrijf toegang tot een groter reservoir aan internationaal talent en kunt u sneller voet aan de grond krijgen op nieuwe internationale markten. Het beheren van betalingen aan buitenlandse aannemers kan echter uitdagingen met zich meebrengen, zoals het opstellen van aannemersovereenkomsten, het omgaan met valutaconversies, het oplossen van betalingsachterstanden en het naleven van internationale regelgeving.

In deze gids begeleiden we ondernemers bij het proces van het inhuren en betalen van internationale contractanten. U leert meer over belangrijke overwegingen, veelvoorkomende valkuilen en moderne betalingsoplossingen voor buitenlandse contractanten. We laten ook zien hoe Slash het versturen van betalingen naar verschillende landen kan vereenvoudigen door middel van geautomatiseerde wereldwijde overschrijvingen, toegang tot het wereldwijde betalingsnetwerk SWIFT, ondersteuning voor stablecoin on- en off-ramps, en meer.1, 4

Wat is een internationale aannemer?

Een internationale contractant is een zelfstandige die in het ene land woont en kortdurende diensten verleent aan een klant of bedrijf in een ander land. In tegenstelling tot fulltime werknemers staan contractanten niet op de vaste loonlijst van uw bedrijf, wat betekent dat ze zelf hun belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en verzekeringen regelen. De arbeidsregels verschillen per land, wat van invloed is op hoe contractanten worden geclassificeerd, beloond en beschermd onder de lokale arbeidswetgeving.

Aannemers worden ingedeeld op basis van het werk dat ze doen en de manier waarop ze door een werkgever worden ingehuurd. Indeling is belangrijk omdat deze bepalend is voor de wettelijke bepalingen die in een aannemingsovereenkomst worden opgenomen. Veelvoorkomende indelingen van aannemers voor internationale partnerschappen zijn onder meer:

Onafhankelijke contractanten: Deze personen, ook wel zelfstandige aannemers of freelancers genoemd, worden rechtstreeks door uw bedrijf ingehuurd om een specifieke taak of dienst uit te voeren. Ze vertegenwoordigen zichzelf tijdens het wervingsproces en bepalen doorgaans hun eigen schema's, tarieven en werkmethoden.
Onderaannemers: Een onderaannemer is een onafhankelijke aannemer die wordt ingehuurd door een andere, primaire aannemer en niet rechtstreeks door uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een adviesbureau inschakelt om marktonderzoek te doen, kan dat bureau een onderaannemer inhuren om te helpen bij de gegevensanalyse. Hoewel onderaannemers uiteindelijk bijdragen aan uw project, worden de werkrelatie en de betaling afgehandeld via de primaire aannemer.
Contractanten van het agentschap: Deze aannemers werken via een officiële werkgever of een derde organisatie die werknemers wettelijk in dienst neemt namens een ander bedrijf. Een officiële werkgever regelt doorgaans de introductie, salarisadministratie, belastingen, visa en secundaire arbeidsvoorwaarden, wat voordelig kan zijn voor internationale projecten waar de naleving van wetgeving en arbeidsrecht complexer is.

Voordelen en uitdagingen van het inhuren van internationale contractanten

Samenwerken met freelancers en internationale contractanten is nog nooit zo eenvoudig geweest. Dankzij de vooruitgang op het gebied van digitale communicatie en wereldwijde betalingstechnologie is het nu mogelijk om binnen enkele ogenblikken wereldwijd contact te leggen en geld over te maken. Toch moeten werkgevers verschillende logistieke en regelgevende uitdagingen het hoofd bieden om ten volle te kunnen profiteren van de voordelen van wereldwijde partnerschappen. Hier zijn enkele belangrijke voordelen en overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar internationale contractanten:

Voordelen

Toegang tot talent: De meest gekwalificeerde werknemer voor een project bevindt zich niet altijd in de buurt. Door internationaal personeel aan te werven, krijgt u toegang tot een uitgebreid netwerk van bekwame, gemotiveerde werknemers die gespecialiseerde expertise en diverse perspectieven aan uw bedrijf kunnen toevoegen.
Kostenefficiëntie: De wereldwijde arbeidsmarkten verschillen aanzienlijk, en bepaalde taken die in het ene land duur zijn, kunnen elders goedkoper worden uitgevoerd zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Dit kan uw bedrijf helpen om budgetten effectiever te beheren en tegelijkertijd hoge kwaliteitsnormen te handhaven.
Mogelijkheden voor marktuitbreiding: Omdat voor het aannemen van personeel in het buitenland kennis van lokale wetten en bedrijfsvoorschriften vereist is, kan dit als basis dienen voor toekomstige wereldwijde expansie. Door deze relaties vroeg op te bouwen, doet uw bedrijf praktische ervaring op met grensoverschrijdende activiteiten.

Uitdagingen

Betalingsbeheer: Bij het versturen van grensoverschrijdende betalingen zijn vaak kosten verbonden aan tussenbanken, ontvangende banken of valutawissels. Aannemers kunnen ook specifieke vereisten hebben met betrekking tot betaalmethoden, op basis van voorkeuren of regelgeving. Slash kan het versturen van internationale betalingen vereenvoudigen door buitenlandse overschrijvingen naar meer dan 160 landen via het SWIFT-netwerk mogelijk te maken of door cryptotransacties mogelijk te maken die de traditionele valutakosten (FX) omzeilen.
Navigeren door wettelijke vereisten: Wanneer u internationale contractanten inhuurt, moet uw bedrijf voldoen aan zowel de regelgeving van uw eigen land als die van het thuisland van de contractant. Dit kan onder meer betrekking hebben op vereisten met betrekking tot grensoverschrijdende betalingen, belastingaangifte, broninkomsten, onkostendocumentatie en loonaangifte. Door de betalingen aan internationale contractanten te automatiseren via Slash, kan uw bedrijf deze processen stroomlijnen, een nauwkeurige administratie bijhouden en het risico op niet-naleving in verschillende rechtsgebieden verminderen.
Bescherming van intellectuele eigendom: Zonder de juiste waarborgen kan samenwerking met internationale partners de auteursrechten, handelsmerken en octrooien van uw bedrijf in gevaar brengen. Als uw bedrijf behoefte heeft aan sterke bescherming van intellectueel eigendom (IE), controleer dan grondig de geschiedenis van IE-inbreuken van uw contractant en ga na of hun thuisland deelneemt aan relevante IE-verdragen.
Verkeerde classificatie: Er is sprake van een verkeerde classificatie wanneer een bedrijf een werknemer als zelfstandig ondernemer bestempelt, terwijl deze volgens de lokale wetgeving als werknemer kwalificeert. In dergelijke gevallen kan de werknemer wettelijk recht hebben op werknemersvoordelen, overwerkvergoeding en meer. Een verkeerde classificatie kan ook leiden tot boetes, achterstallige betalingen, juridische geschillen en fiscale sancties van de Amerikaanse belastingdienst (IRS).

Hoe internationale contractanten betalen: een stapsgewijze handleiding

Samenwerken met een internationale aannemer kan complexer zijn dan een standaard wervingsproces. Met een goede voorbereiding en een betrouwbare betalingsregeling kunt u het proces echter stroomlijnen en sterke, conforme werkrelaties opbouwen. Hieronder vindt u een stapsgewijs overzicht om u door het proces te begeleiden:

Stap 1: Zoek de juiste aannemer voor de klus

Het inhuren van een internationale aannemer is een spannende kans, maar het is belangrijk om de tijd te nemen tijdens de selectiefase. Begin met het onderzoeken van potentiële kandidaten, het controleren van hun referenties en het aangaan van een open communicatie over verwachtingen, tijdschema's en te leveren prestaties. Omdat arbeidswetgeving, contractvereisten en nalevingsnormen per land verschillen, kunt u het beste eerst controleren of een kandidaat geschikt is voordat u tijd investeert in het opstellen van belastingformulieren of juridische documentatie.

Stap 2: Bekijk de wettelijke voorschriften

Zodra u een aannemer hebt gekozen, is de volgende stap het controleren van alle wettelijke en regelgevende vereisten die van toepassing zijn op uw samenwerking, zowel in uw land als in het land van de aannemer. Voor bedrijven die in de VS zijn gevestigd, houdt dit onder meer in dat u de IRS-vereisten moet controleren met betrekking tot bronbelasting, onkostendeclaraties en wetgeving inzake werknemersbescherming, die per rechtsgebied kunnen verschillen. Sommige landen eisen bijvoorbeeld dat buitenlandse bedrijven zich lokaal registreren of nalevingsdocumentatie indienen voordat ze betalingen aan onafhankelijke aannemers kunnen verrichten. Door een juridisch of fiscaal adviseur te raadplegen die bekend is met internationale contracten, kunt u ervoor zorgen dat u aan alle toepasselijke regelgeving voldoet en kostbare nalevingsproblemen voorkomt.

Stap 3: Sluit een overeenkomst

Zodra u klaar bent om het partnerschap officieel te maken, is de volgende stap het opstellen van een contractovereenkomst. Dit document moet duidelijk de aard van het werk, de betalingsvoorwaarden, de wettelijke bescherming en de verplichtingen van elke partij omschrijven. Het moet ook relevante nalevingsmaatregelen bevatten om ervoor te zorgen dat het partnerschap voldoet aan zowel nationale als internationale arbeids- en belastingwetgeving. In deze fase legt u ook de bankgegevens van de contractant, de gewenste betalingsmethode en een fiscaal identificatienummer (indien vereist) vast.

Stap 4: Betaling voorbereiden

Voordat u betalingen verstuurt, moet u rekening houden met mogelijke valutaconversies, wisselkoerskosten en eventuele voordelen of aftrekposten die in uw overeenkomst zijn opgenomen. Het is essentieel om te controleren of uw betalingssysteem de door de contractant gewenste methode ondersteunt, of dat nu internationale overschrijvingen via het SWIFT-netwerk, internationale postwissels of cryptovaluta zijn. Het gebruik van een betalingsbeheerplatform zoals Slash stroomlijnt dit proces door snelle, veilige wereldwijde betalingen via verschillende kanalen mogelijk te maken, met realtime inzichten en analyses.

Stap 5: Betalingen uitvoeren

Nu uw overeenkomst is afgerond en het werk is begonnen, is het de verantwoordelijkheid van uw bedrijf om betalingen op tijd en via de overeengekomen overboekingsmethode uit te voeren. Tijdige, betrouwbare betalingen helpen het vertrouwen te behouden en uw partnerschap te versterken. Zorg ervoor dat u gedetailleerde gegevens bijhoudt van alle facturen en betalingsinformatie. Slash kan worden geïntegreerd met QuickBooks en Xero, die kunstmatige intelligentie gebruiken om uitgaande betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen en documentatie en deze te registreren, zodat uw bedrijf georganiseerd en compliant blijft.

Belangrijke elementen die moeten worden opgenomen in een internationale aannemersovereenkomst

De belangrijkste stap bij het inhuren van een internationale aannemer is het opstellen van een duidelijk omschreven aannemersovereenkomst. Dit document beschrijft de voorwaarden van uw samenwerking en bevat informatie over hoe u kunt blijven voldoen aan de relevante arbeids- en belastingwetgeving. Hieronder vindt u een overzicht van de essentiële elementen die in een internationale aannemersovereenkomst moeten worden opgenomen:

Omvang van het werk

In dit gedeelte moeten de verantwoordelijkheden, projecttijdlijnen, rapportageverwachtingen en prestatienormen worden beschreven. Een duidelijk omschreven werkovereenkomst biedt niet alleen duidelijkheid voor de aannemer, maar beschermt ook uw bedrijf in geval van een geschil of ondermaatse prestaties.

Betalingsvoorwaarden

Voeg details toe over hoe en wanneer uw aannemer wordt betaald. Dit omvat:

Betaalmethode: Veelgebruikte betaalmethoden voor buitenlandse aannemers zijn onder meer SWIFT-overschrijvingen, intermediaire bankoverschrijvingen, internationale postwissels en cryptobetalingen.
Valuta en omrekening: Kies welke valuta voor de betaling wordt gebruikt en geef aan hoe wisselkoersen en buitenlandse transactiekosten worden verwerkt.
Facturering: Vermeld details over opmaak, planning en vereiste documentatie.
Betalingsschema: Kies een betalingsstructuur die zowel aansluit bij uw zakelijke behoeften als bij de aard van het werk van de aannemer. Enkele opties zijn betalingen op basis van mijlpalen, wekelijkse of maandelijkse betalingen, of een eenmalige betaling bij voltooiing van het project.

Met Slash kunt u directe betalingen vanuit uw zakelijke rekening naar buitenlandse contractanten in meer dan 160 landen automatiseren, uitgaven beheren en cryptotransacties afhandelen, terwijl u nauwkeurige gegevens bijhoudt voor naleving.

Verplichtingen en rechten van de aannemer

In dit gedeelte wordt beschreven waar beide partijen in de overeenkomst verantwoordelijk voor zijn. Voor de aannemer kan dit onder meer het zelfstandig uitvoeren van toegewezen taken, het handhaven van vertrouwelijkheid en het naleven van lokale wetgeving omvatten. Voor uw bedrijf omvat dit tijdige betaling, duidelijke communicatie en respect voor de autonomie van de aannemer. In dit gedeelte kan ook worden bepaald of de aannemer tegelijkertijd andere klanten mag aannemen.

Juridische en nalevingsinformatie

Voeg documentatie toe over het toepasselijke recht en de jurisdictie die op de overeenkomst van toepassing zijn. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, relevante belastingformulieren, arbeidsreglementeringen en informatie over gegevensbescherming voor zowel uw land als dat van de contractant. Door een juridisch adviseur in te schakelen die bekend is met internationaal arbeidsrecht, kunt u ervoor zorgen dat uw contract voldoet aan de nalevingsnormen en het juridische risico verminderen.

Beëindiging en geschillenbeslechting

Voeg ten slotte een paragraaf toe waarin wordt uitgelegd hoe beide partijen de overeenkomst kunnen beëindigen. Beëindigingsbepalingen kunnen 'om gegronde redenen' zijn, wat betekent dat er een specifieke, gerechtvaardigde reden is om het contract te beëindigen. Ze kunnen ook 'om redenen van gemak' zijn, waardoor beide partijen de overeenkomst kunnen beëindigen zonder dat ze wangedrag hoeven aan te tonen. Geef daarnaast aan hoe geschillen zullen worden opgelost, of dat nu via bemiddeling, arbitrage of de bevoegde lokale rechtbank is.

De juiste beloningsstructuur kiezen voor internationale contractanten

Afhankelijk van de omvang, duur en benodigde middelen van het project kunnen verschillende betalingsregelingen geschikt zijn voor verschillende aannemers. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende opties voor aannemersovereenkomsten:

Terugkerende betalingen: Het regelmatig betalen van uw aannemer, of dat nu wekelijks, tweewekelijks of maandelijks is, is vaak de meest eenvoudige betalingsstructuur. Deze aanpak werkt goed voor doorlopende taken die geen vaste einddatum of gespecificeerd eindresultaat hebben.
Mijlpaalgebaseerde betalingen: Deze structuur koppelt betalingen aan specifieke projectresultaten. Door vergoedingen te koppelen aan meetbare vooruitgang kunnen aannemers gemotiveerd blijven en wordt de verantwoordingsplicht verbeterd.
Retainerbetalingen: Een voorschot is een vooruitbetaling voor doorlopende diensten. Voorschotten nemen doorgaans twee vormen aan: een 'pay-for-work'-voorschot, dat een vast bedrag aan werk gedurende een bepaalde periode dekt, of een 'pay-for-access'-voorschot, waarbij een aannemer wordt vergoed voor zijn beschikbaarheid, zelfs als zijn volledige tijd niet wordt benut.
Betalingen voor tijd en materiaal: Deze structuur wordt gebruikt voor projecten waarvoor middelen of materialen moeten worden aangeschaft en dekt zowel de arbeidskosten van de aannemer als de kosten van de gebruikte materialen. Het biedt flexibiliteit voor projecten waarbij de totale kosten kunnen variëren op basis van de omvang of complexiteit.

Ongeacht de betalingsstructuur die u kiest, is het belangrijk dat aannemers worden betaald vanuit uw crediteurenbalans en niet vanuit de loonlijst van uw bedrijf. Dit is een gangbare praktijk om misclassificatie te voorkomen.

Wat zijn de methoden voor het verrichten van betalingen aan internationale contractanten?

Er zijn veel verschillende opties beschikbaar voor het doen van betalingen aan aannemers wereldwijd. Sommige bieden meer gemak, andere bieden beter salarisbeheer, boekhoudkundige integraties of lage valutakosten. Hier zijn enkele van de beschikbare betaalmethoden voor het betalen van internationale aannemers:

Internationale bankoverschrijvingen

Bankoverschrijvingen, zoals ACH of grensoverschrijdende overschrijvingen, zijn een veelgebruikte manier om grote internationale betalingen te versturen. Als uw bank en de bank van de contractant een directe relatie hebben, kunnen overschrijvingen ongelooflijk eenvoudig en efficiënt verlopen. Voor betalingen buiten het netwerk of complexe betalingen is echter een tussenbank nodig om de valutaconversie en afwikkeling te verzorgen, en die tussenbanken brengen kosten in rekening. Met Slash kunt u sneller en rechtstreeks betalingen doen naar meer dan 160 landen met directe overschrijvingen via het SWIFT-netwerk.

Internationale postwissels

Een internationale postwissel is een papieren betaling die wordt gekocht bij een financiële dienstverlener (bank, postkantoor of verkoper zoals Western Union) en per post naar de ontvanger wordt gestuurd, die deze vervolgens in zijn lokale valuta kan verzilveren. Deze methode kan handig zijn voor aannemers die geen bankrekening hebben. Het is echter een traag, handmatig proces dat moeilijk te volgen of te annuleren is zodra het is verzonden, waardoor het minder betrouwbaar is voor regelmatige of hoogwaardige betalingen.

Cryptovaluta en stablecoins

Het betalen van internationale contractanten met op blockchain gebaseerde fondsen kan transacties versnellen, valutakosten elimineren en de veiligheid versterken. Slash ondersteunt betalingen in meerdere aan de USD gekoppelde stablecoins, waaronder USDC, USDT en USDSL, waardoor contractanten direct geld kunnen ontvangen zonder traditionele valutaconversie. Overweeg bij het opstellen van een nieuw contract om onboardingstappen op te nemen om cryptobetalingen mogelijk te maken, zodat beide partijen kunnen profiteren van deze geavanceerde mogelijkheden.

Digitale portemonnees

Met digitale portemonnees kunt u elektronische betalingen versturen via door het platform beheerde accounts op gesloten netwerken. Ze zijn doorgaans snel, handig en hebben transparante kosten. En met behulp van de Slash API kunnen ze worden toegevoegd aan het Slash-dashboard, waar ze automatisch worden opgenomen in de cashflowgegevens van uw bedrijf. Het nadeel van digitale portemonnees is dat ze niet in elk land werken en dat opnames kunnen worden vertraagd of beperkt door platformlimieten of bevriezing van accounts. Veelgebruikte aanbieders zijn onder andere PayPal, Wise, Revolut en Payoneer.

Beheer internationale betalingen aan aannemers met Slash

Het inhuren van internationale aannemers kan complex lijken, maar met het juiste betalingsplatform verloopt dit vlekkeloos. Slash is een alles-in-één oplossing voor zakelijk bankieren en onkostenbeheer, speciaal ontworpen voor wereldwijde activiteiten. Het helpt u om overschrijvingskosten te minimaliseren, betalingen snel te versturen en elke stap van uw workflow te automatiseren.

Met Slash krijgt u toegang tot wereldwijd bankieren via het SWIFT-netwerk, waardoor u rechtstreeks geld kunt overmaken naar in aanmerking komende banken in meer dan 160 landen. In plaats van betalingsgegevens handmatig te beheren, kunt u met Slash terugkerende overschrijvingen plannen, automatiseren en aanpassen. Of u kunt betalingen uitvoeren met de aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins in uw Slash-account. Ongeacht welke methode u kiest, elke betaling aan uw contractant wordt automatisch geregistreerd, georganiseerd en weergegeven in uw Slash-dashboard.

Slash biedt meer dan alleen gestroomlijnde wereldwijde betalingen:

Met de Slash Visa® Platinum-kaartBedrijven kunnen tot 2% cashback verdienen op aankopen en een onbeperkt aantal virtuele kaarten uitgeven met aanpasbare bestedingslimieten, categoriebeperkingen en realtime tracking.
De Slash Global USD-rekening stelt niet-Amerikaanse entiteiten in staat om aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins aan te houden en te verhandelen, waardoor internationale bedrijven dollar-naar-dollar-overboekingen kunnen doen zonder traditionele wisselkoerskosten of conversievertragingen.
Voor bedrijven die meerdere dochterondernemingen of markten beheren, ondersteuning voor meerdere entiteiten Hiermee kunt u uw crediteuren-, debiteuren- en factuurbeheer rechtstreeks in het Slash-dashboard consolideren, waardoor u een uniform, realtime overzicht van al uw financiën krijgt.
Geïntegreerd boekhouding met QuickBooks of Xero kan uw afstemming, nalevingscontroles en factuurbeheer stroomlijnen.

Maak uw bedrijf wereldwijd met Slash. Bezoek slash.com voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de risico's van verkeerde classificatie voor aannemers?

Er is sprake van verkeerde classificatie wanneer een werknemer wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer, terwijl hij volgens de lokale arbeidswetgeving voldoet aan de criteria om als werknemer te worden beschouwd. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor uw bedrijf, waaronder boetes, naheffingen en juridische stappen.

Waar moet u op letten voordat u internationale aannemers inhuurt?

Voordat u een overeenkomst aangaat met een internationale aannemer, moet u de behoeften van uw bedrijf op het gebied van intellectuele eigendom, betalings- en bankopties en gegevensbeveiligingsbeleid evalueren. Zorg ervoor dat u de arbeids-, belasting- en arbeidswetgeving in zowel uw land als het land van de aannemer grondig doorneemt om naleving te garanderen.

Welke betaalmethode is het meest betrouwbaar voor grensoverschrijdende betalingen?

Er is geen enkele betaalmethode die universeel als 'het meest betrouwbaar' voor internationale overschrijvingen kan worden beschouwd. Dit kan variëren, afhankelijk van de beveiligingsmaatregelen, het transactievolume en de locatie van uw bedrijf. Voor grotere of terugkerende transacties kunnen platforms zoals Slash extra betrouwbaarheid bieden door wereldwijde bankdiensten, nalevingscontroles en geautomatiseerde betalingsregistratie te integreren.